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        醫(yī)院檔案工作的重要性及實施對策

        2015-12-29 00:00:00阿木
        檔案天地 2015年2期

        醫(yī)院檔案指的是醫(yī)院在自身運行過程中所產(chǎn)生的各種有保存價值的文獻(xiàn)、資料、圖表等材料,它是醫(yī)院檔案管理工作人員以及醫(yī)院內(nèi)部全體職工集體智慧的產(chǎn)物,也是醫(yī)院的寶貴資產(chǎn),可以為醫(yī)院各項工作的有效開展提供真實的歷史憑證參考依據(jù)。做好醫(yī)院檔案管理工作對于推動醫(yī)院的持續(xù)健康發(fā)展具有非常重要的意義。

        一、醫(yī)院檔案管理工作對醫(yī)院發(fā)展的重要性

        首先,醫(yī)院檔案可以真實客觀的反映出醫(yī)院的發(fā)展進(jìn)程。醫(yī)院檔案是醫(yī)院在發(fā)展過程中逐漸累積的歷史印記,它記錄了醫(yī)院在不同的發(fā)展時期關(guān)于醫(yī)療、教學(xué)、科研、財務(wù)、黨建、人事和其他管理工作的實際情況,記載了醫(yī)院內(nèi)部職工為醫(yī)院發(fā)展積極探索和貢獻(xiàn)的過程。借助檔案我們可以更加清楚的掌握醫(yī)院過去的發(fā)展軌跡,從而更深入的了解和認(rèn)識醫(yī)院目前的發(fā)展?fàn)顩r和面臨的發(fā)展環(huán)境。

        其次,醫(yī)院檔案管理工作能夠有效的積累與傳播知識,醫(yī)院屬于專業(yè)性技術(shù)性極強的單位,在知識的累積與傳播上,檔案管理工作能夠發(fā)揮出極大作用。比如說病案檔案,其中記錄了患者從接診到出院的全過程,是珍貴的醫(yī)學(xué)材料,成功的治愈案例可以為年輕醫(yī)生提供有價值的參考,在未來遇到同樣病情時可以借鑒和參考。另外也可以通過對成功病歷檔案的理論研究,總結(jié)出有價值的經(jīng)驗與科技成果。

        再次,醫(yī)院檔案管理工作的有效開展有助于醫(yī)院文化建設(shè)工作,醫(yī)院文化是醫(yī)院在發(fā)展過程中逐漸形成的,是醫(yī)院全體員工都普遍接受與共同遵守的理念、原則、價值觀念。醫(yī)院文化是醫(yī)院精神的體現(xiàn),也是醫(yī)院辦院理念的體現(xiàn)。醫(yī)院檔案材料真實客觀的記錄了一代代辦院人的精神文化,對于醫(yī)院文化的傳承和積累發(fā)揮了非常重要的作用,如果不重視檔案工作,醫(yī)院文化建設(shè)便舉步維艱。

        最后,做好檔案的收集歸檔工作能夠幫助醫(yī)院更科學(xué)的制定戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃。醫(yī)院檔案中記錄了醫(yī)院發(fā)展歷程中的所有優(yōu)秀成功之處,對于Y8QILUHpS+RZi4JwRN5GkRPGgzq2q/Pyrp0Bj0hez/Y=研究醫(yī)院經(jīng)營發(fā)展業(yè)績提供準(zhǔn)確資料,是制定科學(xué)發(fā)展規(guī)劃的基礎(chǔ)。做好醫(yī)院檔案管理工作,根據(jù)檔案科學(xué)的分析論證,能夠為醫(yī)院的管理者提供準(zhǔn)確的醫(yī)院運營材料,及時的對醫(yī)院戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃提供有價值的資料,為管理者進(jìn)行決策提供有力的參考依據(jù)。

        二、醫(yī)院檔案管理工作的實施對策

        (一)樹立檔案管理新理念

        一方面,醫(yī)院內(nèi)部職工必須要徹底改變過去那種輕管理重服務(wù)的理念,要認(rèn)識到檔案管理工作和醫(yī)療服務(wù)工作同樣重要,以檔案的充分利用來推動檔案服務(wù)工作的有效開展,從而讓檔案管理工作為醫(yī)院發(fā)展發(fā)揮出更大的作用;另一方面,醫(yī)院檔案管理人員的服務(wù)方式必須朝著更加積極主動的方向改變,要樹立超前服務(wù)意識,能夠充分的掌握檔案利用者的實際需求,打造出一個高效的檔案服務(wù)平臺,從而對醫(yī)院檔案資源進(jìn)行優(yōu)化整合,充分挖掘出檔案的價值。

        (二)提高管理人員素質(zhì)

        其一,醫(yī)院檔案管理人員要徹底轉(zhuǎn)變過去那種等、靠、要的思維方式,從過去的封閉式管理轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放式的管理,從被動管理轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃庸芾?,將檔案管理工作的價值充分發(fā)揮出來,將檔案管理和醫(yī)院的社會經(jīng)濟效益結(jié)合起來,以主動服務(wù)、跟蹤服務(wù)以及檔案資源的開發(fā)利用為出發(fā)點,做好檔案管理工作;其二,做好檔案管理工作人員的繼續(xù)教育,針對其展開培訓(xùn),確保檔案管理人員能夠熟悉現(xiàn)代化檔案管理理論知識,讓檔案管理人員了解相關(guān)的法律法規(guī),增強其法制觀念。另外,檔案管理人員應(yīng)在業(yè)余時間學(xué)習(xí)一些醫(yī)學(xué)知識,從而在為臨床醫(yī)學(xué)教研服務(wù)的過程中更加得心應(yīng)手。

        (三)規(guī)范檔案收集工作

        可以建立檔案管理部門,明確相關(guān)管理人員職責(zé),把醫(yī)院內(nèi)部不同類型的檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理,讓檔案管理工作和醫(yī)療業(yè)務(wù)同時進(jìn)行考核,共同發(fā)展。要擴大檔案材料的歸檔范圍,因為醫(yī)院處在特殊的環(huán)境之下,運營過程中可能會出現(xiàn)很多新的問題,也會產(chǎn)生更多的檔案材料,所以擴大歸檔范圍是擺在檔案管理人員面前的重要工作。比如說醫(yī)院所進(jìn)行的租賃、承包、核算、協(xié)議等方案材料進(jìn)行歸檔,又比如說將項目招標(biāo)流程、合同等材料納入歸檔范圍。

        (四)開發(fā)利用檔案資源

        醫(yī)院檔案管理工作的最終目的是為了充分挖掘出檔案資源的利用價值,從而促進(jìn)醫(yī)院的健康發(fā)展。所以檔案管理工作人員要樹立服務(wù)意識,多層面、全方位的對檔案材料進(jìn)行開發(fā),為醫(yī)院臨床醫(yī)療科研工作更好的服務(wù)。同時,檔案管理工作人員要根據(jù)醫(yī)院實際情況,不斷開辟檔案資源開發(fā)利用的新渠道,努力做好檔案編研工作,對檔案資源進(jìn)行更加深入的加工與開發(fā),為利用者提供更加全面準(zhǔn)確的信息。此外,檔案管理工作人員還要做好檔案資源利用反饋信息的收集和分析,進(jìn)一步實現(xiàn)檔案信息開發(fā)與資源共享,更好的為醫(yī)院的建設(shè)發(fā)展服務(wù)。

        (五)增強檔案管理工作效益

        第一,提高服務(wù)意識,擴展服務(wù)范圍。作為一項服務(wù)性較強的工作,檔案管理的服務(wù)性主要是依靠檔案的開發(fā)利用來實現(xiàn)的,檔案資源開發(fā)利用水平的高低在很大程度上反映了醫(yī)院檔案管理工作水平的高低。要充分挖掘出檔案資源的利用價值,才能夠確保其對醫(yī)院的運營發(fā)展發(fā)揮出作用,才能幫助醫(yī)院管理者作出更加科學(xué)準(zhǔn)確的決策。

        第二,要構(gòu)建完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。為了符合現(xiàn)代檔案管理工作的需求,必須進(jìn)一步完善檔案管理網(wǎng)絡(luò),組建檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組,醫(yī)院內(nèi)部各個部門都應(yīng)該設(shè)置兼職檔案管理人員,其主要工作為收集和整理本部門的文件材料,并定期將這些材料移交到醫(yī)院檔案室。

        第三,逐漸推進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)代化建設(shè)。檔案管理人員應(yīng)該充分的應(yīng)用計算機信息技術(shù)來做好檔案的收集和整理。比如說我們可以把檔案材料的內(nèi)容根據(jù)黨群工作、行政管理、臨床科研、儀器設(shè)備、后勤保障等分類輸入到計算機之中,讓利用者能夠更快速便捷的檢索到需要的信息,這樣不但能夠節(jié)約人力資源,還可以很好的避免人工檢索的失誤。

        醫(yī)院在運行過程中所產(chǎn)生的各種檔案,是醫(yī)院的珍貴資源,為了充分發(fā)揮醫(yī)院的社會作用,我們要進(jìn)一步加快醫(yī)院內(nèi)部管理的改革,確保檔案管理工作發(fā)揮出實際效果。通過改革幫助醫(yī)院內(nèi)部管理工作有序開展,進(jìn)一步提升醫(yī)院的整體管理水平,實現(xiàn)醫(yī)院的現(xiàn)代化發(fā)展。

        (作者單位:迪慶州德欽縣人民醫(yī)院病案統(tǒng)計科)

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