人事檔案是人才信息的重要載體，也是人才的主要信息來源，更是知人善任選賢舉能的重要工具。對于基層企事業(yè)單位來講，人事檔案集中反映了一個人在不同時期或不同單位的經(jīng)歷，政治狀況、業(yè)務狀況，具有集合性、認可性、真實性、機密性、現(xiàn)實性、權(quán)威性等屬性。人事檔案不但可以使管理者在一定程度上掌握員工的基本人事信息，而且可以為本部門的人力資源管理工作提供相關(guān)的人事信息數(shù)據(jù)支持。

一、基層單位人事檔案管理存在的問題

1、人事檔案材料內(nèi)容失真

真實性是人事檔案的生命，而現(xiàn)有的檔案材料中卻存在著片面、空泛、重復、不真實等問題。例如，將工作時間提前、把學歷變高、把年齡變小等等。這些情況的出現(xiàn)，使檔案材料喪失了真實性、嚴肅性、權(quán)威性。而人事檔案材料的失真，使得人力資源計劃中的配備計劃、退休解聘計劃、補充計劃、使用計劃不能正確制定和正常執(zhí)行，甚至對人員的調(diào)資、定職、離退休等工作均造成了極大的負面影響。

2、人事檔案案卷質(zhì)量低下

不少單位的人事檔案沒有達到“歸檔齊全完整、鑒別認真、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊”的要求。干部填寫履歷表時，存在有頭無尾的問題;“鑒定材料”普遍存在厚古薄今的現(xiàn)象;許多干部的檔案除個別，因調(diào)動而附有極少鑒定材料外，大部分檔案均無反應近期表現(xiàn)的材料。

3、人事檔案交接不規(guī)范

首先是檔案交接不及時。很多單位對檔案交接工作不夠重視，領導把關(guān)不嚴。往往人員離了崗檔案還在原單位，以致出現(xiàn)檔案責任不明、界限不清等問題;其次是檔案交接手續(xù)不嚴密。按檔案管理規(guī)定，檔案人員交接應是一項認真細致、手續(xù)嚴密，責任重大的工作。而在一些基層單位檔案人員離崗或調(diào)動工作時，移交不按程序辦事，手續(xù)不按程序辦理;再次是檔案監(jiān)交工作不嚴格。而有些單位的領導把檔案交接當作事務性的工作，看成是檔案人員之間的事情，對檔案交接工作很少過問，使得檔案監(jiān)交工作不嚴格，工作程序不完整。

4、人事檔案管理技術(shù)落后

目前，我國人事檔案管理還是以傳統(tǒng)的手工操作為主，技術(shù)落后，盡管耗費了大量的時間和人力，卻還難以保證檔案的完整和精確。據(jù)調(diào)查統(tǒng)計，在全國123000多個管檔單位中，有49%的單位沒有專用庫房，而配置空調(diào)等設備的庫房也只占7%左右，大多數(shù)都沒有計算機等現(xiàn)代技術(shù)設備，多是手工操作，技術(shù)手段極為落后。

二、加強人事檔案管理的措施

1、注重人事檔案材料收集

隨著政治經(jīng)濟體制改革的不斷深化，干部制度的改革、考察、聘任、專業(yè)技術(shù)晉升等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案材料的收集帶來了更加嚴格的要求。對此，檔案管理者應及時收集、認真整理有關(guān)的檔案資料，并認真細致的進行鑒別，及時處理那些與歸檔要求不相符合的材料，做到取之有據(jù)。對個別手續(xù)不全的材料要退回補辦，以保證檔案的完整性、準確性、真實性和權(quán)威性。只有及時的對材料進行補充收集，才能使人事檔案比較客觀的反應干部德、能、勤、績的全貌。

2、完善人事檔案管理制度

要建立健全檔案管理制度，使檔案工作有規(guī)可循，有章可依。遵循《收集制度》，建立人事檔案材料收集網(wǎng)絡，明確收集的范圍和要求;遵循《鑒別歸檔制度》，明確鑒別的內(nèi)容和歸檔的要求，及時存真去假、查漏補缺;遵循《保管保密制度》，采取切實有效的措施，減少人為因素的破壞，保障人事檔案的安全，延長使用的壽命;遵循《查閱制度》，明確人事檔案利用的方式和方法，以保證人事檔案的安全性和真實性。人事檔案工作人員要以制度來維護管理，以管理來保證質(zhì)量，切切實實做好管理工作，讓人事檔案工作走上科學化、制度化的軌道。

3、運用信息化管理手段

實現(xiàn)人事檔案管理的信息化，是人事檔案服務于人事工作、人事制度改革與發(fā)展的需要，也是適應社會對檔案信息需求日漸增強的客觀需求。這就要求檔案管理部門進一步提高工作效率，準確、及時地傳輸人事信息，提高人事信息管理的時效性。要提高工作效率，就需要對人事檔案實行計算機輔助管理，利用計算機、掃描儀等現(xiàn)代設備和現(xiàn)代技術(shù)，將檔案資料整理輸入計算機，通過相應的技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存。根據(jù)需要，通過屏幕查閱有關(guān)內(nèi)容。同時要充分利用計算機網(wǎng)絡技術(shù)來進行人事檔案管理創(chuàng)新，通過網(wǎng)絡，可以實行不屬于保密范圍的檔案信息的社會共享，向社會提供優(yōu)質(zhì)高效的人才檔案信息服務，以實現(xiàn)人事檔案信息資源的有效共享。既方便利用者又提高了人事檔案工作的效率和質(zhì)量，并大大提高檔案的利用效率。

（作者單位：河北省三河市燕郊高新區(qū)管委會）