畢大鵬南陽(yáng)醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校

新媒體背景下檔案管理工作的開展思路解讀

畢大鵬
南陽(yáng)醫(yī)學(xué)高等專科學(xué)校

摘要：隨著科技不斷的發(fā)展，我國(guó)進(jìn)入了新媒體時(shí)代。新媒體時(shí)代的到來(lái)對(duì)我國(guó)檔案管理工作的開展，既是機(jī)遇也是挑戰(zhàn)。而傳統(tǒng)的檔案管理工作開展過(guò)程中的問(wèn)題也日漸的顯現(xiàn)出來(lái)，需要檔案管理人員進(jìn)行合理的調(diào)整與優(yōu)化。檔案管理是一項(xiàng)處理大信息量的工作，具有繁雜和瑣碎的特點(diǎn)，在正常的工作中難免會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題，新媒體為我國(guó)的檔案管理工作帶來(lái)了新的工作模式，分析傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的問(wèn)題，并對(duì)如何在新媒體背景下開展檔案管理工作進(jìn)行了闡述。

關(guān)鍵詞：新媒體；檔案管理；開展工作

檔案管理是各企事業(yè)單位的重要工作內(nèi)容，主要保證檔案數(shù)據(jù)的完整性和真實(shí)性。各種資料和數(shù)據(jù)的分門類別整理和保管是檔案管理工作中的難點(diǎn)。

一、檔案管理工作開展中存在的問(wèn)題

隨著社會(huì)發(fā)展，我國(guó)現(xiàn)在的檔案管理工作中存在的問(wèn)題也顯示了出來(lái)，影響著檔案管理工作的順利開展[1]。

（一）檔案管理工作人員的素質(zhì)有待加強(qiáng)

檔案管理是一項(xiàng)比較繁雜的工作，也是對(duì)工作人員素質(zhì)要求較高的工作。我國(guó)現(xiàn)在的檔案管理人員素質(zhì)還有待加強(qiáng)。新媒體背景下，不僅要求檔案管理工作人員要具有相關(guān)的檔案管理專業(yè)能力，還要適合現(xiàn)在信息化網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，并能很好的適應(yīng)其中，以熟練的操作技能進(jìn)行檔案管理。受到傳統(tǒng)檔案管理工作開展模式的影響，我國(guó)現(xiàn)在的檔案管理工作人員，具有傳統(tǒng)檔案管理工作要求的管理能力，但是對(duì)新媒體背景下的一些新知識(shí)與技術(shù)的了解不足，對(duì)于先進(jìn)的管理手段和操作方式掌握不全面，導(dǎo)致檔案管理工作的展開受到了一定的阻礙。除了對(duì)于新技術(shù)等的接受方面，工作人員自身缺乏責(zé)任感也是檔案管理工作中的一個(gè)問(wèn)題，很多工作人員沒(méi)有意識(shí)到檔案管理工作的重要性，所以在實(shí)際的工作中沒(méi)有激情，使得檔案管理工作管理模式的革新無(wú)法順利的進(jìn)行。

（二）對(duì)于新媒體背景下的挑戰(zhàn)，沒(méi)做出積極應(yīng)對(duì)

新媒體下的檔案管理工作應(yīng)該是以電子檔案管理為主，但是有些單位的檔案管理部門對(duì)于電子檔案管理有些顯得力不從心。新媒體背景下的電子檔案管理，主要通過(guò)在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行檔案的存儲(chǔ)與整理，而有些不法分子通過(guò)科技技術(shù)的運(yùn)用，竊取一些重要的數(shù)據(jù)，導(dǎo)致數(shù)據(jù)的丟失，為相關(guān)單位帶來(lái)了很大的損失。這些都是由于，檔案管理部門沒(méi)有對(duì)新媒體背景下的檔案管理管理工作，做出科學(xué)有效的管理，導(dǎo)致檔案管理工作在新的挑戰(zhàn)下屢屢受挫。而且新媒體背景下的檔案管理方式方法還不成熟，存在著很大的漏洞，容易被非法分子入侵。

（三）檔案管理制度不完善

在我國(guó)很多的單位檔案管理制度都不完善，導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)了比較混亂的狀況。我國(guó)一些檔案管理單位，在檔案的借閱和歸還的管理上不嚴(yán)格，導(dǎo)致很多被借出的檔案資料的借出和歸還記錄模糊，有時(shí)候連工作人員都不清楚檔案是否被借閱。很多的檔案管理沒(méi)有完善的借閱管理制度，對(duì)于借閱人的限制，借閱日期的長(zhǎng)短等都沒(méi)有明確的規(guī)定。

二、新媒體背景下如何開展檔案管理工作

（一）加強(qiáng)相關(guān)工作人員隊(duì)伍的建設(shè)

對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)最重要的便是檔案的完整和安全。在新媒體的背景下，檔案管理部門應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍的建設(shè)，提高工作人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)管理技能。檔案管理部門應(yīng)該定期的為工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，如：為工作人員講授先進(jìn)的檔案管理方法，教檔案管理人員如何應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)和數(shù)字化技術(shù)。除此之外還應(yīng)該對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行思想教育，讓工作人員了解檔案管理工作的重要性，提高工作人員的工作熱情。針對(duì)一些重要的檔案進(jìn)行特別的管理方式，如：光盤類的檔案應(yīng)該單獨(dú)存放并保證存放地方的干燥，不影響光盤的播放質(zhì)量。還可以將重要的檔案制成電子檔案保管。

（二）將新型的科技技術(shù)融入到檔案管理工作中

在發(fā)達(dá)的今天，進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，可以將一些先進(jìn)的技術(shù)等融入其中，以便更好的開展檔案管理工作。新媒體背景下的檔案管理工作應(yīng)該跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，將新型的技術(shù)與檔案管理工作相結(jié)合，如：大數(shù)據(jù)，互聯(lián)網(wǎng)、數(shù)字化等。檔案管理工作可以利用大數(shù)據(jù)和互聯(lián)網(wǎng)，創(chuàng)新檔案的管理方法，運(yùn)用大數(shù)據(jù)可以儲(chǔ)存海量信息的特點(diǎn)，將檔案放到大數(shù)據(jù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中，這樣不僅解決了因?yàn)闄n案越來(lái)越多導(dǎo)致的儲(chǔ)存空間不足問(wèn)題，而且還方便了工作人員的管理，還可以對(duì)一些重要的檔案進(jìn)行加密保管，以防不法分子的盜竊。

（三）完善檔案管理制度

將檔案進(jìn)行大數(shù)據(jù)管理以后，檔案管理部門應(yīng)該完善檔案管理制度，對(duì)借閱進(jìn)行嚴(yán)格的管理，了解檔案的借出和歸還情況，以免出現(xiàn)檔案丟失。對(duì)于紙質(zhì)版的檔案借閱應(yīng)該嚴(yán)格按照規(guī)定的借閱步驟進(jìn)行，并規(guī)定借閱的時(shí)間，半個(gè)月到一個(gè)月不等。而對(duì)于電子版的檔案進(jìn)行借閱時(shí)，應(yīng)該事先辦一張檔案借閱卡，通過(guò)刷卡，密碼輸入，用戶登錄，等步驟進(jìn)行檔案的借閱。這樣有利于檔案管理工作的順利開展。

除此之外，在新媒體背景下的檔案管理工作中還要做好檔案的備份。檔案管理中有很多的重要資料，需要相關(guān)的工作人員做好整理和保存工作，但是受到很多不確定因素的影響可能會(huì)導(dǎo)致資料的丟失，所以檔案管理人員應(yīng)該運(yùn)用新媒體下的技術(shù)，對(duì)重要的資料做好備份，以備不時(shí)之需。對(duì)于進(jìn)出檔案管理室的人員做好嚴(yán)格的核查，想要進(jìn)入檔案管理室進(jìn)行資料和數(shù)據(jù)的查閱，必須出示相關(guān)的證件，或身份證明，以防不法分子進(jìn)入檔案室導(dǎo)致數(shù)據(jù)的丟失。對(duì)于不同檔案資料的整理和保存分配給不同的檔案管理人員負(fù)責(zé)，每個(gè)工作人員都應(yīng)該管理好自己負(fù)責(zé)的區(qū)域，進(jìn)行明確的責(zé)任制，哪個(gè)部分的檔案管理出現(xiàn)問(wèn)題就由該部分的工作人員負(fù)責(zé)，這樣有利檔案管理工作內(nèi)容的清晰化。

三、結(jié)束語(yǔ)

檔案管理部門是一個(gè)工作單位的“數(shù)據(jù)庫(kù)”，所有的資料都?xì)w于檔案管理部門整理，所以相關(guān)工作人員應(yīng)該負(fù)責(zé)好分內(nèi)的工作，為公司單位的整體運(yùn)作做好檔案保障。檔案管理工作在各單位中有著特殊的地位，是單位數(shù)據(jù)資料真實(shí)性和完整的保證。檔案管理工作部門應(yīng)該在新媒體背景下對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，以便更好的管理方案。

參考文獻(xiàn):

[1]鄭愛軍.新媒體視角下高校檔案管理工作探究[J].山西檔案,2015(5):102-105.

[2]魏紅.新媒體背景下檔案管理工作職業(yè)發(fā)展研究[J].辦公室業(yè)務(wù),2014(17):211,213.

作者簡(jiǎn)介：畢大鵬（1982-），女，漢族，河南省南陽(yáng)市人，助理館員，本科，學(xué)士，研究方向：檔案管理與服務(wù)。