文／劉吉香

行駛在“信息高速公路”上的社保檔案

文／劉吉香

隨著社會保險事業(yè)的發(fā)展，社會保險業(yè)務檔案的基礎性地位和服務性功能日顯重要。由于計算機信息處理技術、網(wǎng)絡傳輸技術發(fā)展的日益成熟，各地區(qū)紛紛建立起互聯(lián)網(wǎng)及相應的檔案管理系統(tǒng)，檔案部門建立了各自局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)、遠程網(wǎng)及相應的檔案管理信息系統(tǒng)，涵蓋了檔案部門各項職能活動，如規(guī)范管理、業(yè)務查詢、掃描利用等，檔案管理進入“信息高速公路”。

網(wǎng)絡技術的成熟應用，推動了無紙化辦公，加快了檔案信息化的步伐。吉林省延邊州根據(jù)《社會保險業(yè)務檔案管理規(guī)定（試行）》建立了社會保險影像檔案管理系統(tǒng)和經(jīng)辦業(yè)務遠程管理服務系統(tǒng)。將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料以影像的形式建立檔案管理信息，通過網(wǎng)絡技術手段，建立共享目錄數(shù)據(jù)庫。工作人員通過平臺管理模塊按照權限，通過檢索、查找功能調(diào)閱所需檔案資料信息，方便快捷，極大地提高了經(jīng)辦效率。經(jīng)辦業(yè)務遠程動態(tài)管理,改變了傳統(tǒng)的實地檢查監(jiān)督管理模式，將縣（市）業(yè)務經(jīng)辦情況進行了主動集中控制和管理，能隨時全程監(jiān)控縣（市）的業(yè)務經(jīng)辦。還可以及時發(fā)現(xiàn)違規(guī)操作，實現(xiàn)了對業(yè)務經(jīng)辦的事前、事中、事后的即時監(jiān)控，更有利于履行州本級指導服務和監(jiān)督檢查的職能，促進了業(yè)務經(jīng)辦的規(guī)范化管理。

在促進業(yè)務經(jīng)辦規(guī)范化的同時，由于該系統(tǒng)與社會保險業(yè)務經(jīng)辦管理系統(tǒng)實現(xiàn)了無縫鏈接，業(yè)務經(jīng)辦資料與業(yè)務檔案數(shù)據(jù)也實現(xiàn)了同步收集、同步掃描、同步移交，具有社會保險業(yè)務檔案管理、離退休人員檔案管理、辦公管理三個功能，這也為實現(xiàn)經(jīng)辦管理的標準化打下了基礎。

首先是實現(xiàn)了業(yè)務經(jīng)辦的標準化。社會保險影像檔案管理系統(tǒng)嵌入到經(jīng)辦系統(tǒng)中，成為業(yè)務辦理依據(jù)，在業(yè)務的經(jīng)辦過程中重新審計和監(jiān)督業(yè)務數(shù)據(jù)的準確性，使業(yè)務經(jīng)辦更加規(guī)范，確保了業(yè)務數(shù)據(jù)的準確率。

其次是實現(xiàn)了社會保險業(yè)務檔案管理的標準化。全州8個縣（市）統(tǒng)一了業(yè)務檔案管理模塊，統(tǒng)一了檔案管理制度和服務標準，統(tǒng)一了保管期限和歸檔范圍，統(tǒng)一了檔案的收集、整理、掃描、歸檔、上架等環(huán)節(jié)的操作流程。系統(tǒng)自動生成移交清冊、案卷封皮、卷內(nèi)目錄、備考表，真正地實現(xiàn)了標準化。

三是實現(xiàn)了社會保險檔案信息資源管理的標準化。經(jīng)辦業(yè)務資料辦理完畢后通過掃描形成電子影像檔案永久存檔。影像檔案管理信息中心對檔案信息資源實行統(tǒng)一的管理，各縣（市）不具備修改權限，集中到中心進行修改。參保人員、離退休人員的參加工作時間、出生時間等要件資料統(tǒng)一錄入后，成為基礎數(shù)據(jù)，防止了隨意更改基礎信息的違規(guī)操作，保證了業(yè)務檔案基礎信息資料的真實性和完整性。

業(yè)務內(nèi)部的流程規(guī)范化標準化，便于推動經(jīng)辦服務的人性化。 由于系統(tǒng)采用條碼技術，通過資料條碼、案卷條碼、庫房條碼三級條碼關聯(lián)，建立檔案索引系統(tǒng)，提高了檔案檢索定位的準確性和檔案檢索的實效性。參保人員僅需提供身份證號和電腦序號就可以查閱到自己相關的檔案資料信息。同時可以通過已建立的社區(qū)網(wǎng)絡平臺，將查詢功能延伸到社區(qū)，工作人員在延吉市經(jīng)辦大廳或社區(qū)就可以查詢到州內(nèi)其他縣（市）參保人員或退休人員的相關信息。

社會保險業(yè)務檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)實現(xiàn)了社會保險業(yè)務檔案的信息化建設，但在實際操作過程中，我們也發(fā)現(xiàn)檔案信息化建設實踐中的一些問題。首先，全國業(yè)務檔案沒有建立統(tǒng)一的社會保險業(yè)務檔案信息系統(tǒng)，影響了數(shù)據(jù)互相交流和信息資源共享。《社會保險業(yè)務檔案管理規(guī)定（試行）》的頒布只是確定了業(yè)務檔案管理辦法，包括年度、類別、保管期限的劃分等，卻沒有相應建立一個全國范圍內(nèi)統(tǒng)一的業(yè)務檔案信息支持系統(tǒng)，全國大部分省份仍采用手工及半微機化進行管理，這是檔案信息計算機管理系統(tǒng)和網(wǎng)絡建設的滯后導致的。

其次，檔案信息系統(tǒng)忽視了檔案的查詢統(tǒng)計，嚴重影響了檔案的準確利用率的統(tǒng)計工作。就延邊州檔案影像系統(tǒng)中的前臺統(tǒng)計模塊而言，只統(tǒng)計了掃描量、入庫量，沒有按照《社會保險業(yè)務檔案管理規(guī)定（試行）》中的年度、類別、期限對所查詢并打印的數(shù)量進行統(tǒng)計，導致檔案的統(tǒng)計工作無法精確。

三是檔案信息計算機管理系統(tǒng)和網(wǎng)絡建設各行其是，層次不一，規(guī)范性、開放性、服務性、共享性較差，不能適應現(xiàn)代社會對業(yè)務檔案信息的需求。

作者單位：吉林省和龍市社會保險局