范瑩

吉林省白城中心醫(yī)院人事科，吉林白城137000

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關(guān)于新形勢下加強基層醫(yī)院會計檔案管理的思考

范瑩

吉林省白城中心醫(yī)院人事科，吉林白城137000

醫(yī)院會計檔案是醫(yī)院經(jīng)濟(jì)活動的歷史記錄，它直接反映了醫(yī)院各項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動的收支狀況，并能為各種經(jīng)濟(jì)責(zé)任提供強有力的證據(jù)，是醫(yī)院開展財務(wù)管理工作的重要標(biāo)準(zhǔn)。隨著法律法規(guī)的逐步健全，會計檔案管理工作必須在傳統(tǒng)管理基礎(chǔ)上不斷改革創(chuàng)新，健全各項管理制度，才能真正保證檔案的價值得到切實發(fā)揮，能夠為基層醫(yī)院的決策層和管理者提供真實準(zhǔn)確的財務(wù)數(shù)據(jù)資料，讓決策層、管理層充分了解醫(yī)院的發(fā)展趨勢，形成正確的發(fā)展戰(zhàn)略和管理方法，開展基層醫(yī)院的服務(wù)和經(jīng)營活動。

醫(yī)院；會計檔案；管理；建議

醫(yī)院會計檔案是醫(yī)院經(jīng)濟(jì)活動的歷史記錄，它直接反映了醫(yī)院各項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動的收支狀況，并能為各種經(jīng)濟(jì)責(zé)任提供強有力的證據(jù)，是醫(yī)院開展財務(wù)管理工作的重要標(biāo)準(zhǔn)。隨著法律法規(guī)的逐步健全，會計檔案管理工作必須在傳統(tǒng)管理基礎(chǔ)上不斷改革創(chuàng)新，健全各項管理制度，才能真正保證檔案的價值得到切實發(fā)揮，能夠為基層醫(yī)院的決策層和管理者提供真實準(zhǔn)確的財務(wù)數(shù)據(jù)資料，讓決策層、管理層充分了解醫(yī)院的發(fā)展趨勢，形成正確的發(fā)展戰(zhàn)略和管理方法，開展基層醫(yī)院的服務(wù)和經(jīng)營活動。

1　會計檔案管理工作的重要作用

會計檔案管理是基層醫(yī)院會計工作的重要組成部分，其主要功能就是按照國家財經(jīng)法律法規(guī)，對醫(yī)院經(jīng)營活動、發(fā)展過程中產(chǎn)生的各類數(shù)據(jù)進(jìn)行財務(wù)管理、會計核算活動，在醫(yī)院發(fā)展中起著舉足輕重的作用。第一，對加強醫(yī)院內(nèi)部管理起到支持和保證作用。在當(dāng)今醫(yī)療市場競爭日益激烈的背景下，醫(yī)院的管理者通過各年度的財務(wù)數(shù)據(jù)分析、業(yè)務(wù)收支對比，能夠準(zhǔn)確了解醫(yī)院的發(fā)展趨勢，為醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)決策提供強有力的數(shù)據(jù)依據(jù)，開展合理有效的服務(wù)經(jīng)營活動，更好為醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展做出貢獻(xiàn)。因此，加強醫(yī)院會計檔案的管理，對醫(yī)院規(guī)模的擴(kuò)大和效益的提升起到重要的作用。第二，對維護(hù)醫(yī)患雙方正當(dāng)權(quán)益提供有效法律依據(jù)。近年來，基層醫(yī)院醫(yī)療糾紛數(shù)量明顯增多，給醫(yī)院包括行政主管部門提出了很大的挑戰(zhàn)，帶來了一定的負(fù)面影響。導(dǎo)致糾紛的部分原因是和醫(yī)院收費、管理等因素有關(guān)。會計檔案真實記錄和反映了患者在看病消費的會計信息，不僅是醫(yī)院收費的依據(jù)，也是患者維護(hù)自己權(quán)益的依據(jù)。因此，會計檔案對日后需要調(diào)取時能夠提供有力準(zhǔn)確的參考依據(jù)，具有重要的法律意義。第三，是提升醫(yī)院現(xiàn)代化管理水平的重要手段。隨著計算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，會計工作也由電算化逐步轉(zhuǎn)向信息化，會計檔案信息化也成為了會計的基礎(chǔ)工作之一。會計檔案信息化系統(tǒng)通過發(fā)揮計算機(jī)快速、準(zhǔn)確的特點，有效解決了以往手工會計處理中一些難題，會計人員只要正確輸入原始數(shù)據(jù)，計算機(jī)軟件系統(tǒng)就能自動完成登賬、算賬、編制會計報表、立卷、歸檔、儲存等工作，不僅減少了失誤率，而且還可以及時反映和提高會計檔案的質(zhì)量，迅速準(zhǔn)確地提供醫(yī)院經(jīng)營管理決策所需要的會計信息。

2　新形勢下基層醫(yī)院會計檔案規(guī)范化管理要點

檔案管理是一門技術(shù)性、應(yīng)用性較強的工作，新形勢下，醫(yī)院必須高度重視會計檔案管理工作，將之視為加強醫(yī)院運營管理能力的重要內(nèi)容，在檔案的收集整理、歸檔、保管和銷毀等方面進(jìn)行規(guī)范化的管理。

2.1會計檔案中軟硬件的管理

會計檔案管理硬件包括檔案存放地、檔案存放器材等，加強對硬件的管理，就是要保證存放場地寬敞、干燥、無蟲害，檔案存放柜等器材完好無損，編制有序；會計檔案管理軟件包括會計檔案管理軟件、磁盤、驅(qū)動程序、服務(wù)器等。加強軟件管理就是充分利用網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)技術(shù)，將會計檔案各類軟件服務(wù)設(shè)施進(jìn)行分類保管，統(tǒng)一使用。

2.2會計檔案的整理

會計檔案的整理的主要工作流程就是由醫(yī)院財務(wù)主管部門牽頭，將會計資料統(tǒng)一收集和整理，裝訂成冊或歸入電子檔案中后，交給醫(yī)院檔案管理部門，再由醫(yī)院檔案管理部門按照工作規(guī)定和工作流程，進(jìn)行檔案的清理、分類、保存工作。會計檔案的管理要遵循科學(xué)分類，按照統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)和檔案形成標(biāo)準(zhǔn)，要分門別類對卷宗進(jìn)行排序與編號，以保證調(diào)閱方便。

2.3會計檔案的歸檔

會計檔案的歸檔主要是對會記賬簿、會計憑證、會計報表以及其他的文字資料進(jìn)行裝訂。在進(jìn)行會計憑證的歸檔工作時，應(yīng)按照日期順序以及會計記賬憑證進(jìn)行裝訂，裝訂的順序按憑證排列的先后次序進(jìn)行。而進(jìn)行會計賬簿的歸檔時應(yīng)將單位的會計憑證編號、日期、金額、業(yè)務(wù)內(nèi)容摘要和其他有關(guān)資料逐項記入賬內(nèi)，要求準(zhǔn)確及時、摘要清楚、字跡工整。會計報表的歸檔，要求單位應(yīng)按月、季、年上報并及時歸檔。

2.4會計檔案的保管

檔案保管也是檔案管理中一項重要內(nèi)容，通常對于當(dāng)年所形成的會計檔案資料，應(yīng)交由會計機(jī)構(gòu)進(jìn)行保管，時間為一年。一年期滿之后，需要由會計機(jī)構(gòu)制定移交清冊，移交給本單位的檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行統(tǒng)一保管。如果單位內(nèi)部沒有設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，需在會計機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人進(jìn)行保管，出納人員不得兼職管理會計檔案。

2.5會計檔案的銷毀環(huán)節(jié)管理

會計檔案達(dá)到一定的保管年限后，應(yīng)由本單位檔案機(jī)構(gòu)和會計機(jī)構(gòu)提出檔案銷毀意見，制定銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的卷號、名稱、檔案編號、冊數(shù)、起止年度、已保管期限、應(yīng)保管期限以及銷毀時間等內(nèi)容，同時需附上單位負(fù)責(zé)人的簽署意見。對于超出保管年限的會計檔案，要根據(jù)相關(guān)法規(guī)，按照保管期限時間長短的劃定，經(jīng)由財務(wù)主管部門和上級主管部門審批后，進(jìn)行到期銷毀工作，并作注銷登記。銷毀過程需要會計機(jī)構(gòu)和檔案機(jī)構(gòu)共同派出人員進(jìn)行監(jiān)督，并在會計保管清冊和會計檔案銷毀清冊中列明單獨抽出立卷的會計檔案。需要注意的是，保管期滿但還處在項目建設(shè)期的會計檔案不得銷毀。

3　加強基層醫(yī)院會計檔案管理的主要措施

3.1配備專門的檔案管理部門和人員、設(shè)施，加強規(guī)范化管理

醫(yī)院相關(guān)人員要提高對加強會計檔案管理的重要性的認(rèn)識，一定要把會計檔案同其他病歷檔案、人事檔案一樣同等重視，規(guī)范管理。一是要加大資金投入，完善硬件設(shè)施?？朔k公用房緊張、辦公經(jīng)費缺乏的難題，完善相關(guān)的硬件設(shè)施，建立起專用的閱檔室和庫房，實行專室專用的管理模式。二是要組織專業(yè)人員工作人員進(jìn)行會計檔案的收集、整理、保存工作，保證會計檔案內(nèi)容齊全、卷宗整齊有序。三是嚴(yán)格貫徹落實“七防”要求，并配備完善齊全的防盜設(shè)施，還要配備溫度計、滅火器、空調(diào)器、除濕器等，科學(xué)調(diào)控室內(nèi)濕度和溫度。四是把會計檔案的管理工作納入到單位的年度目標(biāo)考核之中，并明確其獎懲。

3.2建立嚴(yán)格的檔案管理制度，規(guī)范管理流程

醫(yī)院的會計檔案管理工作是一個系統(tǒng)工程，其工作流程所涉及內(nèi)容繁多，這些內(nèi)容數(shù)據(jù)龐大，計算量大。因此，基層醫(yī)院要結(jié)合本單位的實際情況，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)，建立和完善會計檔案各項工作的規(guī)章制度，形成科學(xué)的管理規(guī)范和工作流程，加強管理制度的實施和監(jiān)督考核，構(gòu)建科學(xué)合理的會計檔案管理體系。第一，由醫(yī)院的財務(wù)主管部門按照《醫(yī)院會計制度》《會計檔案管理辦法》等規(guī)定，在會計檔案的收集整理階段，對分類大綱、歸檔范圍、保管期限、歸檔時間以及移交時間等進(jìn)行明確的規(guī)定，使會計檔案管理工作有章可依、有法可循。第二，檔案管理部門要有專業(yè)人士擔(dān)任負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)檔案管理、制定、執(zhí)行、完善、上報等工作；配備專業(yè)的檔案管理工作人員，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、歸檔、維護(hù)、保密、核查等分項工作，嚴(yán)格按照不泄密、不損壞、不丟失的原則完成工作職責(zé)的各項內(nèi)容，保證檔案管理工作的有條不紊。例如：由管理層選拔負(fù)責(zé)會計檔案的負(fù)責(zé)人，由財務(wù)主管部門任命從事會計檔案的工作人員，負(fù)責(zé)記賬憑證、裝訂成冊，整理立卷與歸檔、移交、銷毀以及檔案管理室及存檔設(shè)備器材的日常維護(hù)工作，并嚴(yán)格按照檔案管理工作規(guī)則完成日常的工作。第三，依據(jù)相關(guān)法律，對會計檔案的調(diào)取和借用，醫(yī)院內(nèi)部人員必須執(zhí)行會計檔案借用手續(xù)制度，流程為：提交查閱申請—會計檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)—財務(wù)主管部門負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)—執(zhí)同意借閱和調(diào)取的審批表，按檔案管理的相關(guān)規(guī)定辦理借閱手續(xù)。外單位及人員要查閱本部門會計檔案的，需經(jīng)會計檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)、財務(wù)主管部門負(fù)責(zé)人、醫(yī)院分管領(lǐng)導(dǎo)同意，并要有單位的介紹信。第四，健全會計檔案移交和存放制度。當(dāng)會計檔案在相應(yīng)的核算中心保管一年之后，要嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)規(guī)定移交給委托單位，并交由他們的檔案機(jī)構(gòu)妥善保管。第五，健全會計檔案銷毀制度，在會計檔案保管達(dá)到一定期限之后，安排專人銷毀相關(guān)檔案，在銷毀過程中要嚴(yán)格履行合法程序，做到規(guī)范、合理。只有這樣，醫(yī)院的會計檔案才能給醫(yī)院的決策提供必要的依據(jù)，使醫(yī)院能夠不斷增強自身的競爭力。

3.3提高檔案管理人員的能力，提升管理質(zhì)量

信息化時代下，醫(yī)院的會計檔案管理工作對人才提出了更高的要求，要想做到檔案的真實準(zhǔn)確與安全，必須采取多種途徑提升檔案管理人員的素質(zhì)。首先，要重視加強檔案管理人員的技術(shù)培訓(xùn)。重視工作人員電腦系統(tǒng)認(rèn)知培訓(xùn)，使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能，掌握網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)，提高會計信息化的處理能力和服務(wù)能力，提高會計檔案的管理水平。其次，積極引進(jìn)專業(yè)人才，提升會計工作隊伍活力。應(yīng)提高會計檔案管理人員的準(zhǔn)入門檻，優(yōu)先錄用專業(yè)技能和工作能力強的管理人員，尤其注重選拔綜合素質(zhì)與能力較高的人才，來提高整個檔案管理團(tuán)隊的工作素質(zhì)。第三，提升檔案管理人員的道德素養(yǎng)。檔案工作人員要嚴(yán)格自律，端正工作態(tài)度，認(rèn)真做好檔案資料的收集、整理、保管工作，通過正反兩方面的教育，切實提高思想認(rèn)識，自覺遵守會計職業(yè)道德規(guī)范，做好會計檔案的保密工作。最后，實行監(jiān)督與獎懲機(jī)制并行，對會計檔案工作業(yè)績和計檔案工作人員工作實效實施定期考核評定，做到獎罰分明、科學(xué)考評，以促進(jìn)會計檔案管理人員的工作積極性，激發(fā)工作熱情。

3.4加強醫(yī)院會計檔案管理的信息化建設(shè)，提高醫(yī)院會計檔案的使用價值

在信息化時代下，計算機(jī)信息技術(shù)得到廣泛的應(yīng)用，對檔案進(jìn)行信息化管理已成為現(xiàn)階段檔案管理的重要模式。信息化的管理使形式多樣、數(shù)據(jù)繁雜、專業(yè)性和使用價值較高的醫(yī)院會計檔案資料的管理更加便捷。因此，以電子檔案為主體的信息化推廣使會計檔案的存儲電子化，極大地節(jié)省了檔案卷宗的存儲空間。按照電子檔案的建檔要求，醫(yī)院要從會計檔案的信息指標(biāo)建立、器械藥品的采購以日常治療病史收集等方面著手，建立完整的軟件系統(tǒng)。對原始憑證、會計賬簿等會計資料全部認(rèn)真、細(xì)致地錄入數(shù)據(jù)庫中，借助數(shù)據(jù)庫的打印輸出保存好會計檔案資料，滿足上級主管部門、物價部門、審計部門、財政等部門的檢查。當(dāng)然，在信息化的建設(shè)過程中，由于電子數(shù)據(jù)容易被修改的特性，檔案的管理要根據(jù)其特點來進(jìn)行授權(quán)、加密、電子簽名、備份等數(shù)據(jù)的保存和保密工作；加強電子檔案運行和服務(wù)軟件的管理和維護(hù)，確保電子檔案的安全性、機(jī)密性得到妥善管理，以保證醫(yī)院資產(chǎn)的安全與完整。

4　結(jié)語

總之，會計檔案管理工作作為醫(yī)院財務(wù)管理的重要組成部分，在醫(yī)院的經(jīng)營管理中占據(jù)著一定的地位。隨著我國經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和社會的不斷進(jìn)步，會計檔案管理將逐步朝著信息化、現(xiàn)代化、科技化的方向邁進(jìn)。因此，在實際的工作中，我們應(yīng)緊追時代步伐，逐步突破傳統(tǒng)落后的思想觀念，不斷建立健全會計檔案管理制度和管理體系，增強工作人員的管理素質(zhì)和管理意識，提高會計檔案管理的科學(xué)化、專業(yè)化與規(guī)范化，切實提高醫(yī)院會計檔案管理工作的整體效率和質(zhì)量。

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Opinions on Enhancing the Accounting File Management in the Primary Hospital under the New Situation

FAN Ying
Personnel Department，Baicheng Central Hospital，Baicheng，Jilin Province，137000 China

The hospital accounting file is the history record of hospital economic activity，and it directly reflects the balance of payment position of hospital various economic business activities，and provides powerful basis for various economic responsibilities，and it is the important standards of carrying out financialmanagementwork of hospitals.With the gradual improvement of laws and regulations，the accounting file management work must be constantly reformed and innovated on the basis of the traditionalmanagement，and only improving variousmanagement systems can the value of files be truly ensured to practically play，which can provide real and accurate financial statistical data for the decision level and managers in the primary hospital thusmaking the decision level and management level know the development trend of hospitals，forming the accurate development strategies and managementmethods and carrying out service and operation activities in the primary hospital.

Hospital；Accounting file；Management；Suggestion

R197

A

1672-5654（2016）08（a）-0001-03

10.16659/j.cnki.1672-5654.2016.22.001

2016-05-03）

范瑩（1977.10-），女，吉林白城人，本科，中級檔案館員，主要從事檔案管理工作。