伴隨我國(guó)高等教育國(guó)際化進(jìn)程的不斷加快，各高校對(duì)外交流與合作日益增多，在頻繁的外事活動(dòng)中產(chǎn)生了大量外事實(shí)物檔案，它們作為外事檔案的組成部分，具有較高的保存價(jià)值。然而，目前這部分檔案的管理存在較多問題，檔案的收集范圍、分類編目、鑒定原則等缺乏有針對(duì)性和可操作的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，集中統(tǒng)一管理、有效保護(hù)和開放利用不能落到實(shí)處，管理的隨意性較大。針對(duì)存在的問題，本文結(jié)合筆者所在的浙江警察學(xué)院外事實(shí)物檔案管理實(shí)踐，談點(diǎn)個(gè)人思考與建議。

1 明確高校外事實(shí)物檔案的特點(diǎn)

高校外事實(shí)物檔案指高校與外國(guó)團(tuán)體或個(gè)人開展學(xué)術(shù)研究、科技合作、人才交流、教育培訓(xùn)、友好往來等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的實(shí)物，這些檔案具有以下特性：一是來源的復(fù)雜性。當(dāng)前，高校出國(guó)訪問的師生或外國(guó)來校訪學(xué)、交流、學(xué)習(xí)的團(tuán)體或個(gè)人不斷增多，交流領(lǐng)域和事項(xiàng)日漸多元，由此產(chǎn)生的外事實(shí)物檔案呈現(xiàn)出明顯的來源復(fù)雜性特點(diǎn)。二是語種的多樣性。外事實(shí)物檔案來自不同國(guó)家、地區(qū)和城市，實(shí)物上印刻的語言和相關(guān)背景材料文字涉及各個(gè)語種，顯現(xiàn)多樣化的特點(diǎn)。三是內(nèi)容的保密性。外事實(shí)物檔案包括國(guó)外高校專家教授來校講學(xué)時(shí)的講稿、視頻資料等，一些材料涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)和保密問題。四是形式上的藝術(shù)性。外事實(shí)物檔案中有大量的書畫、工藝品、美術(shù)設(shè)計(jì)作品等，反映了國(guó)外不同時(shí)期的藝術(shù)創(chuàng)意與審美觀念，呈現(xiàn)出較強(qiáng)的藝術(shù)性。由于高校外事實(shí)物檔案具有以上特點(diǎn)，所以在開展相關(guān)檔案工作時(shí)，要在遵循普遍的管理制度規(guī)定外，結(jié)合其特點(diǎn)進(jìn)行創(chuàng)新性的工作實(shí)踐。

2 細(xì)化高校外事實(shí)物檔案的收集管理

在制定相關(guān)規(guī)章制度方面，要結(jié)合檔案的內(nèi)容和特點(diǎn)，有針對(duì)性地做出相應(yīng)規(guī)定。例如，浙江警察學(xué)院先后制定了《外事實(shí)物檔案歸檔范圍》《外事實(shí)物檔案整理規(guī)范》等，對(duì)外事實(shí)物檔案的歸檔范圍、移交登記、整理分類、入庫保管等都作了明確具體的規(guī)定。

在外事實(shí)物檔案收集方面，要堅(jiān)持及時(shí)和細(xì)致的工作原則。將平時(shí)收集與集中收集相結(jié)合、一般收集與重點(diǎn)收集相結(jié)合，擴(kuò)大收集領(lǐng)域，豐富收集渠道和方法，及時(shí)關(guān)注、介入和跟蹤學(xué)校開展的重大外事活動(dòng)，事前、事中和事后都與相關(guān)部門及人員保持密切聯(lián)系，全程了解相關(guān)檔案資料的產(chǎn)生和流轉(zhuǎn)，尤其對(duì)容易忽略、遺失的實(shí)物檔案予以重視，及時(shí)收集到檔案室妥善保管。收集重點(diǎn)是對(duì)高校發(fā)展和校園文化建設(shè)有重大意義以及有利于提高高校社會(huì)地位和具有重要查考利用價(jià)值的實(shí)物檔案，這些檔案的相關(guān)背景材料也要完整齊全。

在外事實(shí)物檔案分類方面，要堅(jiān)持科學(xué)合理的原則?？砂凑胀馐禄顒?dòng)的不同內(nèi)容，如訪學(xué)深造、教育培訓(xùn)、考察交流、科研合作、學(xué)術(shù)講座等進(jìn)行分類，也可根據(jù)實(shí)物檔案的載體形態(tài)，如證書類、禮品類、服飾類等進(jìn)行劃分，并根據(jù)形成時(shí)間先后、重要程度等因素進(jìn)行排列編號(hào)。特別要注意的是，每件實(shí)物檔案均需編制文字說明，說明內(nèi)容包括檔案編號(hào)、名稱、特征、來源等，并與實(shí)物檔案的檢索目錄內(nèi)容相符合。

在外事實(shí)物檔案保管方面，要堅(jiān)持集中統(tǒng)一管理的原則。有條件的學(xué)校應(yīng)建立專門的外事實(shí)物檔案庫，嚴(yán)格控制庫房溫濕度。對(duì)于不宜長(zhǎng)期保存的實(shí)物材料，可通過保存影印件和清單的方式予以記錄。有的實(shí)物檔案是用特殊材質(zhì)制作的，需要進(jìn)行特殊保管，并在登記清單中予以備注說明。

3 重視高校外事實(shí)物檔案的開發(fā)利用

一方面，要重視外事實(shí)物檔案展覽的舉辦，通過展覽發(fā)揮實(shí)物檔案的文化交流和宣傳作用。在辦展時(shí)，要結(jié)合高校中心工作需要和參觀對(duì)象的需求，確定有價(jià)值的展陳內(nèi)容。要根據(jù)高校工作內(nèi)容的變化和參觀對(duì)象的不同，適時(shí)更新調(diào)整展覽內(nèi)容。鑒于頻繁的展示易對(duì)實(shí)物檔案產(chǎn)生不同程度的損傷，對(duì)于年代久遠(yuǎn)、制作材質(zhì)特殊的實(shí)物檔案而言，應(yīng)該從保護(hù)檔案的角度出發(fā)，對(duì)全部或部分重要的檔案拍照，并附上詳細(xì)的文字說明，在辦展時(shí)有選擇地替代部分實(shí)物檔案。

另一方面，要加強(qiáng)外事實(shí)物檔案材料的編研。實(shí)踐中，可對(duì)外事實(shí)物檔案進(jìn)行梳理篩選，編撰相關(guān)編研材料，如，制作高校外事實(shí)物檔案系列畫冊(cè)，充分發(fā)揮外事實(shí)物檔案的宣傳教育作用，展示高校對(duì)外交流成果。例如，浙江警察學(xué)院把外事活動(dòng)中收集到的國(guó)外警察服飾匯總梳理后，制作了反映國(guó)外警察服飾情況的精美畫冊(cè)，將相關(guān)服飾的來源、服飾所代表的意義詳細(xì)解讀出來，具有很強(qiáng)的參考性和可視性等，為學(xué)生了解國(guó)外警察服飾發(fā)展?fàn)顩r提供了最佳學(xué)習(xí)案例。

總之，加強(qiáng)高校外事實(shí)物檔案管理與利用，具有很強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)需要和拓展前景，迫切需要引起高校檔案管理部門的關(guān)注與重視。