◎王皓明

醫(yī)院檔案管 現(xiàn)代化問題及相應(yīng)對策

◎王皓明

隨著社會(huì)的發(fā)展，醫(yī)院的工作也得到了進(jìn)一步的規(guī)范，實(shí)現(xiàn)的法制化、制度化，與此同時(shí)，醫(yī)院的檔案管理工作也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，建立起現(xiàn)代化的管理理念和管理方式，進(jìn)一步提高科學(xué)檔案管理的效率和水平，讓醫(yī)院的檔案管理更為標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。

隨著科技的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，尤其是信息技術(shù)的快速發(fā)展和廣泛運(yùn)用，對于醫(yī)院檔案管理工作來說也面臨著新的挑戰(zhàn)，同時(shí)，也迎來了新的發(fā)展機(jī)遇。因此，醫(yī)院必須加強(qiáng)檔案的現(xiàn)代化管理，才能順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，才能提高檔案管理的水平和效率。

目前醫(yī)院檔案管理存在的問題

對醫(yī)院檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不夠，對醫(yī)院檔案管理工作的目的也存在誤區(qū)，部分領(lǐng)導(dǎo)干部和工作人員在實(shí)際工作中，錯(cuò)誤地認(rèn)為醫(yī)院工作與檔案管理與醫(yī)院工作沒有太大的關(guān)系，自己的工作重點(diǎn)就是管住檔案，因此，在檔案收集、登記、整理、裝訂、歸檔以及保管等各個(gè)環(huán)節(jié)都掉以輕心，出現(xiàn)了這樣那樣的差錯(cuò)或漏洞。

對醫(yī)院檔案管理工作重視不夠，造成了檔案管理落實(shí)工作差，管理不規(guī)范、不到位。尤其是一些基層衛(wèi)生院由于檔案管理室的不健全，加之經(jīng)費(fèi)以及辦公條件得不到保障，檔案管理多數(shù)堆積在檔案柜里，未能及時(shí)進(jìn)行檔案的移交、沒有進(jìn)行規(guī)范地存檔、最終造成了病人信息、治療信息等相關(guān)資料和信息的丟失、殘缺等問題，此外，醫(yī)院的干部和工作人員在檔案管理的專業(yè)知識(shí)較為欠缺也是目前一個(gè)較為突出的問題。

加強(qiáng)醫(yī)院檔案的現(xiàn)代化管理的措施

加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、強(qiáng)化組織管理。首先要做好檔案管理工作，作為醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)干部應(yīng)擺正自己的位置，必須嚴(yán)格認(rèn)真地貫徹與執(zhí)行《檔案法》等檔案管理方面的相關(guān)法律法規(guī)，并將此項(xiàng)工作納入單位年度工作計(jì)劃，在實(shí)際工作中加以落實(shí)。同時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)干部應(yīng)及時(shí)更新觀念，對檔案工作的重要性要有充分的認(rèn)識(shí)，并對檔案工作進(jìn)行定期的檢查，發(fā)現(xiàn)其中存在的問題，并進(jìn)行及時(shí)解決，對檔案管理人員的職責(zé)要進(jìn)行明確，進(jìn)一步將文件材料的整理、歸檔、保管、保密、鑒定銷毀、利用等一系列檔案工作的規(guī)章制度建立并完善，并且在實(shí)際工作中一定要加強(qiáng)落實(shí)工作。

提高檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)。醫(yī)院檔案在我國檔案管理中也是極為重要一項(xiàng)內(nèi)容，經(jīng)過多年的經(jīng)驗(yàn)我們可以看出醫(yī)院檔案對醫(yī)院發(fā)展及疾病信息搜集、治療的重要作用，也就是說醫(yī)院的檔案管理在一定程度上決定了醫(yī)院醫(yī)療水平的高低，宏觀角度也可以決定社會(huì)醫(yī)療水平的進(jìn)步。因此，認(rèn)真完成好醫(yī)院檔案管理工作，能夠?yàn)獒t(yī)生提供最前沿的治療信息、為病人搜集最佳的救治方案、為人類生命保存最珍貴的治療記錄。因此各地醫(yī)院需結(jié)合現(xiàn)實(shí)，及時(shí)吸納社會(huì)先進(jìn)的檔案管理理念，對過去以存儲(chǔ)為主的檔案管理理念進(jìn)行豐富加工，并根據(jù)本單位本地區(qū)特點(diǎn)制定檔案管理工作發(fā)展短期和長期規(guī)劃。各醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識(shí)到現(xiàn)代化的檔案管理對具體業(yè)務(wù)工作開展和服務(wù)群眾方面的重要意義，認(rèn)識(shí)到檔案分析、檔案交流以及檔案傳遞的重要性，在現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)設(shè)備投入方面預(yù)算更為充裕的資金，確保檔案管理能跟上群眾對醫(yī)院信息服務(wù)要求，最大限度的發(fā)揮檔案的信息作用。本處談更新理念而不是改變理念，主要緣由是檔案管理的根本作用并未發(fā)生改變，而是發(fā)生拓衍，即不僅僅再是片面的存儲(chǔ)和查詢，而增加了分析、研究、交流、傳遞等重要作用，因而需要各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部充分認(rèn)識(shí)到新增作用的重要性，為推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化提供良好的物質(zhì)和人力保障。

強(qiáng)化檔案的規(guī)范化管理。在實(shí)際工作中一定要嚴(yán)格執(zhí)行《檔案法》，實(shí)行檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化。而要加強(qiáng)檔案管理，提高檔案現(xiàn)代化管理水平，一定要實(shí)行嚴(yán)格、規(guī)范的工作方法和程序，并將這行方法和程序嚴(yán)格貫徹到檔案管理每一個(gè)環(huán)節(jié)中去，必須以科學(xué)的方法以及統(tǒng)一的程序開展工作。具體來說主要做好以下三方面的工作：嚴(yán)格制定和執(zhí)行文件材料的歸檔范圍以及保管期限的表冊，一定要讓應(yīng)該歸檔的文件材料保證齊全和完整，劃分保管期限一定要準(zhǔn)確；對檔案的整理工作要求規(guī)范化，將這些檔案進(jìn)行科學(xué)的分類，諸如劃分為內(nèi)科、外科、腫瘤科等檔案，對于像照片、圖片、音像等有著特殊載體的檔案，應(yīng)以各個(gè)門類的檔案要求采用統(tǒng)一規(guī)范的方式進(jìn)行整理，其中檔案卷皮、卷盒以及裝訂的材料等裝具一定要符合國家標(biāo)準(zhǔn)化相關(guān)的規(guī)定；強(qiáng)化檔案保管工作，一定要建立和使用專門的檔案庫房，并在庫房中應(yīng)該配備必要的設(shè)備如吸濕機(jī)、溫濕度儀等，并積極做好防火、防蟲等各項(xiàng)防護(hù)措施，相關(guān)的設(shè)備設(shè)施一定要與國家相關(guān)規(guī)定相符。

加強(qiáng)系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化。總體上來看醫(yī)院的檔案管理現(xiàn)代化是一項(xiàng)具有系統(tǒng)性、復(fù)雜性的工作，一定要進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃以及科學(xué)的布局，只有明確了各部分和人員的責(zé)任，確立專門的領(lǐng)導(dǎo)小組、責(zé)任落實(shí)到人頭，并在這個(gè)過程中加強(qiáng)部門間的聯(lián)系，更好地發(fā)揮他們之間在工作中的監(jiān)督與制約作用，才能讓檔案管理工作能夠更為順暢地運(yùn)轉(zhuǎn)。與此同時(shí)，必須讓檔案管理的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)跟進(jìn)，確保醫(yī)院檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)的技術(shù)方面的先進(jìn)，功能方面的完善以及安全可靠。這樣一個(gè)網(wǎng)絡(luò)的建立不僅僅是讓醫(yī)院工作有了一個(gè)基本體系，還讓檔案收集與管理有了一個(gè)完整的系統(tǒng)體系。與此同時(shí)，還應(yīng)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)的管理和相關(guān)人員的培訓(xùn)，最好能夠定期培訓(xùn)專兼職檔案員，注重其專業(yè)知識(shí)、管理與創(chuàng)新能力，學(xué)習(xí)、接受、整合新技術(shù)的能力的提高，一定要注重其業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)的全面提升。因此，我們必須建立起醫(yī)院檔案管理的完整領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，優(yōu)秀的工作隊(duì)伍、科學(xué)的基層網(wǎng)絡(luò)，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

綜上所述，推進(jìn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義，我們對此應(yīng)該有充分的認(rèn)識(shí)，并加以足夠的重視，因此，我們必須加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化新技術(shù)、新設(shè)備的引入和運(yùn)用，這是檔案管理現(xiàn)代化的首要前提，同時(shí)，檔案管理人員要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，在牢固掌握專業(yè)知識(shí)的基礎(chǔ)上，還應(yīng)該掌握好計(jì)算機(jī)技術(shù)尤其是現(xiàn)代信息技術(shù)等相關(guān)的科學(xué)知識(shí)和技術(shù)，建設(shè)一支德才兼?zhèn)涞臋n案管理的人才隊(duì)伍，才能更有效地推進(jìn)醫(yī)院的檔案管理的現(xiàn)代化的進(jìn)程。

（作者單位：四平市結(jié)核病醫(yī)院）