宋淑芹

（黑龍江省農(nóng)墾九三管理局人才中心 黑龍江 黑河 161441）

干部人事檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀與思考

宋淑芹

（黑龍江省農(nóng)墾九三管理局人才中心 黑龍江 黑河 161441）

干部人事檔案管理工作存在諸多問(wèn)題，影響其作用的發(fā)揮。干部人事檔案管理應(yīng)創(chuàng)新工作制度、創(chuàng)新工作方法、建設(shè)管理隊(duì)伍。

干部人事；檔案管理；發(fā)展；思考

干部人事檔案是我們黨選人用人和正確使用干部的重要依據(jù)。干部人事制度改革的深化、干部工作的規(guī)范化、公務(wù)員管理的法制化，為干部人事檔案管理工作帶來(lái)新的挑戰(zhàn)，如何提高干部人事檔案管理工作水平，更快更好地發(fā)揮干部人事檔案的作用，是當(dāng)前干部人事檔案管理工作的一個(gè)重要課題。

一、當(dāng)前干部人事檔案管理的問(wèn)題不容忽視

1.內(nèi)容充實(shí)性問(wèn)題。干部人事檔案管理的基本任務(wù)是收集有價(jià)值的材料和信息，只有不斷完善充實(shí)檔案內(nèi)容，才能夠全面、客觀地反映干部的情況。目前，干部人事檔案中重要材料差缺現(xiàn)象普遍存在，一些無(wú)使用價(jià)值的檔案材料卻歸入到檔案中來(lái)。干部履歷表、入黨志愿書、工資套改表、學(xué)歷、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲、晉升、職稱等反映干部基本情況、使用率較高的材料沒(méi)能及時(shí)收集歸檔，特別是近年來(lái)干部人事制度改革中形成的能夠真實(shí)反映干部德才表現(xiàn)、具有長(zhǎng)期查考價(jià)值的材料，如測(cè)評(píng)分?jǐn)?shù)、定編定崗批文、聘用合同書等等沒(méi)能及時(shí)補(bǔ)充到干部人事檔案中來(lái)。傳統(tǒng)的干部人事檔案材料收集范圍與新時(shí)期人事信息資料的形成已不相適應(yīng)。

2.材料真實(shí)性問(wèn)題。干部人事檔案管理的核心就是確保檔案材料的真實(shí)性、嚴(yán)肅性和可靠性，只有真實(shí)可靠的檔案信息，才能為領(lǐng)導(dǎo)提供科學(xué)的決策依據(jù)。當(dāng)前，干部人事檔案中出現(xiàn)涂改、造假現(xiàn)象屢見(jiàn)不鮮，年齡越填越小、工齡越填越早、黨齡越填越長(zhǎng)、學(xué)歷越填填高，假姓名、假職稱、假獎(jiǎng)勵(lì)多處可見(jiàn)。

3.信息利用率問(wèn)題。信息資源開(kāi)發(fā)利用的成效是衡量干部人事檔案工作質(zhì)量和水平的重要標(biāo)準(zhǔn)，只有加強(qiáng)信息綜合分析和預(yù)測(cè)研究，提供專題信息、咨詢意見(jiàn)、政策建議，才能更好的發(fā)揮干部人事檔案管理的作用。據(jù)調(diào)查，絕大多數(shù)干部人事檔案提供利用的最基本方法就是查閱原始的檔案材料，翻閱紙質(zhì)文本，干部檔案信息處于單一的紙質(zhì)檔案信息，檔案信息服務(wù)也處于一種被動(dòng)的、落后的等客上門服務(wù)狀態(tài)，有的管檔單位甚至還沒(méi)有專用的檔案庫(kù)房，更談不上構(gòu)建一套完整科學(xué)的電子檔案，充分實(shí)現(xiàn)電子數(shù)據(jù)檢索。目前，困擾干部人事檔案信息開(kāi)發(fā)利用的難點(diǎn)是在整合干部人事信息，實(shí)現(xiàn)資源共享上缺乏可操作性、實(shí)用性強(qiáng)的干部信息管理系統(tǒng)軟件。

二、干部人事檔案管理存在問(wèn)題的原因分析

1.工作機(jī)制不夠健全。一是管理體制不夠健全，檔案管理混亂。據(jù)調(diào)查一些干部人事檔案由各主管部門管理，而且沒(méi)有專用的檔案庫(kù)房，有的檔案堆放在陰暗潮濕的旮旯里，有的檔案鎖在領(lǐng)導(dǎo)或人事干部的抽屜里，少數(shù)干部人事檔案由干部本人保管，甚至有些干部對(duì)自己的人事檔案存放何處都不知道，沒(méi)有形成統(tǒng)一的管理體制；二是制度落實(shí)不到位，管理不嚴(yán)格。各管檔單位都制定了檔案管理制度，但在實(shí)際操作中力度不大，一些職能部門在查借閱和轉(zhuǎn)遞干部人事檔案的過(guò)程中，不出具介紹信、不登記查借閱手續(xù)、不按要求轉(zhuǎn)遞人事檔案、不及時(shí)回復(fù)回執(zhí)單、不準(zhǔn)時(shí)歸還檔案等。由于制度落實(shí)不到位，管理不嚴(yán)格，涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料時(shí)有發(fā)生。三是制度有些滯后，不夠完善。隨著干部人事制度改革的不斷深入，干部信息形態(tài)、檔案的整理、保管和利用手段以及業(yè)務(wù)范圍也隨著發(fā)生了變化，有些舊的管理制度已不適應(yīng)新的社會(huì)發(fā)展的要求，需要進(jìn)一步修訂完善。

2.思想認(rèn)識(shí)不夠到位。在干部工作中，干部人事檔案管理工作一直處于幺門，用起來(lái)重要，抓起來(lái)次要，忙起來(lái)不要，思想認(rèn)識(shí)不夠到位。一是領(lǐng)導(dǎo)重視不夠到位。有些單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作重視程度不夠，認(rèn)為檔案管理工作既不能為單位扛牌子，爭(zhēng)位子，相反地還要花人力物力搞投入，因此對(duì)干部檔案工作的業(yè)務(wù)建設(shè)、機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員配備、庫(kù)房建設(shè)、資金投入不重視、不研究、不解決，當(dāng)作可有可無(wú)的工作。二是人員配備不到位。據(jù)調(diào)查，從事干部人事檔案管理工作的一般都是兼職人員，配備專職人員很少。這些兼職人員素質(zhì)參差不齊，檔案管理業(yè)務(wù)不精通，處理日常雜事比較多，無(wú)法集中精力做好檔案管理工作，檔案材料收集不齊全、不按時(shí)歸檔，甚至將干部交給的歸檔材料弄丟了等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。

三、規(guī)范干部人事檔案管理的著力點(diǎn)

1.創(chuàng)新工作方法和手段。要加大干部人事檔案工作信息化建設(shè)的力度，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，改進(jìn)工作方式，優(yōu)化工作流程，逐步實(shí)現(xiàn)干部檔案管理工作規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化。要進(jìn)一步利用好現(xiàn)有的《干部人事檔案管理信息系統(tǒng)》軟件程序，建立起內(nèi)容詳實(shí)、準(zhǔn)確可靠的人員信息庫(kù)。要建立干部信息適時(shí)更新制度，使干部信息及時(shí)得到維護(hù)，隨時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)提供最新最實(shí)的信息。要提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平。

2.創(chuàng)新工作制度。要進(jìn)一步建立干部人事檔案及材料審核把關(guān)、材料接轉(zhuǎn)、干部人事檔案質(zhì)量通報(bào)登記等檔案管理制度，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正干部人事檔案內(nèi)容失真的問(wèn)題，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠，維護(hù)干部人事檔案工作的嚴(yán)肅性。要建立和完善干部檔案材料收集工作的協(xié)調(diào)機(jī)制，加強(qiáng)干部檔案管理部門與紀(jì)檢、監(jiān)察、政法、教育、審計(jì)等形成干部檔案材料部門的協(xié)調(diào)配合，加強(qiáng)組織人事部門內(nèi)部各工作機(jī)構(gòu)在干部檔案材料形成、收集上的溝通協(xié)調(diào)。要建立工作聯(lián)系制度和情況通報(bào)制度，保證干部人事檔案材料形成規(guī)范、收集齊全、歸檔及時(shí)。3.創(chuàng)新思想觀念。要提高思想認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)對(duì)干部檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，把干部人事檔案工作列入重要議事日程，長(zhǎng)期有目標(biāo)、年年有計(jì)劃、季季有活動(dòng)、月月有落實(shí)。要從信息資源的角度管理干部檔案，用信息管理的理念創(chuàng)新干部人事檔案工作，加強(qiáng)對(duì)干部人事檔案信息的綜合分析研究和深度開(kāi)發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)干部人事檔案工作從簡(jiǎn)單管理型服務(wù)向研究開(kāi)發(fā)型服務(wù)的轉(zhuǎn)變，把干部人事檔案管理部門建設(shè)成為干部工作、人才工作的信息庫(kù)和參謀部。