◎?qū)O萬和

人力資源檔案管理存在的問題及措施

◎?qū)O萬和

經(jīng)濟快速發(fā)展導(dǎo)致知識經(jīng)濟時代的到來，在激烈的市場競爭中，人才已經(jīng)成為核心競爭力的源泉。在當今時代如何做到人盡其才是企業(yè)獲得持久和穩(wěn)定發(fā)展的前提，當前每個企業(yè)發(fā)展面臨的一個最為迫切的問題就在于復(fù)合型人才的培養(yǎng)。本文對人力資源檔案管理的問題進行了闡述，研究了提升人力資源檔案管理的措施和對策。

人力資源檔案管理存在的問題

存在著人力資源檔案管理理念上的偏差。人力資源檔案管理的傳統(tǒng)模式已經(jīng)在技術(shù)進步和知識發(fā)展下被漸漸淘汰，新型管理模式已經(jīng)如火如荼發(fā)展起來。在從傳統(tǒng)管理模式向新型管理模式轉(zhuǎn)變的過程中，人力資源檔案管理呈現(xiàn)出很多不協(xié)調(diào)之處，而對人力資源檔案管理認識上的偏差是其中最為突出的問題。對人力資源檔案管理重要性的充分認識成為企業(yè)獲得生存和發(fā)展關(guān)鍵因子。很多企業(yè)對人力資源檔案管理存在很多誤解，沒有將人力資源檔案管理和企業(yè)獲得經(jīng)濟利益兩件事聯(lián)系到一起，部分企業(yè)甚至錯誤地認為企業(yè)檔案管理只是機械地記載員工的工作過程，沒有任何價值和意義。企業(yè)人力資源檔案管理具有推動生產(chǎn)力發(fā)展的作用，在人才快速流動的社會能夠提供充分的資料和信息，企業(yè)的管理者和檔案工作人員應(yīng)該意識到人力資源檔案管理的重要作用。

人力資源檔案管理水平低下。很多企業(yè)不重視人力資源檔案管理工作的根源在于人力資源檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)不高，沒有將工作價值體現(xiàn)出來，企業(yè)自然就不會重視。很多企業(yè)人力資源檔案管理工作人員沒有經(jīng)過任何培訓(xùn)就上崗，專業(yè)知識貧瘠，人力資源檔案管理工作的隨意性較高，工作缺乏規(guī)范性，很多工作人員想怎樣工作就怎樣工作，工作態(tài)度惡劣，工作目標完成度低，有的企業(yè)人力資源檔案管理人員甚至都是兼職。筆者調(diào)查中發(fā)現(xiàn)這種流于形式的人力資源檔案管理工作已經(jīng)成為普遍現(xiàn)象，工作效率和工作質(zhì)量的提升舉步維艱。

人力資源檔案管理硬件缺乏。硬件設(shè)施的匱乏也是人力資源檔案管理水準不高的重要原因之一。很多企業(yè)的檔案館基本處于廢棄的狀態(tài)，只在名義上存在，但是實際上沒有起到任何功用，這些因素嚴重阻礙著人力資源檔案管理的質(zhì)量的提高。很多企業(yè)檔案管理設(shè)施落后，十幾年甚至幾十年不更新，這對于人力資源檔案管理是非常不利的。

社會影響因素較為嚴重。十八大明確提出了我國處于經(jīng)濟發(fā)展的重要轉(zhuǎn)型時期，這說明我國社會主義市場經(jīng)濟發(fā)展面臨著很多重要的任務(wù)，很多企業(yè)為了響應(yīng)國家號召自然就將獲得經(jīng)濟利益放在首位，人力資源檔案管理也就被忽視了，在這種社會大環(huán)境之下，人力資源檔案管理工作開展困難重重。一些小的企業(yè)更是不重視人力資源檔案管理工作的重要性，一味地追求經(jīng)濟利益的獲得和投資研發(fā)的支出，這樣員工也就自然而然地忽視了人力資源檔案管理工作的重要性。社會大環(huán)境造成了企業(yè)過分重視經(jīng)濟利益獲取而忽視了其他有助于提升管理效益的管理模式。

人力資源檔案管理體系不完善。管理體系不完善主要體現(xiàn)在收集人力企業(yè)資源上，人力資源檔案管理歸檔工作很不規(guī)范，也沒有明確的標準作為依據(jù)。不同行業(yè)的人力資源檔案管理都存在著內(nèi)容復(fù)雜的項目，如果沒有明確的標準作為依據(jù)來明晰哪些項目才要歸檔，管理工作將模糊不清。如果人力資源檔案管理僅僅從不同企業(yè)的管理需要出發(fā)的話，那么操作性將受到很大限制。另外，人力資源信息需要經(jīng)過很多部門，存在著傳輸路徑多﹑內(nèi)容繁雜的缺陷，每個部門在工作中相互推諉，對自身工作職責不明確，問題出現(xiàn)的時候落實責任非常困難。檔案工作的效率受到嚴重波及。

人力資源檔案管理問題解決措施

完善人力資源檔案管理制度。良好的制度是良好的管理水準的前提，人力資源檔案管理工作也是如此。所以建立完善的人力資源管理制度能夠為有效的人力資源檔案管理保駕護航，可以有效避免工作人員態(tài)度不端給檔案管理工作帶來的阻礙。另外，人力資源檔案管理制度要簡明扼要，過分繁瑣的制度在執(zhí)行中會加大成本，降低檔案管理工作質(zhì)量，人力資源檔案管理制度要覆蓋企業(yè)方方面面，企業(yè)人力資源管理制度約束著企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)和員工，這樣能夠保證制度的公平性和公正性，人力資源檔案管理工作也具有效率和質(zhì)量雙重提升的可能性。檔案管理制度要真正在企業(yè)扎根，就必須做到賞罰分明，維護制度的威嚴性。

提升人力資源檔案管理的功能。人力資源檔案管理的功能應(yīng)該被逐漸重視起來，這樣是引起企業(yè)重視人力資源檔案管理的重要策略，也才能保證記錄到檔案中的信息都是真實并且是全面的。在激烈的市場競爭中，提升人力資源檔案管理的功能是超越競爭對手的重要戰(zhàn)略。

提升人力資源檔案管理人員素養(yǎng)。任何一項管理工作取得良好效果的核心都在于管理人員。在人力資源檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)差﹑態(tài)度不認真的情形下，檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)會呈現(xiàn)出較低的水準。 從這個層面來看，提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)是提升檔案管理工作的必然要求。在傳統(tǒng)的人力資源管理漸漸別淘汰的情形下，人力資源檔案管理人員要掌握計算機知識和軟件操作，以適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展腳步。企業(yè)可以通過提供定期的培訓(xùn)和再教育實現(xiàn)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的提升。

促進人力資源管理信息化建設(shè)。人力資源檔案管理在過去一直是封閉或者半封閉的，所以開發(fā)和利用人力資源檔案信息也只是嘴上說說而已，在這樣的條件下實現(xiàn)上述目標也是非常有難度的事情。落后的檔案管理制度直接制約了人力資源信息的利用和共享，信息時代已經(jīng)逐漸淘汰了傳統(tǒng)的人力資源檔案管理模式，人力資源檔案信息化建設(shè)已經(jīng)勢在必行。企業(yè)在快速發(fā)展中已經(jīng)越來越需要人力資源檔案管理信息化，從而提升檔案管理的效率，加大對信息的利用程度，實現(xiàn)全方位的信息共享。信息技術(shù)快速發(fā)展給各行各業(yè)都帶來了沖擊和挑戰(zhàn)，我們必須變革管理方式才能生存下去。信息化建設(shè)可以大幅度降低人力資源檔案管理的成本消耗，并實現(xiàn)規(guī)范化和程序化管理，更好的技術(shù)應(yīng)用到企業(yè)人力資源部門和檔案管理不能，才能實現(xiàn)企業(yè)管理效益的提升。

（作者單位： 四平市鐵東區(qū)石嶺人力資源和社會保障所）