四川省達(dá)州市市政工程管理處

摘要：文書檔案管理是檔案管理工作中的重要組成部分，是用文字形式記載文獻(xiàn)歷史的重要材料，隨著檔案信息化建設(shè)的不斷加快，尤其是計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中發(fā)揮著越來越重要的作用。在新的發(fā)展形勢(shì)下，如何提高文書檔案管理工作的效率，促進(jìn)文書檔案管理工作的科學(xué)性成為人們關(guān)注和研究的熱點(diǎn)?；诖?，本文對(duì)文書檔案的科學(xué)化管理策略進(jìn)行了探究，以期為文書檔案管理工作提供一定的參考。

關(guān)鍵詞：文書檔案；科學(xué)化管理；管理策略

檔案是記載歷史發(fā)展的載體，隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，文書檔案需要記載的內(nèi)容不斷增加，并且人們對(duì)文書檔案管理工作的效率和有效性提出了更高的要求。在這種情況下，運(yùn)用科學(xué)的方法對(duì)文書檔案進(jìn)行管理，不斷提高文書檔案管理工作的水平，確保文書檔案管理的準(zhǔn)確性和有效性成為人們研究的熱點(diǎn)，這也是新時(shí)期文書檔案管理需要解決的重要問題。因此，對(duì)文書檔案的科學(xué)化管理策略進(jìn)行探究和分析具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、做好文書檔案科學(xué)管理的保障工作

做好文書檔案科學(xué)管理的保障工作是文書檔案實(shí)現(xiàn)科學(xué)化管理的重要基礎(chǔ)。首先，要確保文書檔案管理工作的法制化、制度化和規(guī)范化，這是文書檔案管理工作的重要保障，也是開展文書檔案管理工作的重要依據(jù)。目前文書檔案管理工作遵循的有《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》、《機(jī)關(guān)檔案工作條例》等相關(guān)的法律法規(guī)規(guī)范，另外有的單位和企業(yè)還會(huì)根據(jù)自身的業(yè)務(wù)特點(diǎn)提出相應(yīng)的文書檔案管理規(guī)范和制度，這些都是文書檔案管理工作的必須遵循的基本規(guī)程，對(duì)文書檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)都起到十分重要的規(guī)范和指導(dǎo)作用。其次，文書檔案管理工作是十分瑣碎、隨機(jī)性較強(qiáng)的工作，在開展文書檔案管理工作的時(shí)候，要根據(jù)自身的實(shí)際情況，遵循一定的檔案管理原則進(jìn)行文書檔案管理，并且隨著業(yè)務(wù)的不斷開展，文書檔案管理還存在著有序管理和取舍的過程，在這些過程中要做到科學(xué)判斷、規(guī)范有序，確保文書檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性，為其他相關(guān)工作的開展提供可靠的支持。另外，一定要做好文書整理工作，這是文書檔案管理的基礎(chǔ)和工作，也是文書檔案管理的重要組成部分，在面對(duì)各種各樣的文書的時(shí)候，要嚴(yán)格按照相應(yīng)的整理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)對(duì)文書進(jìn)行整理，不同性質(zhì)的文書檔案要依據(jù)不同的整理規(guī)范開展檔案整理工作，其中文字檔案整理要依據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》，圖片檔案整理要根據(jù)《照片檔案管理規(guī)范》，音像資料文件檔案整理要依據(jù)《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》等開展，從各個(gè)方面確保文書檔案管理的整體性、系統(tǒng)性和規(guī)范性。

二、運(yùn)用科學(xué)技術(shù)開展文書檔案管理工作

（一）文檔一體化管理模式

文檔一體化管理模式是將文書處理工作和檔案管理工作交由同一個(gè)部門負(fù)責(zé)，過去文書處理和檔案管理分開的管理模式不僅容易出現(xiàn)檔案管理錯(cuò)誤，而且還會(huì)影響文書檔案管理效率。文檔一體化管理模式的出現(xiàn)是隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展對(duì)文書檔案管理效率和準(zhǔn)確性要求的基礎(chǔ)上發(fā)展起來的，將文書處理和檔案管理整合為一個(gè)統(tǒng)一的整理，進(jìn)而提高文書檔案管理工作的工作效率，使得文書檔案管理得到有效地管理和控制。在文檔一體化管理模式下，文書處理工作成為文書檔案管理工作的重要組成部分，并且是文書檔案管理的起始工作，因此文書處理工作的科學(xué)性和有效性對(duì)文書檔案管理的質(zhì)量產(chǎn)生直接的影響，在這種情況下，要想保證文書檔案管理工作的科學(xué)性和有效性，就必須更加注重文書處理工作的規(guī)范性，要按照相應(yīng)的制度規(guī)范進(jìn)行文書公文處理，不僅能夠提高文書處理的科學(xué)性，而且能夠?qū)崿F(xiàn)文書檔案管理的超前控制，充分發(fā)揮文檔一體化管理的優(yōu)勢(shì)。

（二）運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行文書檔案管理

隨著檔案信息化管理建設(shè)的不斷推進(jìn)，檔案管理的工作模式和形式都發(fā)生了革命性的變化，計(jì)算機(jī)管理操作代替了傳統(tǒng)的手工檔案管理方式，而電子形式的檔案在當(dāng)前的檔案存儲(chǔ)中發(fā)揮著重要的作用。在這種情況下，運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行文書檔案管理具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。首先，運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行文書檔案管理能夠有效地減輕文書檔案管理工作者的勞動(dòng)強(qiáng)度，有效地提高文書檔案管理的工作效率。其次，運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)文書檔案進(jìn)行管理能夠優(yōu)化文書檔案管理環(huán)節(jié)，例如在對(duì)歸檔文件進(jìn)行修改的時(shí)候，傳統(tǒng)的檔案管理模式要進(jìn)行拆卷重做，會(huì)耗費(fèi)大量的人力物力財(cái)力，而運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)只需按照相關(guān)要求操作鼠標(biāo)、鍵盤等就能夠輕松的完成，便于操作，而且高效。

運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行文書檔案管理的要注意以下兩個(gè)重要方面。首先是電子文書檔案的歸檔和接收工作。在進(jìn)行電子文書的歸檔和接收工作的時(shí)候，要在每一份電子文件后附上相關(guān)的靜態(tài)數(shù)據(jù)信息和動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)信息，其中靜態(tài)數(shù)據(jù)信息是指電子文件的基本情況，包括基本的屬性信息、文件存儲(chǔ)格式等，動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)信息是指電子文件的創(chuàng)建、審核、下載、存儲(chǔ)等整個(gè)管理過程參數(shù)。其次是電子檔案的存儲(chǔ)和備份工作，在電子檔案的存儲(chǔ)方面，應(yīng)當(dāng)選擇通用的、主流的電子文件存儲(chǔ)格式，確保電子檔案的可用性。另外要對(duì)電子檔案進(jìn)行相關(guān)的保密處理，尤其是不能對(duì)外公開的電子檔案，需要做好相關(guān)的保密工作。最后要用其他電子存儲(chǔ)設(shè)備對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，以備不時(shí)之需。

三、不斷提高文書檔案管理工作的綜合能力素質(zhì)

文書檔案管理工作者的綜合能力素質(zhì)是實(shí)現(xiàn)文書檔案觀念科學(xué)化的重要保障。首先，文書檔案管理工作者要具有高尚的職業(yè)道德修養(yǎng)，文書檔案管理工作具有乏味、枯燥、重復(fù)性高的特點(diǎn)，這要求文書檔案管理工作者要具有極度的耐心、要細(xì)心，要在比較沉悶和乏味的工作環(huán)境中堅(jiān)守崗位職責(zé)，確保文書檔案管理的準(zhǔn)確性。其次，文書檔案管理工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性，并且在檔案管理中占有十分重要的地位，對(duì)工作者的專業(yè)知識(shí)和專業(yè)技能提出了很高的要求。文書檔案管理工作者還要注重自身專業(yè)知識(shí)和專業(yè)能力的提高，要熟悉相關(guān)的法律法規(guī)，并且要按照相應(yīng)的制度和規(guī)范開展文書檔案管理工作，尤其是當(dāng)前文書檔案的信息化管理手段對(duì)文書檔案管理工作者的計(jì)算機(jī)操作能力提出了更高的要求，工作者要不斷的進(jìn)行學(xué)習(xí)，努力提高自身的工作能力，適應(yīng)文書檔案管理信息化管理的需要。另外，文書檔案管理工作者還要做好文書檔案管理的基礎(chǔ)工作，包括文書檔案分類、歸檔、維護(hù)、電子文檔的備份等，對(duì)原有的文書檔案進(jìn)行優(yōu)化和完善，確保現(xiàn)在進(jìn)行的文書檔案管理工作準(zhǔn)確無誤，并且要注重文書檔案的檢查修改工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)文書檔案管理工作中存在的問題，盡量將損失降到最低。

四、結(jié)束語

文書檔案管理是檔案管理的重要組成部分，能夠?yàn)閱挝黄髽I(yè)的發(fā)展提供可靠的資料支持，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，文書檔案管理工作呈現(xiàn)出新的發(fā)展趨勢(shì)。在這種情況下，要想實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的科學(xué)化，要從文書檔案管理規(guī)范、科學(xué)化的管理方式和文書檔案管理工作者等多個(gè)方面采取積極措施，不斷提高文書檔案管理的有效性，促使文書檔案管理工作走上科學(xué)化管理的模式。

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