易小穎

【摘 要】行政事業(yè)單位在我國社會經濟的發(fā)展中占據重要地位，隨著社會經濟的發(fā)展，國家進一步加大了對行政事業(yè)單位資金的投入，其固定資產的規(guī)模也越來越大，這對行政事業(yè)單位固定資產管理造成了一定的困難。目前，為利于實現固定資產的合理配置，大多數行政事業(yè)單位都開始建立固定資產管理系統(tǒng)，從而促進管理質量的提升。本文針對行政事業(yè)單位固定資產管理系統(tǒng)的功能設計進行了分析和研究。

【關鍵詞】行政事業(yè)單位；固定資產；管理系統(tǒng)；功能設計

固定資產作為行政事業(yè)單位履行職能的基礎，對行政事業(yè)單位的正常運作具有十分關鍵的影響。從性質上看，固定資產屬于公益性資產，因此，其管理狀況受社會經濟環(huán)境的影響比較明顯。目前，我國行政事業(yè)單位固定資產管理現狀并不樂觀，其主要原因在于固定資產管理系統(tǒng)的功能設計不夠科學，存在很多亟待改進和優(yōu)化的問題，仍需在實踐中不斷完善。

一、行政事業(yè)單位固定資產管理系統(tǒng)存在的問題

（一）固定資產管理信息不能及時得到共享

在固定資產管理系統(tǒng)中，對單位各部門的固定資產信息實行信息化管理，對于行政事業(yè)單位來說，內部各部門呈現出數量多、布局分散等特點?；谏鲜鎏攸c，各部門在信息溝通上往往不夠及時，盡管大多數行政事業(yè)單位都建立了計算機管理系統(tǒng)，但是由于系統(tǒng)設計的不科學，導致系統(tǒng)在信息共享方面的功能不能有效發(fā)揮，而且系統(tǒng)的維護經費也比較高。一些管理者為了節(jié)約單位資金，不愿意花費大量資金去完善固定資產管理系統(tǒng)的功能，這就使管理信息不能及時共享的局面一直難以得到改善。

（二）管理觀念落后，不能發(fā)揮出固定資產管理系統(tǒng)的價值

我國的行政事業(yè)單位資產基本上來源于國家財政。長期以來，大部分行政事業(yè)單位都存在著一種優(yōu)越思想，認為單位的資產是源源不盡的，因此，在使用的過程中經常毫無節(jié)制，對資產的收支也沒有進行詳細記錄，導致單位內部出現固定資產浪費、閑置等一系列的問題。歸根結底，這些問題都是由于管理觀念落后造成的，目前，許多行政事業(yè)單位的領導仍然不重視對固定資產的管理，導致固定資產管理系統(tǒng)的價值不能充分發(fā)揮。

二、行政事業(yè)單位固定資產管理系統(tǒng)的設計原則

（一）科學化原則

固定資產管理系統(tǒng)屬于信息化、專業(yè)化的管理系統(tǒng)，因此，在設計的過程中應堅持資產管理科學化的原則。首先，設計者應保證各管理環(huán)節(jié)的連續(xù)性和協調性，使單位內部各部門之間形成相互監(jiān)督、合作以及制約的關系，同時，各部門的固定資產信息都應當全面，包括所有財務和實物信息；其次，設計人員應盡量減少管理系統(tǒng)中的人工操作環(huán)節(jié)，這樣才能避免或減少操作過程中的失誤，進而實現固定資產管理系統(tǒng)的科學化。

（二）完整性原則

完整性主要指固定資產管理系統(tǒng)中的資產記錄應盡量保持完整。傳統(tǒng)的固定資產管理系統(tǒng)對資產記錄信息采取的是直接刪除的方法，被刪除的資產信息記錄很難再恢復，這就導致資產的變動情況無法查詢。因此，在現代化行政事業(yè)單位固定資產管理系統(tǒng)的設計上應當堅持完整性的原則，對資產記錄采取備案保存的方式，這樣就能在需要的時候及時恢復數據信息，使資產變動的情況及時反映出來。

（三）高效率的原則

為了改善傳統(tǒng)固定資產管理系統(tǒng)信息共享不及時、人工操作環(huán)節(jié)多等主要缺陷，在現代化固定資產管理系統(tǒng)的設計上應當堅持高效率的原則，充分利用現代計算機網絡信息技術的優(yōu)勢。為提高管理的效率，可將單位內各部門資產管理信息、業(yè)務審批等工作都集中于同一個網絡平臺上，通過該網絡平臺，管理人員可以隨時查看各部門的固定資產狀況，對資產進行合理優(yōu)化配置。

三、行政事業(yè)單位固定資產管理系統(tǒng)的功能設計

（一）系統(tǒng)功能的設計

行政事業(yè)單位的固定資產管理系統(tǒng)主要包括系統(tǒng)管理、資產管理、資產查詢、統(tǒng)計分析等主要功能模塊。在系統(tǒng)管理模塊的設計上，應做好權限分配、系統(tǒng)登錄管理等方面的工作，系統(tǒng)登陸管理的主要功能是識別系統(tǒng)用戶的合法性，在權限分配中一般可將系統(tǒng)用戶分為普通用戶、普通管理員和高級管理員。在資產管理模塊的設計上，應對相關的固定資產信息進行分類和編號，完善固定資產登記簿的內容，包括資產購置、維修、調撥、報廢處置，為各項業(yè)務提供單據，并對資產類型、所屬部門等進行詳細記錄。在資產查詢模塊的設計上，可通過實施條碼管理，提高工作效率，減少人為錯誤，降低盤點成本。統(tǒng)計分析模塊主要功能是完成固定資產分類明細、分類變動；維修資產數量總值及維修費用；報表查詢。

（二）數據庫的設計

對于行政事業(yè)單位來說，其固定資產管理系統(tǒng)中的數據量是巨大的，因此，要保證管理的質量，首先必須設計一個科學的資產管理數據庫系統(tǒng)，在數據庫的設計上，應考慮到固定資產管理的主要業(yè)務流程，建立固定資產臨時表、收支明細表、內部轉賬表等具有一定關聯的數據庫表。這些數據庫表的設計應當具有明確的日期、型號、類別、數量等基本參數，這樣才能方便查詢。

（三）管理系統(tǒng)數據流圖的設計

數據流圖的設計應建立在固定資產管理的數據來源以及工作流程的基礎之上，對于數據來源來說，其主要可分為以下幾個方面，第一是固定資產管理部門提供的相關資料。第二是固定資產維修、報廢、出售、轉賬等相關憑證。第三是固定資產內部變動的相關資料。第四是實物維修、折舊等費用的收支憑證。資產管理的工作流程簡單來說就是根據相關部門提供的資料及憑證，將有關數據記錄在登記簿和固定資產卡片上。

四、結語

簡言之，我國行政事業(yè)單位的固定資產管理系統(tǒng)還存在一些問題，這些問題對固定資產管理質量的提高造成了阻礙，要改善這一現狀，必須在固定資產管理系統(tǒng)功能設計上進行改進和創(chuàng)新。

【參考文獻】

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