繩墨?沈東輝

摘 要：隨著全球經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，城市的經(jīng)濟(jì)也在進(jìn)步，科學(xué)技術(shù)在我們生活中的運(yùn)用也在逐漸擴(kuò)大，我國(guó)信息化技術(shù)加快了發(fā)展進(jìn)程。隨著現(xiàn)在辦公技術(shù)的應(yīng)用，信息技術(shù)在其中的運(yùn)用逐漸普遍，城建檔案電子化是現(xiàn)在城建檔案發(fā)展的趨勢(shì)。所以，本文就信息化技術(shù)在城建檔案中的運(yùn)用進(jìn)行詳細(xì)分析。

關(guān)鍵詞：信息化；城建檔案；電子化；策略

對(duì)于城建檔案的重要性，主要體現(xiàn)在它是一個(gè)城市在發(fā)展道路上各種建設(shè)項(xiàng)目和工程真實(shí)記錄的材料，這些材料對(duì)于檔案管理部門來說非常重要。對(duì)于城市的未來發(fā)展，也有著很大的參考價(jià)值。假如一個(gè)城市的城建檔案管理比較合理，這些資料可以保證城市的市場(chǎng)監(jiān)督、以及日常工作，保證城市在建設(shè)過程中可以提供第一手資料，同時(shí)保證檔案的齊全性，也是一個(gè)城市發(fā)達(dá)的標(biāo)志。

1 電子化對(duì)城建檔案管理工作的重要作用

在電子文件誕生以后，它不斷改變著傳統(tǒng)的檔案管理方式，其主要特點(diǎn)是檔案不再是靜止的，而是變成一種具有動(dòng)態(tài)的信息。檔案的電子化，可以有效地方便管理者和使用者，管理者不需要太多空間就可以儲(chǔ)存很多信息，檔案的保存時(shí)間也可以無限地延長(zhǎng)，使用者可以快速查找到自己想要的信息。檔案部門的對(duì)外服務(wù)模式不再是傳統(tǒng)模式，得到了現(xiàn)代化的改變，主要表現(xiàn)在下面幾點(diǎn)：

（1）復(fù)用性。傳統(tǒng)檔案在進(jìn)行多次使用后，會(huì)有著很大程度上的老化，甚至損壞。而現(xiàn)在電子檔案就不會(huì)存在這樣的問題，它可以被多次使用，也不會(huì)有任何損壞，不論經(jīng)多長(zhǎng)時(shí)間，電子檔案都可以進(jìn)行打印，正常使用電子檔案，不會(huì)對(duì)它造成一點(diǎn)損壞。

（2）交互性。檔案使用者在使用檔案過程中，會(huì)有自己的見解，這些見解屬于使用者所有，計(jì)算機(jī)會(huì)根據(jù)這些信息，把它輸入到電腦中去，并保存到檔案中。使用者可以把相應(yīng)的信息連接起來，做成一個(gè)鏈接，讓需要的人來進(jìn)行閱讀和使用。

（3）共享性。對(duì)于一份檔案，其使用者可能很多。我們可以通過共享把電子檔案進(jìn)行共享，擴(kuò)大其使用者范圍。如果有特殊需要時(shí)，可以把檔案放到互聯(lián)網(wǎng)中，讓所有人都可以閱讀它、使用它。

（4）可操作性。對(duì)于電子檔案使用者而言，可以把自己需要的信息進(jìn)行整合、分類，然后進(jìn)行匯總，轉(zhuǎn)變成自己需要的形式。對(duì)于檔案的管理工作人員而言，可以把這些電子檔案進(jìn)行匯總，然后根據(jù)其屬性來進(jìn)行分類，形成具有自己特色的檔案，以滿足不同使用者的需要。電子檔案的最大特色就是每一個(gè)信息都可以被靈活利用，這樣一份電子檔案能夠發(fā)揮的作用，相當(dāng)于幾份、甚至幾十份紙質(zhì)檔案。

2 我國(guó)城建檔案信息管理電子化的現(xiàn)狀

對(duì)于我國(guó)的城建檔案館，大多數(shù)的建立時(shí)間是在上世紀(jì)80年代，那個(gè)時(shí)候才開始建立初期檔案館。對(duì)于MIS系統(tǒng)的建立，只有大城市才具有實(shí)力建立，時(shí)間是在上世紀(jì)90年代，并且開始了最初電子檔案模型的建立。但是現(xiàn)在電子檔案館的內(nèi)容存在嚴(yán)重的局限性，所包含內(nèi)容十分少，這個(gè)現(xiàn)狀與現(xiàn)代電子檔案的發(fā)展方向不相符。主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

2.1 標(biāo)準(zhǔn)化有待提高

對(duì)于檔案的信息化管理，要想實(shí)現(xiàn)它必須要有一個(gè)很好的前提，那就是檔案管理工作必須規(guī)范化、各種相關(guān)規(guī)定也必須標(biāo)準(zhǔn)化。但是，由于我國(guó)電子檔案管理還處于一個(gè)起步階段，與外國(guó)存在很大差別。由于各地實(shí)際情況不一樣，同樣的系統(tǒng)，復(fù)制到其他地方，可能就達(dá)不到預(yù)期的效果。標(biāo)準(zhǔn)化不統(tǒng)一，造成了今天電子化檔案很難有較大程度的發(fā)展。

2.2 信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有待提高

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)是一個(gè)非常方便的技術(shù)，我們要加大它在電子檔案管理中的運(yùn)用。城建檔案管理部門很少考慮使用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，大多數(shù)還是使用傳統(tǒng)的硬盤、光盤等其他保存方式，但是這種傳統(tǒng)的保存方式已經(jīng)不能滿足當(dāng)下人們對(duì)物質(zhì)文化的需求，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在其中的使用，可以很好地改變這種現(xiàn)狀。

2.3 管理人員的素質(zhì)有待提高

城建檔案管理信息化是一個(gè)比較專業(yè)的工作，需要工作人員具有足夠的專業(yè)技能才可以進(jìn)行操作。但是，現(xiàn)在城建檔案管理由于缺乏相應(yīng)的人才，也無法進(jìn)行有效地培養(yǎng)，造成了檔案管理人員很難適應(yīng)現(xiàn)在信息化管理模式。因此，在城建的檔案信息化管理方面，還存在很多等待解決的問題。

3 信息化新時(shí)代做好城建檔案電子化的策略

3.1 加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)

要想很好地實(shí)現(xiàn)電子檔案的共享，我們必須建立相應(yīng)的完善機(jī)制，以此保證資源共享。所以，我們必須要結(jié)合我國(guó)實(shí)際情況來建立相應(yīng)的機(jī)制體系，保證在該體系下，電子檔案可以實(shí)現(xiàn)規(guī)范和科學(xué)的管理，加快相應(yīng)電子檔案管理的建設(shè)。（1）對(duì)于檔案的管理工作，我們要從開頭開始抓起，從信息采集開始就要建立相應(yīng)的規(guī)范，保證檔案的真實(shí)以及在各地建立檔案管理網(wǎng)站的規(guī)范，建立相應(yīng)的說明書，以此來保證檔案管理和與此相關(guān)的的所有工作。（2）對(duì)于檔案的數(shù)字化管理工作，我們要特別注意，在進(jìn)行檔案接收時(shí)，要嚴(yán)格進(jìn)行把關(guān)，保證只有優(yōu)質(zhì)的檔案才可以入庫，對(duì)于后期管理，也要采取科學(xué)、合理的管理方案。（3）我國(guó)的檔案管理工作，由于發(fā)展時(shí)間非常短，與外國(guó)的管理有著很大差別。相應(yīng)的規(guī)范還沒有建立，我們?cè)诮⑼晟企w系時(shí)，應(yīng)當(dāng)結(jié)合外國(guó)規(guī)范的情況下，也要考慮我國(guó)的實(shí)際情況，從字體到格式等一系列的機(jī)制，都要進(jìn)行明確規(guī)定。所以，相關(guān)的檔案工作人員在進(jìn)行接收檔案時(shí)，要嚴(yán)格執(zhí)行相應(yīng)的規(guī)章制度。對(duì)于已經(jīng)接收檔案，要把它設(shè)置為只讀模式，還要設(shè)置相應(yīng)的密碼，以便保證檔案的安全性。

3.2 加強(qiáng)信息系統(tǒng)安全建設(shè)

對(duì)于城建檔案的管理，現(xiàn)在電子管理方式主要依靠計(jì)算機(jī)和相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，缺乏安全性，所以要?jiǎng)?chuàng)建出一個(gè)完整的安全體系。對(duì)于這種安全體系的建立，不能單純地依靠硬件，還要有足夠的軟件實(shí)力進(jìn)行支持，對(duì)于相應(yīng)的信息系統(tǒng)，應(yīng)當(dāng)特別注重其安全性，防止被黑客破解，從事非法活動(dòng)，同時(shí)還應(yīng)當(dāng)開展一系列安全措施，以此保證檔案信息的安全性。

3.3 培養(yǎng)信息新時(shí)代專業(yè)隊(duì)伍

在城建檔案電子發(fā)展的趨勢(shì)下，要求其相關(guān)從業(yè)人員一定要具有健全的計(jì)算機(jī)技術(shù)，同時(shí)還要求管理人員在熟練掌握檔案管理專業(yè)技能的基礎(chǔ)上，還要深入地了解計(jì)算機(jī)技術(shù)以及相應(yīng)的安全技術(shù)。對(duì)于這類人才的培養(yǎng)，我們可以從以下幾個(gè)步驟進(jìn)行：（1）對(duì)于城建檔案的管理人員，要從多個(gè)方面使他們主動(dòng)地認(rèn)識(shí)到自己專業(yè)知識(shí)的不足，使他們主動(dòng)地學(xué)習(xí)新技術(shù)，同時(shí)對(duì)于個(gè)人素質(zhì)的提高，也尤為重要。（2）對(duì)于相關(guān)人員的培訓(xùn)，我們要有側(cè)重點(diǎn)，不能千篇一律，主要是在計(jì)算機(jī)和電子化管理檔案方面進(jìn)行培養(yǎng)。（3）新技術(shù)的發(fā)展，必然會(huì)帶來許多新改革和技術(shù)，從業(yè)人員必須能夠適應(yīng)這種挑戰(zhàn)，不斷地充實(shí)自己，讓自己不斷學(xué)習(xí)，不斷完善自身。所以，相關(guān)的檔案管理單位要培養(yǎng)一批具有綜合素質(zhì)的人才，避免單一人才的培養(yǎng)，使人才可以滿足新時(shí)代發(fā)展要求。

4 結(jié)語

綜上所述，城建檔案的電子化管理是現(xiàn)在城建檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)，相關(guān)單位和從業(yè)人員應(yīng)該能夠適應(yīng)這種發(fā)展需求，促進(jìn)我國(guó)城建檔案管理工作不斷發(fā)展，從而處于世界領(lǐng)先地位。

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作者簡(jiǎn)介

繩墨，長(zhǎng)春市城市建設(shè)檔案館，碩士。

沈東輝，武漢市城市建設(shè)檔案館，本科。