曹惠芳

摘 要 “專管員制度”是依據(jù)教育部門集中采購(gòu)管理自身規(guī)律，滿足學(xué)校服務(wù)需求以及集中采購(gòu)分權(quán)制約管理體制的現(xiàn)實(shí)要求而設(shè)計(jì)。通過(guò)對(duì)采購(gòu)內(nèi)容模塊化、項(xiàng)目化分類，內(nèi)部人員分工重組，建立專管員考核體系，有效提升采購(gòu)工作運(yùn)轉(zhuǎn)效能，提高服務(wù)質(zhì)量。

關(guān)鍵詞 教育裝備；集中采購(gòu)；專管員制度

中圖分類號(hào)：G48 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：B

文章編號(hào)：1671-489X（2015）23-0027-03

近年來(lái)，隨著教育部門集中采購(gòu)規(guī)模與采購(gòu)金額的大幅度增長(zhǎng)，教育裝備管理機(jī)構(gòu)肩負(fù)著重要的責(zé)任，承擔(dān)著復(fù)雜的工作任務(wù)。作為教育裝備市級(jí)主管部門，我們?cè)谔接懠胁少?gòu)的制度設(shè)計(jì)上做了有益嘗試。在對(duì)學(xué)校服務(wù)需求問(wèn)卷調(diào)查的基礎(chǔ)上，試圖從教育裝備集中采購(gòu)的工作特點(diǎn)、管理功能、運(yùn)作模式、項(xiàng)目分類等方面探索“專管員制度”設(shè)計(jì)，以期為中小學(xué)教育裝備集中采購(gòu)管理的制度架構(gòu)提供一些參考。問(wèn)卷由10道選擇題構(gòu)成，內(nèi)容涉及采購(gòu)方式、招標(biāo)評(píng)標(biāo)、質(zhì)量管理、項(xiàng)目驗(yàn)收等方面。問(wèn)卷調(diào)查對(duì)象為市區(qū)學(xué)校的裝備處主任，發(fā)放問(wèn)卷53份，回收有效問(wèn)卷53份，有效問(wèn)卷回收率100%。

1 從問(wèn)卷調(diào)查看基層學(xué)校對(duì)教育裝備集中采購(gòu)的服務(wù)需求

除集中采購(gòu)項(xiàng)目外，學(xué)校利用自有資金添置教育裝備通常采取的方式 在教育裝備采購(gòu)方式的選擇方面，特別是學(xué)校利用自有資金的采購(gòu)，優(yōu)先選擇什么方式呢？調(diào)查發(fā)現(xiàn)，75%的學(xué)校首選“委托上級(jí)主管部門集中采購(gòu)”，13%的學(xué)校選擇自行采購(gòu)，8%的學(xué)校選擇組織小型招標(biāo)方式采購(gòu)，4%的學(xué)校沒(méi)有計(jì)劃，缺了就買。絕大部分學(xué)校主要依托業(yè)務(wù)主管部門來(lái)采購(gòu)教育裝備。

學(xué)校希望教育部門集中采購(gòu)最好采用哪種方式招標(biāo)評(píng)標(biāo) 目前，教育部門集中采購(gòu)招標(biāo)評(píng)標(biāo)主要有性價(jià)比法、最低價(jià)評(píng)標(biāo)法和綜合評(píng)標(biāo)法。如圖1所示，在調(diào)查中，更多的學(xué)校選擇了綜合評(píng)分法，極少數(shù)學(xué)校選擇最低價(jià)評(píng)標(biāo)法。以上表明，對(duì)于招標(biāo)評(píng)分辦法，多數(shù)學(xué)校更看重把產(chǎn)品質(zhì)量放在優(yōu)先考慮的地位，突顯質(zhì)量?jī)?yōu)先的原則，不以最低價(jià)為首選。同時(shí)，采購(gòu)環(huán)節(jié)中，基層學(xué)校的參與以及對(duì)評(píng)標(biāo)模式的選擇能增加采購(gòu)工作的透明度，使采購(gòu)過(guò)程管理有效延伸到基層，有助于主管部門提高服務(wù)質(zhì)量。

在教育裝備采購(gòu)過(guò)程中，影響采購(gòu)質(zhì)量的主要是哪個(gè)環(huán)節(jié) 采購(gòu)流程的眾多環(huán)節(jié)，哪些直接影響采購(gòu)質(zhì)量呢？根據(jù)調(diào)查顯示，“標(biāo)書技術(shù)參數(shù)和配置要求科學(xué)合理，準(zhǔn)確反映用戶需求”最為學(xué)校關(guān)注，而對(duì)“后期質(zhì)量監(jiān)督和履約驗(yàn)收嚴(yán)格把關(guān)”這一項(xiàng)，學(xué)校也有較高的期望值。這就要求主管部門應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注采購(gòu)前期的技術(shù)性和專業(yè)性要求，提高人員的專業(yè)水平。

對(duì)于新配置的教育裝備，學(xué)校一般采取哪種方式進(jìn)行項(xiàng)目驗(yàn)收 對(duì)于教育裝備的質(zhì)量驗(yàn)收，學(xué)校的選擇如表1所示。表1顯示，學(xué)校非常注重產(chǎn)品質(zhì)量驗(yàn)收，主管部門應(yīng)給予學(xué)校參與權(quán)、知情權(quán)，多方共同監(jiān)督，對(duì)采購(gòu)質(zhì)量的提高將起到積極的推動(dòng)作用。

2 從學(xué)校服務(wù)需求看集中采購(gòu)“專管員制度”設(shè)計(jì)的必要性

以上調(diào)查與分析顯示，學(xué)校對(duì)教育裝備主管部門的工作依賴性越來(lái)越強(qiáng)，服務(wù)需求越來(lái)越大，這對(duì)主管部門的技術(shù)服務(wù)、專業(yè)指導(dǎo)、運(yùn)轉(zhuǎn)效能、工作效率提出了新的挑戰(zhàn)。“專管員制度”設(shè)計(jì)是順應(yīng)學(xué)校需求，完善采購(gòu)管理職能的重要途徑，是提升管理形象和服務(wù)能力的重要手段。

“專管員”，顧名思義就是對(duì)于某一類教育裝備負(fù)責(zé)聯(lián)系集中采購(gòu)全過(guò)程業(yè)務(wù)的專門管理人員，牽頭落實(shí)該類項(xiàng)目的技術(shù)需求審核、用戶溝通、項(xiàng)目跟蹤、技術(shù)培訓(xùn)、履約驗(yàn)收等工作?！皩９軉T制度”，是順應(yīng)教育現(xiàn)代化市級(jí)示范區(qū)建設(shè)進(jìn)程中學(xué)校裝備建設(shè)新發(fā)展、服務(wù)學(xué)校裝備采購(gòu)新需求，推進(jìn)主管部門嚴(yán)格執(zhí)行政府采購(gòu)法，促進(jìn)集中采購(gòu)規(guī)范管理的一項(xiàng)制度，是完善教育部門集中采購(gòu)管理工作體系的一項(xiàng)深入實(shí)踐。

建立“專管員制度”是教育裝備集中采購(gòu)工作自身賦予的挑戰(zhàn)

1）集中采購(gòu)工作的范圍與時(shí)效性長(zhǎng)。學(xué)校的教育裝備有傳統(tǒng)的辦公設(shè)備，有教育教學(xué)需要的信息技術(shù)、通用技術(shù)、職教專業(yè)設(shè)備等高端器材，有保障學(xué)生生活的后勤設(shè)備，有各類體育運(yùn)動(dòng)器械等，品種層次多，需求數(shù)量大。一般而言，對(duì)設(shè)備性能的要求較高，更新較快，方案擬定后需盡快實(shí)施采購(gòu)，因此，采購(gòu)工作的時(shí)效性強(qiáng)。另外，學(xué)校的采購(gòu)合同執(zhí)行周期長(zhǎng)、時(shí)間跨度大。管理部門直接聯(lián)系供應(yīng)與使用兩個(gè)終端，囊括計(jì)劃的先期介入、技術(shù)參數(shù)的擬定直至項(xiàng)目驗(yàn)收、售后服務(wù)等各個(gè)環(huán)節(jié)的全過(guò)程，具有工作范圍廣、批次計(jì)劃采購(gòu)的不確定性和時(shí)間要求的緊迫性等特點(diǎn)[1]。

2）主管部門的管理優(yōu)勢(shì)與責(zé)任并存。一方面，采購(gòu)工作歸口到一個(gè)部門，把各學(xué)校的采購(gòu)計(jì)劃集中實(shí)施，規(guī)范了工作機(jī)制和工作程序，產(chǎn)生了規(guī)模效益，節(jié)約了資金，也為學(xué)校教育教學(xué)和科研提供技術(shù)支持和管理服務(wù)；另一方面，按照“誰(shuí)組織招投標(biāo)誰(shuí)負(fù)責(zé)”的不成文規(guī)定，也把教育裝備主管部門推上了負(fù)有重大責(zé)任的前臺(tái)。

集中采購(gòu)工作自身的這些特點(diǎn)，要求主管部門對(duì)人、財(cái)、物等資源必須進(jìn)行合理的制度安排與分配，才能發(fā)揮管理組織的優(yōu)勢(shì)[2]。

建立“專管員制度”是集中采購(gòu)分權(quán)制約管理體制的現(xiàn)實(shí)要求 根據(jù)分權(quán)制約原則，我們已建有一套較為嚴(yán)密的管理辦法和操作規(guī)程，將集中采購(gòu)職能劃歸三個(gè)科室實(shí)施，實(shí)行方案制訂、招標(biāo)組織、項(xiàng)目驗(yàn)收“三權(quán)分離”的工作模式。設(shè)備科負(fù)責(zé)前期采購(gòu)計(jì)劃的制訂與下達(dá)以及后期項(xiàng)目的質(zhì)量驗(yàn)收；技術(shù)科負(fù)責(zé)編制標(biāo)書文本，審核采購(gòu)方案；采購(gòu)科負(fù)責(zé)招標(biāo)活動(dòng)的組織，合同的談判與簽署。幾年的實(shí)踐表明，這種互相制約、互相補(bǔ)充的運(yùn)行機(jī)制，對(duì)于防止權(quán)、錢、物部門權(quán)利過(guò)大，容易滋生腐敗等弊端起到了制度保障的積極作用[3]。

規(guī)范有序、安全高效的集中采購(gòu)管理活動(dòng)，使主管部門對(duì)專業(yè)人才的需求大大增加，而專業(yè)人員往往只是某一方面的專家，懂管理的不一定懂技術(shù)，懂應(yīng)用的不一定懂標(biāo)準(zhǔn)，懂文科的不一定懂理科，懂普教的不一定懂職教。集中采購(gòu)活動(dòng)的健康運(yùn)行需要一支覆蓋學(xué)校各類裝備的專業(yè)人才隊(duì)伍，來(lái)保障采購(gòu)工作依法、合規(guī)、公正、科學(xué)開展。在此背景下，我們?cè)O(shè)計(jì)提出了集中采購(gòu)“專管員制度”，積極探索優(yōu)化采購(gòu)管理的手段與模式，以增強(qiáng)機(jī)構(gòu)運(yùn)轉(zhuǎn)效能，提高采購(gòu)效率和質(zhì)量。

3 集中采購(gòu)“專管員制度”設(shè)計(jì)思路

基本理念 教育部門集中采購(gòu)工作重點(diǎn)是根據(jù)各種采購(gòu)要素，圍繞基層學(xué)校需求，配置性價(jià)比最優(yōu)的技術(shù)裝備，并依此職能的履行來(lái)權(quán)衡整體工作的力度與業(yè)績(jī)。集中采購(gòu)管理的制度設(shè)計(jì)，不僅要體現(xiàn)主管部門技術(shù)支持與服務(wù)的工作特點(diǎn)，還要融合采購(gòu)工作的特殊性，即采購(gòu)職能的履行必須與服務(wù)為中心的工作主旨相整合，才能從客觀上避免工作的無(wú)序性、隨意性，避免偏離以服務(wù)為中心的主航道。只有充分滿足學(xué)校需求，了解市場(chǎng)現(xiàn)狀與發(fā)展，調(diào)動(dòng)各方面潛在的積極性、主動(dòng)性，集中采購(gòu)管理職能才能真正落到實(shí)處[2]。

“專管員制度”設(shè)計(jì)框架

1）教育裝備項(xiàng)目模塊化歸類。根據(jù)集中采購(gòu)管理整合性思路，依據(jù)學(xué)校現(xiàn)有教育裝備類別，我們將集中采購(gòu)任務(wù)按項(xiàng)目歸類，構(gòu)建了由六個(gè)模塊，14個(gè)類別組成的采購(gòu)管理整體性工作框架，使之達(dá)到集中采購(gòu)管理系統(tǒng)化，體系架構(gòu)模塊化，模塊任務(wù)項(xiàng)目化，項(xiàng)目工作具體化（詳見表2）[4]。

2）內(nèi)部管理人員分工重組。運(yùn)用系統(tǒng)論觀點(diǎn)，以具體項(xiàng)目為載體，將不同科室及內(nèi)部管理人員分工重組。根據(jù)專業(yè)特長(zhǎng)及項(xiàng)目類別，對(duì)應(yīng)設(shè)置了14個(gè)專管員崗位，每一崗位配備兩名專管員，推行A崗和B崗。AB崗互相傳授業(yè)務(wù)知識(shí)和專業(yè)技能、學(xué)習(xí)并熟悉采購(gòu)規(guī)程，力求AB兩崗都能清楚地了解崗位工作內(nèi)容與要求。同時(shí)，依崗位分工，AB崗共同履行工作職責(zé)，協(xié)調(diào)配合，互為替補(bǔ)，相互監(jiān)督。“專管員制度”的設(shè)計(jì)，既明確專管員職責(zé)的權(quán)利和義務(wù)，又不拘泥于現(xiàn)有崗位限制。依實(shí)際采購(gòu)項(xiàng)目分類和任務(wù)，強(qiáng)調(diào)科室整體性的同時(shí)，重組人力資源，突出專管員隊(duì)伍與組織，顯示出整體組織優(yōu)勢(shì)。

3）建立專管員考核體系。“專管員制度”的設(shè)計(jì)基本按平行分工配置，分工明確，各司其職，但綜合素質(zhì)及專業(yè)水平的差異難免會(huì)導(dǎo)致崗位相互隔離，分工分家的現(xiàn)象發(fā)生。基于此，有必要加強(qiáng)對(duì)專管員的考核管理。

一是專管員嚴(yán)格執(zhí)行服務(wù)承諾制、首問(wèn)負(fù)責(zé)制和失職追究制，將專管員名單及工作職責(zé)對(duì)外公示，接受基層學(xué)校和服務(wù)對(duì)象監(jiān)督。

二是將專管員職責(zé)履行情況、服務(wù)態(tài)度、業(yè)務(wù)水平以及廉潔從業(yè)情況納入年度績(jī)效考核體系。

三是建立專管員獎(jiǎng)懲制度，依據(jù)考核結(jié)果，每年評(píng)選兩名優(yōu)秀專管員，給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)；因推諉、扯皮或服務(wù)不到位而造成工作失誤，使單位形象和服務(wù)質(zhì)量受到影響的，按有關(guān)規(guī)定追究專管員的責(zé)任。

“專管員制度”的設(shè)計(jì)僅是一個(gè)初步實(shí)踐，希望能成為集中采購(gòu)管理與研究的一個(gè)視角，使教育裝備集中采購(gòu)管理工作持續(xù)改進(jìn)并自我完善，從而促進(jìn)提高服務(wù)保障水準(zhǔn)和效率。

參考文獻(xiàn)

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