一、高校檔案部門“失位”、“失語”現(xiàn)象的發(fā)現(xiàn)

高校檔案部門是高校永久保存本校檔案的機(jī)構(gòu)，是高校重要的信息文化中心之一。早期，高校檔案部門被定性為高校保存和利用檔案的內(nèi)部教輔機(jī)構(gòu)，在信息化和數(shù)字檔案館建設(shè)日新月異的今天，檔案部門作為高校信息文化資源獲取、公開、保管與利用的綜合性信息管理與服務(wù)機(jī)構(gòu)的存在日漸明確;在大學(xué)文化精神傳承凸顯重要性的背景下，高校檔案部門又承載著開發(fā)、利用、傳播大學(xué)文化的職能。高校檔案部門正在從幕后轉(zhuǎn)向前臺(tái)，經(jīng)歷著一個(gè)重要的轉(zhuǎn)型期。

然而，據(jù)筆者觀察，目前高校檔案部門的社會(huì)認(rèn)知度還是較低，外界對(duì)高校檔案部門的職能和功能缺乏了解，檔案部門的形象和作用被嚴(yán)重低估，導(dǎo)致了檔案部門“失位”和“失語”現(xiàn)象的出現(xiàn)。比如，文化教育功能是高校檔案的主要功能之一，然而在高校相關(guān)活動(dòng)中，檔案部門經(jīng)常處于被動(dòng)配合地位，可謂“失位”;在一些能夠?yàn)閷W(xué)校工作建言獻(xiàn)策的重要場合，在攸關(guān)檔案工作自身發(fā)展的關(guān)鍵時(shí)刻，檔案部門又被排除在決策層之外，被動(dòng)“失語”。 “失位”必然導(dǎo)致“失語”，而“失語”進(jìn)一步加劇了“失位”，二者是一脈相承的命題，高校檔案部門理應(yīng)對(duì)此類現(xiàn)象深刻反思。

二、高校檔案部門“失位”或“失語”現(xiàn)象形成探究

（一） 高校管理人員的檔案工作認(rèn)知偏差

認(rèn)知偏差是指人們根據(jù)一定表現(xiàn)的現(xiàn)象或信息做出判斷，從而出現(xiàn)判斷失誤或判斷本身與判斷對(duì)象的真實(shí)情況不相符合。認(rèn)知偏差是非理性決策過程中的內(nèi)隱認(rèn)知機(jī)制，決策者在判斷或選擇過程中，很容易受到認(rèn)知偏差干擾，影響管理決策的制定。

（1）高校管理人員對(duì)檔案工作的認(rèn)知偏差，體現(xiàn)在不了解檔案工作的新形勢(shì)，在管理決策中不能正確對(duì)待檔案工作的訴求及檔案工作與高校工作發(fā)展的步調(diào)和諧，而他們正是直接影響檔案部門訴求能否滿足的直接因素。比如，在校園建筑功能規(guī)劃上，檔案部門作為公共服務(wù)部門應(yīng)該是設(shè)置于高校比較顯著且交通方便之處的獨(dú)立建筑。事實(shí)上，就算是在新建校區(qū)的高校，檔案部門也往往從屬于其他部門，無獨(dú)立辦公地點(diǎn)。按照檔案館的承重設(shè)計(jì)要求，最好置于建筑底層為宜，可是不少高校檔案館都是“高高在上”，無法安裝檔案密集架。很多高校將檔案館設(shè)置在學(xué)校偏僻角落，在平面圖上也不加標(biāo)注，利用者要費(fèi)盡周折尋找檔案館的地址，讓利用檔案增加了時(shí)間成本。

（2）高校管理人員的檔案工作認(rèn)知偏差，還體現(xiàn)在對(duì)檔案信息化工作重視不夠。據(jù)筆者了解，北京、上海、天津等一些大城市的高校，不少學(xué)校未將檔案信息化工作列入學(xué)校信息化發(fā)展大局中。檔案信息化程度較低增加了利用檔案的繁難，拉遠(yuǎn)了利用者與檔案部門的距離。

（3）在大學(xué)文化建設(shè)和傳承方面亦是如此。比如：籌建校史館是檔案文化功能的較好體現(xiàn)，但不少高校校史館修建由校辦或宣傳部牽頭，檔案部門只是其中配合工作的小卒。由檔案部門負(fù)責(zé)牽頭工作的較少，而且往往是學(xué)校不夠重視校史館工作，其他部門不愿承擔(dān)，檔案部門被動(dòng)接受這樣的任務(wù)，本來的資源優(yōu)勢(shì)卻變成了劣勢(shì)，其后面臨的資金、人力，各部門配合的困難可想而知。

（二） 檔案利用過程中的信息不對(duì)稱

利用者和檔案部門的信息不對(duì)稱影響了檔案資源的配置和效率，在公眾層面上影響了檔案工作形象。在檔案工作轉(zhuǎn)型時(shí)期，信息不對(duì)稱最突出的體現(xiàn)就是供需矛盾，一方面，為高校教育教學(xué)、管理、科研、大學(xué)文化建設(shè)需要和社會(huì)公眾需求的檔案信息資源存在較大缺口，采集困難;另一方面卻是高校檔案資源大量閑置沉淀，甚為可惜。主要有以下兩個(gè)方面：

（1）利用者和檔案部門在檔案可以提供利用的范圍、深度、廣度上存在信息不對(duì)稱。在很多高校內(nèi)部，不少師生不了解高校檔案的門類和內(nèi)容，對(duì)與切身利益攸關(guān)的檔案也是模糊不清。其實(shí)，檔案部門可以提供的檔案資源要遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過目前為利用者所知的。在利用者掌握信息不全面的情況下，大部分檔案資源得不到有效利用，造成資源浪費(fèi)。據(jù)調(diào)查目前高校檔案利用人員的范圍較窄，局限在高校內(nèi)部的部分師生。

（2）利用者和檔案部門在檔案提供利用的方式和手段上存在信息不對(duì)稱。

檔案利用者和潛在利用人群對(duì)檔案工作的職能、功能，利用形式和方法缺乏認(rèn)識(shí)，相當(dāng)一部分人對(duì)檔案工作技術(shù)手段的發(fā)展缺乏了解。現(xiàn)在很多高校檔案部門都建立了網(wǎng)站，提供一些基本的檔案信息和利用知識(shí)，有的甚至提供在線檔案目錄查詢，非常方便快捷，而很多人還是不清楚這種情況，更習(xí)慣利用電話咨詢方式或者直接到檔案部門咨詢解決問題，增加了自身利用檔案的繁難。

（三） 高校檔案從業(yè)者群體的“內(nèi)卷化”

美國人類學(xué)家戈登威澤 （Alex-ander Goldenweiser） 最早用“內(nèi)卷化”描述一類文化模式，即無突變發(fā)展和漸進(jìn)增長，只是在一個(gè)層次上自我消耗和重復(fù)。這里借用這個(gè)概念指檔案從業(yè)者群體長期從事一項(xiàng)相同的工作，并且保持在一定的層面，沒有變化和改觀。這種行為通常是一種自我懈怠，自我消耗。傳統(tǒng)不良觀念的影響，缺乏人員流動(dòng)機(jī)制及綜合素質(zhì)不高是檔案從業(yè)者“內(nèi)卷化”效應(yīng)形成的關(guān)鍵因素。

（1）傳統(tǒng)檔案室的管理體制、服務(wù)理念對(duì)高校檔案從業(yè)者群體仍有較深影響，這讓檔案從業(yè)者在思維方式、工作態(tài)度和方法等各方面表現(xiàn)著相當(dāng)?shù)谋Ｊ匦浴n案部門雖身兼檔案行政管理與檔案服務(wù)雙重職能，但是從實(shí)際來看，檔案部門普遍在檔案資源建設(shè)方面執(zhí)行力低下，這又自下而上影響了檔案部門在學(xué)校內(nèi)部權(quán)力分配體系內(nèi)的地位。

（2）內(nèi)部封閉，缺乏有效的人員流動(dòng)機(jī)制也造成了檔案從業(yè)者的內(nèi)卷化。因?yàn)槿狈π?nèi)合理流動(dòng)，外部新鮮空氣進(jìn)不來，與之相伴而來的是作風(fēng)保守、固步自封、不思進(jìn)取等不良習(xí)氣。很容易產(chǎn)生內(nèi)卷化的危機(jī)。

（3）從檔案從業(yè)者的人員結(jié)構(gòu)來看，老齡化比較明顯，很多人學(xué)歷、職業(yè)價(jià)值感偏低，工作進(jìn)取心小。雖然近年來檔案從業(yè)者的綜合素質(zhì)有部分改觀，但是從總體上看，還是無法滿足檔案工作現(xiàn)代化的需求。

三、轉(zhuǎn)型期高校檔案部門“失位”和“失語”現(xiàn)象反思

當(dāng)前，不僅是檔案工作，高校其他工作也在面臨時(shí)代變革帶來的考驗(yàn)，如何在職能轉(zhuǎn)變?nèi)种小氨P活存量”，贏得“就位”與話語權(quán)，檔案部門要有清醒認(rèn)知。檔案部門要理順和高校其他機(jī)構(gòu)的關(guān)系，進(jìn)一步放開檔案利用，增強(qiáng)檔案部門在高校的影響力和對(duì)公眾的文化輻射。

（一） 積極營造檔案工作變局，減少管理人員的認(rèn)知偏差

高校檔案部門大多脫胎于原來附屬校長辦公室的檔案室，與校長辦公室有先天關(guān)系，這種關(guān)系不但不應(yīng)該被淡化，還應(yīng)該有意識(shí)的加以維護(hù)，通過工作上的關(guān)聯(lián)，加強(qiáng)與校辦的工作和情感聯(lián)系，減少管理人員的認(rèn)知偏差，增強(qiáng)檔案部門在重大決策時(shí)的影響力。現(xiàn)在很多高校把校史館作為學(xué)?！败洝杯h(huán)境建設(shè)的重要組成部分。高校檔案部門在校史館設(shè)計(jì)展覽方面具有得天獨(dú)厚的優(yōu)勢(shì)，要善于抓住高校建造校史館的契機(jī)，通過積極建言獻(xiàn)策和卓有成效的工作成果，在校史館籌備和建設(shè)工作中占據(jù)主導(dǎo)地位，建成后爭取將其劃歸檔案部門管轄。這個(gè)過程必將提高檔案部門在高校管理人員和師生中的認(rèn)知度和影響力，校史館對(duì)外開放后，是高校對(duì)外交流的重要平臺(tái)，在引導(dǎo)廣大師生、校友和社會(huì)人士加深對(duì)學(xué)校的認(rèn)知的同時(shí)，也可以為檔案部門積累人望。

（二） 擴(kuò)大宣傳，聯(lián)合校內(nèi)外機(jī)構(gòu)協(xié)作共建，減少信息不對(duì)稱

（1）多種方式、多種角度擴(kuò)大檔案宣傳。檔案部門可以效仿一些公共場所的做法，面對(duì)高校師生，專門設(shè)置開放日，通過實(shí)地參觀工作場所、親身體驗(yàn)查檔流程、親手實(shí)踐檔案裝訂和數(shù)字化加工、和工作人員交流，參觀校史館等，增加公眾對(duì)檔案工作的了解。

利用檔案網(wǎng)站進(jìn)行宣傳也是提高檔案工作認(rèn)知度的較好渠道。高校檔案部門要重視檔案網(wǎng)站的建設(shè)，豐富網(wǎng)站內(nèi)容，提供最新工作動(dòng)態(tài)、編研成果、研究進(jìn)展、檔案工作制度和法律法規(guī)等信息，有條件的還可以提供在線實(shí)時(shí)問答、檔案目錄在線查詢、留言板等服務(wù)。還要和校內(nèi)外相關(guān)網(wǎng)站建立鏈接，方便訪問。在不違背部分檔案保密要求的前提下，將檔案文化資源向高校管理部門、師生、社會(huì)公眾開放，讓更多人接觸到高校檔案文化資源寶庫，提高檔案資源和檔案部門的影響力。

（2）聯(lián)合校內(nèi)外機(jī)構(gòu)協(xié)作共建，比如和圖書館協(xié)作，構(gòu)建一個(gè)集圖書、檔案文獻(xiàn)信息資源開發(fā)利用為一體的體系，填補(bǔ)各自自身信息資源服務(wù)的不足。檔案部門還可以聯(lián)合圖書館進(jìn)行新生培訓(xùn)，將檔案館的介紹利用列入新生教育的內(nèi)容，在信息檢索課程中增加檔案文獻(xiàn)檢索知識(shí)，培養(yǎng)學(xué)生檔案利用意識(shí);聯(lián)合人事處、學(xué)生處進(jìn)行新教工和學(xué)生培訓(xùn)，讓高校師生在入校時(shí)即可了解檔案文化資源的內(nèi)容和利用途徑。

（三） 加強(qiáng)檔案從業(yè)者的自身建設(shè)，削弱“內(nèi)卷化”的負(fù)面影響

（1）加強(qiáng)檔案從業(yè)者自身職業(yè)能力培養(yǎng)。檔案從業(yè)者要擺脫傳統(tǒng)觀念束縛，學(xué)習(xí)必要的計(jì)算機(jī)知識(shí)、新式檔案館建設(shè)理論和方法。通過不間斷的充電來補(bǔ)充新鮮養(yǎng)分，在潛移默化中促進(jìn)工作能力的提升。

（2）改善工作環(huán)境?？梢試L試?yán)矛F(xiàn)代管理學(xué)的方法來改進(jìn)檔案部門的風(fēng)氣。比如要打破小圈子的死水一潭，營造內(nèi)部新鮮活潑的工作氛圍，引入物質(zhì)激勵(lì)、情感激勵(lì)等各種激勵(lì)手段，良性競爭刺激其工作主觀能動(dòng)性;多和學(xué)校其他部門，校外團(tuán)體交流合作，通過增加對(duì)外界的了解培養(yǎng)檔案工作者的科學(xué)發(fā)展觀和全局意識(shí)，擺正心態(tài)和位置，輸入正能量。還可以采用一些公司企業(yè)的方法，比如定期組織拓展活動(dòng)，訓(xùn)練檔案從業(yè)者積極進(jìn)取的心態(tài)和工作態(tài)度，培養(yǎng)團(tuán)隊(duì)合作精神等。

高校檔案部門“失位”與“失語”現(xiàn)象客觀存在且由來已久，我們只能通過優(yōu)化自身行為把不良影響降到最低程度，隨著高等教育改革發(fā)展和現(xiàn)代化技術(shù)手段的應(yīng)用，導(dǎo)致 “失位”與“失語”現(xiàn)象的誘因也會(huì)發(fā)生變化，要多加警惕并預(yù)防。

本文為天津市高等教育學(xué)會(huì)“十二五”教育科學(xué)規(guī)劃立項(xiàng)課題成果（批準(zhǔn)號(hào)：125q149）系列研究成果之一

（作者單位：天津工業(yè)大學(xué)檔案館）