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        關(guān)于對檔案信息資源開發(fā)方法的探討

        2015-12-07 07:46:35劉彬彬
        黑龍江史志 2015年3期
        關(guān)鍵詞:史料原文材料

        劉彬彬

        (牡丹江市第二人民醫(yī)院 黑龍江 牡丹江 157000)

        一、檔案信息的分析與研究

        (一)檔案系統(tǒng)系統(tǒng)研究

        檔案信息系統(tǒng)研究即按照一定的專題,對一系列檔案材料中所包含的相關(guān)信息進(jìn)行分析、綜合、加工,為編寫檔案參考資料作好準(zhǔn)備。包括對檔案信息內(nèi)容的綜合研究,對檔案信息可靠性、真實性的考證以及對檔案信息來源等方面的研究。

        檔案信息系統(tǒng)研究的步驟:首先是選題。選題是對檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)研究的決策過程,選題是否得當(dāng),能否滿足實際需要,往往決定著研究工作的成敗。題目的來源有以下幾種:第一,主管領(lǐng)導(dǎo)部門下達(dá)的課題;第二,有關(guān)部門或研究人員提出的課題;第三,檔案部門自己提出的課題。選題的好壞,取決于是否具有針對性、實用性。應(yīng)針對社會的實際需要,在自身條件許可的情況下選擇有現(xiàn)實意義的題目,從而盡快獲得效益。其次是收集材料。全面收集與題目有關(guān)的檔案材料,在收集的過程中.可利用現(xiàn)有的案卷目錄、分類目錄等檢索工具查詢有關(guān)材料。再次是分析、選擇、取舍材料。對材料的真實性、可靠性、適用性進(jìn)行鑒別、考證,從中選取既全面系統(tǒng)又與題目確切相關(guān)的材料。最后是提取有價值的信息。根據(jù)一定的目的和要求,對所摘選的材料進(jìn)行綜合,從中提取有用的信息。

        (二)檔案主題分析

        所謂主題,是指檔案所研究和論述的具體對象或問題,即文檔的中心內(nèi)容。主題分析即是對某份檔案的主題內(nèi)容進(jìn)行分析,確定該檔案中實際含有某些有參考價值的信息,為準(zhǔn)確標(biāo)引提供前提。主題分析的內(nèi)容包括對主題類型、主題結(jié)構(gòu)等方面的分析;檔案主題分析的步驟:首先是審讀檔案。瀏覽檔案的標(biāo)題、版頭乃至正文,對檔案的內(nèi)容作調(diào)查,注意不能只憑標(biāo)題判斷檔案的中心內(nèi)容。其次是概念分析。對調(diào)查所得的情況作分析判斷,形成主題概念,確定檔案的主題。再次是對檔案的主題類型及其結(jié)構(gòu)進(jìn)行分析。檔案的主題類型按數(shù)量劃分為單主題與多主題,按結(jié)構(gòu)劃分為單元主題與復(fù)合主題。主題結(jié)構(gòu)的分析主要是對復(fù)合主題中的主體因素及其他限定因素的分析。最后是主題的取舍。根據(jù)主題分析的目的與要求,決定對檔案信息內(nèi)容的取舍,舍去次要主題或與本單位需要關(guān)系不大的主題。一般來說,從一份檔案中分析出的主題數(shù)量不受限制,主要取決于該檔案對具體需要者的信息價值以及所采用的分析角度。

        由于檔案內(nèi)容十分繁雜,因此主題分析是一項難度較大的工作,宜根據(jù)檔案的具體情況,制訂主題分析提綱,作為主題分析的規(guī)范,保證其周密性和一致性,并可簡化分析過程。

        二、檔案信息的報道與傳遞

        檔案信息的報道與傳遞是指通過編輯、加工、研究、宣傳等手段,使檔案中的信息以更適于利用者利用的形式,定題或定向輸出的服務(wù)方式。報道和傳遞檔案信息的方式是多種多樣的,主要包括以下幾種:

        (一)原始檔案信息的公布

        1.匯編檔案史料和文集公開出版。檔案匯編大體分為兩類:一類是為史學(xué)研究和其他學(xué)術(shù)活動以及各方面工作提供史料的檔案史料匯編,其選編對象多為新中國成立前形成的歷史檔案;另一類是為各方面工作提供依據(jù)、提供參考和學(xué)習(xí)材料的檔案文件匯編,其選編對象多為現(xiàn)行機關(guān)檔案,又可分為政策法規(guī)匯編、重要文件匯編、會議文件匯編、參考文件匯編等。檔案史料和文集匯編是為了滿足特定的需要,從某一專題出發(fā)對檔案信息進(jìn)行鑒別和組織的結(jié)果,能夠集中、系統(tǒng)地向社會范圍傳遞菜一方面的檔案信息,滿足學(xué)術(shù)界大量系統(tǒng)利用檔案信息的需求。

        2.在報刊上有計劃、有目的地公布檔案史料??煞譃閮煞N,一種是在普通報刊,如黨報、黨刊、新聞性報刊、學(xué)術(shù)理論性和資料性刊物上發(fā)表檔案文獻(xiàn);一種是在專門期刊如《歷史檔案》、《民國檔案》等上發(fā)表檔案文獻(xiàn)。其特點相對于檔案匯編來說出版較及時、發(fā)行面廣,能夠在較大的范圍內(nèi)迅速傳遞檔案信息,但同時存在的檔案信息大多較零散,不系統(tǒng),只能作為檔案史料和文集匯編的輔助方式。

        檔案史料和文集匯編與報刊公布檔案史料兩者有一共同的特點,就是它們傳遞和提供的都是原始的檔案信息,是末經(jīng)加工的檔案原文,是第一手資料。通過檔案編授工作,將精選的檔案原始信息匯集起來,大大減少了利用者搜尋資料的勞苦,同時為廣泛、系統(tǒng)地利用檔案信息創(chuàng)造了條件。

        (二)檔案信息的報道

        1.檔案文摘。它是檔案文獻(xiàn)的摘要,能夠忠實地報道檔案的重要信息,能在一定程度上起到檔案原文的作用,但又不同于原文的節(jié)錄,它是以相對獨立的結(jié)構(gòu)完整地將檔案文獻(xiàn)的主題內(nèi)容以簡練方式表述的短文。它具有以下功能;其一,提供檔案信息。檔案文摘是一種二次文獻(xiàn),它可使利用者在不閱讀原文的情況下,快速地獲取檔案中所包含的信息。其二,檢索檔案原文。文摘上一般都注有檔案出處,并按一定的方式組織起來、實際上也是一種檢索工具,據(jù)此能檢索到檔案原文。其三,有利于檔案信息交流。文摘文字簡短、內(nèi)容實在,能夠快速及時的傳遞檔案信息,便于檔案信息的交流。

        2.檔案參考資料。它是根據(jù)一定的題目,對檔案內(nèi)容進(jìn)行分析、加工編寫的一種材料.其種類包括大事記、組織沿革、統(tǒng)計數(shù)字匯編和專題概要等。

        3.工具書。檔案部門報道檔案信息還可通過工具書的形式進(jìn)行,這種工具書是在對檔案進(jìn)行定性分析研究的基礎(chǔ)上,按一定的專題編寫的,其作用與檔案參考資料相似,只不過以工具書的形式出現(xiàn)。

        (三)檔案展覽

        舉辦檔案展覽是為了配合各項工作的開展,按一定的專題,系統(tǒng)解釋和介紹館藏檔案信息內(nèi)容的一種方式。檔案展覽展出的是經(jīng)過選擇和組織的典型檔案材料,利用者可以從中獲取比較集中、系統(tǒng)的檔案信息,還可以發(fā)現(xiàn)從未見過或難以找到的檔案材料及其線索,也是對檔案信息進(jìn)行傳遞和提供利用的一種有效手段。

        [1]靳啟穎.信息化背景下企業(yè)檔案信息的開發(fā)與利用問題研究[J].四川大學(xué),2005.

        [2]于春明.基于知識管理的企業(yè)檔案開發(fā)利用研究[J].吉林大學(xué),2007.

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