黃程鵬

（東營職業(yè)學(xué)院辦公室 山東 東營 257091）

論高校學(xué)生檔案管理的科學(xué)化和規(guī)范化

黃程鵬

（東營職業(yè)學(xué)院辦公室 山東 東營 257091）

高校學(xué)生檔案在學(xué)生教育管理和畢業(yè)生就業(yè)方面發(fā)揮著重要作用，但隨著高等教育的快速發(fā)展，學(xué)生檔案的管理工作中存在的問題日益凸顯。本文以高校學(xué)生檔案管理的現(xiàn)狀為切入點，闡述了加強高校學(xué)生檔案管理工作的意義，總結(jié)其所面臨的諸多問題，并提出了加強高校學(xué)生檔案管理工作科學(xué)化規(guī)范化的改進措施。

高校學(xué)生檔案；管理；科學(xué)化；規(guī)范化

一、高校學(xué)生檔案的重要意義

學(xué)生檔案是高校檔案工作的重要組成部分，有著其他檔案不可比擬的地位和價值。隨著學(xué)生檔案工作的不斷演變，學(xué)生檔案已不僅僅是高等學(xué)校在招收學(xué)生、錄取登記、學(xué)籍管理等活動中直接形成的記載性材料，更是反映高校學(xué)生在校期間參與社會實踐活動、建立黨團組織關(guān)系及就業(yè)分配等情況的重要信息資源。加強學(xué)生檔案信息的利用和管理，對于促進教育教學(xué)改革、幫助學(xué)生就業(yè)以及實現(xiàn)學(xué)校整體管理目標都有著極其重要的意義。尤其從學(xué)生角度來看，高校對學(xué)生檔案管理工作的重視為莘莘學(xué)子對其檔案的查詢與利用提供了廣泛的途徑。而從當前檔案管藏的整體現(xiàn)狀及未來長久的管理目標來看，加強和改進高校學(xué)生檔案的管理既符合當前“以人為本”、“重視民生檔案”的價值理念，也有利于實現(xiàn)高校檔案館藏資源的集中統(tǒng)一管理，同時更是實現(xiàn)高校學(xué)生檔案管理體制科學(xué)化、規(guī)范化的重要途徑和保障。

二、高校學(xué)生檔案管理的現(xiàn)狀及所面臨的問題

作為新時期指導(dǎo)我國高校檔案工作管理的規(guī)范性文件——《高等學(xué)校檔案管理辦法》（以下簡稱辦法）終于在2008年8月由教育部以27號令形式出臺了，這對于全面提升高校檔案工作管理有著至關(guān)重要的意義。

以往的高校檔案比較注重黨群關(guān)系、行政人事關(guān)系、社科關(guān)系及財會類檔案材料的規(guī)范與管理，但對于作為高校的最廣泛主體的學(xué)生檔案的立檔、存檔工作卻沒有引起足夠的重視。新頒布的《辦法》在歸檔屬類中增設(shè)了“學(xué)生類”檔案，并詮釋了其主要內(nèi)容。這是我國第一次將學(xué)生檔案作為獨立的基本類別向世人展示，此舉既適應(yīng)了我國人事制度改革的需要，更是對傳統(tǒng)意義上的高校檔案管理模式的突破和挑戰(zhàn)。

縱觀各高校學(xué)生檔案管理的現(xiàn)狀，盡管新《辦法》已實施了六年多，但依然存在墨守成規(guī)、置之不問的現(xiàn)象，甚至有些地方在管理上還處于比較混亂的狀態(tài)?，F(xiàn)就高校學(xué)生檔案管理所面臨的諸多問題簡單的進行一下陳述。

（一）高校學(xué)生檔案管理無序，歸檔材料不齊

盡管新《辦法》已明確將學(xué)生檔案納入高校檔案工作的一部分，但到目前為止，國家相關(guān)部門并未提供可操作性的規(guī)定，致使各大高校在檔案管理部門和管理人員的分配上出現(xiàn)無序和缺乏。如有的高校將學(xué)生檔案歸招生辦或就業(yè)辦管理，有的將檔案歸各院校、系部自己管理，甚至有的直接將其放入檔案管理室即可。有時候即使檔管部門確定了，檔管人員也會由于其身兼數(shù)職的特殊身份，而缺乏相關(guān)培訓(xùn)經(jīng)歷與專業(yè)檔管技能。孰不知在這種不受重視的高校檔案管理體制下，又豈能形成一套科學(xué)化、規(guī)范化的檔案管理制度和工作流程呢？不僅如此，高校在學(xué)生檔案的收集、整理方面也沒有統(tǒng)一的要求和標準，這勢必會造成歸檔材料的可用度不高和殘缺不齊的惡狀。

（二）高校學(xué)生檔案管理手段滯后、利用率低下

目前，大多數(shù)高校學(xué)生檔案屬于手工操作，管理模式尚未脫離原始狀態(tài)，檔管內(nèi)容也多以紙質(zhì)材料為載體，不但工作效率低下，手段滯后，同時也給檔案信息的開發(fā)利用帶來很大障礙。比如在招生錄取階段，許多高校新生檔案的收集整理工作需要投入眾多人力物力，工作量大且繁瑣，極易出現(xiàn)錯誤。尤其在畢業(yè)前后，正是高校生檔案轉(zhuǎn)遞、查詢的高峰階段，由于許多地區(qū)的高校尚無專業(yè)的檔案數(shù)據(jù)庫，校方無法為用人單位提供全面的學(xué)生檔案信息，甚至沒有明確的檔案查詢途徑，以致學(xué)生檔案的利用率極為低下。近年來，隨著網(wǎng)絡(luò)招生錄取工作的廣泛發(fā)展，產(chǎn)生了大量電子檔案，大大提高了學(xué)生檔案的管理水平及操作使用價值，于此同時也節(jié)約了大量的人力物力財力，實現(xiàn)了校方、企方與學(xué)生三者間的“互利共贏”。所以加速學(xué)生檔案管理工作現(xiàn)代化的步伐成為了高校擴招特別是實現(xiàn)就業(yè)渠道多元化的必經(jīng)之路。

（三）高校和師生對學(xué)生檔案管理均不夠重視

在現(xiàn)代教育體制下，一方面高校領(lǐng)導(dǎo)和教育工作者更注重的是教育教學(xué)及人才培養(yǎng)工作，對學(xué)生檔案管理體系建設(shè)的投入嚴重不足，而對于學(xué)生檔案的管理現(xiàn)狀也沒有引起足夠的認識，使整個高校的檔案管理工作處于無“專人”管理甚至“放任自流”的狀態(tài)。需要特別強調(diào)的是，目前仍存在“非專業(yè)”學(xué)生檔案管理人員在“非專業(yè)”的管理技術(shù)和環(huán)境下從事著“非專業(yè)”的管理行為，使得檔管工作處于淡漠輕視、消極被動、得過且過的惡性循環(huán)之中。另一方面，高校學(xué)生自身檔案意識淡薄，對個人的檔案不聞不問，甚至多年后都不知道其檔案置在何處，直到考研或參加工作后對方要求提供時才記起打電話查詢檔案去向。由于檔案自身的私密性、機要性和時間限制性，轉(zhuǎn)遞查詢?nèi)舫较拗茥l件就會導(dǎo)致檔案資料查詢失效甚至遺失。故長期以來，高校學(xué)生檔案便經(jīng)歷了由最初的“亂檔”再到“死檔”，最終被淪為“空檔”的悲苦命運，而且這一現(xiàn)象還有進一步擴大的趨勢。

三、當前解決高校學(xué)生檔案管理工作的途徑和要求

針對當前我國高校學(xué)生檔案管理體制與制度混亂、專業(yè)管理人員缺乏、管理方式落后以及檔案不受重視的現(xiàn)狀，并達到學(xué)生檔案“檔如其人”的管理目標，就必須通過以下方式實現(xiàn)高校學(xué)生檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化。

（一）重視學(xué)生檔案管理，提高學(xué)生檔案意識

高校學(xué)生檔案管理是一項繁瑣而細致的工作，它是體現(xiàn)學(xué)生個人信息材料真實性、延續(xù)性、完整性的重要保證。所以要實現(xiàn)學(xué)生檔案工作的科學(xué)化、規(guī)范化管理，就必須先從思想上和制度上加以重視。國家相關(guān)部門應(yīng)在《檔案法》指導(dǎo)之下，從學(xué)生檔管工作的現(xiàn)狀出發(fā)，進一步制定相關(guān)的實施細則，確保學(xué)生檔案管理工作有據(jù)可依。另外，高校應(yīng)對全體師生進行《檔案法》相關(guān)內(nèi)容的教育和培訓(xùn)，多開展講座活動，加強個人檔案知識的宣傳力度，讓檔案管理人員和師生全面提高檔案意識，認真填寫、變更和備份關(guān)于檔案的每一項內(nèi)容。而且，校方還要加強檔案管理部門與各系部之間的聯(lián)系，認真收集學(xué)生信息、拓寬材料范圍、充實檔案內(nèi)容，杜絕歸檔材料泄漏，以保證檔案信息及相關(guān)材料的真實性、完整性、規(guī)范性。

（二）豐富檔管人員的管理知識、提高其管理技能

高校學(xué)生檔案的管理離不開檔案職能部門的科學(xué)化、規(guī)范化的管理機制與服務(wù)理念，更離不開檔案管理人員堅實的業(yè)務(wù)知識和專業(yè)技能。只有專業(yè)素質(zhì)高、業(yè)務(wù)知識過硬、管理能力較強的管理隊伍，才能滿足學(xué)生檔案逐步社會化與信息化發(fā)展的要求。故此，高校應(yīng)設(shè)立特別崗位聘用專職人員來管理學(xué)生檔案，加強對專職檔管人員的培訓(xùn)，通過業(yè)務(wù)交流、進修等方式，積極為檔管人員提供學(xué)習(xí)和進修的機會，豐富其檔管理論基礎(chǔ)知識，熟練使用計算機等現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備，以提高其管理學(xué)生檔案的整體水平和業(yè)務(wù)技能，為日后檔案的信息化、科學(xué)化管理提供扎實的技術(shù)支持。

（三）加強高校學(xué)生檔案工作薄弱環(huán)節(jié)的建設(shè)

目前，我國高校學(xué)生檔案管理工作還存在著諸多薄弱環(huán)節(jié)，如只管學(xué)生原始資料的讀入，不注重檔案信息的輸出和跟蹤記錄等，導(dǎo)致學(xué)生檔案資料缺乏統(tǒng)一性、連續(xù)性、完整性。故筆者認為，首先國家應(yīng)重視和規(guī)范高考生電子檔案的信息和內(nèi)容，透析學(xué)生的基本情況；加強考生原招生部門與入取院校間的檔案互聯(lián)性，將信息整理后統(tǒng)一移交專職的學(xué)生檔案管理部門，保證學(xué)生資料的真實性、統(tǒng)一性。其次，高校自身要制定具有可操作性的檔案管理制度，注重各院校、系部學(xué)生管理部門與檔案管理部門間的聯(lián)系與合作，保證學(xué)生信息的規(guī)范化；最后，加緊各院系輔導(dǎo)員對學(xué)生在校期間具體表現(xiàn)的跟蹤記錄，從細節(jié)上做好相關(guān)資料的收集、整理工作，保證學(xué)生檔案內(nèi)容的真實化、連續(xù)化、完整化。只有這樣，才能從根本上加強高校學(xué)生檔案工作各部門間的合作性和關(guān)聯(lián)性，徹底解決各檔管工作環(huán)節(jié)薄弱化的問題。

總之，學(xué)生檔案管理是高校綜合發(fā)展與進步的一項不可或缺的工作，是學(xué)校對外展現(xiàn)綜合管理能力的重要平臺，也是校方與用人單位之間培養(yǎng)人才、傳遞人才和使用人才的可靠憑據(jù)。不言而喻，高校必須認真貫徹落實新《辦法》，進一步完善學(xué)生檔案管理工作，真正實現(xiàn)高校學(xué)生檔案的專業(yè)化、科學(xué)化、規(guī)范化管理目標，使學(xué)生檔管工作健康、穩(wěn)步的向前發(fā)展，以更好的發(fā)揮其服務(wù)社會的功能。

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3.黃艷.基于高校學(xué)生檔案管理工作的幾點思考[J].湖北經(jīng)濟學(xué)院學(xué)報.2013.10（7）