楊 萌 馬可心

高校醫(yī)學(xué)院辦公室文件管理中PDCA循環(huán)模式的探討

楊 萌 馬可心

高校醫(yī)學(xué)院辦公室文件管理是醫(yī)學(xué)院辦公室管理的重要組成部分。本文簡要論述了醫(yī)學(xué)院辦公室文件管理工作的意義，介紹了質(zhì)量管理的PDCA循環(huán)模式，分析了醫(yī)學(xué)院辦公室文件管理的內(nèi)涵，探討了PDCA循環(huán)模式在持續(xù)提高醫(yī)學(xué)院辦公室文件管理水平中的應(yīng)用。

PDCA循環(huán)；醫(yī)學(xué)院辦公室；文件管理

【Abstract】

Office document management of medical college is an important part of the management of medical college. Briefly discusses in this paper the significance of medical college office file management work， introduced quality management PDCA cycle model， analyzes the connotation of medical office document management， PDCA circulation pattern in the continued to improve medical college office document management application.

【Key words】PDCA circulating， Medical college office， Document management

1　前言

高校醫(yī)學(xué)院是一個(gè)相對特殊的單位，通常既承擔(dān)作為高等院校的人才培養(yǎng)和科學(xué)研究的任務(wù)，又承擔(dān)著臨床醫(yī)學(xué)院面向社會的醫(yī)療服務(wù)職能。而醫(yī)學(xué)院辦公室則承擔(dān)著溝通上下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系內(nèi)外的重要職能，其中很多工作是通過文件管理、特別是文件的流通來進(jìn)行的，因此，文件管理是高校醫(yī)學(xué)院辦公室工作的重要組成部分。文件的管理和使用經(jīng)常面對領(lǐng)導(dǎo)和群眾、教師和學(xué)生、醫(yī)務(wù)人員和患者等。特別是隨著通訊與辦公自動化程序的提高，文件的介質(zhì)種類和數(shù)量日益增多，文件如果不能夠及時(shí)地進(jìn)行上傳下達(dá)，將會影響政策和政令的執(zhí)行，延誤各項(xiàng)工作的開展，極大地降低辦事效率，影響學(xué)院的發(fā)展和員工的利益。因此，探索優(yōu)質(zhì)高效的文件管理方法，具有重要的實(shí)際意義［1-4］。PDCA循環(huán)法是一種質(zhì)量控制方面較為成熟的方法，并被推廣應(yīng)用到其它管理領(lǐng)域［5］。本文將探索將其應(yīng)用于辦公室文件管理，以期提高管理水平。

2　PDCA循環(huán)管理模式的應(yīng)用

2.1 P—計(jì)劃階段

P階段的任務(wù)是規(guī)劃制定質(zhì)量管理的目標(biāo)，包括分析現(xiàn)狀、找出問題、分析原因、制定目標(biāo)。目前醫(yī)學(xué)院辦公室文件管理工作中存在的主要問題，一是文件分類方法不夠明確，文件管理較為混亂；二是缺乏完善的制度保證和有效的監(jiān)督制約；三是文件管理人員的素質(zhì)不高，難以滿足文件介質(zhì)與傳遞手段日益多元化的要求；四是辦公室不設(shè)文件管理專職人員或人員時(shí)有更換，導(dǎo)致文件管理熟練程度和業(yè)務(wù)水平低下。以上現(xiàn)狀和問題的存在可能會導(dǎo)致文件不能及時(shí)地進(jìn)行上傳下達(dá)、歸檔管理和日后順利地查詢借閱，嚴(yán)重影響工作效率，甚至?xí)斐芍卮髶p失。究其原因，一是領(lǐng)導(dǎo)對文件管理工作的重要性認(rèn)識不夠，二是因?yàn)楦咝ａt(yī)學(xué)院一般不是全額撥款的事業(yè)單位，必須考慮盡量降低人員成本［6-7］。

2.2 D—實(shí)施階段

D階段的任務(wù)就是對P階段規(guī)劃的任務(wù)進(jìn)行具體實(shí)施的過程。首先，落實(shí)具體負(fù)責(zé)辦公室文件管理的主副崗工作人員，并重點(diǎn)對主崗人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，提高其文件管理的業(yè)務(wù)能力。設(shè)置副崗的目的是一旦主崗因故不能到崗時(shí)，仍能保證文件的管理、特別是重要文件的及時(shí)收發(fā)不受影響。其次，對辦公室現(xiàn)有的在有效期內(nèi)的文件進(jìn)行回溯分類，并形成今后文件分類的常態(tài)，做到文件的規(guī)范管理。文件管理制度的制定由辦公室主抓文件管理的領(lǐng)導(dǎo)具體主持，并對制度的執(zhí)行進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督檢查［8-9］。

2.3 C—檢查階段

C階段的任務(wù)主要是對照P階段所制定的目標(biāo)，檢查D階段的具體實(shí)施情況，是否達(dá)到預(yù)期效果，再將實(shí)施過程中出現(xiàn)的問題進(jìn)行總結(jié)。檢查工作應(yīng)由主抓辦公室文件管理的領(lǐng)導(dǎo)具體組織，在D階段的工作進(jìn)行到一定的時(shí)間、特別是文件管理制度的實(shí)施到一個(gè)可檢查的時(shí)間周期時(shí)開始進(jìn)行。首先，檢查負(fù)責(zé)辦公室文件管理的主副崗工作人員的到位情況、對辦公室文件管理制度的學(xué)習(xí)和掌握情況，檢查是否對其進(jìn)行了專業(yè)培訓(xùn)、文件管理的業(yè)務(wù)能力是否有所提高。其次，檢查文件類別的歸檔情況，是否對辦公室保存的有效期內(nèi)的文件進(jìn)行回溯分類、是否做到了對文件常態(tài)化的分類規(guī)范管理。第三，檢查辦公室文件管理制度的執(zhí)行情況，其中特別注重對重要性文件收發(fā)與呈送及時(shí)性、歸檔的及時(shí)性和文件保密工作的檢查。第四，對檢查工作進(jìn)行總結(jié)，對文件管理的成功經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行凝練，對檢查出的問題進(jìn)行整理［10-11］。

2.4 A—行動階段

A階段的任務(wù)是對C階段的結(jié)果進(jìn)行處理，對成功的文件管理制度和經(jīng)驗(yàn)持續(xù)執(zhí)行和進(jìn)行推廣，對存在的問題及時(shí)進(jìn)行總結(jié)，追根溯源，分析產(chǎn)生問題的原因，并提出有針對性的整改措施，做到持續(xù)改進(jìn)［12］。如果發(fā)現(xiàn)制定的文件管理制度存在缺陷和漏洞，不滿足高校醫(yī)學(xué)院辦公室文件管理的需要，則應(yīng)對文件管理制度進(jìn)行修改和完善。

3　結(jié)語

美國籍質(zhì)量控制之父修哈特（Shewhart）最初提出了PDS（即Plan-Do-See），而PDCA循環(huán)法就是依照該循環(huán)為模板轉(zhuǎn)化而來，它由質(zhì)量管理專家戴明改進(jìn)而成，因此PDCA循環(huán)法又被叫做“戴明環(huán)”。該循環(huán)具體指P（即plan）先計(jì)劃，D（即do）再執(zhí)行，C（即check）接著檢查，A（即act）最后處置［13］。執(zhí)行后進(jìn)行檢查過程中不斷總結(jié)，并實(shí)施對應(yīng)的處理，在實(shí)踐的考驗(yàn)下沉淀下來的成功經(jīng)驗(yàn)可大力推廣，并逐漸標(biāo)準(zhǔn)化；而對于失敗則需吸取教訓(xùn)，總結(jié)其中存在的問題，及時(shí)解決，未得到處理的問題不能抹去，需放入下一個(gè)PDCA循環(huán)中，如此周而復(fù)始，認(rèn)識問題、解決問題漸漸會呈現(xiàn)階梯式上升勢態(tài)。因此PDCA循環(huán)法是一種科學(xué)、有效、符合邏輯的循環(huán)工作程序，目前各個(gè)領(lǐng)域的管理都使用到了這一循環(huán)模式，切實(shí)體會到了該法的科學(xué)有效性，高效醫(yī)學(xué)院既是培養(yǎng)醫(yī)學(xué)人才的地方，又是逐漸面向社會并提供醫(yī)療服務(wù)的重要場所，而其辦公室承載著整個(gè)院區(qū)的關(guān)鍵文件信息，文件管理是其中關(guān)鍵管理環(huán)節(jié)，應(yīng)用PDCA循環(huán)法可在循環(huán)中不斷發(fā)現(xiàn)問題并解決，使得整個(gè)辦公室文件管理更加規(guī)范，更加井井有條［14］。

通過上述的探討可見，PDCA循環(huán)管理模式的四個(gè)階段是一個(gè)有機(jī)的整體，四個(gè)階段同樣重要，缺一不可。不能重計(jì)劃、輕實(shí)施，重檢查，輕處理（行動）［15］。只有制定了計(jì)劃與目標(biāo)，才知道應(yīng)該去做（實(shí)施）什么；去做了，才有檢查的內(nèi)容；經(jīng)過檢查，才能發(fā)現(xiàn)新的問題、定出新計(jì)劃。將PDCA循環(huán)管理模式應(yīng)用于高校醫(yī)學(xué)院辦公室的文件管理工作，將使工作不斷進(jìn)步，水平持續(xù)提高，向全院的領(lǐng)導(dǎo)和群眾、部門和個(gè)人提供出優(yōu)質(zhì)高效的文件信息服務(wù)，使文件管理工作成為辦公室的工作亮點(diǎn)和醫(yī)學(xué)院建設(shè)發(fā)展的助推劑。

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Discussion on the Mode of PDCA Circulation in the Office Document Management of Medical College

YANG Meng MA Kexin Hospital Office， School of Stomatology， Jilin University， Changchun Jilin 130021，China

G647

A

1674-9316（2016）16-0025-03

10.3969/j.issn.1674-9316.2016.16.016

吉林大學(xué)口腔醫(yī)學(xué)院院長辦，吉林 長春130021 通訊作者：馬可心，E-mail：kexin515@163.com