吳彥軍?劉杰?劉二東

摘 要：人事檔案是人才信息的重要載體，是人才的主要信息源，是知人善任、選賢舉能的重要工具。管好用好人事檔案，對人才資源開發(fā)起著重要作用。隨著我國人事制度改革力度的不斷加大，事業(yè)單位的人事檔案管理存在著諸多問題.有待加以改善，從而提高人事檔案的利用水平。

關鍵詞：人事檔案；管理；對策

1 人事檔案管理工作中存在的問題

1.對人事檔案管理的重要性認識不夠

人事檔案工作是一項默默無聞的工作，不像其他工作那樣容易引人注意，也不容易取得明顯成績。長期以來，相當一部分人員包括部分領導干部對人事檔案工作的認識都存在一些誤區(qū)，認為人事檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應付外調、查檔就行了。因此。一些單位領導往往容易忽視人事檔案管理工作，未把人事檔案管理工作納入到議事日程，形成“說起來重要、排起來次要、忙起來忘掉、用起來需要”的狀況，這樣會導致人事檔案工作長期處于被動應付的狀態(tài)，難以高質量地為干部隊伍建設服務。

2.管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后

隨著人事制度改革向縱深推進，機構調整、內部科室重組，人員競聘上崗，原有的干部人事檔案管理人員的崗位變動，大部分人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務不太了解，檔案收集意識淡薄。而且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對檔案工作精力投入不足，日常事務往往只是將材料放人檔案盒，沒有及時整理歸檔，嚴重影響了檔案管理水平。

在設備配備上，大多采取“因陋就簡”、“因地制宜”的原則，融辦公、閱檔、倉庫為一間，既無鐵門、鐵窗等基本設施，也無其他硬軟件設施，防火、防潮、防盜等手段只是停留在較低的水平上。管理手段也較陳舊，調閱檔案時都是采用原始的手工操作方式，由于反復調用原件，陽光多次照射，造成紙張發(fā)黃變脆、字跡褪色等現(xiàn)象，直接影響到檔案的完整與安全。

3.人事檔案收集工作缺乏力度

一是收集歸檔工作制度不健全，執(zhí)行不嚴格，收集歸檔工作被動、不及時，這一問題在無專職人事檔案工作人員的單位中比較突出。二是收集歸檔的材料不全面，某高校對人事檔案進行清查時，在2000多份人事檔案中，光缺年度考核者就有近500人次之多。三是一些歸檔的材料還不夠真實和準確。人事檔案材料本是客觀、歷史地記載干部本人情況的，具有很強的真實性和唯一性。但在實際檔案中，“三齡一歷”（年齡、工齡，黨齡、學歷）虛假現(xiàn)象較為嚴重。某部門對近3000名干部的“三齡一歷”逐一審核查實，發(fā)現(xiàn)年齡不符的333人次，工齡不符的160人次，黨齡不符的79人次。有些材料在內容和形式上是雷同的，如一些鑒定、考核和評價材料大多是套話，給人以“千篇一律”、“同出一轍”的感覺，不能準確反映每個人的真實情況。這些都嚴重影響了檔案的質量，降低了檔案的利用率。

4.人檔分離、棄檔不用的人員數(shù)量不斷增加

隨著社會的發(fā)展，特別是隨著人才資源配置市場化，人才流動日益頻繁，越來越多的“單位人”變?yōu)椤吧鐣恕保瞬诺牧鲃釉斐扇藱n分離，棄檔不用的人員越來越多。

2 新時期人事檔案管理工作的對策與思考

1.提高認識，加強領導

進一步做好人事檔案管理工作，單位領導應高度重視干部人事檔案管理工作，把它放在單位干部隊伍建設的高度來對待，并將其納入到議事日程。要建立檔案管理領導小組，定期對檔案管理工作進行檢查、指導、督促，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，要建立人事檔案管理達標升級考核機制，對人事檔案工作實行定性定量考核，分級分類指導，等級升降動態(tài)管理，進一步推進人事檔案工作制度化、規(guī)范化和科學化建設。

2.加強檔案工作的基礎建設

干部檔案管理部門要積極爭取領導的支持，做好檔案管理設施的更新。要建立堅固的防火、防潮的專用檔案庫房，配置鐵質的檔案柜；庫房內應設置空調、去濕、滅火等設備；庫房的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施和安全措施應經(jīng)常檢查；檔案庫房、閱檔室和檔案人員辦公室應三室分開。要加大資金投入，配備先進計算機管理設備。

3.加強人事檔案管理人員隊伍的自身建設，提高人事檔案管理人員素質

人事檔案工作是一項政策性和業(yè)務性較強的工作，它集服務性與保密性于一體，因此，各級組織人事部門要注意加強干部檔案工作隊伍建設，選擇政治上可靠、作風正派、責任心強的共產(chǎn)黨員從事干部檔案工作，注意對他們的教育培養(yǎng)，關心他們工作、生活，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。主管部門應定期組織培訓業(yè)務知識，讓他們掌握新的知識和先進的管理技術，進一步了解管理檔案的重要性，增強責任心，提高檔案管理的技術水平。檔案員要勤奮學習，提高自身素質與政治覺悟，踏踏實實地做好本職工作，為檔案事業(yè)建功立業(yè)。

4.改進和完善檔案功能

使其記錄內容全面、客觀、動態(tài)。對檔案的功能應進行重新定位：一是對檔案的原有重要部分應該予以保留；二是檔案的內涵要進一步豐富和擴大，如涉及養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險、失業(yè)保險等內容；側重對工作業(yè)績的評價；增加一些其他諸如勞動技能、學習獎懲、專業(yè)特長等方面的材料，以便使所具有的功能更加適合用人單位對人才的需求；三是補充其他有關求職者和用人單位都十分需要的功能，從而更好地為選拔人才服務，減少“棄檔”現(xiàn)象。

5.加強人事檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設

人事檔案是人才信息資源庫，合理利用各種資源，使其最大限度地發(fā)揮作用，必須把先進的科學技術手段應用于人事檔案管理，以達到提高工作效率和延長人事檔案壽命的目的。實現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化，是人事檔案服務于人事工作、人事制度改革與發(fā)展的需要，是我國整個社會主義現(xiàn)代化事業(yè)的一個具體組成部分，也是適應社會對檔案信息需求日漸增強的客觀需求。這就要求檔案管理部門進一步提高工作效率，準確、及時地傳輸人事信息，提高人事信息管理的時效性。要提高工作效率，就需要對人事檔案實行計算機輔助管理，利用計算機、掃描儀等現(xiàn)代設備和現(xiàn)代技術，將檔案資料整理輸入計算機，通過相應的技術處理，將文字、圖片、聲像等資料轉變成數(shù)據(jù)資料，實現(xiàn)人事檔案紙質與數(shù)據(jù)格式并存，根據(jù)需要，通過屏幕查閱有關內容。同時要充分利用計算機網(wǎng)絡技術來進行人事檔案管理創(chuàng)新，通過網(wǎng)絡，可以實行不屬于保密范圍的檔案信息的社會共享，向社會提供優(yōu)質高效的人才檔案信息服務，以實現(xiàn)人事檔案信息資源的有效共享。既方便利用者又提高了人事檔案工作的效率和質量，并大大提高檔案的利用效率。

總之，干部人事制度改革的推行，既給人事檔案事業(yè)帶來了挑戰(zhàn)，也提供了在改革中創(chuàng)新和前進的機遇。我們應該抓住時機，不但要從制度上更新，還要從觀念上更新，按照人才市場發(fā)展的基本趨勢，采取有效措施，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，才能走出目前人事檔案所存在的制度困境。