文?李萌萌

固定資產(chǎn)投資項目檔案管理制度建設(shè)問題淺析

文?李萌萌

固定資產(chǎn)投資項目是以擴(kuò)大研發(fā)生產(chǎn)能力為目的而進(jìn)行的技術(shù)改造基本建設(shè)工程，以及設(shè)備儀器更新與升級換代等建設(shè)項目。固定資產(chǎn)投資項目檔案（以下簡稱項目檔案）是指伴隨整個項目建設(shè)流程（立項論證審批、可行性研究，勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理、竣工，采購、安裝、驗收等活動）而產(chǎn)生的一系列具有歸檔保存價值的文字材料、圖紙、照片、實物、聲像資料等，是對項目的完整、系統(tǒng)、客觀、準(zhǔn)確的記錄，對項目建設(shè)和后續(xù)維修維護(hù)與改擴(kuò)建具有重要的參考價值，也是項目后評價的主要材料依據(jù)。做好項目檔案管理對于總結(jié)投資效果、提升國有資產(chǎn)經(jīng)營能力具有重大意義。

伴隨著國民經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展和國防建設(shè)的迫切需求，國家大幅度增加了國防科技工業(yè)部門的固定資產(chǎn)投資支持力度，建設(shè)單位項目管理任務(wù)大幅度提升，并且由于建設(shè)項目中新技術(shù)的應(yīng)用，對應(yīng)檔案管理復(fù)雜度和難度也不斷提高，一度普遍出現(xiàn)了項目檔案資料收集不完整、內(nèi)容不完善、保存不合格、使用不規(guī)范等問題。

為此，原國防科工委、國家檔案局聯(lián)合頒布了《國防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項目檔案驗收辦法》（科工辦〔2007〕161 號，以下簡稱《驗收辦法》），提出了項目檔案管理的基本要求，并規(guī)定通過專項檔案檢查驗收，是項目通過竣工驗收的先決條件。中國電子科技集團(tuán)公司配套制定了《固定資產(chǎn)投資項目檔案驗收評分細(xì)則（試行）》（以下簡稱《評分細(xì)則》），通過組織宣傳培訓(xùn)和交互檢查驗收，進(jìn)一步落實項目檔案管理工作的具體施實。

通過這些措施，中國電子科技集團(tuán)各成員單位項目檔案管理水平發(fā)生了極大地提高。然而在項目檔案檢查驗收工作中也發(fā)現(xiàn)，一些建設(shè)單位由于項目檔案管理制度建設(shè)不完善，導(dǎo)致業(yè)務(wù)部門與檔案管理部門協(xié)調(diào)困難，對檔案管理工作的提高造成了很大的困擾。下面結(jié)合檔案管理工作實踐，對檔案管理制度建設(shè)過程中的一些常見問題進(jìn)行具體梳理分析，并提出應(yīng)對措施建議。

一、檔案制度缺失問題

項目檔案管理工作早期主要的問題，是很多單位缺乏專門的檔案管理制度，沒有項目檔案收集、整理、保管、利用的基本要求，更談不上相應(yīng)的部門崗位職責(zé)要求與分工，主要依靠業(yè)務(wù)部門根據(jù)自身需要收集和保存積累資料，導(dǎo)致項目檔案管理盲目、混亂，驗收檢查時就會發(fā)現(xiàn)資料收集不齊全、文件內(nèi)容缺失、組卷整理不規(guī)范、檢索調(diào)用困難等基本問題普遍存在，甚至在業(yè)務(wù)部門和檔案管理部門的職責(zé)推諉中造成了重要資料的散失。

例如，在一次檔案驗收時，發(fā)現(xiàn)該單位購置的設(shè)備沒有保修卡，驗收專家指出后，檔案管理人員不知道，項目負(fù)責(zé)人也不知道，只有問采購人員，才發(fā)現(xiàn)是在采購人員手中暫存著。進(jìn)一步的了解得知，采購員正因為是知道保修卡是儀器設(shè)備的重要終身資料，直接影響到設(shè)備運(yùn)行過程中的維修與維護(hù)，也是當(dāng)設(shè)備發(fā)生故障時與供貨商交涉的重要憑據(jù)。但是因為沒有相應(yīng)的檔案管理制度明確規(guī)定必須隨設(shè)備入庫及時歸檔，反倒“不敢隨便放到資料庫里”，而是自己慎重收藏起來了。

這種現(xiàn)象隨著近年來《驗收辦法》和《評分細(xì)則》的宣貫落實，已經(jīng)引起了建設(shè)單位的高度重視，基本建立健全了檔案管理制度。在近年來的檔案檢查驗收中可以明顯體現(xiàn)出來，項目檔案的基礎(chǔ)管理和檔案完整性都有了很大進(jìn)步。

二、檔案制度的可操作性

目前項目檔案管理制度方面的問題，已經(jīng)深入到了制度要求與建設(shè)單位崗位設(shè)置和工作流程建設(shè)相關(guān)的可操作性，與業(yè)務(wù)部門和檔案管理部門相關(guān)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)相關(guān)的執(zhí)行操作嚴(yán)謹(jǐn)性等方面，成為制約項目檔案管理質(zhì)量和效率的深層次因素。

以資料的收集整理和案卷歸檔環(huán)節(jié)為例，這是作為素材的文件資料轉(zhuǎn)化為規(guī)范檔案的關(guān)鍵一步，但又恰恰出現(xiàn)在業(yè)務(wù)和管理兩類職能部門的工作界面上，如果管理制度缺乏明確的職責(zé)和分工要求，就很容易造成工作的脫節(jié)：業(yè)務(wù)部門可能會覺得我只需要忠實的收集、提交建設(shè)過程中形成的資料給檔案部門即可；而檔案部門則可能以為自己不懂技術(shù)，所以完備、條理、規(guī)范地組卷是業(yè)務(wù)部門的事，自己只需要做到嚴(yán)格記錄、安全保管、提供利用就可以了。

筆者所在單位，幾年前某固定資產(chǎn)投資項目接近尾聲時，業(yè)務(wù)部門推著小推車把毫無邏輯排列的一堆材料交給了檔案室，而檔案室對于整個項目的情況不了解，無法條理系統(tǒng)地整理這一車雜亂無章的材料。匆忙中兩個部門勉強(qiáng)配合把材料大概進(jìn)行了整理，結(jié)果檔案驗收時專家指出多處問題。

這個問題的出現(xiàn)是由于管理制度對相應(yīng)的工作界面規(guī)定模糊造成的，這個矛盾的化解需要結(jié)合單位實際，明確個性化的制度規(guī)定。比如業(yè)務(wù)特色集中、檔案部門崗位配置較弱的單位，就可以采取業(yè)務(wù)部門組卷歸檔、檔案管理部門指導(dǎo)檢查、案卷保存的模式；而業(yè)務(wù)面廣、檔案管理部門崗位配置較強(qiáng)的單位，則可以考慮業(yè)務(wù)部門只需要及時完整收集、提交檔案資料，由檔案部門承擔(dān)起準(zhǔn)歸檔階段的材料審查、整理、組卷，自行完成歸檔管理。

筆者所在單位后來根據(jù)業(yè)務(wù)和崗位特點規(guī)定了一種折中處理方式，由檔案室制定宣貫歸檔資料要求，各業(yè)務(wù)部門設(shè)立兼職檔案員，以卷為單位收集項目建設(shè)資料，保證文件齊套性和正確性交付檔案室，檔案室再進(jìn)行形式審查并負(fù)責(zé)完成規(guī)范組卷歸檔，既保證了業(yè)務(wù)鏈條的有效銜接、又保證了檔案的準(zhǔn)確、完備和系統(tǒng)、規(guī)范，在最近兩次檔案驗收中都以高分通過了驗收。

三、檔案制度的完備性

制度是相對靜態(tài)的，但實際工作中面對的情況千變?nèi)f化，需要不斷修訂完備檔案制度。這不僅是需要適應(yīng)技術(shù)進(jìn)步帶來的檔案資料形式和內(nèi)容的變化，甚至還要延伸到對建設(shè)項目合作方的制約。例如有些建設(shè)單位與參建單位簽訂合同中，對檔案工作的具體要求沒有專項條款做出明確規(guī)定，導(dǎo)致在建設(shè)項目檔案驗收和項目最終驗收時，有些參建單位或監(jiān)理單位會以相關(guān)工程已結(jié)束為由，不參加、不配合檔案驗收。更大的隱患是，由于沒有從法律上對參建單位的項目檔案管理工作形成有效約束，導(dǎo)致對建設(shè)單位的相關(guān)利益保護(hù)的缺失。

筆者所在單位幾年前的一次項目檔案驗收會中，專家發(fā)現(xiàn)基建圖紙與設(shè)計變更通知單對應(yīng)關(guān)系不明確，要求參建單位到驗收現(xiàn)場解釋，但是參建單位各種理由推脫遲遲不到現(xiàn)場。在單位不斷催促下，第二天才到會解釋問題，嚴(yán)重拖延了驗收會議時間，雖然解釋清楚了問題但也給項目評價造成了惡劣的印象。為此，筆者單位亡羊補(bǔ)牢，再次修訂完備檔案管理制度，增加了“項目文件材料的收集、整理和歸檔納入合同管理，要求明確，控制措施有力”的條文。建設(shè)單位與參建單位簽訂合同，提前設(shè)立專門條款，明確項目檔案工作的具體要求，建設(shè)單位就變被動為主動，既保證項目建設(shè)順利完成，又保證了項目檔案的齊套與完整性。

四、檔案制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性

檔案管理工作的規(guī)范化，除了完備檔案管理制度作基礎(chǔ)，還需要嚴(yán)格的執(zhí)行來落實。沒有到位的執(zhí)行，一些制度就成了虛設(shè)。

實際工作中經(jīng)常發(fā)現(xiàn)，有些文件材料簽字沒有日期，尾頁有空白項不填寫，領(lǐng)導(dǎo)批示和簽字內(nèi)容不全等等，日后一旦發(fā)生合同糾紛，就有可能因為合同生效日期或成立條件的分歧，使建設(shè)單位成了被動方；一些設(shè)備儀器的購置合同、技術(shù)協(xié)議中也經(jīng)常出現(xiàn)落款簽字處只有責(zé)任人簽名而沒有簽署日期的情況，也會給解決糾紛或是責(zé)任追溯造成困難，甚至給腐敗留下漏洞；還有一些表格的填寫，簽署流程沒有問題，但是主管領(lǐng)導(dǎo)在審批時只簽姓名，沒有具體意見，不符合審批規(guī)定，也不符合檔案質(zhì)量的要求。這類問題根源在簽署人，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該在管理過程中， 更多的關(guān)注各項制度的落實情況， 認(rèn)真執(zhí)行各項制度的具體要求。

總之，檔案管理工作水平的提升，需要專業(yè)制度的保障。管理制度的設(shè)計，要著眼于建設(shè)單位的業(yè)務(wù)流程和崗位設(shè)置，做到分工明確，責(zé)任清晰。制度的內(nèi)容既要覆蓋對檔案資料構(gòu)成的要求，又要明確對項目相關(guān)單位檔案建設(shè)責(zé)任的要求。所有這些要求，都必須通過嚴(yán)格執(zhí)行落實到現(xiàn)實工作中去，才能充分發(fā)揮制度建設(shè)對項目檔案管理工作的指導(dǎo)和提升作用。綜上所述，通過具體案例分析展示固定資產(chǎn)投資項目檔案管理制度建設(shè)不同側(cè)面和環(huán)節(jié)的常見問題以及應(yīng)對策略，希望能給同行提供有益的參考。

（作者單位：中國電子科技集團(tuán)公司第41研究所檔案室）