任虹霞

（中共佳木斯市委黨校 黑龍江 佳木斯 154000）

基于人事檔案管理工作信息化的思考

任虹霞

（中共佳木斯市委黨校 黑龍江 佳木斯 154000）

人事檔案管理工作是黨校管理工作的重要組成部分，運用現(xiàn)代化的手段實現(xiàn)管理的信息化以及規(guī)范化，已經(jīng)成為黨校人事檔案管理的必然選擇。盡管人事檔案管理工作實現(xiàn)信息化還有一些阻礙，但也有很多有利因素，有關(guān)人員應(yīng)該學(xué)會利用這些有利因素，避開不利因素。本文首先對實現(xiàn)黨校的人事檔案管理工作信息化的必要性進行了介紹，其次概述了我國黨校人事檔案管理工作信息化建設(shè)現(xiàn)狀以及有利條件，最后提出了相應(yīng)的建議，僅供參考。

人事檔案管理工作；信息化；思考

黨校是培養(yǎng)共產(chǎn)黨員的重要地方，通過對共產(chǎn)黨員的培訓(xùn)以及教育，提高共產(chǎn)黨員處理問題的能力，為國家發(fā)展儲備優(yōu)秀的人才，而黨校人事檔案管理工作，實現(xiàn)信息化對干部的選拔有著重要的意義，為了國家的繁榮發(fā)展，有關(guān)部門應(yīng)該加強黨校人事檔案管理工作信息化的建設(shè)。

1、實現(xiàn)黨校的人事檔案管理工作信息化的必要性

人事檔案管理工作信息化，是黨校事業(yè)得以進一步發(fā)展的關(guān)鍵要素之一，單純的從人事檔案管理工作的角度來講，實現(xiàn)信息化也是其必然的選擇。人事檔案管理工作作為一種的服務(wù)社會大眾的工作，其對在黨校工作人員的意義更加重大，是國家選拔優(yōu)秀人才的基礎(chǔ)。實現(xiàn)黨校的人事檔案管理工作信息化的必要性，主要體現(xiàn)在以下幾方面：

首先，人事檔案管理實現(xiàn)信息化，是新時期對黨校檔案工作人員的要求，因為現(xiàn)階段我國已經(jīng)進入信息化時代，幾乎所有的行業(yè)都逐漸的融入了信息化技術(shù)，黨校人事檔案管理也不例外，固守傳統(tǒng)，只會使黨校人事檔案管理事業(yè)落后與其他行業(yè)的人事檔案管理，因此從事黨校人事檔案管理的人員，必須學(xué)習(xí)先進的信息化技術(shù)，尤其是與人事檔案管理相關(guān)的專項信息技術(shù)，以此為黨校人事檔案管理全面實現(xiàn)信息化奠定人才基礎(chǔ)，為檔案事業(yè)的全面發(fā)展提供有利的條件。

其次，我國黨校人事檔案管理工作現(xiàn)狀存在比較多的問題，而如果能夠?qū)崿F(xiàn)信息化，將大大減少這些問題的出現(xiàn)。比如現(xiàn)代人事檔案管理資源的利用率不高，很多重要的人事檔案，因為檢索等過于麻煩，或者管理不夠規(guī)范，從而利用價值大大折扣。再者，大部分省市地區(qū)的黨校，對人事檔案管理不夠重視，不僅沒有配備專業(yè)的人才，也沒有配備先進的設(shè)備，因此一直以來人事檔案管理對黨校事業(yè)的發(fā)展來說都是一個相對薄弱的環(huán)節(jié)。如果這種情況下一直持續(xù)下去，黨校的人事檔案管理工作將會成為黨校發(fā)展的致命點，因此實現(xiàn)人事檔案管理工作的信息化十分必要。

2、我國黨校人事檔案管理工作信息化建設(shè)現(xiàn)狀

作為黨校發(fā)展的一部分，人事檔案管理工作的重要性，很多黨校人員都已經(jīng)意識到，并且隨著信息化時代的帶來，黨校工作人員，也紛紛加入到了人事檔案管理工作的信息化建設(shè)中，盡管人們的建設(shè)熱情比較高，但是不可否認的是，黨校實現(xiàn)人事檔案管理工作信息化還需要做出更大的努力，還有諸多問題有待解決。

首先，人事檔案管理的設(shè)備不夠先進，無論是硬件設(shè)備，還是軟件設(shè)備都沒有達到信息化的標準要求，如果沒有先進的信息化設(shè)備做支撐，實現(xiàn)人事檔案管理工作信息化無異于無米之炊，無稽之談，但是現(xiàn)階段因為資金以及人員等各方面的因素，使得我國的黨校人事檔案管理的設(shè)備遲遲沒有更換，有些硬件設(shè)備雖然性能比較好，但是因為沒有安裝先進的軟件設(shè)備，因此依然不能發(fā)揮設(shè)備的作用，這嚴重阻礙了黨校人事檔案管理信息化事業(yè)的發(fā)展進程。

其次，檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)還有待提高，目前黨校在建設(shè)人事檔案管理系統(tǒng)時，著重對輸入系統(tǒng)的建立，目前已經(jīng)取得了很大的成效，個人主要輸入自己相對應(yīng)的信息即可會進入到管理系統(tǒng)中，搜索有關(guān)信息，但是人事檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)發(fā)展水平則相對來說要弱一些，一般情況下，應(yīng)用系統(tǒng)只能進行一些簡單的查詢或者制作報表等這類工作，而對人員進行詳細的篩查，對所做出的統(tǒng)計進行深度的分析等還未完全的實現(xiàn)，因此人事檔案信息管理系統(tǒng)還未有真正的發(fā)揮出功效，進而影響了其服務(wù)水平。

再次，人事檔案管理系統(tǒng)維護水平?jīng)]有達到標準要求，信息化管理系統(tǒng)只有定期的對其進行維護，才能始終保持其優(yōu)良的性能，但是現(xiàn)階段我國的人事檔案管理系統(tǒng)正是缺少必要的維護，很多輸入系統(tǒng)中的信息都沒有及時的整理，而且還有些信息無法按照正常渠道進行錄入，所以黨校人事檔案管理系統(tǒng)常常會出現(xiàn)信息不完整的情況。而所以會出現(xiàn)這種問題，主要是因為黨校檔案管理工作人員缺少系統(tǒng)維護的意識，同時也缺少具備系統(tǒng)維護能力的人員，這無疑成為人事檔案管理工作實現(xiàn)信息化的重要阻礙。

最后，缺少優(yōu)秀人才，傳統(tǒng)對人事檔案管理的看法有些偏頗，大多數(shù)人都認為檔案管理工作是十分簡單，比較清閑，無缺刻意去學(xué)習(xí)，目前有很多黨校檔案工作領(lǐng)導(dǎo)人員也深受這種思想的影響，因此對人事檔案管理工作并不重視，一般都是將要退休的職工去從事這項工作，這些老一輩的職工接受新鮮事物的速度比較慢，而且對信息化的認識程度也不高，盡管其工作態(tài)度十分認真，但是依然不能改變現(xiàn)狀。而實際上，隨著數(shù)字化、信息化時代的到來，人事檔案管理要求更加規(guī)劃化，更加科學(xué)化，既要與先進技術(shù)向融合，也需要先進的設(shè)備做支撐，因此需要引起先進的人才來從事人事檔案的管理工作，不僅要懂得操作，同時還會管理，能夠?qū)⑷耸聶n案管理真正的當作一項事業(yè)，只有如此，黨校人事檔案管理工作實現(xiàn)信息化才指日可待。

3、黨校人事檔案管理工作實現(xiàn)信息化的可能性

盡管黨校人事檔案管理工作在實現(xiàn)信息化過程中，出現(xiàn)了比較多的問題，有關(guān)人員應(yīng)該正視這一問題，循序漸進，不能急于一時，而且黨校人事檔案管理工作實現(xiàn)信息化，也有非常多有利的因素，這些有利因素使得黨校人事檔案管理實現(xiàn)規(guī)劃化、數(shù)字化以及信息化成為可能。

首先，各級領(lǐng)導(dǎo)的重視，現(xiàn)階段已有非常多的領(lǐng)導(dǎo)意識到人事檔案管理實現(xiàn)信息化的重要性，因此都十分支持這項事業(yè)，大力改革舊有的管理制度，同時加強組織有關(guān)人員進行知識技能的培訓(xùn)，以此來提高從事該項管理工作人員的技術(shù)水平，這是我國黨校實現(xiàn)人事檔案管理信息化的良好開端。有些領(lǐng)導(dǎo)特別指示加大人事檔案管理信息化系統(tǒng)建設(shè)的投入力度，以便某些黨校能夠購買先進的辦公設(shè)備，也能夠引起以及培養(yǎng)優(yōu)秀的復(fù)合型人才。領(lǐng)導(dǎo)這種率先垂范、帶頭學(xué)習(xí)的精神，鼓勵了普通員工，使得從事人事檔案管理的人員能夠上下一心，共同為實現(xiàn)信息化以及電子化而努力。

其次，建立黨校檔案信息庫系統(tǒng)，實行黨校信息動態(tài)管理。利用計算機、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和技術(shù)，將管理的黨?；厩闆r、職級、學(xué)歷等黨校檔案信息整理錄入系統(tǒng)。全面反映黨校的基本情況等固定信息，記錄職務(wù)變動、工作履歷等動態(tài)信息。做到隨時錄入、隨時更新，保證檔案信息的時效性、真實性和準確性，使黨校檔案管理工作達到數(shù)據(jù)化、信息化的要求。同時建立了黨校檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理體系，按照黨校管理權(quán)限，在領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)科室間，建立了黨校人事檔案信息管理局域網(wǎng)，實行黨校檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理，使信息得到共享。在使用權(quán)上，根據(jù)不同用戶，通過密碼和身份確認后，及時提供所需信息，快速準確獲取黨校的基本情況等方面的綜合信息。

再次，積極應(yīng)用信息管理系統(tǒng)，黨校管理工作效率明顯提高。根據(jù)工作需要，應(yīng)用黨校人事檔案信息管理系統(tǒng)，積極為黨校工作提供服務(wù)，為正確選人用人提供重要依據(jù)。通過黨校檔案信息管理系統(tǒng)，為領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門在黨校管理、人事決策等方面提供黨校結(jié)構(gòu)狀況查詢、統(tǒng)計分析、黨?；厩闆r查詢等全方位、及時、可靠的黨校人事信息，為領(lǐng)導(dǎo)全面掌握全縣黨校隊伍的整體狀況提供了第一手可靠的資料，充分發(fā)揮了黨校檔案在選任黨校上的基礎(chǔ)作用，保證了黨校調(diào)整工作的時效性、準確性和保密性。

最后，加快人事檔案原件管理系統(tǒng)建設(shè)，滿足利用需求。通過人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)雖能進行人員信息的查詢、檢索、統(tǒng)計，但組織人事部門在選拔、考察黨校人員時經(jīng)常會查閱其政歷、組織鑒定、考核材料等內(nèi)容，這些則是黨校人事檔案信息系統(tǒng)無法提供的。為滿足利用者的需求，保護實體檔案，提高人事檔案利用工作的效率，原件管理系統(tǒng)的建設(shè)就顯得尤為重要。近些年已經(jīng)啟動原件管理系統(tǒng)建設(shè)，集中對全縣科級在職黨校檔案材料按照類別，逐頁掃描，制成JPEG格式的圖片文件后上傳至黨校人事檔案管理系統(tǒng)。在查閱黨校信息時，只需點擊鼠標進入系統(tǒng)，便可查閱到黨校檔案材料，摘錄打印。以數(shù)據(jù)庫信息和數(shù)字化的檔案代替實體利用，方便快捷，最大限度地發(fā)揮了人力資源兼顧保護檔案原件的要求，進一步提高了黨校檔案信息化工作水平。

4、加強黨校人事檔案信息化建設(shè)對策與建議

黨校人事檔案管理信息化，是組織系統(tǒng)信息化工作的重要組成部分，應(yīng)按照統(tǒng)籌規(guī)劃、資源共享、上下互通、安全高效、分步實施、重點突破的原則，從以下幾方面入手，不斷提升信息化水平，完善信息系統(tǒng)，更好地為黨校工作服務(wù)。

首先，完善黨校人事檔案管理信息平臺，實現(xiàn)資源共享。注意將現(xiàn)代黨校人事檔案管理信息技術(shù)與黨校選拔任用工作緊密結(jié)合，充分發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)在黨校管理方面的優(yōu)勢。加強網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，構(gòu)建黨校信息平臺。以信息中心為樞紐，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，對領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)科室進行授權(quán)開放、資源共享，實現(xiàn)信息服務(wù)的良性循環(huán)。充分利用現(xiàn)有資源推進黨校管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化的進程。注重完善硬件設(shè)施，在基礎(chǔ)硬件、信息收集和利用等方面加大投入。逐步建立適應(yīng)工作需要和發(fā)展的更加完善的網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用系統(tǒng)，不斷提高信息化水平，將信息技術(shù)應(yīng)用到黨校選拔任用管理的全過程，以黨校檔案信息化促進黨校工作的民主化、科學(xué)化和規(guī)范化。

其次，遵循安全性原則，加強黨校信息化建設(shè)。人事檔案信息的安全主要是檔案信息存儲安全和利用安全。要采取有效措施和技術(shù)手段，建立檔案數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)機制。高度重視安全保密工作，牢固樹立安全保密意識，嚴格遵照國家有關(guān)規(guī)定和要求。在技術(shù)安全管理方面，做到檔案內(nèi)部局域網(wǎng)不與外網(wǎng)連接，以保證安全。要制定信息錄入、信息維護、設(shè)備管理、網(wǎng)絡(luò)維護等系列管理辦法和規(guī)定，確保系統(tǒng)的安全性、可靠性和可控性，以科學(xué)、規(guī)范、嚴密的制度來保證系統(tǒng)的可靠運行。

再次，強化培訓(xùn)，提高管理人員技能水平。由于檔案管理的信息化，文檔處理的一體化，檔案保存的技術(shù)化，這就對管理人員提出了更高的要求。檔案管理人員既要成為檔案技術(shù)操作的專家，又要了解人事管理、計算機技能及相關(guān)理論知識。要加大對檔案管理人員培訓(xùn)力度，注重提高隊伍的業(yè)務(wù)素質(zhì)，深挖人才潛能，培養(yǎng)既懂檔案又懂信息技術(shù)的新的復(fù)合型人才，以適應(yīng)現(xiàn)代化、信息化管理的需要。提高黨校管理工作效率和質(zhì)量，以良好的專業(yè)技能服務(wù)于檔案工作。

最后，注重對系統(tǒng)管理與維護，提升使用價值。在日常管理維護中，本著方便、快捷、有效、實用的原則，充分發(fā)揮信息系統(tǒng)自動生成黨校任免、調(diào)動審批表、黨校名冊等功能，及時將黨校的基本情況、人事變動、工作調(diào)動、獎懲情況、年度考核和到齡退休等而引起的數(shù)據(jù)更新在軟件中進行改動，確保信息庫的“鮮活度”，實現(xiàn)黨校信息日常管理的動態(tài)化和科學(xué)化，達到黨校信息數(shù)據(jù)新、資料全的工作標準。為了解黨校隊伍現(xiàn)狀、黨校政策決策、黨校隊伍發(fā)展規(guī)劃和日常管理提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)，提高工作的質(zhì)量和效率。

5、結(jié)語

綜上所述，可知基于人事檔案管理工作信息化為中心，而提高黨校的建設(shè)水平十分必要，有關(guān)建設(shè)人員首先應(yīng)該正是問題，穩(wěn)扎穩(wěn)打，不能急功近利，同時各級政府也應(yīng)該給予大力支持，專項資金撥款，從而使黨校能夠有足夠的資金購買先進的信息化設(shè)備，而能夠培養(yǎng)優(yōu)秀的復(fù)合型人才，為早日實現(xiàn)人事檔案管理信息化打下基礎(chǔ)。

[1]王莉.淺談學(xué)校人事檔案管理工作[J].當代經(jīng)理人.2006(12)

[2]黃慧敏.人事檔案管理工作中存在的問題及對策[J].時代金融.2007(01)

[3]陳存標.關(guān)于新時期人事檔案管理的新思考[J].管理與財富.2007(02)[4]王高峰.人事檔案管理領(lǐng)域面臨的糾紛、違法行為及對策[J].東方企業(yè)文化.2007(05)

[5]李廣奇.淺析新時期企業(yè)人事檔案管理[J].中國高新技術(shù)企業(yè).2007(06)