◎李翔 金晶

事業(yè)單位檔案管 工作的優(yōu)化路徑

◎李翔1金晶2

檔案管理工作對于一個事業(yè)單位來說是非常重要的，檔案不僅能夠反映該單位的發(fā)展歷程，還能夠幫助單位在作出某項決策時起到參考的作用。所以現(xiàn)在的事業(yè)單位非常重視檔案管理工作，因此，通過檔案管理工作優(yōu)化路徑的探索，對檔案管理的發(fā)展有著非常積極的作用。本文主要對當(dāng)前事業(yè)單位工作出現(xiàn)的一些問題進行分析，探索出優(yōu)化檔案管理工作的路徑。

檔案管理工作主要是對單位的一些實體檔案和虛體檔案進行分類管理，實體檔案主要包括，事業(yè)單位發(fā)展歷程、人事簡歷、職員信息、財政收支等實體文件，虛體檔案主要包括一系列的電子文件，各類型的人事表格、最新策劃書、事業(yè)單位部門管理方案等。因此事業(yè)單位檔案文件管理工作需要檔案部門的工作人員對檔案進行整理、編號、保存管理，之后還要方便隨時查看；對于電子文件還需要進行分類整理。由于面對如此復(fù)雜的檔案管理工作，事業(yè)單位檔案管理工作存在著多方面的問題。

事業(yè)單位檔案管理工作中出現(xiàn)的一些問題

無論是實體檔案還是虛體檔案管理，其主要內(nèi)容都包括將檔案整體、歸類、保存、查閱。因此，若無法對事業(yè)單位的檔案管理進行有效的管理，就有可能導(dǎo)致該單位對社會經(jīng)濟活動的預(yù)判失誤，從而對事業(yè)單位造成很大的影響。

檔案管理力度不夠。由于一些單位的本身制度混亂，對檔案管理方面的約束不怎么強，甚至是有些單位完全不重視檔案管理工作，只追求當(dāng)前的經(jīng)濟效益和以后的預(yù)期效益，忽視檔案管理工作的重要性。對于一些與檔案有關(guān)的法律法規(guī)，如：《檔案管理方法》等不聞不問，沒有建立符合事業(yè)單位自身的檔案管理制度，對于一些“做好檔案管理工作”的話語只流于形式，卻沒有真正的執(zhí)行，導(dǎo)致該事業(yè)單位的檔案雜論無章。實體檔案中，人員簡歷與單位發(fā)展歷程放在一起，單位職員信息檔案缺乏等。檔案管理制度不完善，整體執(zhí)行力度不強，在日常工作中混亂，毫無章法。

檔案信息化程度不高。隨著當(dāng)前社會的發(fā)展，各種高新的技術(shù)融入到生活、工作中，各種信息產(chǎn)品為人們的生活和工作帶來了很大便利。隨著各種信息產(chǎn)品的發(fā)展，提高了單位的工作效率的同時使檔案管理工作變得更加便捷。但是有些單位中對信息化的運用不怎么高，尤其是在檔案管理動作上面，習(xí)慣了傳統(tǒng)的實體檔案，現(xiàn)在要將所有的檔案錄入計算機里面顯得非常麻煩。并且在為職員建立檔案時，認為有了實體檔案就可以了不需要在建立虛體檔案，長期以來虛體檔案只是少數(shù)一部分，并且都是雜亂無章的。導(dǎo)致檔案管理工作效率低下，并且缺乏對現(xiàn)有單位的電子文件監(jiān)督、防盜手段，無法使信息檔案技術(shù)融入到事業(yè)單位檔案管理工作中。

缺乏專業(yè)的檔案管理人員。由于大多數(shù)的單位都忽視了檔案部門工作的重要性，對檔案管理人員的要求也很低。因此很多檔案部門工作人員都是非專業(yè)的，不具備相應(yīng)的檔案知識和管理技能，更有部分的檔案部門工作人員之前并沒有在檔案部門工作的經(jīng)驗，對檔案管理的一些要求，如：收集、整理、裝訂歸類等認識不夠，還有的檔案管理工作人員同時兼多種職位，造成檔案管理人員不穩(wěn)定，直接導(dǎo)致整個檔案管理系統(tǒng)運作出現(xiàn)很大的問題。由于檔案部門人員素質(zhì)普遍偏低，所以會存在檔案部門工作人員與單位的其他職員產(chǎn)生矛盾、人事糾紛，這都是檔案部門沒有健全管理人員的主要表現(xiàn)。

事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化路徑

檔案文件管理在單位中所扮演的角色是非常重要的，那么如何對單位的檔案進行正確的管理，找出檔案管理工作的優(yōu)化路徑就顯得非常重要。

加強檔案管理人員的專業(yè)技能培訓(xùn)。單位的檔案部門工作人員的綜合素質(zhì)直接決定檔案部門工作的工作效率，因此需要檔案部門員工具有很強的工作能力。在檔案部門工作人員認識到檔案文件管理的重要性的基礎(chǔ)上，對檔案部門人員進行基礎(chǔ)技能培訓(xùn)，提高檔案部門人員的綜合素質(zhì)，完善事業(yè)單位的檔案管理工作很重要。

規(guī)范事業(yè)單位的檔案管理制度。單位有單位的運行制度，事業(yè)單位的任何一個部門為了提高該部門的執(zhí)行力，也有著相應(yīng)的規(guī)章制度。所以檔案部門的工作也是一樣，完善單位的檔案部門工作，首先必須要完善關(guān)于檔案的一些制度，建立科學(xué)系統(tǒng)的管理體系。隨著單位管理工作的發(fā)展，就需要不斷的提高檔案部門的工作水平，不斷的吸取檔案部門在工作中出現(xiàn)的問題，從而進一步的完善管理制度，保證檔案部門的管理工作進行順利。

加強虛體檔案和實體檔案共同管理。隨著信息化的時代到來，對檔案也有了新的管理方式，對檔案進行數(shù)字化管理已成為當(dāng)前管理檔案的一種趨勢，將實體檔案電子化可以有效的提高檔案管理的工作效率減少檔案管理的工作時間，利用計算機技術(shù)將檔案以數(shù)據(jù)的形似儲存在電腦硬盤里，不僅節(jié)省了很多的檔案儲存空間，并且可以防止一些重要檔案因為意外事故如：頻繁搬動、火災(zāi)使檔案丟失，這對單位的影響是非常大的。對于計算機里的虛體檔案也要注意分類，將同一類型的檔案放在一個文件夾里面，方面查閱。

加強檔案管理工作的執(zhí)行力。在檔案部門的工作中，事業(yè)單位的檔案部門管理制度的制定可以有效的推動檔案管理工作的進程，所以單位不能只制定檔案部門管理制度，而忽略了檔案部門管理制度的執(zhí)行力。因此單位的領(lǐng)導(dǎo)人必須加強對單位管理制度的執(zhí)行力。

總的來說，隨著我國社會不斷的發(fā)展，我國的檔案管理工作應(yīng)初步成型，但是實際在檔案管理制度上還存在一些問題。因此檔案部門應(yīng)加大對檔案部門工作人員進行適當(dāng)?shù)墓芾砼嘤?xùn)，使檔案部門工作人員的綜合素質(zhì)整體提高，對檔案管理制度進行及時的更新，以積極的態(tài)度面對單位檔案部門的發(fā)展。

（工作單位：1. 湖北省地質(zhì)實驗測試中心；2.湖北省地質(zhì)職工醫(yī)院）