文·孫秀梅

淺議房產(chǎn)檔案的管理和利用

文·孫秀梅

房產(chǎn)檔案是房產(chǎn)行政管理部門在進行房屋產(chǎn)權登記、產(chǎn)權調(diào)查、產(chǎn)權變更及轉移等房屋權屬管理活動中形成的具有保存價值的文件資料，包括文字、圖紙、圖表、照片、聲像、電子介質(zhì)、磁介質(zhì)等。房產(chǎn)檔案是詳細記載房屋產(chǎn)權來源及依據(jù)的重要資料，也是房屋產(chǎn)權變動情況的歷史記錄，真實地反映和記載了城市建設的歷史，在人民生活、舊城改造、城市發(fā)展以及社會主義建設中具有非常重要的作用。

一、房產(chǎn)檔案的收集與整理

房產(chǎn)檔案的收集，是檔案管理的起點和基礎，是不可缺少的重要環(huán)節(jié)。房產(chǎn)檔案是當事人提供的申請材料的原件、登記過程中形成的審核材料的原件和其他經(jīng)與原件對比或確認的復印件材料，其渠道是多方面的，這就要求房產(chǎn)檔案管理部門及時廣泛地收集房產(chǎn)檔案材料。房產(chǎn)檔案一般包括自建房屋、購買商品房、轉移登記、變更登記和房產(chǎn)抵押登記等項目材料，各項都要求有必需的要件。房產(chǎn)檔案收集過程中，應確保每次產(chǎn)權登記、變更和涉及產(chǎn)權活動的產(chǎn)權文件材料完整、準確、詳實并與電子檔案保持一致。在收集房產(chǎn)檔案歸檔時嚴把質(zhì)量關，認真檢查檔案移交目錄、歸檔卷數(shù)及案卷質(zhì)量，對于房產(chǎn)地址不清、材料不全、字跡不規(guī)范、與電子檔案不符合的拒絕接收，要求重新整理，力求做到歸檔材料齊全完整、系統(tǒng)規(guī)范。

房產(chǎn)檔案的整理就是把收集到的各種材料進行接收、整理分類、排列、編目、裝訂、上架，使之進一步系統(tǒng)化、條理化。房產(chǎn)檔案種類多，必須嚴格按檔案管理規(guī)則，對所收集的檔案材料科學分類，合理排列，整齊裝訂。

二、房產(chǎn)檔案的管理

房產(chǎn)檔案編目是房產(chǎn)檔案科學管理的重要步驟。編目是否科學，直接關系到檔案的科學管理和開發(fā)利用。為了適應房產(chǎn)檔案動態(tài)管理的需要，首先應解決的是檔案管理動而不亂的問題，中華人民共和國建設部明確指出：“檔案排列應以房屋坐落的地方為序。”因為在同一地號的產(chǎn)權檔案在不斷增加或減少的情況下，其變化后的檔案始終是依次排列在同一地號內(nèi)。當然，各地也可根據(jù)實際情況進行編目管理。如，有不少地區(qū)按照街道、辦事處、路、巷門牌號進行檢索，以檢索目錄的形式進行登記，如遇產(chǎn)權變更時，檔號不變，把變更的產(chǎn)權人寫在原產(chǎn)權人的后面或備注欄，與原始檔案存放在一起，并將封面上改為新產(chǎn)權人的姓名，使原始登記與變更登記合二為一。

隨著經(jīng)濟發(fā)展和科學技術的進步，房產(chǎn)檔案管理方式逐漸向現(xiàn)代化管理方式轉變。利用計算機對房產(chǎn)檔案信息進行管理，具有檢索迅速、查找方便、可靠性高、儲存量大、保密性好、壽命長、成本低等優(yōu)點。因此，檔案部門應要加強培訓，提高管理人員的素質(zhì)。

建立一支既懂檔案管理、又能掌握計算機知識的專業(yè)隊伍，是實現(xiàn)房產(chǎn)檔案現(xiàn)代化管理工作的關鍵。為此，房產(chǎn)檔案管理部門應著力加強房產(chǎn)檔案專業(yè)人才的培養(yǎng)，努力提高房產(chǎn)檔案人員的知識水平和管理能力，培養(yǎng)在新形勢下開展檔案工作的創(chuàng)新意識；要有計劃地開展在崗繼續(xù)教育，通過培訓、自學等方式努力學習檔案管理、信息技術等相關知識。

三、房產(chǎn)檔案的利用

房產(chǎn)檔案是保護單位、個人房屋所有權益的原始憑證和進行房產(chǎn)維護管理的依據(jù)，在房地產(chǎn)業(yè)的發(fā)展中具有重要的作用。檔案部門應努力做好房產(chǎn)檔案的管理工作，要有主動融入社會經(jīng)濟發(fā)展、服務民生的大局意識，通過改進和完善檔案服務手段，充分發(fā)揮房產(chǎn)檔案信息資源服務民生的重大作用，更好地為經(jīng)濟建設和社會發(fā)展以及廣大人民群眾服務。

為主管機關決策服務。開發(fā)利用房產(chǎn)檔案信息資源，應為房屋管理機關制定有關房產(chǎn)工作的方針、政策提供依據(jù)，使房產(chǎn)管理更有實效性和針對性，從而更好地為發(fā)展房產(chǎn)業(yè)服務。

為公民民事行為服務。隨著經(jīng)濟的發(fā)展和民眾法治觀念的提高，涉及房產(chǎn)方面的民事案件不斷增加。房產(chǎn)檔案關系到人民群眾的切身利益，公民對房屋的占有、使用、處置、辦理房屋產(chǎn)權的繼承、分割、贈與、抵押、出租、經(jīng)營等，都需要房產(chǎn)檔案管理部門為其提供服務。房產(chǎn)檔案管理部門應充分發(fā)揮房產(chǎn)檔案的作用，為解決公民的民事問題提供第一手材料。

為房屋經(jīng)營管理部門服務。房屋的損壞、維修及養(yǎng)護，都需要查閱大量的房產(chǎn)檔案，檔案人員應在其查閱手續(xù)齊全的情況下主動提供有關檔案為房屋經(jīng)營管理部門服務，提高工作效率和水平。

為城市改造提供服務。改革開放以來，我國的城市建設日新月異，城市改造步伐不斷加快，房產(chǎn)檔案利用率越來越高，許多城市都進行舊城改造項目，相關房屋的征收、動遷工作往往由開發(fā)商進行商業(yè)運作，在運作過程中，開發(fā)商必須進行細致調(diào)查，摸清征收范圍內(nèi)的房產(chǎn)詳細數(shù)據(jù)，以便進行成本核算。對存在歷史遺留問題和產(chǎn)權人丟失房屋產(chǎn)權證等情況的，必須到房產(chǎn)檔案管理部門進行查證。產(chǎn)權檔案管理人員在其查詢手續(xù)齊全的情況下應該熱情主動地幫助查證核實，為經(jīng)濟建設做好參謀，加快城市改造的步伐。

為社會各界提供咨詢服務。凡是不涉及黨和國家機密、個人隱私的有關產(chǎn)權證明檔案、房屋開發(fā)、經(jīng)營檔案、房產(chǎn)變遷檔案等都可以按有關規(guī)定對社會開放。對需要咨詢服務的單位和個人，應耐心做好宣傳工作，使他們能了解房產(chǎn)檔案，了解開放利用的程序，有效地利用房產(chǎn)檔案，使房產(chǎn)檔案信息資源為全社會所共享。

隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展、房改的深化和住房商品化的實現(xiàn)，房產(chǎn)檔案在房地產(chǎn)經(jīng)濟發(fā)展過程中扮演著越來越重要的角色。房產(chǎn)檔案部門應適應社會主義市場經(jīng)濟發(fā)展的要求，更新觀念，深化改革，改進房產(chǎn)檔案的利用和服務方式，采取多種渠道，積極主動地開展檔案利用宣傳，變被動服務為主動服務，充分發(fā)揮檔案利用這一重要環(huán)節(jié)的優(yōu)勢，使房產(chǎn)檔案館變“等產(chǎn)權人上門”為“引產(chǎn)權人上門”，提高社會的重視度和影響力，實現(xiàn)檔案更好地利用，使之產(chǎn)生廣泛的社會效益和經(jīng)濟效益。

（作者單位：諸城市房管辦）