王立江

（寧夏核工業(yè)地質(zhì)勘查院，銀川 750021）

電子文件時(shí)代文檔管理一體化探討

王立江

（寧夏核工業(yè)地質(zhì)勘查院，銀川 750021）

電子文件時(shí)代指的是一個(gè)利用計(jì)算機(jī)技術(shù)成立文件以及文件管理中心的時(shí)代。電子文件時(shí)代的文檔管理具有便利、快捷、永久性保存、不易損壞等優(yōu)勢(shì)，但人們?cè)谑褂秒娮游募M(jìn)行文檔管理時(shí)，對(duì)于其中的利弊認(rèn)識(shí)不清。電子文件文檔管理與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件相比，在安全性、統(tǒng)籌管理、定位管理以及一體化管理方面具有很大缺陷。本文將對(duì)電子文件時(shí)代文檔管理一體化進(jìn)行分析，提出電子文件時(shí)代文檔管理的缺失及補(bǔ)救方案，加快推動(dòng)電子文檔的一體化管理進(jìn)程。

電子文件；文檔管理；管理問(wèn)題；補(bǔ)救措施

電子文件及管理中心是現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物。電子文件與紙質(zhì)文檔未來(lái)的發(fā)展形勢(shì)理當(dāng)二存其一，必須對(duì)兩者進(jìn)行融合，使之成為一個(gè)整體，實(shí)施一體化管理措施，才能保證文檔管理的安全、完整、真實(shí)以及秩序。這是任何個(gè)人、集體以及國(guó)家進(jìn)行文檔管理的最佳方式。

1　文檔管理一體化的理論基礎(chǔ)

文檔管理一體化觀點(diǎn)的建立是基于對(duì)文檔生命周期以及不同文檔類型的認(rèn)識(shí)上。從文檔生命周期來(lái)看，每一份文檔都需要?dú)v經(jīng)采集、整理、形成、更改、使用、銷毀或永久性保存這一過(guò)程，針對(duì)其生命周期的一體化管理就是要針對(duì)文檔行為的每一個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行持久和不間斷的管理。非一體化文檔管理所實(shí)施的管理措施不能根據(jù)文檔生命周期的規(guī)律實(shí)施統(tǒng)籌管理，導(dǎo)致文檔在移動(dòng)和使用的過(guò)程中，出現(xiàn)了損壞或缺失。而一體化管理則正與之相反，它能很好地銜接文檔的每一個(gè)階段，給與文檔持續(xù)性的保護(hù)和管理，詳細(xì)的記述文檔生命周期的每一次改變和挪動(dòng)。

2　文檔一體化管理的缺失

陳舊的文檔管理模式遵循了一動(dòng)一錄的規(guī)則，只要文件存在變化，就會(huì)對(duì)其進(jìn)行記述，但記述方式和內(nèi)容過(guò)于粗糙，不便于文件今后的調(diào)用和研究參考。這給文檔以后的使用帶來(lái)了不少麻煩?？傮w而言，文檔一體化管理的缺失主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

2.1管理制度的制約

文書(shū)是文件管理的主體和重要操作者。我國(guó)現(xiàn)行的檔案管理制度中規(guī)定了文書(shū)工作的職責(zé)，檔案部門對(duì)指導(dǎo)文書(shū)工作只承擔(dān)指導(dǎo)職責(zé)，但在實(shí)際的管理工作中，檔案部門常出現(xiàn)越俎代庖之舉。很多時(shí)候，檔案館文書(shū)工作與檔案工作交互不清，并沒(méi)有明確進(jìn)行分類，造成檔案管理與文件管理出現(xiàn)混亂，同時(shí)也給文件轉(zhuǎn)檔案制造了一些困難。

2.2缺少標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)劃化制度

傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件管理在管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的制定上本就存在一些缺陷和漏洞，包括文件提取權(quán)限、文件抽取記錄等，都缺乏嚴(yán)謹(jǐn)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。在使用電子文件之后，檔案館也沒(méi)有制定關(guān)于電子文件管理的制度和規(guī)范，很多時(shí)候，檔案館管理人員幾乎可以毫無(wú)限制地對(duì)電子文件進(jìn)行提取、查閱，甚至是傳輸，這勢(shì)必會(huì)對(duì)文件的安全造成一定危害。

2.3文檔管理技術(shù)落后

電子文件管理的重要載體和工具就是計(jì)算機(jī)軟件和相關(guān)的技術(shù)。電子文件誕生后，考慮到其用于文檔管理的優(yōu)勢(shì)，很多檔案館都開(kāi)始了電子文件儲(chǔ)存和使用改革。但檔案館在進(jìn)行改革時(shí)候，卻忽略了計(jì)算機(jī)軟件與技術(shù)的開(kāi)發(fā)和引進(jìn)，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展及人們對(duì)文檔管理要求的提升，陳舊的計(jì)算機(jī)軟件和落后的技術(shù)，根本不能為文檔管理提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。在此期間，檔案館也并沒(méi)有對(duì)外引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)與軟件，檔案館所使用的管理軟件常常無(wú)法為電子文件提供有效的保護(hù)和防御措施。

3　電子文件時(shí)代文檔一體化管理的補(bǔ)救措施

3.1強(qiáng)化文檔一體化管理意識(shí)

文件管理部門和檔案管理部門共同對(duì)文檔管理負(fù)責(zé)，因此，雙方部門的高層應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)溝通和交流，首先要認(rèn)識(shí)到文檔一體化管理的重要意義，探究分析文檔一體化管理的有效措施，通過(guò)高層的交流，消除文檔管理與檔案管理之間的芥蒂，幫助基層管理人員樹(shù)立起文檔一體化管理意識(shí)，發(fā)揮部門之間的協(xié)作與交互能力，雙方共同參與文檔的一體化管理。

3.2實(shí)施一體化管理體制

傳統(tǒng)的文檔管理不是文件與檔案分化管理，就是文件與檔案的混亂化交互管理，管理界限與層次極度模糊。為了盡快實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理，有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)盡快制定文檔一體化管理體制，重新規(guī)定各部門關(guān)于文檔一體化管理的部門職責(zé)、崗位職責(zé)。實(shí)施一體化管理體制同時(shí)需要設(shè)立專業(yè)的管理部門，承擔(dān)文件管理部門和檔案管理部門媒介角色，并對(duì)文檔管理負(fù)責(zé)。

3.3提升軟件研究與開(kāi)發(fā)力度

電子文件時(shí)期文檔管理難以實(shí)現(xiàn)一體化管理的重要原因之一就是管理軟件的缺失。先進(jìn)的文檔管理軟件，能為對(duì)象提供更好的文件管理服務(wù)，單就文件檢索而言，一款能按照輸入制定，搜尋檔案庫(kù)中類似文件，并可做到時(shí)間篩選、類目篩選等多種個(gè)性篩選的軟件才符合當(dāng)前大批量文件管理的要求。因此，文件管理部門和檔案管理部門應(yīng)共同致力于開(kāi)發(fā)先進(jìn)的文檔管理軟件，并在一體化發(fā)展要求的基礎(chǔ)上進(jìn)行開(kāi)發(fā)，開(kāi)發(fā)文檔管理與檔案管理的系列軟件，以提升兩種管理工作的交互性，同時(shí)注意提升軟件的安全性能，此外，還可以開(kāi)發(fā)一些個(gè)性服務(wù)，如文檔定時(shí)抽取、文件抽取轉(zhuǎn)移等。

4　結(jié) 語(yǔ)

電子文件時(shí)代下的文檔管理工作與計(jì)算機(jī)技術(shù)緊密相連。因此，在實(shí)現(xiàn)一體化管理的進(jìn)程當(dāng)中，必須要從軟件開(kāi)發(fā)、計(jì)算機(jī)技術(shù)培訓(xùn)等方面入手，提升檔案館電子化水平，輔助以思想培訓(xùn)、制度約束，加快一體化管理步伐。

主要參考文獻(xiàn)

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10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.24.154

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1673-0194（2015）24-0199-01

2015-10-29