畢崇博黑龍江工程學院

多措并舉來實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化

畢崇博
黑龍江工程學院

摘要：新時期檔案工作的規(guī)范化是檔案管理工作的目標之一,是檔案工作質(zhì)量與效率的有效保證。有效開發(fā)利用檔案信息資源，促進檔案事業(yè)與其他各項事業(yè)協(xié)調(diào)發(fā)展的重要保證。因此，只有堅持與時俱進,用科學的原則和方法來實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化才能開創(chuàng)檔案管理的新局面。

關(guān)鍵詞：檔案；規(guī)范化；管理

當前，檔案管理工作不僅是一項規(guī)整、管理的工作模式，更主要是他的利用價值。充分利用檔案信息資源，加大檔案為業(yè)務服務作用才能實現(xiàn)科學規(guī)范的管理，也才能適應新形勢的需要。因此，規(guī)范化管理對于提高檔案管理水平,有效保護和利用檔案具有重要意義。

一、依法管理是根本

（一）必須立足于法。立足于法,搞好建章立制工作法制化是做好檔案管理工作的基礎,要做好檔案管理工作就必須以依法治檔為根本,實現(xiàn)檔案管理制度化。檔案事業(yè)的建設和發(fā)展，離不開檔案和檔案事業(yè)管理法律化、制度化。依法治檔是依法治國方略在檔案事業(yè)上的具體實施。檔案事業(yè)的發(fā)展必須堅持走依法治檔的道路。只有實現(xiàn)檔案管理的制度化，檔案管理工作才能發(fā)揮應有的作用。積極有效地開展依法治檔工作，有助于檔案人員牢固樹立依法治檔的理念，增強依法治檔的意識；有助于發(fā)動和集聚全社會力量共同加強檔案工作，促進檔案事業(yè)發(fā)展。因此，檔案工作如何適應新形勢的需要,實行統(tǒng)一領(lǐng)導,分級管理,維護檔案的完整與安全,便于社會各方面利用,實現(xiàn)依法管理這項事業(yè),是擺在我們面前的一項緊迫而又繁重的任務。

（二）要進一步加強對《檔案法》的宣傳。《檔案法》是我國第一部關(guān)于檔案工作的法律，它以國家的意志，規(guī)定了人們在檔案方面享受的權(quán)利、承擔的義務和應盡的責任，規(guī)定了人們能做什么、不能做什么、必須做什么。深入學習宣傳《檔案法》、《檔案法實施辦法》等法律、法規(guī)、規(guī)章，宣傳檔案法律、法規(guī)賦予公民的權(quán)利和義務。加大宣傳力度，改進宣傳方式，增強宣傳效果，在全社會形成重視檔案的良好意識、關(guān)注檔案的良好氛圍。從而達到社會檔案意識普遍提高、檔案法制觀念明顯加強、廣泛的宣傳和輿論的營造、提高、檔案工作的主動性和自覺性，進而豐富檔案工作的服務方式，拓展檔案工作的空間和領(lǐng)域。

二、嚴格管理是手段

（一）嚴格管理，保障檔案安全。首先，要加強組織領(lǐng)導，細化責任落實。明確檔案分管負責人，指定業(yè)務熟練、責任心強的同志負責檔案管理和檔案安全工作，并明確檔案員的相關(guān)責任，不斷強化檔案責任意識。其次，著力加強對檔案員工進行崗位培訓、指導各單位檔案年度歸檔整理并對整理的檔案進行檢查驗收、檔案規(guī)范化管理、檔案資料的征集、接收、開發(fā)檔案資源、檔案信息化建設等。第三，在傳統(tǒng)以紙質(zhì)檔案為主、采取手工操作的模式，逐步探索向以數(shù)字化為主、采取自動化系統(tǒng)的管理新模式轉(zhuǎn)變，在檔案載體、收集、編目、查找、閱覽、統(tǒng)計以及檢索等環(huán)節(jié)增添電子檔案門類，實現(xiàn)機讀目錄數(shù)據(jù)庫。對會計檔案、照片檔案、聲像檔案、電子檔案、實物檔案進行了全面的收集整理。各類檔案質(zhì)量必須要達到案卷齊全、內(nèi)容完整、組卷合理、排列有序、裝訂整齊的要求。第四，檔案管理人員除了具備檔案專業(yè)知識外，還要具備良好的計算機網(wǎng)絡知識及運用操作能力。因此，必須加強檔案專業(yè)人才的培養(yǎng)，只有通過不斷學習和培訓，才能適應信息技術(shù)不斷發(fā)展的需要。

（二）建立健全檔案管理制度。首先，進一步健全完善檔案管理制度，嚴格按照歸檔程序做好檔案歸檔工作，做到應歸盡歸、應收盡收、信息保密；嚴格履行檔案借(查)閱制度，嚴防檔案流失，確保檔案安全。必須要制定《文書檔案綜合管理辦法》、《檔案管理人員崗位責任制》、《檔案管理制度》、《保密制度》等一系列檔案管理制度，落實專人管理，明確了責任。其次，照章辦事。嚴格日常檢查，嚴把質(zhì)量關(guān)。檔案管理人員按照檔案管理規(guī)定，做好檔案的接收、檢查、歸檔工作，嚴格把關(guān)，并在文件的收集、整理、立卷、歸檔等重要環(huán)節(jié)實現(xiàn)了制度化、規(guī)范化，做到收集齊全、分類合理、組卷科學、歸檔及時。

三、提高管理是方式

（一）統(tǒng)一思想、提高認識。健全檔案管理作為全局實現(xiàn)信息共享、提高工作效率的重點來抓，使干部充分認識到檔案管理工作也是本職工作，推動檔案工作的發(fā)展是全體干部職工義不容辭的責任，樹立“檔案工作沒做好、等于今年什么事情都沒做”的全員參與和保護檔案資料的責任意識。不斷提高檔案人員的政治素質(zhì)和業(yè)務素質(zhì)，以適應依法治檔工作的需要。檔案工作人員務必充分發(fā)揮自身優(yōu)勢，大力開發(fā)、利用檔案信息資源，用足、用活、用好檔案，為領(lǐng)導決策服務，為經(jīng)濟發(fā)展和現(xiàn)代化建設服務，進而使其真正發(fā)揮以史資政、服務大局的作用。只有這樣，檔案工作才能更加有所作為，檔案事業(yè)才能與時俱進，不斷取得新的成績。檔案人員要養(yǎng)成愛崗敬業(yè)意識、認真負責態(tài)度和勤奮扎實的作風，樹立全局觀念，不斷總結(jié)和探索檔案管理工作經(jīng)驗與規(guī)律，改進工作方法，提高工作效率，保證檔案事業(yè)的持續(xù)發(fā)展。

（二）以檔案信息化建設為抓手。信息技術(shù)的廣泛應用改變了人們的生活方式,促使了各個行業(yè)的變革,檔案作為國民經(jīng)濟和社會發(fā)展的重要基礎性戰(zhàn)略信息資源,具有重要的社會價值和經(jīng)濟價值。因此，我們必須創(chuàng)新管理手段，提高管理水平，從而使檔案管理模式從單純的紙質(zhì)收集、整理、利用的管理，逐步過渡到計算機網(wǎng)絡化管理方式中來，充分發(fā)揮檔案在信息化建設和領(lǐng)導科學決策中的作用。檔案資源信息化是檔案資源和檔案各項管理過程，通過信息系統(tǒng)加工和計算機網(wǎng)絡的傳輸保存，將原有不同載體的檔案資源轉(zhuǎn)化成數(shù)字化信息，實現(xiàn)檔案資源的合理配置與有序、進行信息化有效開發(fā)利用，實現(xiàn)檔案資源的社會共享。

四、結(jié)束語

總之，檔案是反映歷史面貌的真實記錄，檔案事業(yè)是黨和國家各項事業(yè)的重要組成部分。同時，檔案工作是一項崇高而光榮的事業(yè)，在服務經(jīng)濟社會發(fā)展中任重道遠。因此，只有多措并舉不斷實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化，才能適應新形勢的需要，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。

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