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        信息化新時(shí)代對(duì)于城建檔案電子化的研究

        2015-12-19 00:31:14繩墨沈東輝
        卷宗 2015年11期
        關(guān)鍵詞:城建檔案電子化信息化

        繩墨?沈東輝

        摘 要:隨著全球經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展,城市的經(jīng)濟(jì)也在進(jìn)步,科學(xué)技術(shù)在我們生活中的運(yùn)用也在逐漸擴(kuò)大,我國信息化技術(shù)加快了發(fā)展進(jìn)程。隨著現(xiàn)在辦公技術(shù)的應(yīng)用,信息技術(shù)在其中的運(yùn)用逐漸普遍,城建檔案電子化是現(xiàn)在城建檔案發(fā)展的趨勢。所以,本文就信息化技術(shù)在城建檔案中的運(yùn)用進(jìn)行詳細(xì)分析。

        關(guān)鍵詞:信息化;城建檔案;電子化;策略

        對(duì)于城建檔案的重要性,主要體現(xiàn)在它是一個(gè)城市在發(fā)展道路上各種建設(shè)項(xiàng)目和工程真實(shí)記錄的材料,這些材料對(duì)于檔案管理部門來說非常重要。對(duì)于城市的未來發(fā)展,也有著很大的參考價(jià)值。假如一個(gè)城市的城建檔案管理比較合理,這些資料可以保證城市的市場監(jiān)督、以及日常工作,保證城市在建設(shè)過程中可以提供第一手資料,同時(shí)保證檔案的齊全性,也是一個(gè)城市發(fā)達(dá)的標(biāo)志。

        1 電子化對(duì)城建檔案管理工作的重要作用

        在電子文件誕生以后,它不斷改變著傳統(tǒng)的檔案管理方式,其主要特點(diǎn)是檔案不再是靜止的,而是變成一種具有動(dòng)態(tài)的信息。檔案的電子化,可以有效地方便管理者和使用者,管理者不需要太多空間就可以儲(chǔ)存很多信息,檔案的保存時(shí)間也可以無限地延長,使用者可以快速查找到自己想要的信息。檔案部門的對(duì)外服務(wù)模式不再是傳統(tǒng)模式,得到了現(xiàn)代化的改變,主要表現(xiàn)在下面幾點(diǎn):

        (1)復(fù)用性。傳統(tǒng)檔案在進(jìn)行多次使用后,會(huì)有著很大程度上的老化,甚至損壞。而現(xiàn)在電子檔案就不會(huì)存在這樣的問題,它可以被多次使用,也不會(huì)有任何損壞,不論經(jīng)多長時(shí)間,電子檔案都可以進(jìn)行打印,正常使用電子檔案,不會(huì)對(duì)它造成一點(diǎn)損壞。

        (2)交互性。檔案使用者在使用檔案過程中,會(huì)有自己的見解,這些見解屬于使用者所有,計(jì)算機(jī)會(huì)根據(jù)這些信息,把它輸入到電腦中去,并保存到檔案中。使用者可以把相應(yīng)的信息連接起來,做成一個(gè)鏈接,讓需要的人來進(jìn)行閱讀和使用。

        (3)共享性。對(duì)于一份檔案,其使用者可能很多。我們可以通過共享把電子檔案進(jìn)行共享,擴(kuò)大其使用者范圍。如果有特殊需要時(shí),可以把檔案放到互聯(lián)網(wǎng)中,讓所有人都可以閱讀它、使用它。

        (4)可操作性。對(duì)于電子檔案使用者而言,可以把自己需要的信息進(jìn)行整合、分類,然后進(jìn)行匯總,轉(zhuǎn)變成自己需要的形式。對(duì)于檔案的管理工作人員而言,可以把這些電子檔案進(jìn)行匯總,然后根據(jù)其屬性來進(jìn)行分類,形成具有自己特色的檔案,以滿足不同使用者的需要。電子檔案的最大特色就是每一個(gè)信息都可以被靈活利用,這樣一份電子檔案能夠發(fā)揮的作用,相當(dāng)于幾份、甚至幾十份紙質(zhì)檔案。

        2 我國城建檔案信息管理電子化的現(xiàn)狀

        對(duì)于我國的城建檔案館,大多數(shù)的建立時(shí)間是在上世紀(jì)80年代,那個(gè)時(shí)候才開始建立初期檔案館。對(duì)于MIS系統(tǒng)的建立,只有大城市才具有實(shí)力建立,時(shí)間是在上世紀(jì)90年代,并且開始了最初電子檔案模型的建立。但是現(xiàn)在電子檔案館的內(nèi)容存在嚴(yán)重的局限性,所包含內(nèi)容十分少,這個(gè)現(xiàn)狀與現(xiàn)代電子檔案的發(fā)展方向不相符。主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:

        2.1 標(biāo)準(zhǔn)化有待提高

        對(duì)于檔案的信息化管理,要想實(shí)現(xiàn)它必須要有一個(gè)很好的前提,那就是檔案管理工作必須規(guī)范化、各種相關(guān)規(guī)定也必須標(biāo)準(zhǔn)化。但是,由于我國電子檔案管理還處于一個(gè)起步階段,與外國存在很大差別。由于各地實(shí)際情況不一樣,同樣的系統(tǒng),復(fù)制到其他地方,可能就達(dá)不到預(yù)期的效果。標(biāo)準(zhǔn)化不統(tǒng)一,造成了今天電子化檔案很難有較大程度的發(fā)展。

        2.2 信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有待提高

        網(wǎng)絡(luò)技術(shù)是一個(gè)非常方便的技術(shù),我們要加大它在電子檔案管理中的運(yùn)用。城建檔案管理部門很少考慮使用網(wǎng)絡(luò)技術(shù),大多數(shù)還是使用傳統(tǒng)的硬盤、光盤等其他保存方式,但是這種傳統(tǒng)的保存方式已經(jīng)不能滿足當(dāng)下人們對(duì)物質(zhì)文化的需求,網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在其中的使用,可以很好地改變這種現(xiàn)狀。

        2.3 管理人員的素質(zhì)有待提高

        城建檔案管理信息化是一個(gè)比較專業(yè)的工作,需要工作人員具有足夠的專業(yè)技能才可以進(jìn)行操作。但是,現(xiàn)在城建檔案管理由于缺乏相應(yīng)的人才,也無法進(jìn)行有效地培養(yǎng),造成了檔案管理人員很難適應(yīng)現(xiàn)在信息化管理模式。因此,在城建的檔案信息化管理方面,還存在很多等待解決的問題。

        3 信息化新時(shí)代做好城建檔案電子化的策略

        3.1 加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)

        要想很好地實(shí)現(xiàn)電子檔案的共享,我們必須建立相應(yīng)的完善機(jī)制,以此保證資源共享。所以,我們必須要結(jié)合我國實(shí)際情況來建立相應(yīng)的機(jī)制體系,保證在該體系下,電子檔案可以實(shí)現(xiàn)規(guī)范和科學(xué)的管理,加快相應(yīng)電子檔案管理的建設(shè)。(1)對(duì)于檔案的管理工作,我們要從開頭開始抓起,從信息采集開始就要建立相應(yīng)的規(guī)范,保證檔案的真實(shí)以及在各地建立檔案管理網(wǎng)站的規(guī)范,建立相應(yīng)的說明書,以此來保證檔案管理和與此相關(guān)的的所有工作。(2)對(duì)于檔案的數(shù)字化管理工作,我們要特別注意,在進(jìn)行檔案接收時(shí),要嚴(yán)格進(jìn)行把關(guān),保證只有優(yōu)質(zhì)的檔案才可以入庫,對(duì)于后期管理,也要采取科學(xué)、合理的管理方案。(3)我國的檔案管理工作,由于發(fā)展時(shí)間非常短,與外國的管理有著很大差別。相應(yīng)的規(guī)范還沒有建立,我們?cè)诮⑼晟企w系時(shí),應(yīng)當(dāng)結(jié)合外國規(guī)范的情況下,也要考慮我國的實(shí)際情況,從字體到格式等一系列的機(jī)制,都要進(jìn)行明確規(guī)定。所以,相關(guān)的檔案工作人員在進(jìn)行接收檔案時(shí),要嚴(yán)格執(zhí)行相應(yīng)的規(guī)章制度。對(duì)于已經(jīng)接收檔案,要把它設(shè)置為只讀模式,還要設(shè)置相應(yīng)的密碼,以便保證檔案的安全性。

        3.2 加強(qiáng)信息系統(tǒng)安全建設(shè)

        對(duì)于城建檔案的管理,現(xiàn)在電子管理方式主要依靠計(jì)算機(jī)和相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù),缺乏安全性,所以要?jiǎng)?chuàng)建出一個(gè)完整的安全體系。對(duì)于這種安全體系的建立,不能單純地依靠硬件,還要有足夠的軟件實(shí)力進(jìn)行支持,對(duì)于相應(yīng)的信息系統(tǒng),應(yīng)當(dāng)特別注重其安全性,防止被黑客破解,從事非法活動(dòng),同時(shí)還應(yīng)當(dāng)開展一系列安全措施,以此保證檔案信息的安全性。

        3.3 培養(yǎng)信息新時(shí)代專業(yè)隊(duì)伍

        在城建檔案電子發(fā)展的趨勢下,要求其相關(guān)從業(yè)人員一定要具有健全的計(jì)算機(jī)技術(shù),同時(shí)還要求管理人員在熟練掌握檔案管理專業(yè)技能的基礎(chǔ)上,還要深入地了解計(jì)算機(jī)技術(shù)以及相應(yīng)的安全技術(shù)。對(duì)于這類人才的培養(yǎng),我們可以從以下幾個(gè)步驟進(jìn)行:(1)對(duì)于城建檔案的管理人員,要從多個(gè)方面使他們主動(dòng)地認(rèn)識(shí)到自己專業(yè)知識(shí)的不足,使他們主動(dòng)地學(xué)習(xí)新技術(shù),同時(shí)對(duì)于個(gè)人素質(zhì)的提高,也尤為重要。(2)對(duì)于相關(guān)人員的培訓(xùn),我們要有側(cè)重點(diǎn),不能千篇一律,主要是在計(jì)算機(jī)和電子化管理檔案方面進(jìn)行培養(yǎng)。(3)新技術(shù)的發(fā)展,必然會(huì)帶來許多新改革和技術(shù),從業(yè)人員必須能夠適應(yīng)這種挑戰(zhàn),不斷地充實(shí)自己,讓自己不斷學(xué)習(xí),不斷完善自身。所以,相關(guān)的檔案管理單位要培養(yǎng)一批具有綜合素質(zhì)的人才,避免單一人才的培養(yǎng),使人才可以滿足新時(shí)代發(fā)展要求。

        4 結(jié)語

        綜上所述,城建檔案的電子化管理是現(xiàn)在城建檔案管理發(fā)展的必然趨勢,相關(guān)單位和從業(yè)人員應(yīng)該能夠適應(yīng)這種發(fā)展需求,促進(jìn)我國城建檔案管理工作不斷發(fā)展,從而處于世界領(lǐng)先地位。

        參考文獻(xiàn)

        [1]王權(quán)民,張顏. 城建檔案信息全電子化管理的必要性與可行性分析[J]. 城建檔案,2013,01:19-22.

        [2]李英俏. 關(guān)于城建檔案電子化的現(xiàn)狀分析與探討[J]. 蘭臺(tái)世界,2013,S4:69-70.

        [3]姚偉. 城建檔案信息電子化問題研究[J]. 商情(教育經(jīng)濟(jì)研究),2008,04:27.

        作者簡介

        繩墨,長春市城市建設(shè)檔案館,碩士。

        沈東輝,武漢市城市建設(shè)檔案館,本科。

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