蘇子金

摘 要：古往今來(lái)，公文在國(guó)家機(jī)器和社會(huì)組織的正常運(yùn)轉(zhuǎn)中起著法規(guī)、書(shū)面指導(dǎo)、公務(wù)聯(lián)系、宣傳教育、依據(jù)憑證等的重大作用，而實(shí)踐工作中，許多機(jī)構(gòu)的公文質(zhì)部規(guī)范、質(zhì)量不高的情況屢見(jiàn)不鮮，本文通過(guò)領(lǐng)導(dǎo)重視、公文寫作人員重視和寫作能力提高、文件接收人員和部門重視三個(gè)方面來(lái)闡述如何控制單位公文質(zhì)量，以提高組織機(jī)構(gòu)的辦事效率，提升組織機(jī)構(gòu)的公眾形象。

關(guān)鍵詞：控制；公文質(zhì)量

古往今來(lái)，國(guó)家機(jī)器和社會(huì)組織的正常運(yùn)轉(zhuǎn)離不開(kāi)公文的正常流轉(zhuǎn)，歷史證明，公文的質(zhì)量保證、流轉(zhuǎn)順暢的時(shí)期是國(guó)家和社會(huì)組織發(fā)展上升期，而當(dāng)公文流于形式、流轉(zhuǎn)滯澀時(shí)是一個(gè)國(guó)家和社會(huì)組織走下坡路甚至是發(fā)展末期。由此可見(jiàn)，公文對(duì)于一個(gè)組織機(jī)構(gòu)維系正常發(fā)展、經(jīng)濟(jì)政治利益的不斷拓展有著重大的意義。

公文即“公文是各種法定的社會(huì)組織在處理公務(wù)過(guò)程中形成并使用的具有法定效力和規(guī)范體式的文書(shū)”[1]，此定義包括幾重意思，即首先公文的制作和發(fā)布者具有法定性，包括政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、司法、科教文衛(wèi)等組織；其次公文產(chǎn)生于各種法定社會(huì)組織的公務(wù)活動(dòng)中，是其意志的體現(xiàn)，與其管理生產(chǎn)活動(dòng)緊密相連；第三公文一經(jīng)制發(fā)，具有法定效力，在制發(fā)公文的社會(huì)組織所轄范圍內(nèi)有關(guān)單位和人員都必須付諸執(zhí)行、遵循和參照處理，否則將受到有關(guān)部門的追究甚至是依法承擔(dān)行政或者法律責(zé)任；第四公文具有規(guī)范的的體式，國(guó)家出臺(tái)了《黨政機(jī)關(guān)公文格式標(biāo)準(zhǔn)》，作為黨政機(jī)關(guān)公文的標(biāo)準(zhǔn)，其他單位可以參照?qǐng)?zhí)行，并且隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展，國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)還將不斷地改進(jìn)和完善，不斷地與世界標(biāo)準(zhǔn)接軌；第五公文從屬于文書(shū)，公文突出作用在“公”，即公文產(chǎn)生在國(guó)家和社會(huì)組織的公務(wù)活動(dòng)中，區(qū)別于因人與人之間情感交流等需要產(chǎn)生的私人文件。

在信息時(shí)代，隨著科技的發(fā)展，計(jì)算機(jī)硬件和軟件的普及，越來(lái)越多的部門和組織機(jī)構(gòu)的職能活動(dòng)的開(kāi)展，建立在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上，信息傳遞和處理快速、高效，由此而產(chǎn)生的種種電子文件構(gòu)成了一種新型的公文——電子公文?！半娮庸氖且源a形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存取并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募盵2]。

從公文的定義及其分析可以看出，公文的制發(fā)和辦理是一個(gè)很嚴(yán)謹(jǐn)?shù)倪^(guò)程，大到政黨和國(guó)家機(jī)器的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，小到一個(gè)微觀社會(huì)組織的生死存亡，都靠著公文來(lái)傳遞策令、溝通信息、聯(lián)系事務(wù)，可以說(shuō)公文的質(zhì)量，牽涉到公文制發(fā)和辦理的效率，進(jìn)而影響到一個(gè)政黨、政府部門的辦事效率，一個(gè)社會(huì)經(jīng)濟(jì)組織的效益和成長(zhǎng)速度，甚至是黨政部門、社會(huì)組織的公眾形象。因?yàn)楣氖玛P(guān)本單位的各項(xiàng)事務(wù)，大多數(shù)公文處理完畢以后必須移交至檔案部門歸檔保存，公文的質(zhì)量還影響到今后的檔案價(jià)值。

而從當(dāng)前形形色色的公文工作實(shí)踐來(lái)看，公文寫作的質(zhì)量不高、不規(guī)范問(wèn)題表現(xiàn)得比較突出，有些公文在闡述策見(jiàn)時(shí)，含蓄隱晦，拐彎抹角，令人難得要領(lǐng)；有些公文文種使用不當(dāng)，格式項(xiàng)目標(biāo)注不合規(guī)范，與國(guó)家現(xiàn)行公文法規(guī)規(guī)定相悖；“發(fā)文機(jī)關(guān)名稱加括弧”是黨的機(jī)關(guān)專用公文版式，但不少行政公文也采用這種版式；有些公文在陳述事實(shí)時(shí)用語(yǔ)隨意鋪陳、渲染和藻飾，不符合公文的語(yǔ)體和要求[3]。

筆者認(rèn)為，提高公文質(zhì)量、規(guī)范公文制發(fā)及其辦理是一個(gè)系統(tǒng)工程，需要從上至下的統(tǒng)一行動(dòng)，需要一個(gè)社會(huì)組織內(nèi)部各個(gè)部門的通力合作才能實(shí)現(xiàn)。

一、黨和國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的不斷改進(jìn)和完善。在制定標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，不但要與國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)接軌，在格式標(biāo)準(zhǔn)、行文標(biāo)準(zhǔn)等方面，使我國(guó)在外交、外貿(mào)等領(lǐng)域能夠更快地獲得友邦的領(lǐng)會(huì)和認(rèn)可，從而推動(dòng)外交外貿(mào)活動(dòng)的順利展開(kāi)，還應(yīng)考慮我國(guó)實(shí)際情況，比如中外語(yǔ)言習(xí)慣的不同會(huì)造成的歧義如何處理等。使得公文制發(fā)規(guī)范工作“有法可依”。

二、單位或者部門領(lǐng)導(dǎo)重視，一個(gè)單位的公文，是領(lǐng)導(dǎo)意志的體現(xiàn)，是單位各個(gè)職能部門運(yùn)作的依據(jù)，因此公文質(zhì)量的提高必須依靠單位領(lǐng)導(dǎo)的重視。

1，領(lǐng)導(dǎo)重視公文制作的硬件材料，比如對(duì)單位公文制作紙張、油墨、電子文件系統(tǒng)、打印機(jī)型號(hào)和油墨、裝訂材料等的要求，其單位公文質(zhì)量在基礎(chǔ)上已經(jīng)提高了幾個(gè)檔次。

2，在公文制發(fā)過(guò)程中，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該重視公文質(zhì)量，對(duì)公文制發(fā)的整個(gè)過(guò)程進(jìn)行質(zhì)量控制，并且認(rèn)真履行好自己參與的環(huán)節(jié)，重要文件需要領(lǐng)導(dǎo)親自擬稿或者核稿時(shí)，認(rèn)真細(xì)致嚴(yán)格地履行職責(zé)，確保公文的質(zhì)量；在簽字前認(rèn)真瀏覽稿本，對(duì)稿本進(jìn)行質(zhì)量把關(guān)；在下達(dá)指示時(shí)，表意簡(jiǎn)潔、清晰、明確，使公文寫作人員能理解準(zhǔn)確。

3，在電子文件時(shí)代，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)電子文件系統(tǒng)的重視和全面把關(guān)，能夠選擇質(zhì)量更保證的軟件供應(yīng)商，在系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段，能更好地對(duì)軟件供應(yīng)商提要求，使電子文件在系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段更規(guī)范和完善，使整個(gè)電子文件生命周期的流程更順暢，即保證了電子文件質(zhì)量，也保證了電子文件檔案的質(zhì)量。

三、公文寫作人員的重視和能力的提高。公文寫作人員是公文質(zhì)量高低的關(guān)鍵所在，一個(gè)單位公文寫作人員的政策水平、領(lǐng)悟能力、表達(dá)能力和對(duì)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的遵照程度，決定著公文質(zhì)量的高低，所以單位公文質(zhì)量提高重點(diǎn)放在公文寫作人員的重視和業(yè)務(wù)能力的不斷提高方面。

1，提高思想政策水平，公文作者思想政策水平的高低，是衡量一篇公文質(zhì)量的決定性因素。所以公文作者要努力學(xué)習(xí)政治理論，掌握一定的有關(guān)科學(xué)社會(huì)主義的基本知識(shí)，把握本單位的大政方針，保持清醒的政治頭腦，將國(guó)家主流政策、思想的基礎(chǔ)揉入單位公文寫作中，才能在公文起草時(shí)不出現(xiàn)政治上、原則上、與本單位工作實(shí)際相悖等的失誤或不周[4]，保證單位公文的政治質(zhì)量。

2，公文寫作人員要有過(guò)硬的寫作能力，進(jìn)行過(guò)專門的公文寫作培訓(xùn)，即清楚公文寫作的意義、性質(zhì)、特點(diǎn)、任務(wù)、目的，掌握一定的公文寫作技巧，熟悉公文的構(gòu)成要素和公文寫作的工作流程，懂得公文寫作的基本原理和運(yùn)動(dòng)過(guò)程，從格式和內(nèi)容上，語(yǔ)言和技巧上，不斷地練就寫出高質(zhì)量公文的本領(lǐng)。

3，正確領(lǐng)會(huì)和在公文中體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)意圖。一份高質(zhì)量的公文，是公文寫作的指揮者與撰寫者雙方的思想和理論水平以及寫作才能的充分發(fā)揮，并且緊密合作、精心勞動(dòng)的結(jié)果。公文體現(xiàn)的是領(lǐng)導(dǎo)的意志，傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的精神和指示，公文寫作者應(yīng)該充分領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，結(jié)合實(shí)際情況寫出能夠充分體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)意圖的公文，才是提高質(zhì)量公文的基礎(chǔ)，亦是收文部門高效處理公文要求業(yè)務(wù)的關(guān)鍵[5]。

4，要時(shí)刻關(guān)注國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)制作公文。如2012年7月頒布的《黨政機(jī)關(guān)公文格式》，雖然它規(guī)定“本標(biāo)準(zhǔn)適用于各級(jí)黨政機(jī)關(guān)制發(fā)的公文。其他機(jī)關(guān)和單位的公文可以參照?qǐng)?zhí)行。”但按照它的格式標(biāo)準(zhǔn)來(lái)制發(fā)公文，無(wú)疑是規(guī)范公文格式、提高公文質(zhì)量的一個(gè)可靠保證。

四、公文受理部門的支持。一個(gè)單位的職能部門多種多樣，其中并不缺乏專業(yè)性較強(qiáng)的部門，比如技術(shù)部門、財(cái)務(wù)部門和業(yè)務(wù)部門等，對(duì)一些專業(yè)或者普遍的事物往往有他們專業(yè)領(lǐng)域的專有稱呼，而公文寫作人員不一定是文理皆通的全才，在公文寫作過(guò)程中，公文寫作人員需到部門進(jìn)行調(diào)研時(shí)，該職能部門應(yīng)在其職責(zé)所在范圍內(nèi)給以支持和指導(dǎo)，使得公文中的專業(yè)術(shù)語(yǔ)描述更精確，收文人員和部門領(lǐng)會(huì)更清晰，達(dá)到提高單位公文質(zhì)量的目的。另外，收文人員和部門在接到單位公文后，通過(guò)閱覽該公文，發(fā)現(xiàn)公文中專業(yè)術(shù)語(yǔ)用法不妥當(dāng)、表達(dá)不清晰時(shí)，也應(yīng)及時(shí)向公文寫作人員反饋，以備今后公文制發(fā)時(shí)參考和修正。

總之，公文在國(guó)家機(jī)器和社會(huì)組織的正常運(yùn)轉(zhuǎn)中起著法規(guī)、書(shū)面指導(dǎo)、公務(wù)聯(lián)系、宣傳教育、依據(jù)憑證等的重大作用，公文質(zhì)量一定程度上決定著組織機(jī)構(gòu)辦事能力的大小、辦事效率的高低，甚至是組織機(jī)構(gòu)的公眾形象，而實(shí)踐工作中，許多機(jī)構(gòu)的公文質(zhì)部規(guī)范、質(zhì)量不高的情況屢見(jiàn)不鮮，我們應(yīng)從領(lǐng)導(dǎo)重視、公文寫作人員重視和寫作能力提高、文件接收人員和部門重視三個(gè)方面來(lái)控制單位公文質(zhì)量，自上而下齊心協(xié)力提高單位公文質(zhì)量，提高組織機(jī)構(gòu)的辦事效率，提升組織機(jī)構(gòu)的公眾形象。

參考文獻(xiàn)

[1]岳海翔主編.公文寫作培訓(xùn)教程[M].北京：中國(guó)言實(shí)出版社，2010：1。

[2]岳海翔主編.公文寫作培訓(xùn)教程[M].北京：中國(guó)言實(shí)出版社，2010：379。

[3][4][5]岳海翔主編.公文寫作培訓(xùn)教程[M].北京：中國(guó)言實(shí)出版社，2010.