于大偉 翟麗麗 韓丹丹 趙 奇 李 婧（綏化學院外國語學院 黑龍江綏化 152000）

基于體裁的英文會議紀要的文本分析

于大偉 翟麗麗 韓丹丹 趙 奇 李 婧
（綏化學院外國語學院 黑龍江綏化 152000）

筆者以英、美兩國企業(yè)及非贏利性機構(gòu)網(wǎng)站上100篇已被公開的、真實的英文會議紀要語料作為研究對象，運用體裁及體裁分析理論，對其進行描述性和解釋性的研究，得出分析會議紀要的交際目的，并據(jù)此構(gòu)劃出其語步結(jié)構(gòu)、確定其語步順序。

英文會議紀要；體裁；體裁分析；語步結(jié)構(gòu)

一、體裁及體裁分析理論

（一）體裁的界定。體裁一詞在朗文當代英語詞典中被定義為“a class of works art,literature,or music marked by a particular style,form,or subject”。[1]（P178）體裁源自拉丁詞匯“genus”，一直以來人們對它的解讀都充滿著很大的爭議。從亞里士多德開始，很多學者對體裁的概念都做出了定義。福勒（Fowler）認為體裁是“makingup a familywhose septsand individualmembersare related in variousways,withoutnecessarily havingany single featureshared in common by all”[2]（P156-158）。在修辭學方面，米勒把體裁的概念界定為“typified rhetorical actionsbased in recurrentsituations”[3]。克雷斯（Kress）首次使用了“體裁”這個術(shù)語。他把話語類型和“社會場景”（social occasion）聯(lián)系起來。[4]（P156-158）體裁是文本約定俗成的形式，具有特定的意義，源于社會場景的功能、目的和意義；同時話語類型也“表達”（encode）了這些功能、目的和意義。

近年來，對于體裁研究的廣度和深度在不斷地擴展，其中最具有代表性的人物為俄羅斯社會語言學家巴赫金（Bakhtin），他將文學上的體裁概念擴大到非文學領(lǐng)域。[5]（P124）并且他使用了“言語類型”（speech genre）這個表述，把言語類型和人類活動的領(lǐng)域聯(lián)系起來。

密歇根大學語言學教授斯維爾斯（Swales,J.M.）對體裁從文學和修辭研究領(lǐng)域向其它領(lǐng)域借用和發(fā)展的過程進行了詳細的描述。在Genre Analysis—English in academic and research settings一書中對體裁作了詳盡的解釋。ESP學派的另一位代表人物是巴蒂亞（Bhatia,V.K.），他在斯維爾斯的基礎(chǔ)上對體裁及其特征做以進一步發(fā)展。他把體裁與社會學、心理學、語言學結(jié)合起來，共同分析專業(yè)和學術(shù)文本構(gòu)建、理解的問題。在其著作 Analyzing Genre：Language Use in ProfessionalSettings中對體裁概念的界定體現(xiàn)了他的這個思想。

（二）體裁分析理論。第一位在體裁分析方面取得成就的是斯維爾斯，他提出了著名的Create a research space（CARS）模式，即“創(chuàng)建研究空間”模式。他用CARS模式分析了文章的引言部分。同時，在對主要學術(shù)期刊中的論文進行了大量的研究之后，他把學術(shù)科研論文的寫作步驟分為五個主要部分：引言（introductions）、方法（methods）、結(jié)果（results）、討論（discussions）和總結(jié)（conclusions）。并在研究中發(fā)現(xiàn)幾乎所有學術(shù)科研論文的引言部分都存在著語步（move）和步驟（step）。他認為，語步是與作者目的和交際內(nèi)容相互關(guān)聯(lián)的一個單位，步驟則是語步的下一級單位，它為作者在設(shè)置語步方面提供了更多的方法。

在斯維爾斯（Swales）的研究基礎(chǔ)上，巴蒂亞總結(jié)了體裁分析發(fā)展的四個階段，即“語域分析”（registeranalysis）,“語法-修辭分析”（grammatical-rhetorical）,“互動分析”（interactional analysis）,“話語類型分析”（genreanalysis）。[6]（63-65）

二、英文會議紀要的相關(guān)研究

（一）尼克拉斯（Nicholas）對于英文會議紀要的表層分析尼克拉斯（1998）對904份英文會議紀要做出了定量分析，得出如下結(jié)論：45％的會議為公司員工會議，74％的會議在公司會議室中進行。另外，大多數(shù)會議在中午11點舉行，會議時間通常持續(xù)一個或一個半小時，63％的會議沒有詳細的手寫記錄。他認為在英文會議紀要的撰寫過程中要注意時態(tài)和時間狀語的變化。同時，總結(jié)出了會議紀要常用的搭配。

尼克拉斯對英文會議紀要的這些結(jié)論無一例外的都是涉及到了研究的表層部分，并沒有從深層部分對語言的選擇進行解釋。

（二）楊藹瑩對于英文會議紀要的體裁分析。楊藹瑩（2006）曾經(jīng)應(yīng)用巴蒂亞（1993）的語步分析方法對三十份真實的英文會議紀要進行了分析。通過分析得出了英文會議紀要的主要語步：開始（opening）、會議參與者名單（participants listofmembers）、對于上次會議的回顧（approvalof previous meetingminutes）、會議參與者發(fā)言（reportsbymembers）、下次會議的計劃（schedule ofnextmeeting）和結(jié)束（closure）共六個步驟。

她在進行分析時，應(yīng)用的軟件是textanalysis tool。這款軟件可以分辨詞匯密度、句子平均長度和詞語頻率等。最后，她還把英文會議紀要這一體裁與文化結(jié)合起來。但是，她并未解釋這一體裁為何應(yīng)用到英文會議紀要上面。同時，那些實現(xiàn)會議交際目的的策略也未被提及。

三、研究設(shè)計

（一）數(shù)據(jù)收集。本文所采用的語料均來英美國家的公司及其他非贏利性組織，因為英、美兩國是世界上以英語為母語的國家中最有影響力和代表性的，所以在獲取語料的時候，主要選取的是英、美兩國的會議紀要。形符共有324500個，平均字數(shù)為3245。

筆者對語料進行選取時主要遵循以下原則：

1.語料的代表性：系統(tǒng)的選擇了資源和文本。所選取的語料主要來自食品加工業(yè)、手工業(yè)、電信業(yè)。這些語料來自不同的語言環(huán)境，涵蓋范圍較廣。

2.語料的可信性：可信性指的是假定的讀者對特定的刊物或出版物的贊譽。筆者采用的語料所出自2014年《財富》所評選出的世界500強企業(yè)，這些企業(yè)都是世界知名，且享有較高贊譽的。

3.語料的真實性：語料的真實性是指語料來源的可靠、準確。筆者所采用的語料來自相關(guān)企業(yè)的官方網(wǎng)站。同時，這些語料均是來自英、美國家，避免了不必要的翻譯造成的文本失準的現(xiàn)象。

（二）分析工具。隨著計算機軟件、硬件性能的提高和個人計算機的普及，多種語料庫相關(guān)的商業(yè)軟件工具和免費軟件工具應(yīng)運而生。掌握這些工具對能否回答研究問題、實現(xiàn)應(yīng)用目的至關(guān)重要。在建庫階段，作者應(yīng)用的軟件是TreeTagger for Windows（MultilingualVersion）（基于德國斯圖加特大學的Tree Tagger），這是一款免費的多語言自動詞性賦碼軟件。在數(shù)據(jù)提取階段，筆者應(yīng)用的語料庫語言學分析軟件是Antconc，它是由日本學者勞倫斯·安東尼（LaurenceAnthony）開發(fā)。這是一款操作相對容易，并且逐漸被大家所接受的分析工具。

（三）研究步驟。香港理工大學學者Jane Lung（2008）提出了著名的典型話語事例層級模式（Model of typical discursive hierarchicalpattern of cases），這也是筆者分析100篇英文會議紀要時所采用的主要模式。他指出大多數(shù)典型話語層級的案例在一般情況下包含以下五個步驟。

步驟1.背景信息（Opening Paragraph and/or Background Information）。這一部分涉及案例分析的背景信息，這樣可以使讀者更進一步的了解案例大致情況。這些背景信息主要包括：情境、時間、地點及參與人。

步驟 2.特定問題 （Specific Problem and/or Specific Situation）。這一部分主要是指某些特定問題的討論，它包括參與人在語境下所做的事項、誰為這些情境承擔責任及承擔何種責任。

步驟3.數(shù)據(jù)介紹（Presentation ofData）。在這一步驟中，主要涉及到對案例的資料搜集情況做出簡要介紹。

步驟4.數(shù)據(jù)分析（Data Process）。主要是對相關(guān)資料進行分析、整理、做出推理和假設(shè)，并且確立語步。

步驟5.結(jié)論（Closing）。對上述研究做出總結(jié)，并且提出建議。

四、研究結(jié)果與討論

（一）會議紀要的交際目的。英文會議紀要有一系列的交際目的，這些交際目的由會議紀錄員和讀者共同識別和完成。

首先，每個英文會議紀要的目的都是告知讀者會上所討論的內(nèi)容、在會議進程中參會者所達成的共識、他們之間的分歧、做出何種決議、即將采取的措施、哪些人對所采取的措施負責、何時實施、相關(guān)工作的進展情況、企業(yè)的資金流向等情況。所以，對于那些由于種種原因不能參加會議的人而言，他們可以把會議紀要作為參考來了解會議的大致進程。

其次，英文會議紀要的第二個交際目的是授予公司下屬權(quán)力。會議紀要作為一種正式的、法律性文件，可以明確地反應(yīng)出相關(guān)的人員對參會者所做出的決議是否被執(zhí)行、擱置、以及對會議出席和缺席人員進行統(tǒng)計、表決時是否符合法定人數(shù)、對于決議、項目實施等情況。上述條目在當時當?shù)氐淖饔每赡芎苄?，甚至可以說是微忽其微的。但是，在會后的很長一段時間，它們將成了一個持久的、官方的法律文件，也可以解決今后出現(xiàn)的問題等。在某種程度上，會議紀要可以作為授予公司相關(guān)人員權(quán)力的文件。

（二）會議紀要的語步結(jié)構(gòu)。會議紀要的結(jié)構(gòu)是由它的語步?jīng)Q定的：語步是文本上的功能片段，它們可以重復(fù)性的出現(xiàn)在給定的言語社區(qū)來達成文本的目的。它們的存在或者缺失從本質(zhì)上決定會議紀要這一體裁的本質(zhì)。同時，這些語步的出現(xiàn)使會議紀要具有了清晰的、可辨識的體裁結(jié)構(gòu)。筆者在對來自英美兩國會議紀要進行分析后得出這一體裁的語步（見表1）。

表1 會議紀要的語步結(jié)構(gòu)

由上表可知，會議紀要由10個語步組成，每一個語步都是對這一部分內(nèi)容的高度概括。其中語步3包含兩個子語步：遵守會議秩序（call to order）與致開幕詞（opening remarks）。語步5包含兩個子語步，即修改（amendments）和簽字同意（signing approval）。語步8包含三個子語步：討論項目（discussion items）、決定項目（decision items）和實施項目（action items）。

筆者根據(jù)體裁及體裁分析理論，對100篇英文會議紀要進行分析，包括語步及子語步出現(xiàn)的數(shù)量及頻率（見表2）。

表2 會議紀要語步數(shù)量及比率

由上表可知，英文會議紀常用的語步有：標題、參會者出席情況、傳閱、介紹、會前討論事項、相關(guān)事項、報告、會議主要議項、其他事項、結(jié)束。其中，語步1、2、4、7、8、10，即標題、與會人員出席情況、介紹、報告、會議主要議項、結(jié)束在會議紀要中出現(xiàn)的比例是100％，也就是英文會議紀要的必要成分，即必選語步。

下面筆者就每一篇會議紀要中的語步數(shù)量做一個縱向的對比分析，目的是查看每一篇會議紀要的語步數(shù)量分布情況（見表3）。

表3 會議紀要語步出現(xiàn)頻率分布表

根據(jù)表3中的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，英文會議紀要一般包含有6到9個語步不等，也就是在必選語步的基礎(chǔ)上，每個公司會根據(jù)會議不同的特點以及領(lǐng)域的差別，對英文會議紀要的語步有所取舍，以完成交際目的。所以，可選語步也起著十分重要的作用。在表2中，筆者發(fā)現(xiàn)還有一些出現(xiàn)頻率極高的語步也可作為書寫會議紀要時的參考標準，把出現(xiàn)頻率較高的語步，叫做“高頻語步”。筆者根據(jù)它們的出現(xiàn)頻率，把“會前討論事項”“其他事項”確定為高頻語步。除了這些高頻語步外，會議紀要中的“傳閱”和“相關(guān)事項”語步出現(xiàn)的頻率雖然不高，但是它們必定能從某個方面在會議紀要中起著重要作用，筆者把這樣的語步稱為“特色語步”。

筆者在對會議紀要的必選語步和可選語步進行分析，并對可選語步中的高頻語步和特色語步進行了劃分后。為了進一步對會議紀要的語步進行深入了解，對其語步數(shù)量及平均語步進行了分析（見表4）。

表4 會議紀要的語步數(shù)量分析表

平均數(shù)的計算時發(fā)現(xiàn)，最少的語步為6個，最多的語步為9個，平均語步為7.18。結(jié)合會議紀要語步分布情況的數(shù)據(jù)，52％的文章都運用7個語步，而這7個語步中，有6個是筆者分析得出的可選語步，另外一個可選語步則是依據(jù)行業(yè)特點、會議具體情況而定。

通過以上分析,可以使我們對英文會議紀要這一體裁的語步結(jié)構(gòu)有了初步認識，為會議紀錄員和商務(wù)英語教師提供一些參考。教師可以根據(jù)英文會議紀要的語步特征對學生進行指導(dǎo)，幫助學生識別不同的語步，并且掌握其功能。

[1]薩默斯.朗文當代英語大辭典[M].北京：商務(wù)印書館, 2005.

[2]Paltridge,B.Genre,text type,and the language learning classroom[M].ELT Journal,1997.

[3]Miller,C.Genre as Social Action[J].Quarterly Journalof Speech,1984.

[4]Kress,G.Edition Linguistic.processes in sociocultural practice[M].Oxford：Oxford University Press,1989.

[5]嚴明.大學專門用途英語教學理論與實踐研究[M].哈爾濱：黑龍江大學出版社,2008.

[6]Bhatia,V.K.Analyzinggenre：Languageuseinprofessional settings[M].LongmanGroup Ltd,1993.

[責任編輯 靳開宇]

H315

A

2095-0438（2015）11-0064-03

2015-05-22

于大偉（1982-），男，蒙古族，黑龍江綏化人，綏化學院外國語學院講師，黑龍江大學外國語言學及應(yīng)用語言學碩士

研究生，研究方向：特殊目的英語。