（江蘇聯(lián)合職業(yè)技術(shù)學(xué)院揚(yáng)州分院 江蘇揚(yáng)州225002）

一、引言

初始設(shè)置是財(cái)務(wù)人員使用財(cái)務(wù)軟件的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，是保證整個(gè)財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)正常運(yùn)行的基本條件。初始設(shè)置是將手工會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)移植到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的一系列準(zhǔn)備工作，需要輸入有關(guān)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和信息，并根據(jù)企業(yè)特點(diǎn)完成一些基本的參數(shù)設(shè)置。因賬套建立和各系統(tǒng)初始設(shè)置工作只能進(jìn)行一次，除個(gè)別參數(shù)后期可以修改外，大部分參數(shù)一旦使用則不能進(jìn)行修改，因此初始設(shè)置工作必須根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況考慮周全，并適當(dāng)給企業(yè)預(yù)留出發(fā)展空間，防止出現(xiàn)企業(yè)規(guī)模發(fā)展和業(yè)務(wù)變化而會(huì)計(jì)軟件不相適應(yīng)的問(wèn)題。

一旦初始設(shè)置工作出現(xiàn)失誤，輕者造成各系統(tǒng)間對(duì)賬數(shù)據(jù)不平，無(wú)法順利進(jìn)行記賬工作，進(jìn)而影響企業(yè)日常經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的處理；重者因考慮不周導(dǎo)致后期使用過(guò)程中維護(hù)難度加大，嚴(yán)重的可能致使整個(gè)初始賬套報(bào)廢。鑒于此，本文以用友T3教育專版為例，對(duì)軟件各系統(tǒng)初始設(shè)置進(jìn)行分析，以期對(duì)企業(yè)的會(huì)計(jì)信息化工作有所幫助。需要說(shuō)明的是，公共基礎(chǔ)檔案設(shè)置是系統(tǒng)初始化最重要的內(nèi)容之一，雖然其包含的內(nèi)容較多，但操作并不復(fù)雜，故本文未涉及，而是著重討論各系統(tǒng)相關(guān)賬務(wù)數(shù)據(jù)的初始化設(shè)置。

二、各項(xiàng)初始設(shè)置工作

（一）總賬系統(tǒng)。為了保證企業(yè)業(yè)務(wù)處理的連續(xù)性，在進(jìn)行總賬系統(tǒng)初始設(shè)置時(shí)，應(yīng)將經(jīng)過(guò)整理的總賬啟用日期前一個(gè)月的手工賬期末余額輸入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，并以此為起點(diǎn)繼續(xù)本月及未來(lái)的日常經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)核算，其主要工作是輸入各科目余額，包括最末級(jí)科目余額和輔助核算賬余額，總賬科目余額根據(jù)賬戶勾稽關(guān)系自動(dòng)計(jì)算。具體包含四項(xiàng)數(shù)據(jù)，即各科目年初余額、建賬當(dāng)前月止的累計(jì)借方發(fā)生額、累計(jì)貸方發(fā)生額、期初余額（即建賬前一個(gè)月的期末余額），實(shí)際操作時(shí)，只需要錄入各科目借方累計(jì)、貸方累計(jì)和期初余額，年初余額根據(jù)公式“年初余額+累計(jì)借方-累計(jì)貸方=期初余額”由系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算。如果企業(yè)選擇年初建賬，因各科目均無(wú)累計(jì)借方發(fā)生額和累計(jì)貸方發(fā)生額，所以只需要錄入各科目期初余額即可。

具體操作步驟是執(zhí)行“總賬→設(shè)置→期初余額”功能，進(jìn)入總賬期初余額錄入窗口，系統(tǒng)用不同的顏色區(qū)別顯示三種不同性質(zhì)的科目，顯示白色的單元格表示該科目為末級(jí)科目，可以直接輸入金額；顯示黃色的單元格表示該科目為非末級(jí)科目，在用戶輸入末級(jí)科目余額后該項(xiàng)目自動(dòng)匯總生成；顯示藍(lán)色的單元格表示該科目設(shè)置有輔助核算，需要雙擊此單元格進(jìn)入輔助賬期初余額錄入窗口，輸入該項(xiàng)目詳細(xì)信息后保存退出，總賬界面相應(yīng)期初余額自動(dòng)生成。期初余額全部輸入完成后，單擊工具欄上的“試算”按鈕進(jìn)入科目余額的試算平衡，是否符合會(huì)計(jì)恒等式 “資產(chǎn)=負(fù)債+所有者權(quán)益”，以保證初始數(shù)據(jù)的正確性。

（二）工資系統(tǒng)。使用用友軟件處理工資業(yè)務(wù)之前，必須進(jìn)行相應(yīng)的初始設(shè)置，主要包括建立工資賬套、設(shè)置工資項(xiàng)目和定義計(jì)算公式等，建立工資賬套時(shí)可以根據(jù)建賬向?qū)Х炙牟竭M(jìn)行，即參數(shù)設(shè)置、扣稅設(shè)置、扣零處理和人員編碼定義。需要注意的是工資類別個(gè)數(shù)的選擇，如果企業(yè)對(duì)所有人員的工資進(jìn)行統(tǒng)一管理，且工資項(xiàng)目和計(jì)算公式全部相同，可以選擇“單個(gè)”工資類別，以提高系統(tǒng)的運(yùn)行效率；如果企業(yè)分別對(duì)在職人員、退休人員、離休人員的工資進(jìn)行核算，或分別對(duì)正式工、臨時(shí)工的工資進(jìn)行核算，或每月多次發(fā)放工資而在月末統(tǒng)一核算，并且工資項(xiàng)目和計(jì)算公式不盡相同，此時(shí)可以選擇“多個(gè)”工資類別，分別對(duì)各工資類別進(jìn)行單獨(dú)的核算處理。

工資項(xiàng)目設(shè)置時(shí)，系統(tǒng)已預(yù)置了一些固定項(xiàng)目，如應(yīng)發(fā)合計(jì)、代扣稅、扣款合計(jì)、實(shí)發(fā)合計(jì)等，其余項(xiàng)目可根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況進(jìn)行定義，如基本工資、獎(jiǎng)勵(lì)工資、獎(jiǎng)金、津貼、請(qǐng)假扣款、病假扣款、三險(xiǎn)一金等，具體操作步驟為執(zhí)行“工資→設(shè)置→工資項(xiàng)目設(shè)置”，分別增加相應(yīng)的工資項(xiàng)目，需要注意的是在此設(shè)置的工資項(xiàng)目是針對(duì)所有工資類別的全部工資項(xiàng)目，各工資類別的工資項(xiàng)目只能在此基礎(chǔ)上通過(guò)“參照”增加。

工資項(xiàng)目設(shè)置完成后，再根據(jù)項(xiàng)目之間的關(guān)系進(jìn)行計(jì)算公式定義，如“應(yīng)發(fā)合計(jì)=基本工資+獎(jiǎng)勵(lì)工資+獎(jiǎng)金+津貼-請(qǐng)假扣款-病假扣款”“實(shí)發(fā)合計(jì)=應(yīng)發(fā)合計(jì)-扣款合計(jì)”等，需要注意的是計(jì)算公式要符合邏輯，運(yùn)算符、關(guān)系符、函數(shù)的運(yùn)用必須通過(guò)系統(tǒng)的合法性檢查，所有計(jì)算公式要注意先后順序，即先得到的數(shù)據(jù)先設(shè)置公式，否則會(huì)導(dǎo)致工資數(shù)據(jù)計(jì)算混亂。

最后執(zhí)行“工資→業(yè)務(wù)處理→工資變動(dòng)”操作，錄入工資項(xiàng)目中的固定項(xiàng)目，如基本工資等，再進(jìn)行工資分?jǐn)傇O(shè)置，如工資分配、計(jì)提五險(xiǎn)一金、計(jì)算工會(huì)經(jīng)費(fèi)及職教經(jīng)費(fèi)等。工資項(xiàng)目初始設(shè)置完成后，在進(jìn)行日常業(yè)務(wù)處理時(shí)，只需要在工資變動(dòng)中根據(jù)職工實(shí)際工作或業(yè)績(jī)情況輸入工資變動(dòng)數(shù)據(jù)，系統(tǒng)則根據(jù)設(shè)置的計(jì)算公式對(duì)工資數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)算和匯總，最后再通過(guò)工資分?jǐn)傇O(shè)置生成相關(guān)核算憑證傳遞至總賬系統(tǒng)，完成工資業(yè)務(wù)的處理。

（三）固定資產(chǎn)系統(tǒng)。固定資產(chǎn)系統(tǒng)主要進(jìn)行固定資產(chǎn)日常業(yè)務(wù)的核算和管理，生成固定資產(chǎn)卡片，按月反映固定資產(chǎn)的增加、減少、原值變化，并自動(dòng)計(jì)提折舊，同時(shí)生成相應(yīng)憑證。該系統(tǒng)初始設(shè)置包括固定資產(chǎn)參數(shù)設(shè)置、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)設(shè)置和固定資產(chǎn)原始卡片錄入等。

進(jìn)行固定資產(chǎn)參數(shù)設(shè)置時(shí)，為了嚴(yán)格控制系統(tǒng)間的平衡，應(yīng)執(zhí)行“固定資產(chǎn)→設(shè)置→選項(xiàng)”操作，進(jìn)入后單擊“與賬務(wù)系統(tǒng)接口”選項(xiàng)，勾選“與賬務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)賬”，并設(shè)置相應(yīng)的對(duì)賬科目為“1601.固定資產(chǎn)”和“1602.累計(jì)折舊”。為了保證固定資產(chǎn)歷史資料的連續(xù)性，必須將建賬日期以前的固定資產(chǎn)原始數(shù)據(jù)錄入到系統(tǒng)中，具體操作步驟為“固定資產(chǎn)→卡片→錄入原始卡片”，依次錄入全部固定資產(chǎn)原始卡片，最后執(zhí)行“固定資產(chǎn)→處理→對(duì)賬”功能，通過(guò)設(shè)置的對(duì)賬科目“固定資產(chǎn)”和“累計(jì)折舊”將固定資產(chǎn)賬套與總賬系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行核對(duì)，以保證數(shù)據(jù)平衡。

（四）采購(gòu)系統(tǒng)。采購(gòu)系統(tǒng)期初設(shè)置主要包括物流和資金流兩個(gè)方面，其中物流是指采購(gòu)業(yè)務(wù)期初余額的錄入，包括期初暫估業(yè)務(wù)和期初在途業(yè)務(wù)兩種。期初暫估業(yè)務(wù)是將啟用采購(gòu)系統(tǒng)前沒(méi)有取得供應(yīng)商采購(gòu)發(fā)票、不能進(jìn)行采購(gòu)報(bào)賬的入庫(kù)單以暫估形式輸入系統(tǒng)，形成采購(gòu)管理期初數(shù)據(jù)，以便后期取得發(fā)票后進(jìn)行采購(gòu)結(jié)算，具體操作步驟為執(zhí)行“采購(gòu)→采購(gòu)入庫(kù)單”操作，增加期初采購(gòu)入庫(kù)單。期初在途業(yè)務(wù)是啟用采購(gòu)系統(tǒng)前已取得供應(yīng)商采購(gòu)發(fā)票而貨物沒(méi)有入庫(kù)、不能進(jìn)行采購(gòu)報(bào)賬，而將該發(fā)票以期初采購(gòu)發(fā)票形式輸入系統(tǒng)，以便后期貨物入庫(kù)后進(jìn)行采購(gòu)結(jié)算，具體操作步驟為執(zhí)行“采購(gòu)→采購(gòu)發(fā)票”操作，增加期初采購(gòu)發(fā)票（普通發(fā)票或?qū)Ｓ冒l(fā)票）。

物流期初數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)后，要手工與總賬進(jìn)行核對(duì)，其中暫估入庫(kù)數(shù)據(jù)與總賬“應(yīng)付賬款——暫估應(yīng)付款”科目核對(duì)相符，在途業(yè)務(wù)與總賬“在途物資”科目核對(duì)相符，便于以后進(jìn)行會(huì)計(jì)核算，保證賬務(wù)數(shù)據(jù)的連續(xù)性、系統(tǒng)性。采購(gòu)系統(tǒng)中的期初資金流是指因采購(gòu)業(yè)務(wù)而形成的應(yīng)付未付的供應(yīng)商貨款，為便于以后核銷賬務(wù)，應(yīng)將該部分?jǐn)?shù)據(jù)以相應(yīng)單據(jù)形式錄入到系統(tǒng)，由于應(yīng)付款項(xiàng)形成的原因不同，單據(jù)可以采用采購(gòu)專用發(fā)票、采購(gòu)普通發(fā)票、預(yù)付單及其他應(yīng)付單等形式，具體操作步驟為執(zhí)行“采購(gòu)→供應(yīng)商往來(lái)→供應(yīng)商往來(lái)期初”操作，增加相應(yīng)單據(jù)。

需要注意的是，為了便于和總賬系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)賬，在輸入單據(jù)時(shí)，必須在“科目編碼”欄輸入與總賬系統(tǒng)核對(duì)的會(huì)計(jì)科目，且要求這些科目在總賬科目設(shè)置中將其屬性設(shè)為“供應(yīng)商往來(lái)核算”，并受控于“應(yīng)付系統(tǒng)”，這樣在全部單據(jù)錄入完成后，可以在“期初余額”窗口單擊“對(duì)賬”按鈕，查看采購(gòu)系統(tǒng)的資金流期初與總賬系統(tǒng)的期初余額是否平衡。

（五）銷售系統(tǒng)。在啟用銷售系統(tǒng)時(shí)，可以對(duì)銷售業(yè)務(wù)處理進(jìn)行限定，根據(jù)企業(yè)特點(diǎn)和核算要求進(jìn)行業(yè)務(wù)處理控制參數(shù)的設(shè)置，主要包括業(yè)務(wù)范圍、業(yè)務(wù)控制參數(shù)、系統(tǒng)參數(shù)、價(jià)格管理和應(yīng)收控制參數(shù)的設(shè)置。為了便于以后核銷賬務(wù)，還需要將以前未處理完的單據(jù)全部錄入到系統(tǒng)中，作為系統(tǒng)的期初余額，主要指企業(yè)已形成的應(yīng)收款項(xiàng)到目前為止尚未收到的余額，由于應(yīng)收款項(xiàng)業(yè)務(wù)形成的原因不同，導(dǎo)致相應(yīng)單據(jù)也有所區(qū)別，包括銷售專用發(fā)票、銷售普通發(fā)票、預(yù)收單及其他應(yīng)收單等，用戶可根據(jù)不同情況進(jìn)行選擇，具體操作步驟為執(zhí)行“銷售→客戶往來(lái)→客戶往來(lái)期初”操作，增加相應(yīng)單據(jù)。

需要注意的是，與采購(gòu)系統(tǒng)期初資金流數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)一樣，為了能與總賬系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)賬，在輸入單據(jù)時(shí)，必須在“科目編碼”欄輸入與總賬系統(tǒng)核對(duì)的會(huì)計(jì)科目，且要求這些科目在總賬科目設(shè)置中將其屬性設(shè)為 “客戶往來(lái)核算”，并受控于“應(yīng)收系統(tǒng)”，這樣在全部單據(jù)錄入完成后，可以在“期初余額”窗口單擊“對(duì)賬”按鈕，查看銷售系統(tǒng)與總賬系統(tǒng)的期初余額是否平衡。

（六）庫(kù)存及核算系統(tǒng)。庫(kù)存系統(tǒng)和核算系統(tǒng)往往同時(shí)使用，此時(shí)各個(gè)倉(cāng)庫(kù)的存貨期初數(shù)據(jù)是相通的，即只要在其中一個(gè)系統(tǒng)中輸入，另一個(gè)系統(tǒng)將自動(dòng)獲得相應(yīng)數(shù)據(jù)。以庫(kù)存系統(tǒng)為例，期初數(shù)據(jù)的操作步驟為執(zhí)行 “庫(kù)存→期初數(shù)據(jù)→庫(kù)存期初”操作，進(jìn)入“期初余額”窗口，按倉(cāng)庫(kù)分別增加存貨的期初數(shù)據(jù)。

需要注意的是，必須將庫(kù)存期初數(shù)據(jù)與總賬系統(tǒng)中存貨相應(yīng)數(shù)據(jù)進(jìn)行對(duì)賬，即“原材料”“周轉(zhuǎn)材料”“庫(kù)存商品”等賬戶，以保證各系統(tǒng)間期初數(shù)據(jù)平衡。當(dāng)庫(kù)存和核算期初數(shù)據(jù)錄入完成后，必須進(jìn)行期初記賬，將錄入的各類存貨期初數(shù)據(jù)記入相應(yīng)賬簿中，記賬后才能開(kāi)始處理本月日常業(yè)務(wù)。