文·程芳

醫(yī)院檔案是醫(yī)院黨建、管理、醫(yī)療企業(yè)發(fā)展、醫(yī)療研究創(chuàng)新的重要依據和參考，實現信息化管理可將檔案從實體管理轉到信息管理，逐步實現檔案管理智能化，提高工作效率。但受醫(yī)院檔案信息化建構模式和信息管理程度的限制，醫(yī)院檔案信息化建設仍存在一些問題，需要進一步改進和完善，以促進醫(yī)院檔案工作高質量發(fā)展。

一、醫(yī)院構建檔案信息化管理模式的必要性

（一）醫(yī)院檔案收集與管理效率更高

在傳統(tǒng)的實體檔案管理環(huán)境中，檔案收集、整理的適時性不足，通常是文件資料定時收集、定期歸檔，易導致收集不齊全、歸檔不及時等弊病。在檔案信息化管理中，醫(yī)院管理和醫(yī)療過程中文件資料可通過計算機系統(tǒng)軟件的收集、整理功能及時歸檔保存，亦可借助互聯網技術進行“編輯和檢索”，大大提高了檔案工作效率。并且依靠計算機系統(tǒng)的遠程服務功能，用戶可以自己的需求按權限便捷使用檔案，也使檔案個性化服務成為可能。

（二）檔案管理趨于扁平化

醫(yī)院傳統(tǒng)的檔案文件管理模式需要大量的人力、物力和儲存空間，豐富館藏的需求常受這些因素制約。在信息化領域里，通過構建檔案信息管理系統(tǒng)，讓文件資料的收集、整理、歸檔、利用、共享都變得智能、規(guī)范、便捷，從檔案的形成者到檔案的管理者再到檔案的利用者，在信息化管理環(huán)境中都具有更大的自律性、自覺性和平等性。網絡溝通的便利性也使醫(yī)院的檔案利用領域更加廣闊，管理者與利用者的關系更加緊密，醫(yī)院可以及時獲取歸檔管理與使用中問題反饋，促進檔案信息化管理持續(xù)優(yōu)化。

（三）檔案利用形式更加豐富

醫(yī)院檔案在醫(yī)院等級評價、財務審計、員工晉升等方面作用很大。傳統(tǒng)的檔案信息使用方式，通常由特定負責人以電子版的形式提供給相關部門或相關人員，或者以特定的形式刊登在網站上，這種單向發(fā)送信息的檔案使用方式，受眾面窄、局限性大。在檔案信息化管理系統(tǒng)中，依靠信息技術的高科技，可以構建檔集中展示平臺，供需要定制文件、獲取內容、視覺圖形化等更復雜的檔案使用，促進檔案使用方式的詳盡開發(fā)。

二、醫(yī)院檔案信息化管理的問題

（一）對檔案信息化管理的重視程度不夠、執(zhí)行力不足

目前許多醫(yī)院已經實現了檔案信息化管理，但有些檔案人員沒有深刻認識到檔案信息化管理的重要性，對醫(yī)院檔案信息化管理知識了解不深、技術掌握不夠，使用醫(yī)院檔案信息化管理系統(tǒng)不熟練，致使醫(yī)院檔案信息化管理的優(yōu)勢發(fā)揮不充分，對醫(yī)院工作的發(fā)展沒有明顯的促進作用。

（二）醫(yī)院檔案管理質量有待提高

醫(yī)院檔案信息管理質量低下與醫(yī)院檔案信息基礎差有一定關系。目前醫(yī)院檔案及檔案管理可以用“雜亂”和“貧弱”來表現。一是沒有進行檔案的分類整理和保密保管。一些檔案人員認為檔案管理很麻煩，在數據庫中隨意組織文檔，缺少系統(tǒng)分類和詳細選擇，不僅沒有發(fā)揮出信息技術的作用，而且在使用文檔時還容易造成混亂。二是沒有按標準科學整理檔案信息數據包。所有類型的文檔都必須基于時間線來排序，即需要在縱軸上花費功夫，同時也需要在橫軸上科學分類。但現在很多管理者都無視這些細節(jié)，認為只要數據和文檔內容正確就可以了，導致醫(yī)院檔案管理質量不能滿足信息化建設的要求，給構建檔案信息化系統(tǒng)造成障礙。

（三）檔案信息安全性問題

醫(yī)院檔案信息數據庫借助于計算機系統(tǒng)而生存，一旦計算機系統(tǒng)感染病毒或損壞的話，檔案信息也會隨之遭受損害。此外，互聯網的傳播特性，也會為檔案信息的利用增加泄露風險。因此，醫(yī)院檔案信息化系統(tǒng)構建的安全性，可以說是檔案信息化管理的重中之重，需要醫(yī)院管理層、系統(tǒng)構建者、信息使用者都倍加注重。

三、完善醫(yī)院檔案信息化管理的措施

（一）加大數字化檔案資源庫建設的投入力度

醫(yī)院要堅持問題導向，在解決短期問題的同時，制定長期規(guī)劃。一方面加快紙質檔案數字化速度，推進紙質檔案與電子檔案雙軌系統(tǒng)向單軌系統(tǒng)轉變，充實數字檔案資源庫的內涵。另一方面信息化系統(tǒng)構建時，按標準更新優(yōu)化軟硬件結構，合理處置檔案信息數據的埋藏點，使之符合醫(yī)院檔案信息系統(tǒng)構建的原則，便于檔案數據的收集和處理。

（二）加強對醫(yī)院檔案信息資源的開發(fā)利用

對醫(yī)院病例檔案信息的挖掘利用，可以為這些病例的后期研究提供參考和經驗；積極公開一些醫(yī)學科研成果，可為醫(yī)療技術的進步貢獻力量。因此，無論是醫(yī)院管理層還是檔案管理者都必須擁有檔案服務中心工作的意識，妥善管理檔案信息資源，大力開發(fā)挖掘檔案信息資源，最大限度地利用信息技術優(yōu)勢，提高醫(yī)院檔案信息資源利用效率，敦促醫(yī)療檔案信息公平共享。

（三）加強檔案安全備份

鑒于數字檔案的易修改、易損毀、載體依賴性高等特點，醫(yī)院檔案信息化構建時，應同時構建數字檔案備份系統(tǒng)，建立文件備份機制，強化“云檔案”結構，切實承擔起數據檔案備份的責任，以保證醫(yī)院檔案信息資源的安全性和長久性。

總之，在信息時代，醫(yī)院檔案管理必須實現高效標準的檔案信息管理模式，提高醫(yī)院檔案管理水平，助力醫(yī)院的健康有序發(fā)展。