吳小園

[摘要]本文主要闡述了目前高職院校檔案利用工作中存在的主要問題：檔案利用意識欠缺，檔案利用開放度不夠，檔案館自身宣傳不足，檔案價值開發(fā)深度不夠，檔案專業(yè)人員缺乏，檔案技術設備缺乏、檢索手段落后等，并嘗試提出一些發(fā)展對策建議：加強組織領導，保障檔案工作順利開展；加大宣傳力度，提高檔案利用意識；加快人才引進，強化人才隊伍建設；增加檔案經費投入，完善升級檢索工具；加強部門聯系與合作，挖掘檔案利用價值；豐富檔案收藏內容，提高檔案利用價值，以期幫助解決當前檔案利用工作中的問題，推動高職院校檔案利用工作的進一步發(fā)展和進步。

[關鍵詞]檔案利用；問題；對策

[中圖分類號]G640

[文獻標識碼]A

[文章編號]1671-5918（2015）24-0030-03

高職院校檔案是指學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式載體的歷史記錄。這些類別多樣、形式各異的檔案通過檔案專業(yè)工作人員的收集、整理、歸檔后進入學校檔案館，這些檔案對個人、學校和社會都有不同程度的可利用價值，且這些價值只有通過利用才能真正的體現。然而，很多高職院校的檔案利用還比較初級，檔案利用多集中在學生學籍檔案查詢、教師職稱評定、領導干部升遷轉檔、財務檔案審計查詢、校慶活動展覽等方面，近些年來，隨著檔案價值被社會普遍重視，各類檔案價值的利用被深入開發(fā)，高職院校的檔案利用工作也得到了長足的進步和發(fā)展，但檔案利用工作仍然存在一些問題，筆者結合自身的檔案利用工作經驗，分析了高職院校檔案利用過程中存在的主要問題，并初步提出了加強檔案利用的對策建議，以供參考。

一、高職院校檔案利用存在的主要問題

（一）檔案利用意識欠缺

受傳統(tǒng)觀念、工作習慣和慣性認識等因素的影響，目前不少高職院校領導及檔案工作人員對檔案管理工作都存在不同程度的偏見，主要表現為“重保管、輕利用”的思想較為嚴重。檔案工作人員把主要時間和大量精力都放在檔案的收集、整理、保管等日常事務性工作上，高職院校領導對檔案的開發(fā)利用不重視，檔案工作人員也很少思考檔案價值的開發(fā)利用，這些都使得學校檔案利用工作發(fā)展相當緩慢。

（二）檔案利用開放度不夠

當前高職院校檔案部門受傳統(tǒng)“檔案保密”工作觀念的影響，檔案館普遍封閉保守，利用對象僅局限為本校教職工和學生，對社會公眾的開放度不夠，阻礙了社會公眾對檔案價值的開發(fā)利用，這使得許多有價值的檔案長期被束之高閣，得不到充分的利用。檔案館的封閉保守極大地阻礙了檔案價值的開發(fā)和利用，也限制了高職院校檔案事業(yè)的進一步發(fā)展。

（三）檔案館自身宣傳不足

長期以來，檔案館都給人以封閉、保守、沉默的定位，而檔案工作者也只是踏踏實實做好檔案的業(yè)務工作，缺乏對檔案館收藏、檔案利用方式、檔案館成果等的宣傳和介紹。檔案館的自我封閉和缺乏宣傳，影響了社會對檔案館的認知度，很多人對檔案館的具體職能、所藏資料、借閱流程等都不明確，直接影響了社會各界來檔案館查閱資料的“主觀意識”。通過進一步分析，特別是從當前大部分高職院校檔案館的發(fā)展狀況來看，領導對檔案工作不重視是導致檔案宣傳工作落后的主要因素。主要表現為：一是高職院校檔案宣傳工作大多只停留在工作報告，業(yè)務培訓等當中，平時領導對檔案宣傳很少或幾乎不提。二是領導要求的檔案宣傳往往是內部宣傳，且僅是簡單地介紹檔案館的發(fā)展現狀和當前工作情況，但對社會公眾的開放式宣傳和專業(yè)介紹基本上沒有。

（四）檔案價值開發(fā)深度不夠

目前高職院校的檔案利用大多還停留在“你查我提供”的初級階段，即為需求者提供檔案原件供查閱和借閱。檔案利用的“編史修志，宣傳教育，學術研究”等諸多核心價值基本沒有開發(fā)，大部分檔案整理歸檔后鮮人問津，檔案基于社會的真正價值沒有得到充分開發(fā)和體現。主要是因為高職院校檔案工作的提供利用意識薄弱，日常工作以“建檔，管檔，查檔”為核心，而對檔案價值的開發(fā)、宣傳力度不夠，進度緩慢。

（五）檔案專業(yè)人才缺乏

目前多數高職院校檔案工作人員配置標準偏低，專業(yè)人才少、臨時或兼職人員居多，而僅有的專職檔案工作人員大量時間都被耗在檔案的收集、整理、管理、服務等日常事務性工作中，檔案專業(yè)人才的缺乏導致檔案價值的深度開發(fā)利用工作停滯不前，因為一沒有人員，二沒有時間。檔案人才干部隊伍建設的滯后，嚴重影響了檔案利用工作的開展和進一步提升。

（六）技術設備缺乏，檢索手段落后

目前，大部分高職院校對檔案管理的投資普遍不足，尤其是在現代化科技設備和檢索軟件的引進利用方面，比如目前很多院校都還沒有實現軟件自動化檢索，普遍采用的是計算機目錄檢索+手工檢索，這使得檔案檢索速度慢、效率低、準確度差，檔案信息的查全率、查準率不高，直接影響了檔案利用的便捷性，嚴重制約了檔案利用效率的提高。

二、加強高職院校檔案利用的對策研究

（一）加強組織領導，保障檔案工作順利開展

高職院校需要建立專門的檔案組織和領導管理部門，將檔案事業(yè)的不斷發(fā)展納入到學校的長遠規(guī)劃當中。比如需要采取的管理措施有：定期開展檔案專項工作會議，落實檔案管理工作的進度和政策；組織學校檔案工作人員的繼續(xù)教育培訓和對外業(yè)務交流，保障人才隊伍的素質水平；將檔案管理工作納入學校分管領導的考核職責范圍，為檔案管理工作的規(guī)范、有序開展提供組織保障；完善學校檔案管理工作和檔案工作人員的考核指標體系，客觀嚴謹的評價檔案管理各項工作。另外，學校應將檔案管理工作的考核與年度考核，職稱評定，工資獎金等掛鉤，建立一個長期有效、合理公平的檔案管理和考核獎勵制度。完善有利的領導組織管理，有利于激發(fā)檔案工作人員對檔案利用工作的熱情和責任感，為檔案利用工作的順利開展創(chuàng)造有利條件。

（二）加大宣傳力度，提高檔案利用意識endprint

高職院校檔案館要采取各種各樣的方式做好檔案宣傳工作，提高社會各界對檔案利用的認知度，促進社會檔案利用意識的形成。比如可采取的措施：一是開辦檔案知識宣傳教育講座，普及高職院校檔案館的收藏內容、查找方式、借閱流程等知識，提高大家認識檔案、重視檔案、利用檔案的意識。二是編印“檔案利用指南”、“學校檔案目錄”等宣傳冊，分發(fā)給在校師生、入校新生及社會大眾。三是開設檔案管理選修課和檔案管理協(xié)會，面向學生普及推廣檔案管理知識，培養(yǎng)大家查閱檔案、利用檔案的能力和意識。四是結合學校校慶、新生入學、社會招生等重大活動或節(jié)日舉辦檔案專題展覽、珍貴檔案陳列等主題活動，對學校檔案收藏、主題成果和科研進展進行宣傳和展示。五是舉辦檔案綜合知識競賽活動，借勢宣傳和營造了解檔案、利用檔案的氛圍，擴大影響力和認知度。

（三）加快人才引進，強化人才隊伍建設

高職院校檔案專業(yè)人才隊伍的建設是檔案利用工作的基礎和關鍵，只有保證了人才隊伍的穩(wěn)定和高素質，才能保證檔案利用、檔案價值開發(fā)等工作的順利進行。檔案館應加快檔案專業(yè)人才的引進，積極配備打造穩(wěn)定的檔案人才隊伍，為檔案利用工作的順利開展提供人才支撐和人員保障?？刹扇〉拇胧阂皇侵匾暀n案人才干部的引進和培養(yǎng)。積極引進檔案學專業(yè)人才，并給他們積極的指導和幫助，解決他們工作中的實際困難，為他們解除工作之外的后顧之憂。二是加強檔案工作人員的業(yè)務培訓和能力培養(yǎng)。重視引進檔案人員的上崗培訓和進修學習，拓寬他們的知識面，更新他們的檔案工作知識。三是注重檔案工作人才的實踐能力培養(yǎng)，爭取條件讓他們去大型檔案館、先進院校實地培訓和交流學習，拓展他們的知識面，全面提升實踐能力；四是注重培養(yǎng)檔案專業(yè)人才的服務理念。通過不斷的價值理念培訓和引導，讓他們熱愛檔案工作，增強對檔案工作的責任感和價值觀。

（四）增加檔案經費投入，升級完善檢索工具

高職院校應該重視和支持檔案部門的工作和建設，尤其要在建設經費方面給予大力支持，完善升級檔案館的軟硬件設備。除了配備常規(guī)的計算機、檔案柜、檔案盒、打孔機、除濕機等設備外，尤其要重視檔案檢索工具的引進和升級，要在完善和升級檢索工具上給予重點支持和幫助，努力爭取資金和項目完善檔案檢索工具的現代化和科技化，幫助建立基于計算機和檢索軟件為基礎的現代化檢索工具。這樣才能保障檔案管理工作的順利開展，從而提高檔案資料的利用效率，促進檔案信息資源的充分利用和開發(fā)。

（五）加強部門聯系與合作，挖掘檔案利用價值

檔案部門應該加強與學校行政、科研、教學、后勤等部門的聯系與合作，共同開發(fā)有關項目，挖掘檔案在“編史修志，宣傳教育，學術研究”等方面的利用價值。比如利用的途徑有：一是思想政治教育，整理挖掘歷屆優(yōu)秀校友的“故事檔案”，作為先進榜樣用于新生入學思想教育。二是學生實習場所，可將檔案館作為檔案相關專業(yè)學生實習的場所，培養(yǎng)學生檔案管理的工作方法和能力。就以我院為例，我們針對我院文秘專業(yè)檔案管理課程的需求，以學院檔案室為依托建立了檔案實習基地。實習內容包括對檔案的整理、分類、編目、裝訂、檢索等項目。由專職檔案人員手把手教學、跟班指導，加深了學生對檔案及檔案業(yè)務工作的了解，印象更深，效果更明顯。三是檔案專題編研，檔案部門通過與教學、行政等部門溝通需求，組織人員進行專題檔案資料編研，直接為需要部門提供資料服務。四是檔案專題展覽，可在學校校慶、新生入學等重要日子，進行專題檔案的陳列與展覽，面向社會各界進行宣傳和教育，擴大影響。

（六）豐富檔案收藏內容，提高檔案利用價值

高職院校檔案部門要加強各類檔案的接收和征集工作，努力擴大檔案的接收范圍和收集種類，盡可能的豐富和完善學校檔案的收藏，提升檔案的利用價值?？刹扇〉拇胧┯校阂皇菣n案館與學校行政、科研、后勤、教學等各部門建立密切聯系，落實專人收集和上報相關類別的檔案。二是成立學生檔案收集組織，發(fā)動學生參與檔案收集工作，豐富檔案收集的途徑和人手。三是通過學校廣播和宣傳欄鼓勵和提倡老師和學生捐贈檔案，這部分主要指人物檔案、重要照片、錄制視頻等?？傊?，要盡可能地利用各種手段，努力豐富學校檔案館的藏量和種類，切實提高學校檔案的可利用量和可利用性，真正實現各類檔案的價值。endprint