文·張楠

淺談如何重視和加強(qiáng)實(shí)物檔案管理工作

文·張楠

近年來(lái)，各單位實(shí)物檔案數(shù)量不斷增加。由于實(shí)物與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存在載體、形狀、制成材料結(jié)構(gòu)及其性能差異情況，繼續(xù)沿用紙質(zhì)文本檔案的管理方法和模式顯然已不相適應(yīng)。如何根據(jù)實(shí)物檔案載體特點(diǎn)進(jìn)行管理，提高安全保管、便利利用及高效管理，是對(duì)檔案保管管理工作的新挑戰(zhàn)。本文通過(guò)對(duì)實(shí)物檔案的概念分析，研究實(shí)物檔案與文物、圖書(shū)特性的區(qū)別，及其實(shí)物檔案管理現(xiàn)有的模式特點(diǎn)、管理中存在的問(wèn)題，提出加強(qiáng)宣傳、細(xì)化管理、加大投入、提高利用效率等對(duì)策，積極推進(jìn)完善實(shí)物檔案的管理，確保實(shí)物永久安全保護(hù)。

一、“實(shí)物檔案”一般概念及分類(lèi)

（一）相關(guān)概念及主要特征

1.實(shí)物檔案的概念

中華人民共和國(guó)國(guó)家檔案法中關(guān)于所稱(chēng)檔案指的“是過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄?！?/p>

在普通單位檔案室傳統(tǒng)的檔案管理中，一般保存形式以文書(shū)檔案為主，除此之外還有一定數(shù)量的非文書(shū)類(lèi)信息記載物，這些或是紙質(zhì)檔案的一部分，或是檔案內(nèi)容不可缺少的佐證和補(bǔ)充，對(duì)于檔案的系統(tǒng)完整和存在價(jià)值起到了十分重要的作用。這些非文書(shū)類(lèi)信息記載物可以說(shuō)既是檔案，同時(shí)又具有一些文物的特征——這就是我們所關(guān)注的“實(shí)物”，檔案工作者為將實(shí)物與文書(shū)類(lèi)檔案有所區(qū)分，便稱(chēng)之為“實(shí)物檔案”。

2.實(shí)物檔案的特點(diǎn)

歸納起來(lái)，實(shí)物檔案具有全宗性、原始記錄性、實(shí)用性和可保存性四個(gè)主要特點(diǎn)，并兼有檔案和文物的二重保存價(jià)值。

一是全宗性特點(diǎn)。實(shí)物檔案與有關(guān)全宗的文書(shū)和聲像檔案具有同一單位來(lái)源。如旗幟、榮譽(yù)證書(shū)、印章、非正式會(huì)議服裝等等，是實(shí)物檔案全宗中的一個(gè)組成部分。

二是原始記錄性特點(diǎn)。實(shí)物載體帶有反映人類(lèi)社會(huì)活動(dòng)的原始文字印記。比如抗美援朝時(shí)期的刻有“保家衛(wèi)國(guó)”字樣的匾牌、重大活動(dòng)的獎(jiǎng)杯等等。

三是可實(shí)用性特點(diǎn)。實(shí)物檔案是體現(xiàn)各類(lèi)社會(huì)活動(dòng)的直接物用品。如果實(shí)物上有反映當(dāng)事人使用情況、時(shí)間和用途等信息的，那么保存查考的史料價(jià)值就更大。

四是可保存性特點(diǎn)。即便于檔案部門(mén)收藏，由于各收藏單位庫(kù)房空間有限，即使帶有文字卻體積龐大或不可移動(dòng)的實(shí)物收藏還是不妥。

綜上特點(diǎn)分析，實(shí)物檔案具有其他文書(shū)檔案明顯的記載內(nèi)容信息的清晰性、明確性特征，同時(shí)也具有其他文物的一般歷史自然物體特征，即兼有檔案和文物的二重保存的價(jià)值，對(duì)今后工作查考將具有十分重要的作用。

（二）主要分類(lèi)

從材質(zhì)屬性上來(lái)說(shuō)，實(shí)物檔案可分為金屬、木質(zhì)、橡膠皮革、玻璃陶瓷、織品、紙質(zhì)等六大類(lèi)。

一是金屬類(lèi)，如銅牌、戒指、鑰匙圈、紀(jì)念章、刀具、運(yùn)動(dòng)會(huì)獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、徽章、硬幣、擺件等，分鋁、銅、鐵、銀、錫、鍍金等多種材質(zhì)，保管中需要防止氧化防護(hù)。

二是木質(zhì)類(lèi)，如圖章、獎(jiǎng)牌、木牌、匾等。對(duì)于木質(zhì)類(lèi)實(shí)物因時(shí)間較長(zhǎng)，易出現(xiàn)木質(zhì)開(kāi)裂、碰撞印跡和缺損等問(wèn)題。

三是橡膠皮革類(lèi)，如水壺、運(yùn)動(dòng)球、橡皮圖章等。這類(lèi)實(shí)物有些材質(zhì)堅(jiān)固，但有些會(huì)因?yàn)闀r(shí)間和空氣壓出現(xiàn)變形或化學(xué)分解的可能。

四是玻璃陶瓷屬類(lèi)易碎品，如獎(jiǎng)杯、重大會(huì)議和活動(dòng)的紀(jì)念品等等。其中水晶制品材質(zhì)較硬，且形狀不規(guī)則又易碰易碎，保存起來(lái)比較占用面積。

五是織品類(lèi)，包括一些化學(xué)纖維、絲綢織制的錦旗、服裝等。對(duì)于這類(lèi)實(shí)物的管理，重點(diǎn)在于防蛀和變色的問(wèn)題。

六是紙質(zhì)類(lèi)，如重大活動(dòng)的獎(jiǎng)狀、證書(shū)。幅面比文書(shū)檔案面積較大，目前保存方式是夾放在特制的相冊(cè)內(nèi)，起到防光和防折碰保護(hù)效果，但翻閱和調(diào)出利用不太方便。

以上實(shí)物載體由于形狀、制成材料的結(jié)構(gòu)及性能的差異，其保管條件和保護(hù)環(huán)境都有較大的區(qū)別，需要管理者必須根據(jù)實(shí)物特性，實(shí)行分類(lèi)管理。本研究認(rèn)為根據(jù)檔案法界定檔案為“過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄”，那么實(shí)物作為一種國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的載物性歷史記錄形式，只要對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存的價(jià)值，即可以作為實(shí)物形式的檔案給與收集和保存。

二、實(shí)物檔案收藏和管理的現(xiàn)實(shí)意義及存在問(wèn)題

（一）現(xiàn)實(shí)意義

加強(qiáng)實(shí)物檔案收藏和管理，不是檔案工作人員的突發(fā)奇想，不是刻意為之的標(biāo)新立異，而是增強(qiáng)檔案資源建設(shè)要求的需要，是提高創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制，加強(qiáng)宣傳展覽和開(kāi)拓服務(wù)功能有關(guān)的需要，是檔案事業(yè)服務(wù)和發(fā)展的新趨勢(shì)。

一是完善檔案結(jié)構(gòu)和內(nèi)容的需要。多年以來(lái)，如何豐富檔案內(nèi)容，一直是檔案部門(mén)經(jīng)久不衰的話題。當(dāng)前，如何優(yōu)化館藏、豐富館藏，主要還是要從內(nèi)容上，譬如政治、經(jīng)濟(jì)、文化、社會(huì)、軍事、司法等等；還有是在來(lái)源上，譬如政府、工商企業(yè)、社團(tuán)、社區(qū)、私人民間等等；更包括在形式上除了紙張文件、膠塑光盤(pán)、聲像，還應(yīng)該有實(shí)物的一席之地。雖然占的全部館藏的比例有限，但應(yīng)當(dāng)在歸檔時(shí)予以重視。在工作實(shí)踐中，實(shí)際形式的多樣性必須服從內(nèi)容的多樣性，只要屬于重要?dú)w檔范圍內(nèi)的內(nèi)容，不論何種形式——包括實(shí)物，都應(yīng)予以收集歸檔，不能人為地將所需內(nèi)容的檔案，僅僅是載體形式的不同而隨意割舍。

二是檔案部門(mén)創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制的需要。近些年，檔案部門(mén)把加強(qiáng)檔案利用作為服務(wù)創(chuàng)新的重要手段之一。成功利用很重要的因素之一，就是加強(qiáng)了直接觀感性較強(qiáng)的實(shí)物的比重。除了有價(jià)值的文書(shū)檔案和聲像檔案外，還輔以一定數(shù)量的實(shí)物復(fù)制品或仿制品作為歷史資料佐證，增強(qiáng)檔案的整體生命力。可以說(shuō)，這是當(dāng)前收集實(shí)物最主要的動(dòng)因之一。

三是折射出當(dāng)代檔案、圖書(shū)和文物部門(mén)收藏的一種融合趨勢(shì)。你中有我、我中有你。以圖書(shū)部門(mén)為例，中外各大圖書(shū)館的館藏，已突破原來(lái)科書(shū)、期刊和報(bào)紙三大文獻(xiàn)的范疇，而擴(kuò)大到“近代特種文獻(xiàn)”。就上海圖書(shū)館館藏有特種文獻(xiàn)15種，其中包括有名人手跡、地圖、明信片、香煙牌、煙標(biāo)、郵票、錢(qián)幣、民間年畫(huà)、歷史圖片、文革傳單、清末民國(guó)檔案、電影戲劇說(shuō)明書(shū)、書(shū)畫(huà)藝術(shù)品、月份牌和藏書(shū)票等。文物部門(mén)也在加大收集名家手稿、日記和照片等。因此，在這樣一個(gè)大背景之下，檔案部門(mén)大可不必拘泥于理論上的紛爭(zhēng)，而將有關(guān)實(shí)物拒之館庫(kù)門(mén)外。

（二）存在的主要問(wèn)題

實(shí)物檔案在管理工作流程方面，基本根據(jù)傳統(tǒng)文書(shū)檔案的接收、整理，保管、利用的工作部門(mén)和流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)進(jìn)行分工管理，近年來(lái)，隨著征集工作的加強(qiáng)各單位保管部門(mén)逐步建立了相應(yīng)的工作規(guī)范要求，但實(shí)物的數(shù)量逐漸增加，對(duì)實(shí)物檔案的各環(huán)節(jié)工作如何更有序、更科學(xué)地收集、保管和利用好的合理性，目前還處于探索起步階段。

在實(shí)物的收、管、用工作環(huán)節(jié)中，基本按照實(shí)物內(nèi)容、價(jià)值、載體類(lèi)型、尺寸及其與館藏檔案的關(guān)聯(lián)性等因素進(jìn)行選擇和管理。與文書(shū)檔案管理要求相比，還存在一些認(rèn)識(shí)不夠足、要求不夠高、隱患不夠重視，保管不夠到位等的現(xiàn)象。具體表現(xiàn)在實(shí)物征集、整理移交、保管管理方面有些隨意性；對(duì)于實(shí)物的接收范圍、鑒定標(biāo)準(zhǔn)、移交辦法、保護(hù)技術(shù)運(yùn)用和利用辦法不夠明晰。整理保管中，存在檔號(hào)標(biāo)識(shí)粘貼不利于實(shí)物的保護(hù)、各種載體混合擺放、館藏實(shí)物目錄信息不全、利用效率不高等情況。

三、關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)實(shí)物檔案管理的對(duì)策

（一）積極宣傳，提高實(shí)物收藏自覺(jué)意識(shí)

實(shí)物由于內(nèi)容和載體的特殊價(jià)值，決定了其在歷史撰編和藝術(shù)創(chuàng)造中的重要服務(wù)作用。在處理浩瀚的文本檔案的同時(shí)，各級(jí)檔案行政管理機(jī)關(guān)和檔案人應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到這項(xiàng)工作的現(xiàn)實(shí)和長(zhǎng)遠(yuǎn)的歷史意義，加強(qiáng)實(shí)物檔案接收保管對(duì)檔案歷史補(bǔ)充的重要意義宣傳，加強(qiáng)對(duì)利用實(shí)物參加各專(zhuān)題展覽實(shí)踐效果的宣傳；加強(qiáng)實(shí)物保護(hù)技術(shù)要求知識(shí)的傳授、宣傳。使檔案工作者和干部群眾充分了解實(shí)物檔案對(duì)保護(hù)歷史和傳承歷史的重大意義之所在，提高實(shí)物檔案管理的認(rèn)識(shí)和行動(dòng)自覺(jué)。方式可以通過(guò)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)、執(zhí)法檢查、教育培訓(xùn)平臺(tái)和各種展覽實(shí)踐中加強(qiáng)宣傳力度。

（二）細(xì)化措施，加強(qiáng)存量實(shí)物的整理保管

在加強(qiáng)接受實(shí)物的同時(shí)，制定和完善各類(lèi)實(shí)物檔案整理和保管的工作規(guī)范、原則、標(biāo)準(zhǔn)和具體要求非常重要。堅(jiān)持遵循保持實(shí)物與實(shí)物、實(shí)物與檔案的有機(jī)聯(lián)系、便于保管和利用的原則，在明確整理歸檔的類(lèi)別和范圍基礎(chǔ)上。一要及時(shí)做好全宗號(hào)、類(lèi)別號(hào)、件號(hào)的編號(hào)工作。二要按分類(lèi)方案和檔號(hào)的順序編制實(shí)物目錄。三要在目錄編制完成同時(shí)，對(duì)實(shí)物載體上還應(yīng)采取可逆性粘貼、懸掛、縫制、加封套粘貼等不同方式，在不破壞檔案載體制成材料的基礎(chǔ)上標(biāo)識(shí)編號(hào)標(biāo)識(shí)牌。四要按照實(shí)物載體的保護(hù)要求，采取必要的保護(hù)技術(shù)手段，建立適宜的環(huán)境條件和個(gè)性化保護(hù)設(shè)施，庫(kù)房環(huán)境重點(diǎn)是做好實(shí)物的防潮、防紫外光、防震、防火、防盜、防鼠以及防酸等有害氣體的防護(hù)工作。五要針對(duì)紙張、紡織品、木制竹制品和貝殼制品等實(shí)物易發(fā)生霉蟲(chóng)的情況，在入庫(kù)前重點(diǎn)對(duì)其進(jìn)行消毒，可對(duì)紙張采用低溫冷凍法技術(shù)消毒，對(duì)紡織物可采用環(huán)氧乙烷熏蒸技術(shù)消毒。平時(shí)維護(hù)要加強(qiáng)經(jīng)常性的擦洗去污、清潔和防塵等維護(hù)工作。對(duì)金屬類(lèi)實(shí)物忌用臭氧等強(qiáng)氧化性的氣體消毒。對(duì)于金屬類(lèi)實(shí)體要擦油保養(yǎng)，平時(shí)應(yīng)保持清潔干燥，不與酸、堿、鹽類(lèi)等物質(zhì)混放，不同金屬材質(zhì)要分件包裝，分開(kāi)存放，并盡量放在較低層面，防制跌落損壞。

（三）增加投入，確保珍貴實(shí)物的收集和安全保管

珍貴實(shí)物其普遍的認(rèn)同感、價(jià)值比和檔案的相關(guān)聯(lián)性，決定實(shí)物是否具有收集保存的必要性。要積極爭(zhēng)取和調(diào)節(jié)好經(jīng)費(fèi)的投入，構(gòu)建必要的設(shè)施，加強(qiáng)實(shí)物鑒定及保管；同時(shí)，注重完善有關(guān)管理制度，加強(qiáng)責(zé)任落實(shí)，確保珍貴實(shí)物不丟失、不損壞、不變質(zhì)。

（四）充分利用數(shù)字化平臺(tái)，積極推進(jìn)實(shí)物檔案利用效率

現(xiàn)代信息數(shù)據(jù)化利用效能的大趨勢(shì)，對(duì)加快推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化起到了積極的推動(dòng)作用。當(dāng)前，各單位檔案室大力開(kāi)展傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作，及時(shí)以數(shù)字化檔案代替原件提供利用，對(duì)已實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的檔案原件妥善保管，切實(shí)推進(jìn)了檔案存儲(chǔ)數(shù)字化和利用網(wǎng)絡(luò)化效率。實(shí)物檔案作為重點(diǎn)保存的歷史資源也應(yīng)該盡快搭上這個(gè)數(shù)字化利用信息和遠(yuǎn)程服務(wù)平臺(tái)，參與方便檔案利用體系，發(fā)揮積極的資源共享作用。使“死實(shí)物”變成“活信息”。管理人員可以根據(jù)數(shù)字化信息的錄入，建立實(shí)物的準(zhǔn)確化維護(hù)和現(xiàn)代化管理，提升管理效率。

·

檔案保護(hù)技術(shù)實(shí)用手冊(cè)，中國(guó)檔案出版社，1993年版

（作者單位：青島大學(xué)綜合檔案館）