◎宋秀菊

醫(yī)院人 檔案管 的 要策略

◎宋秀菊

醫(yī)院人事檔案是醫(yī)院管理的重要組成部分，通過不斷加強人事檔案管理，確保在人才興院戰(zhàn)略中充分發(fā)揮重要作用。在分析醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題基礎上，就如何加強醫(yī)院人事檔案管理展開討論提出對策。

醫(yī)院人事檔案管理是醫(yī)院管理不可忽視的一部分，它為醫(yī)院選人用人輸送重要的信息和依據(jù)。充分認識醫(yī)院人事檔案管理的重要作用，分析其現(xiàn)狀，探討持續(xù)改進的措施，將極大的推動醫(yī)院管理改革，滿足提供優(yōu)質人力資源的需求，從而促進衛(wèi)生事業(yè)不斷長足發(fā)展。

醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀

檔案材料單一，內容缺乏特性。一直以來，醫(yī)院人事檔案的主要采集對象僅局限于職工本人的基本概況，材料極為單一。醫(yī)院是知識分子聚焦地，所有技術人才的專業(yè)性和學術性，決定了醫(yī)院職工大都是受過專業(yè)教育的人員，都具有突出的專業(yè)才能和個性，目前人事檔案的采集與記載不能突出這種獨立的個性特征。職工的科研成果、學習進程等資料收集整理極為分散，缺乏有效持續(xù)的歸納，職工的才能和特長并不能真切地從檔案中一目了然。

檔案利用低下，服務意識淡薄。醫(yī)院人事檔案管理長期被認為就是單純保管、查檔工作。檔案管理者將大部分時間精力用于檔案的基礎性手工勞作和裝訂成卷等，卻忽略了檔案的開發(fā)利用。由于沒有對人事檔案材料做到透徹、詳盡的分析，造成醫(yī)院人才數(shù)據(jù)庫的不完善，更談不上為醫(yī)院領導決策層準確地提供后備人才支持。同時，人事檔案長期以來的高保密性要求，決定了它的封閉性成為常態(tài)。平常僅限于職工的職稱晉升、調進調出等范圍，檔案的利用率極低，檔案人員只能被動地提供檔案資料，完全沒有開發(fā)利用檔案信息、主動服務的意識。

管理方式陳舊，手段相對落后。目前有些醫(yī)院，尤其是一些基層醫(yī)院，手工操作仍是大部分人事檔案管理人員的習慣，缺乏現(xiàn)代化的管理方式及手段。管理人員采取傳統(tǒng)的手工方法進行編輯和檢索，方法繁瑣，操作困難，不能將人事檔案材料及時整理和歸檔，導致檔案資料收集不完整，涂改、抽取檔案材料的現(xiàn)象時有發(fā)生。醫(yī)院當前運用的一些檔案軟件，只是簡單錄入職工個人基本情況、檔案目錄等基礎材料，職工的科研成果、著作等內容都沒有收集，導致人事檔案在不同單位之間實用性不強，實際工作成效大受影響。

檔案人員不專，業(yè)務水平不高。醫(yī)院發(fā)展的命脈是醫(yī)療質量。提高醫(yī)療質量、加大醫(yī)療科研的投入是醫(yī)院經(jīng)營的不二法寶。醫(yī)院人事檔案管理相應的被輕視，檔案管理者大多是從其它崗位上因年齡偏大轉崗而來，部分還是兼職檔案工作。而人事檔案管理專業(yè)性較強，對檔案資料收集鑒別及整合要求較高，但醫(yī)院檔案管理者并非檔案專業(yè)，檔案管理人員更換頻繁，對于數(shù)字化背景下的電子檔案歸檔等新技術不能熟練掌握，現(xiàn)學現(xiàn)賣地狀況較多。

加強醫(yī)院人事檔案管理的主要措施

健全醫(yī)院人事檔案管理制度。健全的、規(guī)范化的人事檔案制度是檔案管理者工作的依據(jù)。人事檔案管理工作繁復、雜亂，要求有一套完整的規(guī)章制度來規(guī)范檔案的接收、保管、查閱等具體細節(jié)，確保人事檔案工作逐漸程序化、規(guī)范化和標準化。

改善醫(yī)院人事檔案管理硬件設施?；A硬件設施是醫(yī)院人事檔案工作規(guī)范化管理缺一不可的重要環(huán)節(jié)。醫(yī)院領導要切實重視檔案工作，加大資金投入改善檔案管理的硬件設施，建設專用檔案庫房，分開設立檔案查閱室、檔案庫房、和檔案人員辦公室，為人事檔案管理者營造一個良好的工作環(huán)境。同時，積極創(chuàng)造條件應用計算機管理軟件提高檔案管理效率。通過人事檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，增加存儲和檢索功能，建立人事檔案的動態(tài)管理機制，便于檔案的更新、查閱、歸檔和統(tǒng)計，保證檔案的時效性、真實性和準確性。

提高醫(yī)院人事檔案利用價值。醫(yī)院的人事檔案是職工在臨床教學、科研中一系列的原始記錄，是醫(yī)務人員的醫(yī)療成果、獎懲經(jīng)歷的重要佐證，更能從中體現(xiàn)醫(yī)院整體醫(yī)療服務質量水平的高低。因此，提高人事檔案利用率對醫(yī)院管理的創(chuàng)新和發(fā)展將會發(fā)揮重要作用。

調整和豐富人事檔案內容，提高利用價值。根據(jù)醫(yī)院聘用崗位的多重性，及時更新調整人事檔案收集類目，著重收集反映醫(yī)務人員臨床教學科研能力的原始記錄和影像資料，對不同醫(yī)療技術人員以專業(yè)技能、知識水平、項目成果以及病患的滿意評價率等為內容，分別有針對性的收集和管理，形成系統(tǒng)的人事檔案管理體系，盡量發(fā)揮人才配置的最大作用，確保醫(yī)院人事檔案更具全面的實用價值。

轉變觀念，樹立主動服務意識。實際工作中，檔案工作者往往難以平衡檔案利用與檔案保密的關系。其實，二者之間并不矛盾，檔案利用更有助于檔案的保密，而為了確保更好地利用檔案才是檔案保密的最終目的。醫(yī)院人事檔案管理者要逐漸改變長期以來的“保管員”身份和地位，要充分發(fā)揮主觀能動性，努力直接參與到檔案開發(fā)利用中去，積極為醫(yī)院選人用人、政績評審等工作提供服務支持。

優(yōu)化醫(yī)院人事檔案管理隊伍。持續(xù)不斷地對人事檔案管理者加強思想教育，提高對檔案管理工作重要性的認識，端正工作態(tài)度，狠抓業(yè)務技能，以飽滿的熱情創(chuàng)新檔案管理；對于檔案管理硬件更新、軟件配置及工作人員技能培訓給予全力的資金支持，促使檔案管理者不斷更新專業(yè)知識，提高專業(yè)技能；吸納檔案管理專業(yè)人員，優(yōu)化醫(yī)院檔案管理隊伍，為醫(yī)院人事檔案管理注入新的活力。并相應提高人事檔案管理人員的福利待遇，不斷為醫(yī)院其他各項工作的開展夯實基礎。

總之，醫(yī)院人事檔案管理工作是醫(yī)院管理工作的重要組成部分，做好醫(yī)院人事檔案管理工作，是優(yōu)化醫(yī)院人力資源的重要保障，是配合醫(yī)院人事制度改革的關鍵。在醫(yī)療衛(wèi)生體制改革不斷深入，醫(yī)院現(xiàn)代化管理不斷加快的前提下，只有更新醫(yī)院人事檔案管理模式，充分發(fā)揮人事檔案資源的優(yōu)勢和潛在價值，才能促進醫(yī)院的持續(xù)、健康發(fā)展。

（工作單位：宜昌市第三人民醫(yī)院）