石月梅

（江濱農(nóng)場綜合檔案室 黑龍江 蘿北 154243）

企業(yè)檔案鑒定工作現(xiàn)狀及發(fā)展完善初探

石月梅

（江濱農(nóng)場綜合檔案室 黑龍江 蘿北 154243）

企業(yè)檔案工作比較重視檔案資料的收集、歸檔工作，檔案進(jìn)的多，銷的少，即使銷毀鑒定也是多以保管期限界定，很少對檔案實(shí)體進(jìn)行鑒定，致使檔案鑒定工作滯后，檔案鑒定是鑒別檔案的價(jià)值大小、確定檔案的保管期限、決定檔案存毀的一個(gè)重要工作環(huán)節(jié)。檔案鑒定工作是一項(xiàng)嚴(yán)肅、細(xì)致的工作，直接決定國家寶貴的文化財(cái)富的命運(yùn)。因此加強(qiáng)檔案鑒定工作具有重要意義。如何提高企業(yè)檔案鑒定工作水平，保證檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，筆者結(jié)合自身檔案管理實(shí)踐，談幾點(diǎn)拙見。

企業(yè)檔案；工作；發(fā)展

一、企業(yè)檔案鑒定工作的現(xiàn)狀及存在的問題

1、多數(shù)企業(yè)檔案工作缺少對歸檔文件材料的準(zhǔn)確性鑒定。檔案是各項(xiàng)工作活動(dòng)的原始記錄，但有時(shí)不一定是真實(shí)的記錄。這是因?yàn)樵谖募牧闲纬蛇^程中，人們受到客觀條件的限制和約束及主觀認(rèn)識(shí)的干擾，有時(shí)不能全面反映歷史真相，甚至夸大、縮小或歪曲歷史事實(shí)，例如為了應(yīng)付上級的檢查，有意夸大工作成績、統(tǒng)計(jì)數(shù)字的失真以及基建檔案的圖物不符等等。檔案工作者不可能也不允許改正檔案材料原件內(nèi)容，但有責(zé)任也有義務(wù)對其進(jìn)行鑒別、評價(jià)，以指導(dǎo)檔案利用者。

2、大多企業(yè)檔案部門缺乏對歸檔文件材料的完整性鑒定。歸檔文件材料不完整，是長期存在的普遍問題。一是文書類的歸檔文件材料不完整，帶有文號的文件本身接不起來、或少底稿或缺附件等。二是歸檔材料門類不全，不少單位除形成的紅頭文件歸檔外，往往很少有其他文件材料歸檔。大多企業(yè)的檔案室除文書檔案、會(huì)計(jì)檔案外，其他門類的檔案尤其是業(yè)務(wù)檔案、專業(yè)檔案，大都收集歸檔的不完整，使全面反映工作活動(dòng)大打折扣。

3、企業(yè)檔案到期銷毀時(shí)沒有對檔案的利用價(jià)值進(jìn)行評定。目前對檔案利用價(jià)值的評定僅用保管期限來表示，而保管期限所體現(xiàn)的價(jià)值卻是相對價(jià)值，檔案的利用價(jià)值是由檔案內(nèi)容及其滿足利用者需要的程度所決定的，文件歸檔鑒定是否正確、科學(xué)，最終要由檔案利用實(shí)踐來驗(yàn)證。但當(dāng)前利用率低的檔案不一定就沒有價(jià)值，一段時(shí)間后有的檔案則會(huì)顯現(xiàn)出利用價(jià)值。

二、企業(yè)檔案鑒定工作的發(fā)展完善

1、健全鑒定制度。健全的組織機(jī)構(gòu)是完成檔案鑒定工作的基本保證，我們要按照有關(guān)檔案鑒定的要求，在組建本單位檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組的基礎(chǔ)上，針對鑒定內(nèi)容涉及的相關(guān)專業(yè)，建立由領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)業(yè)務(wù)人員及有關(guān)專家共同組成的鑒定工作小組，對本單位的文件材料進(jìn)行定期鑒定，以保證鑒定工作的客觀準(zhǔn)確。并制定可操作的鑒定標(biāo)準(zhǔn)及確定合理的歸檔范圍。如2006年國家檔案局頒發(fā)的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》和《文書檔案保管期限表》就是鑒定工作的指導(dǎo)性文件和統(tǒng)一的鑒定標(biāo)準(zhǔn)。檔案鑒定小組要根據(jù)各專業(yè)所涉及的內(nèi)容，從全宗整體角度出發(fā)，本著對歷史負(fù)責(zé)的態(tài)度，制定細(xì)化的鑒定細(xì)則，使鑒定工作更具操作性；確定歸檔范圍的標(biāo)準(zhǔn)，關(guān)鍵是看保留下來的檔案能否反映出本單位各個(gè)時(shí)期主要實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)面貌。在檔案鑒定時(shí)還要確立統(tǒng)一的鑒定原則和標(biāo)準(zhǔn)，有組織、有領(lǐng)導(dǎo)、有計(jì)劃地進(jìn)行。進(jìn)一步建立健全檔案銷毀批準(zhǔn)與監(jiān)銷制度，制定《檔案保管期限表》實(shí)行審批制度。檔案價(jià)值鑒定是對檔案未來作用的一種預(yù)測，具有一定的主觀隨意性，它受鑒定者文化知識(shí)和認(rèn)識(shí)水平等方面的限制。鑒定者的素質(zhì)往往決定檔案室檔案的命運(yùn)，因此，檔案鑒定者必須履職盡責(zé)、精通業(yè)務(wù)，要具備較高的檔案專業(yè)知識(shí)和較強(qiáng)的業(yè)務(wù)水平，同時(shí)還要具有其他專業(yè)領(lǐng)域相關(guān)的知識(shí)。

2、把好歸檔鑒定關(guān)。企業(yè)檔案鑒定工作的中心在檔案室，重點(diǎn)在歸檔鑒定。企業(yè)檔案室在接收文件材料歸檔時(shí)要對其進(jìn)行保存價(jià)值的鑒定、準(zhǔn)確性的鑒定、完整性的鑒定，把好案卷質(zhì)量鑒定關(guān)。歸檔的過程是對文件材料價(jià)值的初步判定，是文件材料能否轉(zhuǎn)化為檔案的“資格審查”,是檔案鑒定工作的第一個(gè)關(guān)口。對要?dú)w檔的文件材料進(jìn)行保存價(jià)值及保存價(jià)值大小的鑒定，并依此確定文件材料是否歸檔及保管期限的長短，這是常規(guī)性的工作。企業(yè)必須以國家規(guī)范性文件為依據(jù)，在細(xì)致周密梳理本企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營范圍及各部門職責(zé)基礎(chǔ)上，科學(xué)制定本單位統(tǒng)一的、具有可操作性的《文件材料歸檔范圍和保管期限表》，并在征求各部門及有關(guān)專家的意見、進(jìn)行充分論證和審批后方可施行。在文件材料歸檔時(shí)還要針對因工作疏忽將歸檔文件材料的某些標(biāo)識(shí)如責(zé)任者、時(shí)間、正文與底稿、正本與副本、基建的圖紙與實(shí)體，設(shè)備的圖與物等諸多情況進(jìn)行檢查，然后由責(zé)任人進(jìn)一步核實(shí)鑒別，并在案卷備考表中案卷檢查人欄目簽字。歸檔時(shí)責(zé)任人對圍繞某項(xiàng)工程、某個(gè)設(shè)備、某個(gè)事件某項(xiàng)任務(wù)所產(chǎn)生和使用的文件材料的完整性，每一份文件材料頁數(shù)、底稿及圖幅的完整性進(jìn)行鑒別并簽字確認(rèn)，以確保歸檔文件材料的完整性。

3、把好銷毀鑒定關(guān)。檔案價(jià)值是決定檔案存毀的主要依據(jù)，檔案內(nèi)容是決定檔案價(jià)值的主要因素。鑒定檔案的價(jià)值，必須根據(jù)檔案的完整程度、可靠程度及檔案內(nèi)容的可替代程度點(diǎn)等諸多因素，全面分析檔案自身的有關(guān)特點(diǎn)，以科學(xué)地判定檔案的價(jià)值。在鑒定檔案價(jià)值時(shí)，還要充分認(rèn)識(shí)檔案的歷史價(jià)值，即史料價(jià)值。檔案銷毀就是把經(jīng)過鑒定對失去價(jià)值的檔案作毀滅性處置的過程，對到期檔案進(jìn)行銷毀時(shí)，要指定由專門的鑒定組織對到期檔案進(jìn)行鑒定，這是檔案室的重要業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)之一，需要建立專門的、具有權(quán)威性的鑒定組織，按特定的程序進(jìn)行，這項(xiàng)工作應(yīng)制定鑒定計(jì)劃、鑒定原則、標(biāo)準(zhǔn)和運(yùn)行程序，有計(jì)劃地對到期檔案進(jìn)行鑒定，包括對檔案價(jià)值評價(jià)和保管期限鑒定等。真正將有價(jià)值的檔案保存好，將失去保存價(jià)值的檔案銷毀掉。所以說選留文件和劃分保管期限是鑒定工作的實(shí)質(zhì)內(nèi)容，通過科學(xué)的鑒定，才能把有價(jià)值的文件材料轉(zhuǎn)為不同保管期限的檔案，使企業(yè)的知識(shí)信息精華得到有效保存。