朱喜玲 舒超 周宏澤云南大學(xué)發(fā)展研究院

淺析即時(shí)通訊工具對(duì)項(xiàng)目溝通的影響

朱喜玲 舒超 周宏澤
云南大學(xué)發(fā)展研究院

隨著科技的發(fā)展，即時(shí)通訊工具“熱”的產(chǎn)生，它改變著人們的生活方式，同時(shí)也改變著項(xiàng)目管理溝通體系的方方面面。本文在以往文獻(xiàn)以及實(shí)際狀況的基礎(chǔ)上，從項(xiàng)目溝通時(shí)間與信息安全性、信息傳遞效率與傳遞幅度、溝通中的障礙3個(gè)主要方面分析即時(shí)通訊工具對(duì)項(xiàng)目溝通體系的影響，使得人們加深這一方面的認(rèn)識(shí)，從而提醒項(xiàng)目成員在使用即時(shí)通訊工具的過程中能夠最大程度的發(fā)揮其長(zhǎng)處，盡量避免其帶來的消極影響。

項(xiàng)目溝通、即時(shí)通訊工具、影響研究

一、引言

項(xiàng)目溝通管理是項(xiàng)目管理的重要組成部分，很多項(xiàng)目開始采用項(xiàng)目管理的方法開展，任何一個(gè)項(xiàng)目，該項(xiàng)目都會(huì)分為不同的階段、出現(xiàn)不同的干系人，為確保項(xiàng)目的順利進(jìn)行，則離不開信息的傳遞和接收。然而，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，微信等諸多即時(shí)通訊工具的出現(xiàn)，它們不斷影響著現(xiàn)有的項(xiàng)目溝通體系。

二、即時(shí)通訊工具對(duì)項(xiàng)目溝通的影響方面

基于文獻(xiàn)分析以及實(shí)際狀況，本文從項(xiàng)目溝通時(shí)間與信息安全性、信息傳遞效率與傳遞幅度、溝通中的障礙3個(gè)主要方面進(jìn)行分析研究即時(shí)通訊工具對(duì)項(xiàng)目溝通體系的影響。

1.溝通時(shí)間與信息安全性的變化

隨著即時(shí)通訊的出現(xiàn)，打破了原有的溝通渠道與溝通方式。溝通渠道分為個(gè)人與非個(gè)人兩種類型。個(gè)人溝通渠道則是指兩個(gè)或更多的人直接互相交流，他們可以面對(duì)面、通過電話、甚至通過郵件交流，而即時(shí)通訊工具的出現(xiàn)則改變著項(xiàng)目組成員的交流方式與溝通時(shí)間。

（1）面對(duì)面交流方式的變化。即時(shí)通訊工具的出現(xiàn)，使得面對(duì)面交流不再單純指?jìng)鹘y(tǒng)意義上的面對(duì)面交流，同時(shí)也包括依托于即時(shí)通訊工具的視頻通話——虛擬的面對(duì)面交流。這一虛擬的面對(duì)面交流方式也從原來的兩人，現(xiàn)如今已實(shí)現(xiàn)了多人在虛擬世界的面對(duì)面交流。項(xiàng)目成員不管在任何地方、任何時(shí)間只要有通訊網(wǎng)絡(luò)，就可實(shí)現(xiàn)會(huì)議等工作。即時(shí)通訊工具這一視頻功能的出現(xiàn)，一方面可以減少員工的出差、節(jié)約資源；另一方面則可以減少溝通時(shí)間，減少路程時(shí)間等，使得溝通的時(shí)間成本降低。

（2）即時(shí)通訊的交流逐漸“取

代”郵件交流。即時(shí)通訊工具成為繼短信、免費(fèi)郵箱和搜索引擎之后互聯(lián)網(wǎng)的又一競(jìng)爭(zhēng)熱點(diǎn)，全面建立在WEB基礎(chǔ)之上的即時(shí)通訊，隨著大量垃圾郵件的產(chǎn)生，不僅給人們帶來了麻煩，還帶來了極具破壞性的網(wǎng)絡(luò)病毒，而即時(shí)通訊的誕生與發(fā)展，有效地填補(bǔ)了電子郵件功能的空白，逐漸廣受企業(yè)青睞 ［4］。當(dāng)然，即時(shí)通訊軟件的也存在被盜等情況，但這一詳細(xì)與郵件中的病毒以及垃圾郵件給我們來帶的困擾有所減輕。而且隨著科技技術(shù)的發(fā)展，即時(shí)通訊的加密程度不斷增加，同時(shí)即時(shí)通訊工具在人與人之間的交流中增加了加密傳送這一特性，其安全性逐漸提高，在使用即時(shí)通訊工具時(shí)，我們注意其安全性，盡量防止被盜現(xiàn)象的發(fā)生。

2.信息傳遞效率與傳遞幅度的變化

互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，信息的傳播速度較快。任何一個(gè)項(xiàng)目往往都會(huì)涉及到不同的項(xiàng)目干系人，即時(shí)通訊工具的出現(xiàn)則改善了項(xiàng)目中信息的傳遞速度與傳遞幅度，不再是傳統(tǒng)的一對(duì)一傳遞方式。隨著微信群、QQ群等的出現(xiàn)信息傳遞層級(jí)則逐漸減少，只要是與該項(xiàng)目相關(guān)的人，就可以拉到群里中，群組成員即項(xiàng)目組相關(guān)人員則可以一起接收到項(xiàng)目相關(guān)信息并進(jìn)行討論，一方面可以增加項(xiàng)目成員之間的信息交流、降低項(xiàng)目溝通層級(jí)、增加項(xiàng)目成員的互動(dòng)性，改善項(xiàng)目溝通氛圍；另一方面可以增強(qiáng)信息傳遞的時(shí)效性。

在帶來積極影響的同時(shí)也具有一定的不利因素：即時(shí)通訊工具的出現(xiàn)雖然增加了信息溝通的氛圍與項(xiàng)目成員之間的互動(dòng)性，但由于溝通氛圍與溝通環(huán)境的變化，項(xiàng)目成員在溝通過程中，可能會(huì)出現(xiàn)更多的無用信息，導(dǎo)致信息的效用降低、信息的權(quán)威性降低。這一現(xiàn)象在我們借助即時(shí)通訊工具進(jìn)行溝通時(shí)，應(yīng)加以注意和防范。

3.改善信息溝通中的障礙

人與人之間的溝通即是一個(gè)人發(fā)出一條信息，目的在于傳達(dá)某種意思。如果沒有信息發(fā)出者對(duì)信息的編碼，沒有信息接受者對(duì)信息的解碼，信息本身將失去其意義。通常在信息溝通過程中人與人之間的主觀上的差異、各種客觀障礙是造成溝通困難的重要原因。溝通過程中的主觀障礙主要表現(xiàn)為：1、個(gè)人對(duì)現(xiàn)實(shí)的認(rèn)知與想象力；2、個(gè)人的喜好、個(gè)性和感情；3、個(gè)人的經(jīng)歷和背景。三者之間都是溝通雙方個(gè)人的主觀差異造成的；溝通過程中的客觀障礙主要表現(xiàn)為：1、有形與無形的距離；2、語言障礙；3、位置、層次與角度；4、事情的復(fù)雜程度；5、文化氛圍［5］。然而，借用即時(shí)通訊工具進(jìn)行的溝通，因其溝通環(huán)境與溝通情景與現(xiàn)實(shí)中面對(duì)面等方式的溝通方式不同，容易使人產(chǎn)生輕松愉悅的感覺，因此這一溝通平臺(tái)使得溝通雙方之間易于形成良好的溝通關(guān)系，它打破了人與人之間的無形距離，使人們的溝通是建立在平等的基礎(chǔ)上進(jìn)行溝通交流。同時(shí)，這一溝通渠道便于項(xiàng)目成員深入溝通甚至在多人的信息發(fā)送與接收的過程中易于形成交流。他們?cè)诮涣鞯倪^程中信息所傳遞的意思被有效解碼，更容易被理解，這在一定程度上有效降低了信息的損耗與信息失真。

項(xiàng)目管理與傳統(tǒng)管理方式不同，它鼓勵(lì)橫向溝通，恰巧借助即時(shí)通訊工具平臺(tái)的溝通就順應(yīng)了這一溝通形式，因此即時(shí)通訊的出現(xiàn)廣受歡迎。即時(shí)通訊工具除影響著以上方面外，還影響著項(xiàng)目溝通的頻率等方面。不管其影響如何，我們?cè)谑褂眉磿r(shí)通訊工具進(jìn)行溝通時(shí)，應(yīng)最大程度的發(fā)揮其長(zhǎng)處，盡量避免其帶來的消極影響。

朱喜玲（1992-），女，漢族，河南鄭州人，研究生，單位：云南大學(xué)發(fā)展研究院管理科學(xué)與工程專業(yè)；舒超（1991-），男，漢族，湖北荊州人，研究生，單位：云南大學(xué)發(fā)展研究院管理科學(xué)與工程專業(yè)；周宏澤（1990-），男，蒙古族，天津人，研究生，單位：云南大學(xué)發(fā)展研究院管理科學(xué)與工程專業(yè)

［1］ BG Zulch.Communication： The foundation of project management［J］. Procedia Technology， 2014 （16）：1000 -1009.

［2］ 王謙，武岳.芻議即時(shí)通訊工具對(duì)人際關(guān)系的影響［J］.通訊世界，2015.