李鳳霞

(河南醫(yī)學高等?？茖W校，鄭州 451191)

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管理科學

現(xiàn)代新技術在檔案管理中初探

李鳳霞

(河南醫(yī)學高等?？茖W校，鄭州 451191)

新技術；檔案管理；安全；應用

檔案安全保障體系建設包括館庫建設、人防措施、技術防范三個重要組成部分。館舍建設是基礎，人防措施是關鍵，技術防范是手段，三者相互結合，才能建立起高效的、完善的檔案安全保障體系。目前，隨著科學技術在檔案管理中的應用，現(xiàn)代檔案安全防范技術不斷在檔案管理中得到推廣和應用。

1 真空充氮殺蟲技術

為了保障檔案實體安全入庫，必須對進館檔案進行消毒殺蟲工作。如果攜帶霉菌和害蟲的檔案進入庫房之前未經消毒處理，將會成為霉菌和蟲類的傳染媒，擴散到庫房原有的檔案中。1996年上海市檔案館申請真空充氮殺蟲滅菌裝置及方法獲得專利權[1]。真空充氮殺蟲是物理殺蟲法的一種，其原理是通過機械作用將容器內的氧氣除去，達到一定真空度，然后充入氮氣，從而使昆蟲的正?；顒邮艿揭种?，引起一系列生理變化，直至窒息而死。此前，檔案館大多使用化學藥劑對進館檔案進行消毒，這種方法不僅會污染空氣環(huán)境，而且對人體有害。相較于化學藥劑消毒方法而言，使用真空充氮殺蟲技術對進館檔案進行消毒，不僅對檔案害蟲致死率高，對檔案紙張、字跡無明顯影響，對環(huán)境不污染、對人體無害，而且操作簡便，安全可靠。

2 計算機自動控制技術

溫、濕度對檔案的安全保管影響很大。如高溫、高濕會導致生霉、害蟲繁殖，使有害氣體和灰塵吸附力增大；低溫、低濕會破壞檔案紙張內部結構，使紙張強度下降，耐久性受到影響等。不適宜的溫、濕度是各種有害自然因素中對檔案最為重要的危害之一。根據(jù)《檔案館建筑設計規(guī)范》(JGJ 25-2000)規(guī)定，檔案庫房的溫度范圍應在14～24℃之間，相對濕度應在45%～60%之間，每晝夜波動幅度要求溫度不得大于±2℃、相對濕度不得大于±5%。然而，在人工控制條件下如何將庫房控制在恒溫恒濕狀態(tài)，一直是檔案館所面臨的難題。隨著科技的發(fā)展，利用計算機自動控制技術控制檔案庫房溫濕度成為了現(xiàn)實，解決了在人工控制環(huán)境下檔案庫房難以達到恒溫恒濕狀態(tài)的難題。計算機控制的自動系統(tǒng)，在不斷電的情況下，可以盡職盡責監(jiān)管庫房，常年將庫房溫、濕度嚴格控制在規(guī)定的標準范圍內，避免發(fā)生霉變、生蟲，確保檔案安全[2]。

3 煙感探頭和細水霧滅火技術

《檔案館建筑設計規(guī)范》中明確規(guī)定，檔案庫房以及檔案館其他重要用房都應設置火災自動報警設施，配備相應的滅火系統(tǒng)。近年來，消防技術和消防設備不斷更新?lián)Q代，出現(xiàn)了新型的煙感探頭和細水霧滅火技術。檔案館也應與時俱進，在庫房采用現(xiàn)代、環(huán)保、高科技的消防技術和設備，即檔案庫房消防采用煙感探頭與細水霧滅火裝置匹配。在火災初期，由于溫度較低，物質多處于陰燃階段，所以產生大量煙霧。煙霧是早期火災的重要特征之一，煙感探頭正是利用這種特征而開發(fā)的，它能夠對微不可見的煙霧粒子進行響應。而細水霧滅火，是將水經過特殊的高壓系統(tǒng)，從一種特殊的噴頭噴出，形成霧粒非常小、直徑只有40～200 μm的撕不開、扯不破的水霧，1 L水霧化后，可以覆蓋的表面積達200多平方米[3]。細水霧滅火技術以其安全、經濟、環(huán)保以及對檔案材料損害較小的優(yōu)點，戰(zhàn)勝以七氟丙烷滅火技術為代表的傳統(tǒng)滅火技術，成為檔案館庫消防首選。目前，高壓細水霧滅火技術逐漸為檔案館熟知，如上海市浦東新區(qū)、普陀區(qū)、奉賢區(qū)等多個區(qū)縣檔案館都有運用。檔案館館庫消防系統(tǒng)應采用煙感探頭與細水霧滅火技術相結合，將煙感探頭安裝在檔案庫房內，若檢測到高溫或煙霧，就會發(fā)出報警信號；將煙感探頭報警系統(tǒng)與細水霧滅火裝置相匹配，一旦火災發(fā)生就能自動緊急處理。此外，還可將煙感裝置與該檔案館所在地的消防隊相連接，一旦發(fā)生緊急情況，消防隊可以第一時間到場急救，使檔案損害降到最低。

4 密集架智能管理技術

檔案裝具是檔案庫房內的主要設備，是保護檔案盡可能延長檔案壽命的基本物質條件之一。眾所周知，木制檔案柜一旦遭受火災，檔案將無一幸免。檔案密集架智能管理技術是一種集計算機、網絡、數(shù)據(jù)庫管理和自動化控制技術于一體的現(xiàn)代化檔案館建設的一項新技術。檔案密集架智能管理技術的安全性主要體現(xiàn)在以下幾個方面：檔案密集架智能控制系統(tǒng)部分采用低電壓控制，過道采用紅外線安全保護，可確保檔案和人員安全；檔案裝具改用鐵皮裝具，可以有效阻斷引發(fā)檔案受災的源頭，降低檔案安全風險；在檔案管理的計算機界面上可開啟或關閉密集架電源，不用工作人員來回奔忙，省卻了檔案工作人員來回進入庫房對檔案造成安全隱患等。相比傳統(tǒng)檔案裝具而言，檔案館采用檔案密集架智能管理技術，檔案安全系數(shù)大大增強。

5 指紋門禁系統(tǒng)技術

指紋門禁系統(tǒng)是一套利用人的活體指紋識別技術來完成客戶身份識別，并提供一套完整的管理軟硬件來實現(xiàn)門禁系統(tǒng)的日常工作[4]。每個人的指紋都是唯一的、不可仿制的，將指紋識別技術應用在門禁系統(tǒng)中，提供了一套具有極高安全性的控制防范區(qū)域內的人員進入的方法。指紋門禁系統(tǒng)技術在檔案領域也有運用，如2007年上海嘉定區(qū)檔案館就在檔案庫區(qū)安裝了智能化庫房門禁系統(tǒng)。檔案庫房指紋門禁系統(tǒng)主要就是負責檔案庫房的出入口控制，其整套操作系統(tǒng)實行程序管理，一般工作人員只能在規(guī)定的時間內，通過指紋認證才能進入庫區(qū)；超過規(guī)定工作時間，即使是庫房管理人員，也不能隨意進入庫房，必須由高一級授權，才能再次打開庫房。如此一來，可防止無關人員進入庫區(qū)造成檔案遺失、泄密，為檔案安全加了一道堅實的防護墻。

6 電子探頭和視頻監(jiān)控技術

閱檔室是檔案館集中接待利用者，直接傳播檔案信息，當面提供咨詢服務的基本場所。檔案是記載歷史的原始材料，多為單份、孤本；同時，檔案還具有機密性，具有密期的檔案不能公布。因此，閱檔室一定要有確保檔案安全與保密的專門設施或專門人員。之前，閱檔室主要采用的是專人監(jiān)護式的監(jiān)控。隨著科技的發(fā)展，越來越多的檔案館在閱檔室采用現(xiàn)代化的監(jiān)控技術，即采用電子探頭和視頻監(jiān)控。電子探頭和視頻監(jiān)控是兩個相互聯(lián)系的部分。電子探頭，即通常所說的監(jiān)視探頭、監(jiān)控探頭，它是視頻監(jiān)控系統(tǒng)的前端設備,負責視頻采集。檔案管理人員通過視頻監(jiān)控可以探測、監(jiān)視閱檔室和閱檔人員的行為。電子探頭負責實時采集閱檔室畫面，與視頻監(jiān)控系統(tǒng)相連接，檔案管理人員通過電腦畫面，監(jiān)控查檔人員行為，如果發(fā)現(xiàn)監(jiān)控畫面中有異常情況，能夠以最快的速度作出反應。檔案館在閱檔室裝置實時監(jiān)控探頭與電腦，可以對監(jiān)控、管理查檔人員起到較顯著的效果，讓查檔人員在監(jiān)控的環(huán)境下無法涂改、損毀檔案，消除檔案利用安全隱患，最大限度地確保檔案安全。

7 異質備份技術

隨著信息技術的發(fā)展和辦公自動化的普及，電子文件的產生越來越多，逐漸成為與傳統(tǒng)載體并存的信息保存主要形式。在數(shù)字環(huán)境下，如何確保電子文件安全成為檔案界所面臨的一個嶄新的命題。2009年6月，時任國家檔案局的楊冬權局長指出：“就信息的長久流傳來說，電子文件本身具有一些與生俱來的致命弱點，或者說具有天生的、難以克服的脆弱性。只要電子文件的致命弱點還沒有完全被克服，我們就不得不在保存電子文件的同時也對它進行異質備份，把它轉化為不易被篡改但有易于識讀的其他載體?！彼^異質備份，就是為保護檔案原件，將檔案信息轉移到其他載體上，即對檔案進行各種形式的復制，以檔案復制件替代檔案原件提供利用，對檔案原件進行封存，減少其磨損，使檔案原件得到妥善保存，確保電子文件信息內容的安全。電子文件丟失、電子文件信息無法讀取、電子文件信息被篡改等悲劇，國內外并不少見。而異質備份目前是確保電子文件信息絕對安全的最基本措施。因此，為確保電子文件的安全，檔案館應采用異質備份技術對電子文件進行歸檔。

8 異地保存措施

毀滅性自然災害和人為災害是很難避免，隨時都可能發(fā)生，管理員所能做的就是提前防范，主動防御，盡可能地減輕災害的損失。2008年汶川地震造成了大批檔案被埋、大量電子文件被毀，承載著汶川發(fā)展歷程和文明史的原始記錄不復存在。近年來，各種突發(fā)事件和自然災害頻頻發(fā)生，檔案信息安全越來越受到國家的重視，尤其是館藏中所占比例越來越大的電子檔案的信息安全更是成為人們所關注的重點。重要電子檔案實行遠距離、跨區(qū)域的異地保存，是有效應對突發(fā)事件和自然災害，切實維護國家檔案資源安全的重要舉措。根據(jù)國家檔案局對電子檔案要進行異地保存措施的指示，各級國家綜合檔案館陸續(xù)實現(xiàn)電子檔案異地備份。目前，我國檔案館大多采用兩個異地檔案館分別為對方建立檔案備份中心的互建模式，如南京市檔案館與哈爾濱市檔案館、上海市檔案館與重慶市檔案館，這可以規(guī)避重大災害和突發(fā)事件對重要歸檔電子文件帶來的風險，保證歸檔電子文件的安全可靠起到了保護作用。

總之，現(xiàn)代檔案安全防范技術是檔案安全保障體系建設中的重要環(huán)節(jié)，在檔案管理中學習并利用現(xiàn)代新技術是保證檔案安全的重要措施。檔案管理重在檔案安全，作為每一位檔案人，提高檔案安全意識，提升檔案安全措施在現(xiàn)代檔案管理工作中尤顯重要。

[1] 上海市檔案館.檔案真空充氮滅菌裝置及方法：中國，96116466. 2[P].1996-08-16.

[2] 惠海雷,王彥鳳.庫房檔案溫濕度監(jiān)控系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)[J].科技視界,2015,(2)：225-226.

[3] 崔效敬,許智遠,景衛(wèi)東.細水霧滅火技術在檔案圖書館應用的現(xiàn)狀與展望[J].檔案管理，2008,(5)：61.

[4] 孔 祥.淺談指紋識別技術在門禁系統(tǒng)中的應用[J].科技風,2010,(4)：240.

[責任編校：柯 莉]

2016-04-10

李鳳霞 (1969-)，女，河南省開封市人，本科 ，館員， 從事檔案管理工作。

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1008-9276(2016)06-0553-03