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        重點工程檔案管理的幾點體會

        2015-12-19 22:35:41陳久麗
        卷宗 2015年11期
        關(guān)鍵詞:檔案管理

        陳久麗

        摘 要:重點工程的建設對城市的發(fā)展有著重要的意義,是城市提高設施功能、促進經(jīng)濟的主要手段。因此,相關(guān)部門要加強對重點工程檔案的管理,促進重點工程項目建設的有序開展。鑒于此,本文將針對重點工程檔案管理中存在的問題,提出加強檔案管理工作的新思路,以期為當前的檔案管理工作提供一些借鑒和參考。

        關(guān)鍵詞:重點工程;檔案管理;檔案驗收

        重點工程檔案的管理對工程項目的開發(fā)工作有著重要的意義,它能夠準確反映施工單位在施工過程中的真實情況,為日后項目的驗收和維修工作提供重要的保障。因此,施工單位要重視對工程檔案的管理,積極研究管理工程檔案的辦法。

        1 重點工程檔案管理尚存的問題

        現(xiàn)實中,部分城建檔案管理部門對重點工程的檔案管理工作較為忽視,檔案管理過程中存在許多明顯的缺陷,這主要有以下幾個方面的原因:

        一是領(lǐng)導層對城建檔案管理的意識較弱,城建工作普遍呈現(xiàn)出“重建設、輕檔案”的情況。同時,城建指揮部在進行重點工程項目建設時,并沒有制定出一套詳細規(guī)范的檔案管理工作明細,這使得大部分的資料被滯留在承辦施工隊的手中,給后期檔案的歸檔工作造成了極大的阻礙。另外,許多領(lǐng)導的檔案管理意識較差,在任上沒有整理資料的習慣,離任后也沒有及時將資料交接給相關(guān)人員,這使得重點工程檔案管理工作始終沒有進一步的發(fā)展。

        二是大型建設工程竣工資料收集困難。與其他普通項目相比,重點工程的竣工資料收集難度較大。這主要是因為重點工程的施工普遍存在“先建設,后報建”的情況,且項目完工后也沒有及時備案,甚至有部分項目到最后不了了之,使得工程項目資料的收集渠道無法暢通,給后期檔案的歸檔工作帶來了較大的阻礙。

        三是從事檔案管理工作的人員素質(zhì)參差不齊。許多檔案管理人員都不是檔案管理專業(yè)出身,沒有強有力的專業(yè)知識儲備。并且,目前工程上的檔案管理工作多數(shù)是由施工人員臨時兼職完成,這些兼職人員也沒有豐富的檔案管理經(jīng)驗,導致檔案資料時常出現(xiàn)遺漏、失真等情況,給重點工程檔案管理工作帶來了極大的困難。

        2 重點工程檔案管理的幾點體會

        重點工程檔案是對工程項目建設的記錄資料,是有關(guān)部門驗收、審查的重要參考依據(jù)。因此,加強重點工程檔案管理有著重要的意義,提高重點檔案管理工作水平的方法有以下幾點:

        (一)加強對檔案管理重要性的認識

        由于長期受到“重建設,輕檔案”思想的影響,許多檔案館管理人員并沒有足夠強的管理意識,存在施工項目檔案混亂,記錄不明確的現(xiàn)象,對項目后續(xù)的管理工作帶來了極大的阻礙。因此,有關(guān)職能部門的領(lǐng)導層首先要改變原有的管理觀念,正確認識到檔案管理工作的重要性。其次要定期對城建檔案管理人員進行思想教育和知識宣傳,強調(diào)檔案管理的重要性,使管理人員深刻意識到自己的工作責任,營造良好的檔案管理工作氛圍,從而為城建管理工作做出更大的貢獻。

        (二)加強檔案前期管理

        做好檔案前期管理工作能夠?qū)κ┕ず贤系臈l例進行有效的監(jiān)管,從而減少工程項目在建設過程中出現(xiàn)問題。因此,有關(guān)部門要加強對檔案的前期管理工作,應做到以下幾點:綜合檔案室要及時與工程建設部門進行溝通,確定工程竣工檔案的歸檔時間和具體要求,確保工程建設部門在建設初期就意識到竣工檔案的重要性,并引起重視。其次,在工程項目正式開工后,綜合檔案室要對施工單位及監(jiān)理部門的資料人員進行統(tǒng)一的培訓,明確每個部門的工作任務和職責,為后期大宗資料的整理工作打下良好的基礎(chǔ),確保工程竣工資料的歸檔效率和質(zhì)量。

        (三)加強檔案收集管理

        目前,多數(shù)重點工程項目竣工后,檔案驗收是由建設單位、監(jiān)理和檔案部門共同完成的,這種驗收方法比較粗糙,不適合大型項目的檔案驗收工作。因此,有關(guān)部門要在原先的基礎(chǔ)上對驗收方法進行完善和細化,如下文所列:

        1.根據(jù)國家制定的工程驗收方法,結(jié)合相關(guān)施工企業(yè)的實際情況,制定檔案管理和驗收的具體規(guī)定。

        2.在移交竣工資料時,相關(guān)部門要對資料員不正規(guī)的操作進行細心的指導和糾正。對于那些不符合檔案管理要求的資料,有關(guān)部門要退回并要求修改,直到施工單位的資料員將資料整理到符合要求再接收。同時,要對督促一些資料員及時移交漏交的竣工資料,防止檔案遺失。

        3.定期對部門內(nèi)的檔案管理人員進行培訓,告知管理人員竣工資料收集的范圍和組卷規(guī)范,從而提高檔案管理人員的從業(yè)素質(zhì),加強對重點項目檔案的管理。

        4.在檔案移交期間,審核部門應要求施工企業(yè)的檔案管理人員進行就地組卷,從而有效避免組卷過程中出現(xiàn)的問題,提高檔案移交的效率。

        5.為了提高對竣工資料檔案的移交工作質(zhì)量,防止資料的缺漏,各個作業(yè)部的人員要在竣工資料驗收資料上簽字,對移交工作負責。

        6.監(jiān)理單位在對竣工資料進行審核簽字后,應將資料交到檔案室進行妥善保管,并建立三級目錄,方便人員資料的查閱。

        (四)完善監(jiān)管考核機制

        強有效的監(jiān)督考核機制能夠有效減少違規(guī)檔案管理工作現(xiàn)象的發(fā)生,提高檔案管理工作的效率。因此,檔案館要及時完善監(jiān)督考核機制,這就要求檔案館要做到以下幾點:

        一是加強與職能部門的溝通。城建檔案館要積極與財政評審和審計等職能部門溝通,得到他們對檔案管理工作的重視和支持。并且積極在工程竣工的關(guān)鍵節(jié)點介入,對一些重要工程段和隱蔽工程段進行考察,一旦發(fā)現(xiàn)問題,及時督促施工單位參與補救。

        二是定期對代建單位和參建單位進行考核。這種做法有利于有關(guān)部門及發(fā)現(xiàn)工程建設處出現(xiàn)的問題并及時進行整治,從而更好的做好重點工程項目管理工作,保障城建項目的順利完成。

        (五)提高工作人員綜合素質(zhì)

        資料管理人員的專業(yè)技術(shù)和職業(yè)素養(yǎng)對檔案管理效能影響重大,甚至將導致重點工程項目的資料收集出現(xiàn)失真或是遺漏,嚴重影響項目的驗收,從而給城市建設帶來了不利影響。因此,有關(guān)部門要加強人才隊伍的建設,緊緊抓住“培養(yǎng)人才,提高人才素質(zhì)”這條主線,摒棄陳舊的人力資源管理思想,大膽培養(yǎng)年輕干部,調(diào)動人才的積極性。同時,相關(guān)部門還要對材料人員進行統(tǒng)一培訓,每年都應對材料人員進行考核,不斷提高資料人員的專業(yè)素質(zhì)。并且,對于那些在工程建設檔案中弄虛作假的資料人員進行嚴厲懲罰,將其不良行為記錄在案,甚至撤銷其崗位證書,以確保工作人員的高素質(zhì),從而更好地推進城建檔案工作發(fā)展。

        3 結(jié)語

        重點工程檔案的管理工作不僅能保證工程項目的有序進行,還能促進城建檔案工作的發(fā)展,城建檔案館要打破原先陳舊的檔案管理工作辦法,提高工作人員公關(guān)能力,善于運用公共關(guān)系,從而促進城建檔案工作的快速發(fā)展。

        參考文獻

        [1]傅春妃.做好重點工程檔案管理的幾點體會——從杭州蕭山國際機場工程檔案管理談起[J].檔案學通訊,2012(05)

        [2]李鳳艷.關(guān)于如何加強重點工程檔案管理的若干思考[J].人力資源管理,2015(05)

        [3]糜棟煒.石景山區(qū)檔案局館多舉措加強重點工程檔案管理[J].北京檔案,2015(02)

        [4]楊學梅.規(guī)范重點工程項目檔案管理 加快工程檔案數(shù)字信息步伐[J].黑龍江史志,2013(13)

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