李利

（國網(wǎng)四川省電力公司大英縣供電分公司四川大英縣629300）

電力企業(yè)辦公室文秘工作水平提升對策

李利

（國網(wǎng)四川省電力公司大英縣供電分公司四川大英縣629300）

企業(yè)辦公室文秘工作肩負著以文輔政的重擔(dān)，企業(yè)辦公室文秘人員既肩負著對外交往的重任，也需合理協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)部各部門單位的相關(guān)事宜。而當(dāng)前文秘工作仍存在著諸多問題。本文基于電力企業(yè)辦公室文秘工作現(xiàn)狀，首先分析了企業(yè)辦公室文秘工作的重要性，并探討了當(dāng)前企業(yè)辦公室文秘工作存在的問題，最后提出了幾點做好企業(yè)辦公室文秘工作的對策。

電力企業(yè)；辦公室；文秘工作；提升對策

1 引言

辦公室屬于企業(yè)核心事物集中處理的關(guān)鍵場所，其文秘的工作事項繁瑣復(fù)雜，控制影響著企業(yè)的順利正常運行。辦公室文秘工作作為一個重要的信息傳輸角色，在工作上必須要做準(zhǔn)確領(lǐng)會上級意圖，熟練相關(guān)業(yè)務(wù)技能，具備隨機應(yīng)變及時處置突發(fā)狀況活泛的能力。只有做到眼觀六路、八面玲球，才能在工作上保證效率。

2 企業(yè)辦公室文秘工作的重要性

企業(yè)辦公室文秘崗位許多工作事務(wù)為做好領(lǐng)導(dǎo)工作的鋪墊，例如會前籌備工作、會議服務(wù)工作；信息收集與處理工作等。文秘的這些工作直接決定著領(lǐng)導(dǎo)的工作效率與工作進程。因而日常工作中文秘需要明確領(lǐng)導(dǎo)工作中的各個環(huán)節(jié)，加強同領(lǐng)導(dǎo)的溝通，充分為領(lǐng)導(dǎo)的工作做好鋪墊。其次，除了為領(lǐng)導(dǎo)工作做好鋪墊的作用，文秘工作還有著對領(lǐng)導(dǎo)工作進行延伸與拓展的重要作用。如企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)進行決策之后，文秘需要結(jié)合會議草擬出領(lǐng)導(dǎo)決策文件，利用書面的形式準(zhǔn)確表達出領(lǐng)導(dǎo)的決策內(nèi)容并向各單位下發(fā)，同時收集與反饋各單位的意見與建議；企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)出差，秘書需要有效整理好領(lǐng)導(dǎo)所帶回的重要資料并處理好各項事務(wù)。這也給文秘工作提出了較高的要求，秘書在嚴格按照領(lǐng)導(dǎo)要求辦事的同時，也要注重加強自身的應(yīng)變能力來獲取工作的預(yù)期效果。

3 企業(yè)辦公室文秘工作存在的問題

3.1 缺乏實際問題處理經(jīng)驗

電力企業(yè)辦公室文秘人員現(xiàn)重點只注重對文件事務(wù)的處理，但缺乏對實際問題的處理經(jīng)驗。由于其具體工作性質(zhì)，經(jīng)常按照傳統(tǒng)模式進行，文秘人員只需熟悉書面文件日程的處理。但在人員溝通協(xié)調(diào)上，電力企業(yè)相關(guān)業(yè)務(wù)技術(shù)知識經(jīng)驗儲備上，缺乏靈活性管理基礎(chǔ)。伴隨當(dāng)代經(jīng)濟的發(fā)展，各種電力相關(guān)技術(shù)的更新?lián)Q代，電力企業(yè)面臨各項新科技、各種新辦公形式的轉(zhuǎn)換。而辦公室文秘人員思想易機械化，知識更新緩慢，在解決突發(fā)實際問題上不能有效的解決。

3.2 綜合素質(zhì)有待提升

文秘人員的綜合素質(zhì)不足也是當(dāng)前所面臨的一個重要問題。就現(xiàn)狀來看，當(dāng)前電力企業(yè)辦公室文秘人員通常為半路出家，缺乏專業(yè)系統(tǒng)的文秘知識，無法全面滿足工作需求，在工作當(dāng)中無法高效完成任務(wù)；并且文秘人員自身知識更新較慢，學(xué)習(xí)與培訓(xùn)的機會較少，綜合素質(zhì)難以有效提升，工作視野與思路有待拓展；并且部分文秘人員也存在著服務(wù)意識差的現(xiàn)象，工作中表現(xiàn)為工作積極性不高、責(zé)任心不強等，導(dǎo)致辦公室文秘工作效率大打折扣。

3.3 缺乏統(tǒng)籌協(xié)調(diào)

在電力企業(yè)辦公室文秘工作中，由于企業(yè)的性質(zhì)需要處理的事項會特別繁重。文秘工作人員經(jīng)常缺乏明確的目標(biāo)，正在處理稿件的同時突然領(lǐng)導(dǎo)又交代新的任務(wù)；在剛轉(zhuǎn)換新任務(wù)的過程中下級部門又過來請示項目決策；在交代工作的同時領(lǐng)導(dǎo)同時又在加急催促統(tǒng)計表格。同時間面臨各項緊急事物的處理分身乏術(shù)導(dǎo)致工作一團亂麻，在工作中機械式行動缺少靈活性沒有統(tǒng)籌意識，從而導(dǎo)致其工作效率低下工作完成度不高。

4 電力企業(yè)辦公室文秘工作水平提升對策

4.1 強化執(zhí)行，提升服務(wù)意識

作為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的助手，文秘人員應(yīng)當(dāng)強化自身的執(zhí)行意識。文秘人員可在領(lǐng)導(dǎo)決策之前提出自身意見，領(lǐng)導(dǎo)決定之后的事情必須要想方設(shè)法全面完成，做領(lǐng)導(dǎo)身旁忠實的執(zhí)行人。同時，企業(yè)辦公室文秘人員數(shù)量有限，因而如何高效完成任務(wù)是一個重要的問題。文秘人員應(yīng)當(dāng)積極改善自身的工作方法。工作中應(yīng)加強總結(jié)，理清辦公室工作規(guī)律所在，安排自身工作時間，從而能夠有條不紊地完成領(lǐng)導(dǎo)以及部門的各項工作任務(wù)；并且辦公室文秘人員通常情況下由于工作繁忙，自主安排的時間較少，因而在文秘人員在日常工作中有必要積極調(diào)整好自身的工作心態(tài)，以良好的態(tài)度應(yīng)對各項工作任務(wù)。此外，企業(yè)辦公室的主要職責(zé)為向領(lǐng)導(dǎo)以及各部門所服務(wù)，因而對于文秘工作人員而言，樹立良好的服務(wù)意識是工作開展的根本。日常工作當(dāng)中，企業(yè)辦公室文秘人員需要堅持自身良好的服務(wù)意識，以真誠熱情的服務(wù)為基礎(chǔ)，完成領(lǐng)導(dǎo)以及相關(guān)部門所交予的職責(zé)；不斷提升自身服務(wù)意識，協(xié)調(diào)好企業(yè)各個部門單位之間的關(guān)系，確保各項工作零擱置、零積壓、零失誤，較好為公司領(lǐng)導(dǎo)分憂，也為科室、基層服務(wù)。

4.2 及時溝融找準(zhǔn)重點

在辦公室文秘工作中會需要與各部門人員接觸，要在及時溝通上下狠功夫。文秘人員在溝通反面比較欠缺的主要原因，是自身缺乏服務(wù)意識。電力企業(yè)辦公室文秘人員由于經(jīng)常處理書面日常事務(wù)，在人情練達上表現(xiàn)欠缺且并不重視其自身有效傳達溝通的責(zé)任意識，文秘人員應(yīng)當(dāng)在工作中從被動服務(wù)意識轉(zhuǎn)為主動服務(wù)，充分發(fā)揮主觀能動性主動詢問領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)日準(zhǔn)備事項，在工作關(guān)鍵期間主動溝通了解掌握工作信息，從被動接受安排工作到主動制定計劃采取行動，有效處理工作提高辦事水平。電力企業(yè)辦公室文秘的工作必須確保在短時間溝通中領(lǐng)會各項任務(wù)的工作重點與意義，只有不斷的改善被動的工作局面，在溝通中主動把握信息積極協(xié)調(diào)組織，才是提高工作水平最有效的途徑。

4.3 加強學(xué)習(xí)培訓(xùn)積累經(jīng)驗

在面對如今辦公環(huán)境多樣化的需求，電力企業(yè)辦公室文秘由于日常工作的機械化容易導(dǎo)致思想陳舊缺少靈活性，因此需要不管加強文秘的知識技能培訓(xùn)學(xué)習(xí)，在工作中實踐中探索方法，積累高效工作處理問題的經(jīng)驗。不斷夯實專業(yè)技能如：檔案管理、公文寫作、人事制度、電力企業(yè)相關(guān)技術(shù)等。只有通過不斷的提高文秘自身素質(zhì)，在熟能生巧中結(jié)合勤奮好學(xué)才能提高文秘專業(yè)水平提高電力企業(yè)辦公效率。

4.4 抓好重點，注重工作細節(jié)

面對千頭萬緒的文秘工作，作為文秘人員，日常工作中需要注重統(tǒng)籌安排，切忌馬馬虎虎。具體來講，文秘人員需要將需要辦理的事情記于日志當(dāng)中，區(qū)別輕重緩急、做好計劃，理順?biāo)悸?，只有這樣才能夠確保抓好重點，分清主次，不錯辦、不誤辦，做到事事有條理，提升工作效率。其次，企業(yè)辦公室文秘工作的重點為做好信息傳達，文秘人員應(yīng)當(dāng)做好企業(yè)文件的上傳下達工作，嚴格處理好公文的審核以及發(fā)文等工作，特別是一些重要的文件，更要杜絕錯誤領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖的情況發(fā)生；同時需要積極做好企業(yè)信息的報送工作。作為企業(yè)辦公室工作中的一個重要部分，信息工作直接反映出企業(yè)的各項工作動態(tài)。因而文秘人員在信息報送工作中需要將問題切實弄清楚，有憂報憂、有喜報喜，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供真實可靠的信息。此外，對于文秘人員而言，辦公室工作面較為廣泛，工作當(dāng)中文秘人員需特別注重一些工作細節(jié)，處理好各個細節(jié)問題，保持謹慎仔細的工作原則，一心一意工作，認真對待領(lǐng)導(dǎo)與相關(guān)部門交予自身的工作。

5 結(jié)語

綜上所述，電力企業(yè)的辦公室文秘工作雖然表面上繁瑣普通，但因其重要的工作職能在企業(yè)中起到承上啟下，銜接上級領(lǐng)導(dǎo)與基層溝通的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。辦公室文秘的工作水平直接影響企業(yè)的辦事效率，唯有從根本上不斷優(yōu)化自身工作方式做好統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，分清工作事項的輕重緩急井然有序的處理；在溝通上化被動為主動，積極通過對各項任務(wù)的主動了解，掌握關(guān)鍵信息與校心思路保證信息的準(zhǔn)確與及時；不斷加強自身學(xué)習(xí)夯實各項辦公技能；積極端正自身工作態(tài)度樹立愛崗敬業(yè)樂于奉獻的精神，在工作中保持謙虛穩(wěn)重的狀態(tài)才能有效提高電力企業(yè)辦公室文秘的工作水平。

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1004-7344（2016）28-0032-02

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