周西民

隨著信息科學(xué)和計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用，醫(yī)院信息化建設(shè)已成為提升醫(yī)院管理水平，提高醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量的重要內(nèi)容。因此在信息時(shí)代，加強(qiáng)醫(yī)院信息化建設(shè)，提升檔案管理水平，更好地服務(wù)于臨床和科研，成為了醫(yī)院提高服務(wù)水平的一項(xiàng)重要舉措。筆者在加強(qiáng)醫(yī)院信息化建設(shè)，提升檔案管理水平方面進(jìn)行一些實(shí)踐和初步探索，下面就如何加強(qiáng)信息化建設(shè)，不斷提升檔案信息化管理水平談些個(gè)人的看法。

1 加強(qiáng)對(duì)“檔案信息化”的認(rèn)識(shí)

檔案信息化的內(nèi)容就有兩方面：一是狹義上的信息化，就是將檔案自身的內(nèi)容信息化；二是廣義上的信息化，就是將檔案信息與社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)、文化等方面的信息進(jìn)行融合處理的信息化。所以，檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)就是在現(xiàn)代化的技術(shù)條件下，一方面促進(jìn)檔案本身信息進(jìn)入社會(huì)交流系統(tǒng)，在社會(huì)中廣為傳播，另一方面就是將檔案中的信息與其他社會(huì)信息形式融合使用，在社會(huì)中傳播，廣泛地服務(wù)于社會(huì)。當(dāng)然這兩個(gè)方面的目標(biāo)并不孤立的，而是相互聯(lián)系，相互促進(jìn)的。因?yàn)闄n案信息一旦廣為社會(huì)大眾利用，狹義的檔案資源信息化，必然與社會(huì)發(fā)生普遍的聯(lián)系，必然要與社會(huì)中的其他信息交融而廣泛地交流和傳播，形成另外形式的信息，即廣泛意義的檔案信息化。

2 強(qiáng)化對(duì)“檔案的信息化管理”的認(rèn)識(shí)

（一）檔案信息化管理的內(nèi)涵：檔案信息化管理的內(nèi)涵包括兩個(gè)方面：一是應(yīng)用信息技術(shù)對(duì)檔案信息系統(tǒng)集成、有序分類(lèi)、便于查詢(xún)、開(kāi)發(fā)應(yīng)用，對(duì)檔案的鑒定分類(lèi)、編目、排序、檢索、歸檔保存等進(jìn)行高效的管理，以提高醫(yī)院的管理效率。二是用信息流來(lái)調(diào)控檔案物流，最終實(shí)現(xiàn)“無(wú)紙化”管理，促進(jìn)管理創(chuàng)新。

（二）檔案信息化管理的內(nèi)容

1.數(shù)據(jù)資料信息化。應(yīng)用掃描儀、計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)把應(yīng)當(dāng)存檔的文件、資料信息等以統(tǒng)一規(guī)范的數(shù)據(jù)格式錄入本文由收集整理計(jì)算機(jī)，以備處理。

2.工作流程信息化。通過(guò)專(zhuān)用軟件實(shí)現(xiàn)檔案分類(lèi)、編目和排序，為此首先需要規(guī)范管理流程、確定崗位員工的工作標(biāo)準(zhǔn)，減少人為調(diào)控和干預(yù)。為保證文檔一致性，醫(yī)院辦公自動(dòng)化系統(tǒng)要與檔案管理系統(tǒng)兼容。

3.檔案檢索信息化。在施行分級(jí)檢索制度的前提下，通過(guò)醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)和互聯(lián)網(wǎng)可隨時(shí)準(zhǔn)確地檢索到所需要的存檔文件、資料、原始記錄、文獻(xiàn)等。

3 醫(yī)院檔案信息化管理的重要性及必要性

（一）適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要：現(xiàn)代信息社會(huì)日新月異，人們對(duì)各種時(shí)效性強(qiáng)、具有高價(jià)值的檔案信息的需求量越來(lái)越大，對(duì)利用網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案資源共享的要求越來(lái)越強(qiáng)，對(duì)檔案工作服務(wù)信息化的要求也相應(yīng)地越來(lái)越高，傳統(tǒng)的檔案管理模式及各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)已不斷受到新的挑戰(zhàn)。

（二）提升檔案管理水平的需要：從總體上來(lái)看，醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化程度不高，有些單位還比較落后，這就需要不斷更新管理意識(shí)，改革管理方法，運(yùn)用先進(jìn)的設(shè)備與技術(shù)，提高工作效率，實(shí)現(xiàn)管理的現(xiàn)代化，從根本上提高檔案管理和利用的水平。

（三）確保醫(yī)療事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的需要：檔案信息化管理不僅有利于發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)和造就大批人才為醫(yī)院事業(yè)發(fā)展服務(wù)，而且將會(huì)大大提高工作效率，使檔案信息資源得到更加充分的開(kāi)發(fā)利用，同時(shí)可以延長(zhǎng)檔案壽命。

4 提高醫(yī)院的檔案管理水平的策略

（一）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理水平高低、檔案服務(wù)質(zhì)量如何，決不單純地決定于檔案管理人員在數(shù)量上的多少，而是取決于檔案管理人員的整體素質(zhì)、專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平、先進(jìn)的工作方法和科學(xué)的管理體制。檔案管理水平和檔案服務(wù)質(zhì)量的提高，檔案事業(yè)的健康發(fā)展，以及今后檔案工作逐步全面實(shí)現(xiàn)專(zhuān)業(yè)化、規(guī)范化、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化管理，特別是現(xiàn)代化管理，都需要擁有一定數(shù)量的學(xué)歷高、素質(zhì)高、多功能的復(fù)合型檔案專(zhuān)業(yè)人才。這種檔案專(zhuān)業(yè)復(fù)合型人才，精通檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)并能掌握現(xiàn)代高科技知識(shí)；精明強(qiáng)干，以少勝多，能一兼數(shù)職，辦事效率高；能靈活運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)和光盤(pán)刻錄技術(shù)；有較強(qiáng)的應(yīng)變能力。

（二）加大資金投入

醫(yī)院檔案信息化的初期建設(shè)需要整體規(guī)劃，包括整個(gè)硬件平臺(tái)和 網(wǎng)絡(luò) 基礎(chǔ)設(shè)置，如需要投入的設(shè)備就有 計(jì)算 機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、刻錄機(jī)、縮微設(shè)備、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等，還需要進(jìn)行信息的安全防護(hù)，這些都需要很大的經(jīng)費(fèi)投入。另外，這些 電子 產(chǎn)品更新?lián)Q代速度快，生命周短，其后續(xù)的維修、更換、升級(jí)等也在一定程度上制約了檔案信息化工作的開(kāi)展。

（三）強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)

檔案管理工作是醫(yī)院管理工作的基礎(chǔ)之一，是重要的信息資源，檔案管理工作的好壞是一個(gè)單位管理水平和文明程度的體現(xiàn)，領(lǐng)導(dǎo)必須認(rèn)識(shí)到只有在這種思想指導(dǎo)下，才會(huì)強(qiáng)化對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和支持，才會(huì)給予硬件及軟件等方面的支持，醫(yī)院檔案管理者才有信心搞好檔案管理，所以，領(lǐng)導(dǎo)層的重視對(duì)檔案工作的開(kāi)展起著決定性的作用。

（四）加強(qiáng)安全管理

隨著醫(yī)院信息化建設(shè)的深入，檔案信息系統(tǒng)的安全對(duì)醫(yī)院各項(xiàng)工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)至關(guān)重要，一旦系統(tǒng)故障而又在短時(shí)間內(nèi)難以恢復(fù)，將會(huì)嚴(yán)重影響患者的治療和正常的醫(yī)療秩序。同時(shí)檔案信息資源是醫(yī)院的核心機(jī)密，在實(shí)現(xiàn)信息資源共享的同時(shí)應(yīng)保證信息資源的安全。根據(jù)《醫(yī)院信息系統(tǒng)基本功能規(guī)范》及信息化發(fā)展的需要，醫(yī)院要制定《網(wǎng)絡(luò)與信息安全應(yīng)急處置預(yù)案》和《信息系統(tǒng)監(jiān)管實(shí)施辦法》、《計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全規(guī)則》、《電子打印病歷管理暫行規(guī)定》、《檔案安全管理工作規(guī)定》、《檔案安全應(yīng)急處置預(yù)案》等多項(xiàng)管理規(guī)章制度，采取有效措施，確保醫(yī)院信息檔案安全。

1.建立信息安全管理小組。領(lǐng)導(dǎo)小組由醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人組成，并在信息科設(shè)專(zhuān)職系統(tǒng)管理員，在綜合檔案室設(shè)專(zhuān)職檔案系統(tǒng)管理員，各科室設(shè)兼職信息安全員，確保各項(xiàng)部門(mén)信息系統(tǒng)安全運(yùn)轉(zhuǎn)。

2.加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理。一是內(nèi)外網(wǎng)的物理隔離。加強(qiáng)醫(yī)務(wù)人員信息技術(shù)培訓(xùn)以及規(guī)章制度的宣貫，同時(shí)定期和不定期對(duì)各終端工作站進(jìn)行安全檢查。二是安裝網(wǎng)絡(luò)版殺毒軟件，定期查殺病毒否，對(duì)服務(wù)器及工作站操作系統(tǒng)及時(shí)升級(jí)。三是在數(shù)據(jù)庫(kù)自動(dòng)備份的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)異地備份，并建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)同步復(fù)制系統(tǒng)，引進(jìn)數(shù)據(jù)庫(kù)安全管理系統(tǒng)，確保信息數(shù)據(jù)庫(kù)的高可用性和高安全性。四是通過(guò)光纖專(zhuān)線與醫(yī)保中心、上級(jí)主管部門(mén)進(jìn)行數(shù)據(jù)交換，并設(shè)立防火墻及入侵檢測(cè)系統(tǒng)，保證數(shù)據(jù)的安全。

3.認(rèn)真落實(shí)應(yīng)急預(yù)案。確保在特殊情況發(fā)生時(shí)，以最快時(shí)間進(jìn)行數(shù)據(jù)及系統(tǒng)的恢復(fù)，減輕和消除突發(fā)事件造成的危害和影響，將各種損失降到最低程度，妥善處理系統(tǒng)故障期間患者就診和治療問(wèn)題，維持正常的醫(yī)療秩序。

4.實(shí)施權(quán)限控制。醫(yī)院信息系統(tǒng)實(shí)施用戶(hù)權(quán)限、密碼管理，著手開(kāi)展密碼加驗(yàn)證卡雙重登錄驗(yàn)證建設(shè)工作，加強(qiáng)用戶(hù)的安全性。并對(duì)關(guān)鍵操作進(jìn)行日志記錄，加強(qiáng)監(jiān)控管理。一方面要制定嚴(yán)格的檔案信息化安全保密制度，強(qiáng)化從業(yè)人員的安全保密意識(shí)和安全防范技能，另一方面要完善檔案管理系統(tǒng)和嚴(yán)密的流程化處理機(jī)制，引入 科學(xué) 實(shí)用的網(wǎng)絡(luò)安全應(yīng)對(duì)策略，加強(qiáng)監(jiān)控。

（五）做好檔案的開(kāi)發(fā)利用

檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用，主要信息來(lái)源是檔案管理部門(mén)的信息資料，是重要的信息資源，也是科技信息資源應(yīng)用和交流的基礎(chǔ)，開(kāi)發(fā)信息資源，利用館藏的信息資源和檢索工具，有效地進(jìn)行深加工，系統(tǒng)地組成便于查找的資源，提供出一定的信息內(nèi)容和更好的服務(wù)給利用者。利用高科技手段，如電子文件、電子病歷、遠(yuǎn)程診、網(wǎng)絡(luò)傳遞、文件載體等，進(jìn)行醫(yī)院檔案的電子化管理。電子檔案的優(yōu)點(diǎn)是檢索方便、快捷，并適用于電子網(wǎng)絡(luò)的傳輸。電子網(wǎng)絡(luò)傳輸有傳統(tǒng)傳輸方式無(wú)法比擬的優(yōu)勢(shì)，它的傳輸速度極快，能在極短的時(shí)間內(nèi)送達(dá)利用者的手中。最大限度地資源共享，信息源不斷擴(kuò)大，易于保管。它的占用空間小，節(jié)省了大量的人力、物力和財(cái)力。以檔案信息的開(kāi)發(fā)利用，帶動(dòng)豐富檔案信息資料，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，保證了檔案信息資源在醫(yī)院建設(shè)與發(fā)展中得到持續(xù)、健康發(fā)展。

隨著信息化建設(shè)的深入，數(shù)字化設(shè)備的廣泛應(yīng)用，信息管理系統(tǒng)涵蓋醫(yī)院管理各個(gè)領(lǐng)域，檔案管理信息化的深度和廣度不斷推進(jìn)，成效突顯，如通過(guò)開(kāi)發(fā)利用信息檔案，為醫(yī)院管理層提供實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)信息，為管理調(diào)控和決策提供依據(jù)，方便決策層對(duì)各種管理和業(yè)務(wù)信息進(jìn)行了實(shí)時(shí)監(jiān)控、有效分析和科學(xué)決策；使繁復(fù)的臨床醫(yī)療工作提速，提高了管理調(diào)控的效率，促進(jìn)了醫(yī)療質(zhì)量的提升，讓患者和員工切實(shí)感受到檔案信息化帶來(lái)的便利。但檔案信息化管理任重道遠(yuǎn)，需要我們不斷探索，不斷創(chuàng)新，不斷完善，才能緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐。