洪淑環(huán)/杭州市拱墅區(qū)城中村改造工程指揮部 徐林娟/杭州遠大檔案技術有限公司
檔案整理中的保護是指在檔案折疊、編制頁號、蓋章、去釘、裝訂、拆卷及復原等整理工作中,采取必要手段或措施防止檔案遭受損壞,或盡可能降低受損程度達到保護檔案的目的。檔案整理中的保護工作是檔案安全體系建設工作的重要組成部分,應加以重視。
紙張尺寸大于A4的文件,需折疊成A4大小才能裝訂成標準大小的案卷并存放進檔案盒中,但折疊對案卷會造成破壞。如,為確保案卷整齊,在折疊時會用尺刮過折痕處,這樣的做法極易傷害案卷材料。此外紙張經(jīng)過多次折疊容易破損,且在掃描時會留下明顯的折痕,破壞檔案的原始性。其保護對策是運用技術手段盡量少折疊案卷,具體來說,如果案卷已被折過,可通過相關手段對紙張尺寸進行微調(diào),確保案卷能存放進檔案盒,避免再次折疊;有些紙張尺寸為A3的案卷可不用折疊,只需攤開并在頁面左邊進行裝訂,然后將攤開部分整個對折裝盒即可,整卷因有一定厚度,所以對折之處是弧形,不會留下折痕,這樣保證了檔案的原始性。
編制頁號中存在的問題如下:第一,編制檔案頁號能固定檔案整理成果,并便于統(tǒng)計頁數(shù)和編制檢索指引,因此編制頁號對于頁號的準確性與完整性要求很高,但編制中部分工作人員對編制頁號的重要性缺乏足夠認識,加之缺乏責任心和細致的工作精神,編制中跳號、漏號、空號的現(xiàn)象時常發(fā)生,頁號的準確性與完整性得不到保障。第二,檔案移交進檔案館時,案卷往往需要重新鑒定并整理,因此需重新編制頁號;在案卷整理過程中會出現(xiàn)因有材料補充進來而需要插卷的情況,這種情況也需重新編制頁號;某些材料(如賬簿)自帶頁號,但其封面與基本情況記載頁卻沒有頁號,當成冊歸檔時需要將封面、基本情況記載頁編制頁號,因此也需重新編制頁號。目前,重新編制頁號的方法有多種,如,把原有頁號劃掉重新編制、用打印號碼紙覆蓋原頁號并注出正確頁號、用涂改液或修正帶蓋掉原頁號等,后兩種方式會對檔案帶來機械性損壞。
可采用的保護措施如下:首先,提高相關工作人員對檔案頁號編制工作重要性的認識,增強其責任意識,并采取必要的獎懲措施。其次,如遇漏、缺、空號,可在漏、缺、空號的前頁或后頁號上“+N”補號,這里的N是連續(xù)自然數(shù),最后一個數(shù)字為所有增加的頁數(shù)之和。如,某案卷總頁號為200,其中4、8、39頁后有漏、缺、空號,可用補充“4+1”“8+2”“39+3”的方式將漏、缺、空號補全。在此過程中,需將檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)字型頁碼字段改為字符型,以實現(xiàn)“+N”操作。在統(tǒng)計案卷實際頁數(shù)時,只要將原頁數(shù)與補加頁數(shù)相加即可,如上例,把200頁與補加的3頁相加,便可得到203的實際頁數(shù),最后在備考表上做出說明并填入實際的頁數(shù)。再次,遇到錯號務必不能用涂改液或修正帶等遮蓋,因為時間一長涂改液或修正帶會自行脫落,難以辨別修改前后的頁碼??刹捎酶芨牡姆绞叫薷模⒆⒚髡_的頁號。另外,如在規(guī)定位置上不能編制頁號,可選擇其他合適位置進行編號。
蓋章的目的一般有兩個,或是賦予編號,或是標明責任。就前者來說,這一類型的章有三種,包括歸檔章、“件”號章、檔號章等;就后者而言,這一類型的章有簽名章、竣工章、修正章、齊縫章等。蓋章過程中的保護要注意以下幾點:首先,不隨便蓋章,盡量減少重新蓋章的情況。其次,要選擇大小合適的章,并選擇合適位置蓋章,既要少占用空間,也要不影響案卷的閱讀,并確保卷面美觀;此外不能將章蓋在案卷的反面,必須保證掃描的影像頁有章的內(nèi)容。再次,如果所蓋的章有誤,可采用杠改的辦法進行修改。
裝訂中存在的問題如下:第一,案卷的裝訂位置一般是在頁面左邊,但裝訂邊有時會有文字或圖像無法裝訂,傳統(tǒng)的做法是貼上裝訂紙條,把裝訂位置硬生生地預留出來,但這種做法增加了工作量,且粘貼用的材質(zhì)易霉變,會對檔案帶來損傷。第二,有的案卷是橫向裝訂的,或在傳統(tǒng)裝訂處留有粘貼物,這時如果再按照一般要求在左邊裝訂,則裝訂后無法打開案卷閱讀,或需將粘貼物揭開再裝訂,這樣的操作難度很大,且對檔案的破壞也很大。建議采用的保護措施如下:第一,如果頁面左邊不宜裝訂,可選擇其他位置裝訂,不必墨守成規(guī)。第二,如果頁面邊上已有粘貼物,可利用粘貼物的邊進行裝訂。需要注意的是,如果同一份卷宗中的A4文件有的為豎排、有的為橫排,應以豎排者為基準,將橫排者露出部分進行折疊處理,確保卷宗整齊。