郭寶財

（吉林省公主嶺市交通運輸安全檢查大隊 吉林 公主嶺 136100）

對當(dāng)前交通檔案管理信息化中存在的問題及對策解析

郭寶財

（吉林省公主嶺市交通運輸安全檢查大隊 吉林 公主嶺 136100）

隨著社會的不斷發(fā)展與進(jìn)步，檔案信息化建設(shè)正不斷的融入到人們的工作、生活中。尤其是當(dāng)前交通事業(yè)單位的檔案管理工作，隨著檔案信息的日益繁重，內(nèi)容的日益豐富，僅依靠紙質(zhì)憑證進(jìn)行存儲，不僅容易變質(zhì)、損壞，還加大了檔案的管理成本。因此，如何進(jìn)一步完善交通事業(yè)單位的檔案信息化建設(shè)，早已成為做好交通部門電子政務(wù)建設(shè)的重要組成部分。本文就目前我國交通檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題進(jìn)行粗淺的探討，并提出相應(yīng)的解決對策，以供參考。

交通檔案管理；信息化建設(shè)問題；對策

檔案作為承載人類文明的重要載體，其管理工作對于每一個單位來講都十分重要的。尤其是交通部門，作為我國的行政執(zhí)法部門，其檔案信息不僅記錄著人才的培養(yǎng)與考核，還記錄著我國社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，具有尤為重要的保存價值。因此，如何做好交通部門的檔案信息化建設(shè)，早已成為時下每一個事業(yè)單位檔案管理所面臨的首要問題。以下我們就交通部門信息化建設(shè)中存在的問題及解決對策進(jìn)行粗淺的探討，以期為交通部門的檔案信息化建設(shè)提供有益建議。

一、交通檔案信息化管理中存在的一系列問題

1.缺乏專業(yè)的檔案信息化管理人才

目前在我國交通部門檔案管理中，普遍缺乏專業(yè)的檔案管理人才。部分檔案管理人員，從未接受過正規(guī)的檔案信息化培訓(xùn)，以至于在檔案信息化建設(shè)的工作中，往往存在人為的工作誤差，無法發(fā)揮檔案信息化管理的真正作用。甚至部分交通部門并沒有專門的檔案管理人才，而是由其他部分的工作人才兼任。以至于，在檔案信息化工作中，不僅僅無法順利進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，也造成許多檔案人員在工作過程中敷衍了事，缺乏強(qiáng)烈的責(zé)任心與耐心，去完善檔案信息化建設(shè)，發(fā)掘檔案信息化建設(shè)過程中存在的問題。同時，交通檔案管理工作在保存相關(guān)的歷史資料的同時，還為現(xiàn)代的交通運輸行業(yè)提供了一定的幫助，但是，因為交通檔案管理工作自身的復(fù)雜性，導(dǎo)致管理部門的工作人員短缺，并且檔案管理人員從內(nèi)心深處無法真正重視檔案管理的工作，這樣就讓檔案管理意識比較淡薄，檔案管理工作中的資料收集和整理很容易被忽視，這就導(dǎo)致很多檔案管理部門把檔案管理看作成一項可有可無的工作。

2.交通檔案管理過程中的影響因素

檔案管理的信息化進(jìn)程中，檔案管理的一些觀念問題也會影響其主要進(jìn)程，受傳統(tǒng)檔案管理理念的影響，檔案管理的相關(guān)部門存在著重保管而輕利用的局面，由于現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，新理念和相關(guān)學(xué)科不斷對檔案管理工作進(jìn)行著種種滲透，這就在一定程度上促進(jìn)檔案管理工作不斷出現(xiàn)新情況和新問題，思想觀念的陳舊，以及對開放和創(chuàng)新意識的缺乏，都讓檔案管理的信息化進(jìn)程受到種種影響，檔案的安全和檔案的保密受到不同程度的挑戰(zhàn)，這些挑戰(zhàn)主要來源于兩個方面，由于檔案管理部門工作人員的保密意識和安全管理意識的缺失，在自我檔案的相關(guān)網(wǎng)頁上發(fā)布各種信息，并在發(fā)布過程中很少管理和審查，這就導(dǎo)致不經(jīng)意間可能泄露了機(jī)密，或者在信息化的交通檔案管理過程中存在著一系列的技術(shù)問題，導(dǎo)致所用電腦出現(xiàn)故障，電腦黑客對其進(jìn)行肆意的攻擊，這都在一定程度上讓檔案管理的安全工作受到威脅。數(shù)字化的文件在歸檔過程中的管理問題表現(xiàn)得更加突出，網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和檔案信息系統(tǒng)現(xiàn)在呈現(xiàn)著各行其是的局面，層次不一，開發(fā)性、服務(wù)性和共享性都比較差，很難滿足信息共享的要求。當(dāng)前檔案管理工作中所運用到的辦公自動化相關(guān)的系統(tǒng)在設(shè)計過程中沒有檔案管理的工作人員的參與，或者在使用這些系統(tǒng)的過程中，管理工作人員缺少操作經(jīng)驗，都造成數(shù)字化文件的產(chǎn)生的歸檔工作存在一系列的問題。

二、完善事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的幾點解決對策

1.強(qiáng)化對事業(yè)單位檔案管理人員的培訓(xùn)與招聘

檔案管理人員作為檔案信息化建設(shè)的直接執(zhí)行者，其專業(yè)技能水平的高低，直接影響著信息化建設(shè)的程度。因此，為了進(jìn)一步完善事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)，加強(qiáng)對交通部門檔案管理人員的培訓(xùn)與招聘尤為重要。首先，交通部門應(yīng)該定期安排現(xiàn)有檔案人員進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的相關(guān)技能培訓(xùn)，加強(qiáng)其專業(yè)技能知識，并使其認(rèn)識到此工作的重要性，樹立正確的工作態(tài)度；其次，對外公開招聘優(yōu)秀的檔案信息化管理人才，為事業(yè)單位引進(jìn)新鮮的血液，加快事業(yè)單位檔案信息化的建設(shè)。從而提高事業(yè)單位檔案管理人員的職業(yè)技能水平，專業(yè)知識，使事業(yè)單位的檔案管理能夠跟上時代的發(fā)展步伐。

2.做好交通部門檔案管理人員的離職交接工作

交通部門應(yīng)當(dāng)對檔案工作人員的離職交接工作，作出嚴(yán)格的規(guī)定，從而使交接工作做到有法可依、有章可循。

3.做好檔案信息的更新管理工作，引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備

由于交通部門每天都會有新的變動，所以交通部門的檔案管理人員，需要及時的跟上信息變動腳步，及時的收集新的檔案信息，不斷充實檔案信息庫，完善檔案信息庫。同時，根據(jù)交通部門的實際需求，定期跟換落后的檔案管理設(shè)備，引用先進(jìn)的設(shè)備來管理檔案，為進(jìn)一步完善檔案信息化建設(shè)奠定基礎(chǔ)。從而從根本上加快事業(yè)單位收集信息的能力與速度，更好的服務(wù)于單位。

4.建立屬于自己的檔案信息化管理規(guī)則

要想進(jìn)一步完善檔案信息化建設(shè)，制定必要的檔案管理規(guī)則尤為重要。因為，任何一項管理工作，都離不開相應(yīng)的規(guī)章制度。所以，交通部門在檔案信息化建設(shè)中，應(yīng)該根據(jù)實際的管理情況，逐步形成和完善自己的管理規(guī)則。而不是雜亂無章的管理檔案，要采用合理有效的方式促進(jìn)檔案信息化建設(shè)，且消耗最小的人力、物力、財力管理更多的檔案，只有這樣才能真正加快檔案信息化的建設(shè)，提高檔案管理的工作效率與工作質(zhì)量。

結(jié)束語

新形勢下的交通檔案管理信息化工作被賦予新的時代意義，為了適應(yīng)這種新的要求，并更好地為交通事業(yè)服務(wù)，我們需要加強(qiáng)對檔案管理工作的認(rèn)識，針對檔案管理工作中所出現(xiàn)的種種問題，我們要在客觀分析的基礎(chǔ)之上采取正確的應(yīng)對措施，并結(jié)合新的檔案管理的種種要求，制定出正確的檔案管理方法和策略，從領(lǐng)導(dǎo)到工作人員都要形成對檔案管理工作的重視，從而加快我國檔案管理事業(yè)的信息化進(jìn)程。

1李明秋.交通檔案管理存在的問題及對策[J].才智，2012，（32）.

2陳麗鸚.交通運輸企業(yè)檔案管理的研究[J].才智，2011，（19）.

3童小燕.交通工程檔案數(shù)字化建設(shè)的思考[J].浙江檔案，2012.（6）.