文/江蘇省常州市武進(jìn)區(qū)前黃初級(jí)中學(xué)　張一之

如何加強(qiáng)學(xué)校檔案收集工作

文/江蘇省常州市武進(jìn)區(qū)前黃初級(jí)中學(xué)張一之

【摘要】檔案收集工作屬于學(xué)校檔案管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，是各項(xiàng)工作開(kāi)展的關(guān)鍵，與此同時(shí)，也是學(xué)校檔案管理的難點(diǎn)與重點(diǎn)。接下來(lái)，本文將結(jié)合多年相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)，簡(jiǎn)要論述加強(qiáng)學(xué)校檔案收集工作的對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】學(xué)校；檔案收集；對(duì)策

學(xué)校檔案指的是學(xué)校管理、科研、教學(xué)、招生等所有活動(dòng)的記錄，其對(duì)學(xué)校、學(xué)生與社會(huì)發(fā)展均有重要作用。學(xué)校日常管理與發(fā)展均離不開(kāi)檔案管理工作。本文將站在檔案收集角度，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行深入探究。

一、學(xué)校檔案收集工作的難點(diǎn)分析

檔案收集工作屬于一項(xiàng)復(fù)雜性、系統(tǒng)性的基礎(chǔ)工作，收集質(zhì)量直接決定著檔案的整體質(zhì)量與利用效果。鑒于檔案收集工作的經(jīng)常性、長(zhǎng)期性與工作特殊性，做好該項(xiàng)工作并不是簡(jiǎn)單事情。現(xiàn)階段，高中檔案收集工作中主要存在以下問(wèn)題：第一，學(xué)校各部門的檔案兼職人員工作積極性不高，被動(dòng)工作且流動(dòng)性較大，導(dǎo)致各種資料、文件很難及時(shí)歸檔。第二，在日常檔案收集工作中，檔案工作人員比較重視紙質(zhì)文件資料的收集，忽略了其他文件資料的完整性。第三，缺乏執(zhí)行貫徹力度以及有效的監(jiān)督指導(dǎo)，使得檔案收集工作流于形式，很難充分發(fā)揮其重要作用。

二、加強(qiáng)學(xué)校檔案收集工作對(duì)策

（一）完善檔案歸檔制度。學(xué)校檔案管理部門需要結(jié)合國(guó)家相關(guān)法律規(guī)定以及學(xué)校實(shí)際情況，建立健全本學(xué)校檔案管理制度，合理制定材料歸檔收集范圍、材料收集要求以及注意事項(xiàng)，完善檔案歸檔收集制度，使得檔案收集工作有法可依。成立專門的檔案部門，對(duì)不同部門、不同級(jí)別的檔案進(jìn)行全面規(guī)范化、集中管理，通過(guò)這種方式一方面降低了檔案收集的資源投入，一方面避免了檔案收集責(zé)任“相互推諉”情況。

（二）強(qiáng)化檔案收集工作的執(zhí)行力與監(jiān)督力。對(duì)于學(xué)校檔案收集工作來(lái)說(shuō)，各部門的貫徹、執(zhí)行力度是全部工作開(kāi)展的基礎(chǔ)。因此，在實(shí)際工作中，必須將檢查督促與檔案收集相結(jié)合。檔案部門相關(guān)人員必須深入到各個(gè)部門了解、掌握檔案收集工作的實(shí)際情況，并及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案收集工作中存在的問(wèn)題，針對(duì)各種問(wèn)題及時(shí)合理指導(dǎo)與幫助，共同促進(jìn)檔案收集工作的開(kāi)展。集中收集與分散收集、專業(yè)收集與兼職收集相結(jié)合的方式，能有效提高檔案收集質(zhì)量與效率。與此同時(shí)，完善各種激勵(lì)獎(jiǎng)懲制度，獎(jiǎng)優(yōu)罰劣，將檔案收集工作質(zhì)量與人員獎(jiǎng)金、晉升等掛鉤，全面提高工作人員工作積極性與主動(dòng)性。對(duì)損害檔案等惡劣行為給予嚴(yán)厲處理。

（三）積極轉(zhuǎn)變檔案工作人員工作觀念與工作方式。新形勢(shì)下，加強(qiáng)學(xué)校檔案收集工作的重要性宣傳，使得全校人員真正認(rèn)識(shí)到檔案收集的重要性與價(jià)值。加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)階層對(duì)于檔案收集的重要認(rèn)識(shí)，全面提高對(duì)檔案收集管理的重視程度。明確領(lǐng)導(dǎo)階層應(yīng)負(fù)的責(zé)任，嚴(yán)格遵守法律法規(guī)，以身作則，并帶動(dòng)企業(yè)全體員工提高檔案收集管理意識(shí)和法規(guī)意識(shí)，建立完善的檔案收集管理責(zé)任制，委派學(xué)習(xí)領(lǐng)導(dǎo)直接對(duì)檔案收集管理工作進(jìn)行監(jiān)督與管理，定期對(duì)檔案管理工作的開(kāi)展進(jìn)行考核與把關(guān)，促進(jìn)檔案管理工作的順利開(kāi)展。指導(dǎo)檔案工作人員樹(shù)立正確的價(jià)值觀與工作態(tài)度，認(rèn)真、仔細(xì)做好本職工作，并充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，通過(guò)各種措施全面提高檔案手機(jī)質(zhì)量。與此同時(shí)，還需保持檔案工作人員的穩(wěn)定性，將具體的收集任務(wù)落實(shí)到個(gè)人身上。學(xué)校不用部門必須明確自身的檔案收集內(nèi)容與范圍，委派專門的檔案兼職人員，促進(jìn)檔案管理工作的順利開(kāi)展。直接將卷宗工作納入不同科室的職責(zé)范圍中，具體明確科室領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)與分工，并將其作為科室年終考評(píng)依據(jù)。完善科室檔案質(zhì)量通報(bào)體制，對(duì)于不達(dá)標(biāo)的科室進(jìn)行限期整改。

（四）加強(qiáng)檔案工作人員的基礎(chǔ)培訓(xùn)與教育。使其掌握系統(tǒng)的檔案收集理論知識(shí)與較強(qiáng)的工作技能，不斷學(xué)習(xí)、自我提高，及時(shí)了解檔案學(xué)科的新成果、新思想，不斷提高自身專業(yè)技能。加強(qiáng)檔案人員的綜合道德教育培訓(xùn)，幫助其樹(shù)立正確的事業(yè)心，提高工作責(zé)任感與工作積極性，提高日常工作的主動(dòng)性，全面提高檔案敏感性，做好檔案收集歸檔工作。

（五）強(qiáng)化檔案網(wǎng)絡(luò)管理。全面提高學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)力度，積極建設(shè)“開(kāi)放式”的檔案管理模式，是社會(huì)發(fā)展對(duì)于學(xué)校檔案管理工作提出的新要求。學(xué)校檔案管理部門必須充分利用現(xiàn)有發(fā)布平臺(tái)、管理系統(tǒng)、設(shè)備技術(shù)，將資料檔案全面、認(rèn)真輸入到信息系統(tǒng)中去，與此同時(shí)，加強(qiáng)技術(shù)投入力度，將聲像、文字、圖片等轉(zhuǎn)變成信息數(shù)據(jù)，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)據(jù)格式與紙質(zhì)資料的并存，全面提高信息效率。與此同時(shí)，充分利用科學(xué)技術(shù)創(chuàng)新檔案管理模式，對(duì)于不在保密范圍內(nèi)的資料可進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)共享，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)信息資源的共享。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，本文針對(duì)學(xué)校檔案收集工作的難點(diǎn)開(kāi)始入手分析，從四個(gè)方面：完善檔案歸檔制度，強(qiáng)化檔案收集工作的執(zhí)行力與監(jiān)督力，積極轉(zhuǎn)變檔案工作人員工作觀念與工作方式，強(qiáng)化檔案網(wǎng)絡(luò)管理，詳細(xì)論述了新形勢(shì)下加強(qiáng)學(xué)校檔案收集工作對(duì)策，旨在為一線工作提供理論指導(dǎo)。

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