何占華

(江西旅游商貿(mào)職業(yè)學(xué)院，江西 南昌 330000)

論談判會(huì)的籌備與組織技巧

何占華

(江西旅游商貿(mào)職業(yè)學(xué)院，江西 南昌 330000)

談判會(huì)的籌備與組織工作通常是由做東的談判方承擔(dān)的。東道主可以是談判會(huì)的發(fā)起者，但發(fā)起者可以不是東道主。如果發(fā)起方在談判會(huì)的籌備和組織中運(yùn)用恰當(dāng)?shù)牟呗耘c技巧，會(huì)給談判各方帶來(lái)意想不到的收獲。本文試圖分析談判會(huì)的籌備工作與組織工作的內(nèi)容以及在談判籌備與組織中如何運(yùn)用相關(guān)的談判策略與技巧。

談判會(huì);籌備;組織;策略與技巧

談判作為一種人類交際活動(dòng)，是談判各方為了解決彼此的矛盾和沖突，在相互協(xié)商和妥協(xié)讓步的基礎(chǔ)上，達(dá)成一致意見并簽訂協(xié)議的行為過程。然而，這個(gè)談判的過程是具體的，它必須是在一定的時(shí)間和一定的地點(diǎn)進(jìn)行的。談判選擇在何時(shí)和何地進(jìn)行，是談判籌備工作的內(nèi)容；談判會(huì)在何時(shí)何地舉行，則是談判的實(shí)施過程。在談判會(huì)的籌備和組織中，貫穿著一系列的談判策略與技巧的運(yùn)用。

1 談判會(huì)的籌備的技巧

談判會(huì)的籌備工作，包括談判通則議程的制定和談判各方的食宿安排。通則議程卻是對(duì)談判時(shí)間、談判地點(diǎn)以及談判各階段的議題和工作進(jìn)程的安排。

1.1 如何確定談判會(huì)的地點(diǎn)

談判會(huì)的舉辦，面臨選擇地點(diǎn)的問題。如果地點(diǎn)選擇得好，有可能促進(jìn)談判順利進(jìn)行，取得談判成功。談判會(huì)在何處舉辦，要根據(jù)談判各方的關(guān)系以及各方對(duì)談判結(jié)果的期待進(jìn)行選擇。一般說來(lái)，發(fā)起方要么是談判各方中實(shí)力較強(qiáng)的一方，要么是在談判各方中持中立態(tài)度者。當(dāng)發(fā)起方是談判各方中實(shí)力較強(qiáng)的一方時(shí)，談判多選在實(shí)力較強(qiáng)的這一方所在地，這時(shí)，發(fā)起方是東道主。例如，1945年的國(guó)共和談，就在當(dāng)時(shí)的執(zhí)政黨國(guó)民黨政府的陪都重慶舉行。共產(chǎn)黨那時(shí)還是在野黨，實(shí)力相對(duì)國(guó)民黨要弱一些。當(dāng)發(fā)起方是在談判各方中態(tài)度相對(duì)溫和、立場(chǎng)相對(duì)中立時(shí)，會(huì)談的地點(diǎn)通常選在中立方所在地。例如，胡溫時(shí)代朝核六方幾輪會(huì)談都是由中國(guó)發(fā)起，在北京舉行。這是由當(dāng)時(shí)中國(guó)在朝核問題上的中立態(tài)度決定的。中國(guó)的中立立場(chǎng)，決定了中方能在美、日、韓與朝、俄之間進(jìn)行斡旋，因此，中方最適合擔(dān)任六方會(huì)談的發(fā)起者角色，在北京舉辦會(huì)談也能為各方所接受。巴勒斯坦的馬哈茂德·阿巴斯(阿布-馬贊)在其著作《奧斯陸之路：巴以和談內(nèi)幕》中披露，“1988年11月21日，瑞典外交大臣斯通·安德松邀請(qǐng)巴解組織和美國(guó)猶太人的代表來(lái)到斯德哥爾摩”。他還提到，“瑞典外交大臣出席了第一輪會(huì)談，瑞典官員出席了其余各次會(huì)談。”這表明巴勒斯坦人與美國(guó)猶太人在中立的第三方所在地——瑞典首都舉行過會(huì)談，這時(shí)，中立方不僅充當(dāng)了東道主，而且作為協(xié)調(diào)和斡旋者參加了會(huì)談。有時(shí)，實(shí)力較弱的一方也會(huì)做東組織談判會(huì)，如1971年以前，美國(guó)總統(tǒng)尼克松通過時(shí)任羅馬尼亞總統(tǒng)的齊奧塞斯庫(kù)和時(shí)任巴基斯坦總統(tǒng)的葉·罕亞向中國(guó)轉(zhuǎn)達(dá)訪華的愿望，眾所周知，美國(guó)的綜合國(guó)力強(qiáng)于中國(guó)，但是，中國(guó)在了解到美國(guó)方面的意愿，邀請(qǐng)了尼克松。雙方的談判在北京舉行，這時(shí)國(guó)力相對(duì)較弱的中國(guó)充當(dāng)了東道主。

在選定了談判地點(diǎn)后，還要確定談判會(huì)址。談判會(huì)址可以是籌辦方的會(huì)議室、會(huì)客廳和辦公室，也可以是酒店的會(huì)議室。1971年7月尼克松秘密訪華期間最具歷史意義的會(huì)談是在毛澤東主席的書房舉行的，書房海量的藏書和簡(jiǎn)樸布置讓美方代表震驚而敬佩。

1.2 確定談判議題的技巧

談判議題是談判各方共同關(guān)心并且需要努力解決的問題，是洽談的重要內(nèi)容。在不同的階段，需要解決的問題是不同的，所以，在不同的階段談判議題也是不同的，也就是說，談判是有多個(gè)議題的，談判各方必須逐一解決。

確定談判議題的步驟和技巧是：

第一步，列出問題清單；

第二步，對(duì)清單上的所有問題進(jìn)行比較分析；

第三步，在比較分析的基礎(chǔ)上歸納整理出主要問題和次要問題；

第四步，將主要問題確定為重要問題，即必須重點(diǎn)討論和解決的問題。

清單上的問題可以按重要程度列出，討論卻不一定按所列順序進(jìn)行。要根據(jù)談判的氣氛和談判的目的以及其他實(shí)際情況確定討論議題的順序。有時(shí)要根據(jù)突發(fā)事件改變議題討論順序。

1.3 確定談判進(jìn)程的技巧

談判進(jìn)程是將談判分為幾個(gè)階段和對(duì)每個(gè)階段工作的內(nèi)容以及每個(gè)階段時(shí)長(zhǎng)的安排。對(duì)談判進(jìn)程的巧妙安排，可以提高己方的談判實(shí)力，削弱對(duì)方的談判實(shí)力。東道方經(jīng)驗(yàn)豐富的談判行家常常在談判的前期時(shí)間里，安排一些與談判無(wú)關(guān)的內(nèi)容，如游覽、參觀、酒會(huì)等，盡可能地推遲進(jìn)入實(shí)質(zhì)性談判，這種安排是為了消耗去客方代表的大部分時(shí)間和體力，使之在匆忙和疲勞中從事談判活動(dòng)，其目的就是要縮短雙方討價(jià)還價(jià)的時(shí)間。客方談判者與東道方談判者相比，在時(shí)間限制方面的力量要弱得多，常常不得不在時(shí)間壓力下匆忙做出決定。日本人最擅長(zhǎng)運(yùn)用這方面的技巧。例如，不少談判教材多次引用這樣一個(gè)案例，說的是90年代，大阪電器株式會(huì)社的代表山田與片岡和美國(guó)家用電腦公司代表總經(jīng)理助理高韓的談判經(jīng)歷。作為賣方的高韓在下飛機(jī)后與前來(lái)迎接他的山田和片岡閑聊，不經(jīng)意地給對(duì)方看了自己的返程機(jī)票，泄露了自己將在日本呆上十一天的日程安排。日方代表利用己方是東道主的優(yōu)勢(shì)，調(diào)整了談判日程表，他們?cè)谇熬盘鞄е唔n參觀了東京及其附近的景點(diǎn)，只用三天時(shí)間討論買賣事宜，逼迫高韓降價(jià)讓步。在用車送高韓去機(jī)場(chǎng)的路上，雙方以美國(guó)公司能夠接受的最低價(jià)成交了。當(dāng)高韓回到公司以后，他的老板告訴他，他拿回的價(jià)格比原先日本公司愿意成交的價(jià)格相差70萬(wàn)美元，公司由此遭受了70萬(wàn)美元的損失?！斑@是日本人自偷襲珍珠港以來(lái)的第一次大勝利?！彼睦习迦缡钦f。

1.4 預(yù)訂酒店與客房

作為東道主的談判方，在談判會(huì)的籌備階段，要為各方談判者預(yù)訂酒店和客房，解決他

們?cè)跁?huì)談期間的食宿問題。這時(shí)，東道主要打電話或通過電子郵件等手段向各方詢問參加談判會(huì)的人數(shù)及性別情況，根據(jù)參會(huì)的人數(shù)和性別情況安排房間與床位，并安排他們就餐的酒席桌數(shù)，以便在各方談判者抵達(dá)報(bào)到時(shí)能順利住進(jìn)酒店，就餐也不致出現(xiàn)意外。

2 談判會(huì)的組織及其技巧運(yùn)用

談判會(huì)的組織工作，包括會(huì)前接待、主持談判會(huì)、控制談判過程、簽訂談判合同以及歡送客方談判者進(jìn)機(jī)場(chǎng)或車站等。

2.1 接待客方談判者的原則和技巧

接待客方談判者原則和技巧是：首先，遵守身份、地位對(duì)等原則。要根據(jù)客方談判團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人的身份與職位等級(jí)，派出與之身份和職位對(duì)等的人員負(fù)責(zé)接待事宜。這是一種不卑不亢的做法，因?yàn)槿绻哟叩匚桓哂趯?duì)方，雖然能夠表達(dá)出己方對(duì)談判的重視，但也可能讓對(duì)方輕視己方；如果接待者地位低于客方談判者，又讓對(duì)方覺得東道方輕視他們。所以，要堅(jiān)持對(duì)等原則，切不可妄自菲薄，也不能妄自尊大。其次，要將接待工作做細(xì)。所謂做細(xì)，就是派人到機(jī)場(chǎng)或車站出口處迎接客方談判代表，將他們安頓進(jìn)酒店，側(cè)面打聽或直接詢問他們有無(wú)特殊需求。百度文庫(kù)和互動(dòng)百科都提到日本首相田中角榮訪華期間，周恩來(lái)總理打聽到他習(xí)慣17.8度，所以中方將室溫調(diào)到17.8度，田中首相身心愉快，雙方的談判非常順利。再次，真心實(shí)意地關(guān)懷客方談判代表。向他們介紹本地的一些風(fēng)土人情及出行注意事項(xiàng)，避免可能的一些不愉快事件發(fā)生。有時(shí)也可派專人陪同他們出行，幫助他們辦理一些手續(xù)，盡可能減少不必要的麻煩。

在洽談會(huì)召開的前半個(gè)小時(shí)，要派專人將客方代表導(dǎo)引進(jìn)會(huì)場(chǎng)，并安排他們?nèi)胱?。這時(shí)，導(dǎo)引者要注意走在客方代表的前側(cè)方，并要經(jīng)?；仡^與客方代表保持互動(dòng)；在客方代表和主談人入座后，主方主談人才可坐下。如果會(huì)址在東道方的會(huì)議室或辦公室，那么，在落座過程中，東道方主談人或者其他成員要給參會(huì)代表倒茶；如果會(huì)址在酒店的會(huì)議室，那么，也可以由酒店服務(wù)員倒茶，不過，筆者認(rèn)為，由東道方的談判人員倒茶更合適。

2.2 主持談判會(huì)的技巧

(1)開場(chǎng)技巧。談判會(huì)一般由負(fù)責(zé)人或主談人或首席代表主持。在洽談會(huì)的開場(chǎng)時(shí)段，主持人要“介紹在場(chǎng)人”，回顧談判背景，通報(bào)談判的內(nèi)容及程序，使雙方有個(gè)共同的工作目標(biāo)和節(jié)奏?！敖榻B在場(chǎng)人”，主要指雙方主談人的自我介紹和對(duì)各自的談判成員的介紹，介紹成員時(shí)要談及他們的優(yōu)點(diǎn)和成就，要注意體態(tài)語(yǔ)言運(yùn)用，手勢(shì)和眼神以及口頭語(yǔ)言要協(xié)調(diào)；回顧談判背景時(shí)，要多說過去的愉快合作，敘說以往的談判成果；通報(bào)談判的內(nèi)容要盡量簡(jiǎn)明扼要，使參會(huì)者容易理解。

在開場(chǎng)階段，要注意建立良好的談判氣氛。富有經(jīng)驗(yàn)的主談人或首席代表通常會(huì)在“介紹在場(chǎng)人”前后講一些輕松的話題，如氣候變化，國(guó)際國(guó)內(nèi)正在舉辦的體育賽事，博覽會(huì)等，或者開一個(gè)無(wú)傷大雅的玩笑，切不可談?wù)撜稳宋镉绕涫怯袪?zhēng)議的政治人物，也不要談?wù)搫e人的隱私，對(duì)別人的宗教信仰和個(gè)人愛好不要進(jìn)行評(píng)論。

(2)展開技巧。在洽談過程中，主談人要導(dǎo)引談判深入展開。洽談?wù)归_的技巧就是確認(rèn)要討論哪些問題。這些問題應(yīng)該記錄下來(lái)，以防丟三落四，遺漏某些問題沒有被討論。這時(shí)，前文提到的問題清單就派上用場(chǎng)了。對(duì)要深入討論的問題，要做到求同存異，只有這樣談判才能開展下去，不致破裂中斷。

2.3 控制談判過程的技巧

控制談判過程的技巧在于：(1)抓住雙方爭(zhēng)論的關(guān)鍵。按照辯證法的原理，就是要抓主要矛盾的主要方面。這就需要主談人厘清各種觀點(diǎn)及各種觀點(diǎn)的分歧點(diǎn)，并要分析出分歧的實(shí)質(zhì)是什么。(2)提出休會(huì)或新議題。如果分歧太大，陷入僵局時(shí)，主談人可以提出休會(huì)，也可提出新的議題。當(dāng)各方在休會(huì)后冷靜下來(lái)或者在新議題上達(dá)成一致后，回過頭來(lái)討論陷入僵局的議題，這種做法常常被經(jīng)驗(yàn)豐富的主談人所采用。我們?cè)诳赐徲捌螂娨晞r(shí)，總是有這樣一個(gè)場(chǎng)面：當(dāng)證人、被告、原告暈倒或者情緒太激動(dòng)時(shí)，法官就會(huì)宣布休庭，其道理和談判陷入僵局宣布休會(huì)一樣。(3)控制談判節(jié)奏。一般說來(lái)，在談判初期，節(jié)奏要快，因?yàn)檫@時(shí)談判各方精力充沛，談判熱情極高；在談判中期，節(jié)奏要穩(wěn)健，因?yàn)檫@時(shí)工作激情已經(jīng)過去，需要談判人員冷靜穩(wěn)重，工作要按部就班；在談判后期，節(jié)奏要快慢結(jié)合，因?yàn)檫@時(shí)各方可能疲勞，需要稍作休整，然后促成達(dá)成共識(shí)，簽訂協(xié)議。

2.4 協(xié)定或合同簽訂技巧

談判的結(jié)果有兩種：一是破裂；一是成交。成交的成果就是協(xié)定或合同簽訂。要簽訂協(xié)定或合同，首先要擬定協(xié)定文本或合同文本。合同條文是否齊全，格式是否規(guī)范規(guī)范，需要技術(shù)主談人、商務(wù)主談人和法律主談人把關(guān)。各方代表需要推敲文本內(nèi)容乃至文本字句，特別是對(duì)重量包括凈重和毛重、體積、產(chǎn)品數(shù)量以及價(jià)格的規(guī)定必須明確無(wú)誤，如規(guī)定幾噸就是幾噸，規(guī)定多少立方米就是多少立方米，規(guī)定幾件產(chǎn)品就是幾件產(chǎn)品，切不可出現(xiàn)語(yǔ)意模糊的字句，如“100件上下”、“5噸左右”等等，也不可在關(guān)鍵字句上出現(xiàn)病句和錯(cuò)別字的低級(jí)錯(cuò)誤，如把“貨到付款”寫成“貸到付款”字樣，這些模糊的字句和錯(cuò)誤病句、錯(cuò)別字，會(huì)引發(fā)日后的經(jīng)濟(jì)糾紛。避免協(xié)定與合同文本出現(xiàn)錯(cuò)誤的方法是反復(fù)閱讀文本，檢查有無(wú)紕漏，直至確認(rèn)沒有病句、錯(cuò)別字和涂改現(xiàn)象為止。

如果是涉外談判，還要注意文本是采用一國(guó)文字還是兩國(guó)文字或是多國(guó)文字。如果文本采用了非母語(yǔ)文字時(shí)，談判者更要小心謹(jǐn)慎，要字斟句酌，防止幾種語(yǔ)言文字的文本表達(dá)出現(xiàn)歧義，以免日后爭(zhēng)執(zhí)不斷。

如果是簽訂商務(wù)談判合同時(shí)，各方要查看對(duì)方的合法證件，如營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本、稅務(wù)登記證副本、介紹信、工作證、身份證以及授權(quán)書副本，等等。

總之，談判會(huì)的籌備與組織是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，承辦方要高度重視。在籌備和組織過程中，要做好各方的物質(zhì)供應(yīng)(包括食宿和出行)，要提請(qǐng)客方代表注意安全，要將談判內(nèi)容細(xì)化，要從大局出發(fā)，滿足各方的需要，實(shí)現(xiàn)各自的利益，這樣才會(huì)有彼此長(zhǎng)期的合作。

[1] 百度百科.互動(dòng)百科.

[2] 汪徐和.外交回憶錄.

[3] 自考教材.貿(mào)易談判.

[4] (巴勒斯坦)馬哈茂德·阿巴斯(阿布-馬贊)著.奧斯陸之路：巴以和談內(nèi)幕.李成文，拱振喜，張明譯.世界知識(shí)出版社出版.

何占華(1964-)，女，漢族，江西豐城人，教授，大學(xué)本科，在江西旅游商貿(mào)職業(yè)學(xué)院從事教學(xué)工作，研究方向:經(jīng)濟(jì)管理。

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