張秀坤

（哈爾濱市房地產(chǎn)開發(fā)公司 黑龍江 哈爾濱 150001）

人事檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

張秀坤

（哈爾濱市房地產(chǎn)開發(fā)公司 黑龍江 哈爾濱 150001）

隨著我國(guó)近年來(lái)關(guān)于人事制度改革的不斷深入，人事方面的流動(dòng)性以及管理的靈活性不斷加強(qiáng)，關(guān)于如何更加科學(xué)合理地管理人事檔案，成為我們面前的一道難題。

人事檔案；管理系統(tǒng)；設(shè)計(jì)

1.關(guān)于國(guó)內(nèi)外人事檔案管理系統(tǒng)的研究發(fā)展及其現(xiàn)狀

世界上最早出現(xiàn)的管理系統(tǒng)是人力資源管理信息系統(tǒng)，它可以追溯到上世紀(jì)60年代末，盡管當(dāng)時(shí)礙于時(shí)代的發(fā)展限制，計(jì)算機(jī)技術(shù)還在發(fā)展當(dāng)中，所出現(xiàn)的人力資源管理系統(tǒng)的功能與結(jié)構(gòu)都是相對(duì)單一的，但正是它的出現(xiàn)開啟了管理系統(tǒng)的大門。人事管理系統(tǒng)也隨之出現(xiàn)。因此，可以說(shuō)國(guó)外的專家學(xué)者對(duì)人事檔案管理系統(tǒng)的研究起步比較早，我國(guó)相比較國(guó)外而言具有一定的劣勢(shì)。這些劣勢(shì)主要體現(xiàn)在：國(guó)外在資金方面具有雄厚的實(shí)力，在科研方面以及人才培養(yǎng)與儲(chǔ)備方面也具有明顯的優(yōu)勢(shì)。他們的管理理念先進(jìn)，而且還有著許多公司進(jìn)行強(qiáng)強(qiáng)聯(lián)合。國(guó)外尤其是發(fā)達(dá)國(guó)家的人事檔案管理系統(tǒng)的崛起主要是在上世紀(jì)70年代，那時(shí)計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)開始快速發(fā)展，人事檔案管理開始出現(xiàn)了第二代產(chǎn)品，第二代產(chǎn)品相比較第一代的單一功能而言，進(jìn)步了不少，開始解決以及彌補(bǔ)第一代產(chǎn)品所遺留下來(lái)的問題等，但還是因?yàn)闀r(shí)代的原因，不可避免的會(huì)有一些系統(tǒng)方面的缺陷，主要體現(xiàn)在我國(guó)的人事檔案管理系統(tǒng)的功能還是不夠完善，值得我們?nèi)ミM(jìn)一步加強(qiáng)；與此同時(shí)，我國(guó)的人事檔案管理的范圍相對(duì)來(lái)說(shuō)還是不夠?qū)拸V，處于相對(duì)狹窄的狀態(tài)里；我國(guó)的人事檔案管理穩(wěn)定性不高等缺點(diǎn)需要我們進(jìn)一步的努力。

2.人事檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)

2.1 人事檔案管理系統(tǒng)的內(nèi)容及功能設(shè)計(jì)

對(duì)于人事檔案管理系統(tǒng)而言，其組成部分為“三管理一維護(hù)”，具體是部門檔案管理、人事檔案管理、考勤信息管理以及系統(tǒng)的維護(hù)。在這些組成部分中，部門檔案管理、人事檔案管理以及考勤信息管理的內(nèi)容都包括添加記錄、查詢記錄、修改記錄以及刪除記錄，而系統(tǒng)維護(hù)則包括添加用戶、刪除用戶、數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)恢復(fù)以及修改密碼等。人事檔案管理的功能則應(yīng)包括以下的幾個(gè)部分。最簡(jiǎn)單的來(lái)說(shuō)，要具有分類統(tǒng)計(jì)的功能，能夠自動(dòng)地對(duì)數(shù)據(jù)輸出顯示其結(jié)果；對(duì)于用戶來(lái)說(shuō)，要有對(duì)用戶登錄權(quán)限的管理功能，不同級(jí)別的用戶享有不同級(jí)別的權(quán)限，諸如普通的用戶不能夠?qū)ζ渌脩舻男畔⑦M(jìn)行查詢，也不能擅自更改其他用戶的個(gè)人信息或其他資料等；而管理者具有對(duì)員工的檔案記錄、查詢以及編輯的功能，這樣既可以保證信息的易管理化，也能使得責(zé)任落到具體的部門或個(gè)人手中；人事檔案的管理者為了更好地、快速地找到所需求的目標(biāo)信息，這就需要人事檔案管理系統(tǒng)要?jiǎng)?chuàng)建篩選查詢的條件，可以輕易的對(duì)所有的員工檔案進(jìn)行某一特征屬性的篩選查詢，快速而又準(zhǔn)確的找到目標(biāo)，有助于提高工作效率；最后，人事檔案管理系統(tǒng)還需要有可以滿足各類操作以編輯可視的界面展現(xiàn)給人事檔案管理操作者的友好的人機(jī)交互界面。[1]

2.2 人事檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)的設(shè)計(jì)

數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)則指對(duì)于一個(gè)給定的應(yīng)用環(huán)境，構(gòu)造或設(shè)計(jì)優(yōu)化的數(shù)據(jù)庫(kù)邏輯模式和物理結(jié)構(gòu)，并根據(jù)此條件來(lái)建立數(shù)據(jù)庫(kù)及其應(yīng)用系統(tǒng)，一次來(lái)滿足信息管理要求和相應(yīng)的數(shù)據(jù)操作要求的系統(tǒng)。在數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用系統(tǒng)的開發(fā)過(guò)程中，數(shù)據(jù)庫(kù)的設(shè)計(jì)主要指各個(gè)表結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)。因?yàn)樾畔⑴c表格之間具有關(guān)聯(lián)性，所以信息與信息之間、表格與表格之間都具有相互的關(guān)系。數(shù)據(jù)庫(kù)的設(shè)計(jì)會(huì)影響到人事管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)效果，以此也會(huì)對(duì)人事檔案管理者最終的工作情況產(chǎn)生影響。就是因?yàn)閿?shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)的重要性，人們進(jìn)而提出了許多數(shù)據(jù)庫(kù)的結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)及相應(yīng)的技術(shù)，在這些數(shù)據(jù)庫(kù)的結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)以及相應(yīng)的技術(shù)中，設(shè)計(jì)的方法是與設(shè)計(jì)者的工作經(jīng)驗(yàn)有著直接聯(lián)系的。因此要從根本上解決所有數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)的問題，就需要多實(shí)踐，在實(shí)踐中積累經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。[2]

3.人事檔案系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)

3.1 系統(tǒng)登錄功能的實(shí)現(xiàn)

關(guān)于人事檔案管理系統(tǒng)的登錄功能，它的主要作用是為了保證人事檔案管理人員才能夠進(jìn)入該系統(tǒng)，阻止其他非人事檔案管理人員進(jìn)入系統(tǒng)。這樣有利于系統(tǒng)的安全性與清晰的責(zé)任劃分。所以，系統(tǒng)的登錄功能就是人事檔案系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)。在進(jìn)行系統(tǒng)登錄時(shí)，首先顯示的是系統(tǒng)登錄的界面來(lái)對(duì)身份進(jìn)行驗(yàn)證，通常的用戶認(rèn)證方式是通過(guò)登錄界面的對(duì)話框中依次輸入對(duì)應(yīng)的用戶名以及密碼后，由系統(tǒng)根據(jù)數(shù)據(jù)庫(kù)的用戶信息來(lái)對(duì)所登錄用戶信息進(jìn)行核實(shí)，在確認(rèn)無(wú)誤后，對(duì)該用戶進(jìn)行登錄授權(quán)，則該用戶可以登錄。反之，如果數(shù)據(jù)庫(kù)中不包含所登錄用戶的登錄信息，則該用戶的權(quán)限獲取失敗，該用戶不能登錄系統(tǒng)。

3.2 信息管理與查詢功能的實(shí)現(xiàn)

對(duì)于信息管理功能的實(shí)現(xiàn)來(lái)說(shuō)，主要是后臺(tái)數(shù)據(jù)信息管理的功能子模塊作用。主要包括以下：可以對(duì)員工的基本檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)編輯，將員工的基本信息編輯到該系統(tǒng)中去，這樣一來(lái)是由于信息系統(tǒng)的自動(dòng)化操作，避免了手動(dòng)操作輸入而帶來(lái)的疏忽和錯(cuò)誤；此外，信息功能的實(shí)現(xiàn)還通過(guò)人事檔案進(jìn)行標(biāo)號(hào)，由此一來(lái)，每一個(gè)號(hào)碼對(duì)應(yīng)著一位員工的信息資料，管理人員可以輕松容易地進(jìn)行檢索與管理；對(duì)于人員的信息可以進(jìn)行添加、更新、修改以及刪除等功能，可以在員工信息進(jìn)行變更時(shí)，及時(shí)進(jìn)行員工資料的更改。對(duì)于信息查詢的功能實(shí)現(xiàn)來(lái)說(shuō)，就是在登陸之后，獲取了數(shù)據(jù)庫(kù)的授權(quán)，可以對(duì)信息系統(tǒng)內(nèi)的信息進(jìn)行查詢。只要點(diǎn)擊功能菜單下的“查詢”即可實(shí)現(xiàn)操作。

4.結(jié)語(yǔ)

近年來(lái)，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，人們對(duì)于人事檔案信息化的建設(shè)也在不斷地加強(qiáng)。但是無(wú)論科學(xué)技術(shù)的發(fā)展達(dá)到了何種程度，我們對(duì)于信息化的建設(shè)工作也將依然孜孜不倦地進(jìn)行下去。雖然在這建設(shè)操作過(guò)程中可能會(huì)遇到許多的問題，但我們也一定能最終克服它，將信息化建設(shè)推向新的高峰。

[1]項(xiàng)桂芳.高校檔案信息化管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)[J].十堰職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2012（1）：110-112.

[2]劉燕.高校檔案信息化管理探討[J].現(xiàn)代情報(bào)，2012（6）：162-164.