■張鴻蕓

新形勢下績效考核有效促進了檔案的收集

■張鴻蕓

檔案是人類活動的記錄，是人們認識和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)。借助檔案，能夠更好的了解過去、把握現(xiàn)在、預見未來。隨著時代發(fā)展，醫(yī)院檔案管理的重要性越發(fā)突出，但醫(yī)院各業(yè)務部門在檔案收集和整理的過程中存在著如收集不齊全、對檔案收集重視程度不夠，立卷質(zhì)量參差不齊等諸多問題。

檔案資料的收集是醫(yī)院檔案信息資源建設的一項重要工作，是做好其他管理和利用工作的基礎，直接影響醫(yī)院檔案管理的質(zhì)量。尤其是涉及到信息的準確性、真實性與全面性，進而影響醫(yī)院檔案信息的有效使用，醫(yī)院經(jīng)濟效益的提高?，F(xiàn)實中有些部門的人員對材料歸檔認識不清，認為自己部門較為重要的材料理應由自己保管，不向檔案部門移交。使本應歸檔的檔案材料留存于個人手中，影響了檔案信息的完整與全面。

面對存在的問題，我們醫(yī)院與時俱進，將績效考核工作引入到檔案的收集工作中，對各部門檔案工作進行科學合理的考核，促進了各部門檔案收集工作的積極性，有效地解決了上述存在的這些問題。

一、績效考核理論概述

績效考核，最早由美國提出并實施。該理論主要關注考核主體的多元化問題，考核信息的來源包括與被考核者發(fā)生關注關系的多方主體，以此對被考核者進行全方位、多維度考核的過程。該考核理論較之于傳統(tǒng)的績效考核理論優(yōu)勢在于變傳統(tǒng)的單一的考核主體為多元的考核主體，不再只把上級的考核作為被考核對象的唯一來源，而是將在組織內(nèi)部與各部門之間有關的多方主體均作為績效考核的來源。

績效考核理論被應用于內(nèi)部對各科室的考核過程中，因其科學性和客觀性獲得青睞?？冃Э己丝梢园凑諜n案工作的好壞來進行績效考核，按分數(shù)的多少，發(fā)放績效獎。

二、績效考核理論在檔案考核中的應用

在對各部門檔案收集整理過程中，檔案部門、各業(yè)務部門都是與被考核的部門相關的主體。據(jù)此，在對各部門檔案考核過程中，考核主體應包括檔案部門和其他平行業(yè)務部門。其中，檔案部門作為指導和考核各部門檔案工作的主要機構，在考核過程中占主導地位，屬于被考核對象的上級指導機構，因此在考核中占較大權重（大于50%）。其他平行業(yè)務部門屬于同級的考核機構，占較小權重。各部門在具體應用過程中，應根據(jù)本單位的具體情況確定不同的權重比例。

三、具體考核辦法

對各部門檔案工作的考核采用各部門自評、小組互評、檔案室考核相結合的方式進行全方位立體式考核。同時，根據(jù)各部門和行政各部門形成檔案性質(zhì)的不同，逐科按接收標準分別進行考核。

（一）成立各部門的考核小組。被考核部門，經(jīng)檔案部門和各業(yè)務部門考核后，由檔案部門將所得分值進行加權平均后，成為該部門最終的考核得分。比如：各行政部門之間相互考核，都有考核內(nèi)容及相應的考核分數(shù)，按考核標準，如果達不到相應的標準，就要扣分，每個部門抽調(diào)一人，組成考核小組，各部門考核各部門的內(nèi)容，各有分管，你考我科、我考他科，相互考核。根據(jù)考核得分，排成名次，每月對每個部門考核一次，按考核分值以此發(fā)放績效獎勵。這樣就能夠真正達到多勞多得、少勞就要少得的分配方式，公平合理，大家都非常贊同。

（二）考核評定標準。檔案部門對各業(yè)務部門的考核及各業(yè)務部門間的互評考核均包括 ：組織領導（15分）、整理（20分）、立卷（20分）、歸檔（25分）、安全措施（10分）和加分項（10分）六個方面。組織領導主要考核業(yè)務部門領導對檔案的重視程度及部門檔案員的配置情況；收集、整理、立卷、歸檔是考核的重中之重，主要考核各業(yè)務部門移交檔案的數(shù)量和整理質(zhì)量，以加大檔案收集的力度，促進部門立卷質(zhì)量的提升；安全措施主要考核各業(yè)務部門檔案的保存和對所管資料的保管條件，促進平行立卷的規(guī)范化；加分項考核檔案創(chuàng)新和理論研究，以促進業(yè)務部門檔案員參與檔案編研和檔案研究工作，進一步提升檔案員素質(zhì)。

（三）考核評定的特點

1.注重多元主體考核

變原來的僅由檔案部門單一主體考核為現(xiàn)在的基層檔案部門、類別小組、綜合檔案室共同參與的多元主體考核，充分調(diào)動了基層檔案部門對檔案的關注和參與醫(yī)院檔案管理的積極性。

2.注重量化考核

考核辦法共分4個一級指標10個二級指標，每個指標對應不同的考核分值，考核內(nèi)容涵蓋了檔案管理關注的全過程，杜絕了考核的主觀性和隨意性，促進了檔案管理的規(guī)范化、科學化建設。使全員都能按考核指標及系數(shù)，拿到獎勵，達到了公平性。

3.注重過程評價

堅持以評促建的工作理念，注重對基層檔案工作的實時跟蹤和評價。如一般考核的做法是年初移交檔案后等到年底才組織開展考核。而我們醫(yī)院則是在每個月都對各業(yè)務科室就檔案的移交工作，是否完整、齊全分別進行考核，這樣，可以讓各基層部門都能及時了解和掌握本部門檔案工作的質(zhì)量以及存在的問題，以便整改提高。

四、考核的實踐效果

自將績效考核應用于我院的各項工作考核中，有效促進了各部門檔案工作水平的提高，一定程度上提升了檔案收集整理的質(zhì)量，取得了較好的效果。

一是互評這一環(huán)節(jié)，通過對其他部門移交檔案的實際觀摩，使各部門檔案員能夠形象直觀地了解各部門檔案工作的現(xiàn)狀，更好地促進檔案員改進本部門檔案工作。

二是各部門都積極履行職責，主動作為，全面加強對本部門檔案的收集和歸檔工作，建立了相關工作協(xié)調(diào)機制，為順利推進檔案管理，起到了推動作用，為共同做好檔案的接收和移交工作奠定了基礎。

三是由于全方位多角度的對工作成果進行考核，考核結果公平性和可信度更高。我們將考核結果作為月績效考核及年度績效考核，以此發(fā)放績效獎，作為獎勵各部門移交檔案的主要依據(jù)，并且得到了各部門的一致好評。

四是大大促進我院的檔案工作，使檔案真正做到了齊全完整，全院檔案工作整體水平上了新的臺階。

（作者單位：秦皇島市第一醫(yī)院）