Emily Wojcik

CommVault信息管理部門(mén)高級(jí)產(chǎn)品經(jīng)理

從“郵件門(mén)”談數(shù)據(jù)管理的三點(diǎn)啟示

Emily Wojcik

CommVault信息管理部門(mén)高級(jí)產(chǎn)品經(jīng)理

當(dāng)事情沒(méi)有按計(jì)劃進(jìn)行時(shí)，總會(huì)有人說(shuō)，亡羊補(bǔ)牢，未為晚矣。

最近，有人披露希拉里·克林頓在擔(dān)任美國(guó)國(guó)務(wù)卿期間沒(méi)有使用政府專用電子郵箱，而是自己的私人郵箱。這一做法遭到了眾人的強(qiáng)烈反對(duì)。希拉里的這一做法，其動(dòng)機(jī)引來(lái)了諸多激烈的爭(zhēng)論。但事實(shí)是，每個(gè)機(jī)構(gòu)（從政府到私營(yíng)部門(mén)）都要了解我們進(jìn)行信息管理的必要方法。

畢竟，希拉里·克林頓犯了企業(yè)環(huán)境中常見(jiàn)的錯(cuò)誤，因?yàn)槭褂盟饺肃]箱和設(shè)備處理公務(wù)將把機(jī)構(gòu)置于風(fēng)險(xiǎn)之中。但對(duì)于其行為尤其是動(dòng)機(jī)的爭(zhēng)論，并不能從根本上解決將風(fēng)險(xiǎn)解除的問(wèn)題。

基于這一考慮，我將嘗試從以下三個(gè)簡(jiǎn)單步驟進(jìn)行分析，使得任何一個(gè)機(jī)構(gòu)都可以為難以避免的“郵件門(mén)”事件做好準(zhǔn)備。

獲取所有數(shù)據(jù)

隨著越來(lái)越多的設(shè)備產(chǎn)生了日益增多的信息量，在過(guò)去的幾年中，我們的數(shù)據(jù)呈指數(shù)級(jí)增長(zhǎng)。幸運(yùn)的是，存儲(chǔ)方法和流程已逐漸改善來(lái)支持這類涌現(xiàn)的數(shù)據(jù)。

確保監(jiān)控的警惕性和數(shù)據(jù)采集的最好方法是，通過(guò)單一的虛擬存儲(chǔ)庫(kù)捕獲并存儲(chǔ)所有類型設(shè)備的數(shù)據(jù)—不管是歸檔還是備份，不管是公有云還是私有云。

有了這樣的存儲(chǔ)庫(kù)，就可以從單一位置進(jìn)行全面搜索和重復(fù)數(shù)據(jù)刪除。結(jié)果是，更好地控制整個(gè)機(jī)構(gòu)的應(yīng)用程序、流程和數(shù)據(jù)工作流。

這種方法的重要性在研究“郵件門(mén)”時(shí)可以看到?，F(xiàn)在的問(wèn)題是Clintonemail.com的所有數(shù)據(jù)是否得到正確地存儲(chǔ)。調(diào)查仍在繼續(xù)，看起來(lái)有郵件已被永久刪除、沒(méi)有存檔或不能訪問(wèn)。

通過(guò)備份和獲取您的所有業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，可以從單一位置全面搜索存儲(chǔ)庫(kù)和重復(fù)數(shù)據(jù)刪除，從而更好地控制應(yīng)用程序、流程和數(shù)據(jù)工作流。

保護(hù)所有設(shè)備的商務(wù)電子郵件

隨著越來(lái)越多的企業(yè)采用“自帶設(shè)備”(BY0D)，在信息管理策略加入終端數(shù)據(jù)保護(hù)比以往任何時(shí)候都重要。IDC預(yù)計(jì)，60%的重要商業(yè)信息存儲(chǔ)在電子郵件中，而大部分郵件存在了U盤(pán)或個(gè)人設(shè)備里。無(wú)處不在的設(shè)備(以及自帶的訪問(wèn)商業(yè)電子郵件的能力)帶來(lái)了數(shù)據(jù)管理失誤的可能性。

通過(guò)保護(hù)可訪問(wèn)重要商務(wù)信息的所有終端設(shè)備—從企業(yè)設(shè)備到個(gè)人設(shè)備—企業(yè)可以實(shí)現(xiàn)更成功的信息管理。員工的一個(gè)過(guò)失就可造成信息曝光。如果沒(méi)有一個(gè)合適的計(jì)劃來(lái)管理這些設(shè)備，一旦訪問(wèn)業(yè)務(wù)電子郵件的筆記本電腦或手機(jī)丟失和被盜，就可能泄露私人業(yè)務(wù)信息。

也許可以肯定地說(shuō)，數(shù)據(jù)安全不是希拉里·克林頓優(yōu)先考慮的事情。設(shè)想一下，如果她丟失了電話或筆記本電腦—撿到它的人會(huì)看到存儲(chǔ)在她的電子郵件網(wǎng)絡(luò)的任何信息。為了將風(fēng)險(xiǎn)降至最低，您的信息管理計(jì)劃中需要把移動(dòng)設(shè)備管理、遠(yuǎn)程擦除功能和終端數(shù)據(jù)保護(hù)這些列為重要功能。

讓數(shù)據(jù)加密成為更大戰(zhàn)略的一部分

不言而喻，這些可靠的數(shù)據(jù)保護(hù)策略應(yīng)該是您公司更大的信息管理計(jì)劃的一部分，即使有安全的設(shè)備和備份數(shù)據(jù)，仍存在敏感信息被暴露的可能性。必須設(shè)置額外的防線，覆蓋加密、門(mén)控文檔、電子郵件安全措施和雙因素身份驗(yàn)證。

不能低估這種擴(kuò)展方法的重要性。證券公司Venafi報(bào)告稱，曾有3個(gè)月，希拉里·克林頓在國(guó)務(wù)院的電子郵件、網(wǎng)絡(luò)活動(dòng)和設(shè)備基本上是不安全的，根本沒(méi)有加密。在此期間，希拉里·克林頓訪問(wèn)了中國(guó)、埃及、以色列、韓國(guó)以及其他地方。直到3個(gè)月后，她使用的瀏覽器、智能手機(jī)和平板電腦才可以加密支持Clintonemail.com。

雖然“郵件門(mén)”的政治后果和動(dòng)機(jī)仍將處于漩渦之中，但所有深陷其中的機(jī)構(gòu)，都須進(jìn)一步仔細(xì)審視自己的信息收集、保留、保護(hù)和訪問(wèn)行為。方法之一便是通過(guò)應(yīng)用這三個(gè)簡(jiǎn)單的預(yù)防法，將保護(hù)風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避信息管理策略列為第一要?jiǎng)?wù)。它可能不會(huì)讓你成為總統(tǒng)，但有助于保證您所在的機(jī)構(gòu)在晚上可以安然入睡。