劉艷萍

（哈爾濱呼蘭區(qū)檔案局 黑龍江 哈爾濱 150500）

對檔案信息化工作的探析

劉艷萍

（哈爾濱呼蘭區(qū)檔案局 黑龍江 哈爾濱 150500）

檔案信息化是指通過運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，配置計(jì)算機(jī)輔助管理的基礎(chǔ)設(shè)施，建立和完善檔案信息資源庫，依據(jù)檔案館檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系，以檔案管理網(wǎng)絡(luò)為平臺，依托高素質(zhì)的信息人才，對檔案信息進(jìn)行處理、管理和提供利用服務(wù)的活動過程。

檔案；信息化；探析

檔案信息化是指通過運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，配置計(jì)算機(jī)輔助管理的基礎(chǔ)設(shè)施，建立和完善檔案信息資源庫，依據(jù)檔案館檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系，以檔案管理網(wǎng)絡(luò)為平臺，依托高素質(zhì)的信息人才，對檔案信息進(jìn)行處理、管理和提供利用服務(wù)的活動過程，隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案信息化已經(jīng)成為檔案事業(yè)發(fā)展的必然選擇，成為檔案信息服務(wù)社會的最佳技術(shù)手段和實(shí)現(xiàn)途徑，信息技術(shù)在人類社會的各個(gè)方面都展示出難以比擬的優(yōu)勢，國家建設(shè)和發(fā)展檔案事業(yè)的一項(xiàng)重要內(nèi)容就是實(shí)現(xiàn)檔案的信息化，我們應(yīng)該認(rèn)真對當(dāng)前檔案信息化工作進(jìn)行思考，高度重視當(dāng)前檔案信息化的重點(diǎn)工作，大力整合檔案資源，加強(qiáng)檔案信息，優(yōu)化檔案服務(wù)，促進(jìn)檔案信息化的順利推進(jìn)。

1、重視檔案信息的開發(fā)利用，提高對檔案信息工作重要性的認(rèn)識。首先，突出服務(wù)功能。檔案人員應(yīng)充分發(fā)揮檔案的作用，提高檔案管理的建設(shè)力度。要大力宣傳檔案工作，使各部門充分認(rèn)識檔案的重要性，認(rèn)識到檔案與自己日常工作和生活的密切關(guān)系，努力提高檔案的利用率，積極開展借閱、復(fù)制、信息交流等服務(wù)業(yè)務(wù)。在進(jìn)行服務(wù)利用中，應(yīng)對反饋的信息進(jìn)行綜合性分析、研究，使檔案在現(xiàn)代化建設(shè)中發(fā)揮應(yīng)有的作用。其次，要實(shí)現(xiàn)檔案信息化必須依據(jù)一定的物質(zhì)條件和技術(shù)力量，而這些均離不開資金的支持。不論是設(shè)備的購置還是系統(tǒng)的研發(fā)，不論是網(wǎng)站的維護(hù)還是人員的引進(jìn)及培訓(xùn)，都需要資金的投入。因此，要使檔案信息量建設(shè)真正落實(shí)到位，使檔案信息資源真正受惠于社會，各級政府必須加大對檔案部門的資金投入。

2、完善信息制度，強(qiáng)化電子文件的使用管理。建立科學(xué)的歸檔制度，并嚴(yán)格予以執(zhí)行，對電子文件進(jìn)行歸檔時(shí)需要仔細(xì)加以檢查。在內(nèi)容上，檢查電子文件是否完整、真實(shí)，是否包含了機(jī)讀目錄和相應(yīng)說明等，對歸檔的是否是電子文件的最終版本，紙制或者其他載體上的文件是否與電子文件的內(nèi)容是一致的，軟件產(chǎn)品源程序是否與文本相一致。在技術(shù)上，對歸檔電子文件載體的物理狀態(tài)進(jìn)行嚴(yán)格的檢查，確定無病毒存在，并且所讀出的信息是準(zhǔn)確無誤的。另外，在整理電子文件或者需要改變文件的電子格式時(shí)，要避免在轉(zhuǎn)換過程中出現(xiàn)信息失真現(xiàn)象，定期檢查檔案信息文件，一旦發(fā)現(xiàn)損傷，要在第一時(shí)間進(jìn)行修復(fù)和維護(hù)。按照相關(guān)規(guī)定的要求，整理檔案后，要一式三份，一份用于異地備份，一份封存，一份用于使用，禁止外借。入庫的電子文件載體，只允許通過拷貝等形式加以利用，強(qiáng)化保密類電子文件的管理，控制電子檔案信息使用者的權(quán)限。

3、加強(qiáng)管理，保障安全。目前，對于紙制檔案已經(jīng)有了非常成熟的管理制度和技術(shù)，但對于電子檔案，卻還沒有健全的操作性強(qiáng)的安全管理制度，電子檔案管理人員往往在不經(jīng)意間就造成了電子檔案的管理漏洞，形成安全隱患。還有，計(jì)算機(jī)技術(shù)迅速發(fā)展，各種攻擊以及破壞手段層出不窮，在電子檔案管理的很多環(huán)節(jié)都有可能出現(xiàn)問題。電子檔案安全可靠的運(yùn)行，不僅關(guān)系到數(shù)據(jù)本身的正常運(yùn)行，還關(guān)系到所有與電子檔案管理業(yè)務(wù)和服務(wù)有關(guān)的正常業(yè)務(wù)開展，因此，電子檔案管理的網(wǎng)絡(luò)、主機(jī)服務(wù)器、存儲設(shè)備、系統(tǒng)軟件等都應(yīng)具有很高的安全保證，所以，必須高度關(guān)注檔案管理網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行的安全問題，建立建全檔案信息管理體系，不斷培養(yǎng)和強(qiáng)化檔案人員的安全保密意識和安全防范技能，責(zé)任落實(shí)到人，絕對禁止使用電子檔案管理專用計(jì)算機(jī)訪問外網(wǎng)，不在電子檔案管理專用計(jì)算機(jī)上隨意安裝軟件等，建立嚴(yán)格的監(jiān)控機(jī)制，用制度管人，用制度管事，規(guī)范檔案信息管理操作規(guī)程，使用物理隔離和邏輯隔離等多種安全防范手段，采取有效措施，確保檔案信息的安全。防止檔案信息的損毀和遺失，加強(qiáng)信息安全性的前期控制，加強(qiáng)技術(shù)保障措施，做好信息備份工作，以便在緊急情況下恢復(fù)系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)和保證信息的完整。

4、開展現(xiàn)代化的檔案信息服務(wù)。在檔案信息化背景下，檔案服務(wù)手段必須進(jìn)行創(chuàng)新，檔案信息服務(wù)應(yīng)充分發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)的作用，以提供快速、高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。應(yīng)拓寬咨詢服務(wù)，檔案咨詢服務(wù)是檔案人員以檔案為依據(jù)，通過解答問題，向利用者提供檔案的有關(guān)情況的一種服務(wù)方式。在當(dāng)今的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，可以開展檔案在線咨詢服務(wù)，有效地提高辦事效率，方便利用者。進(jìn)一步加強(qiáng)檔案館網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，在線開放一些檔案目錄甚至是檔案文件全文，使利用者可以通過互聯(lián)網(wǎng)直接進(jìn)入檔案館網(wǎng)站，辦理登陸手續(xù)后，就可以快速地了解館藏情況，進(jìn)入相關(guān)的數(shù)據(jù)庫閱讀，下載所需要的檔案信息，還可以通過留言、電子郵件等方式與檔案館溝通，辦理相關(guān)手續(xù)后，為利用者提供檔案復(fù)印件或檔案證明，利用者足不出戶就能獲取所需要的全部檔案信息。

5、加強(qiáng)專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)。只有加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，才能使檔案管理信息化工作得以順利開展。隨著我國檔案信息化、科學(xué)化的進(jìn)一步發(fā)展，要求檔案管理人員的素質(zhì)必須有進(jìn)一步的提高。一是重視人才培養(yǎng)，提高人員素質(zhì)。在檔案信息化建設(shè)過程中檔案工作出現(xiàn)了層出不窮的新問題，因而對檔案工作人員自身知識的補(bǔ)充與更新提出了更高的要求，即檔案信息化建設(shè)的成效不僅取決于工作人員原有的知識水平，還在更大程度上取決于他們對知識的補(bǔ)充和更新的速度。因此，要對在職人員進(jìn)行應(yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備、新方法的教育培訓(xùn)，普及信息技術(shù)知識，系統(tǒng)地學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)和信息管理技術(shù)及檔案專業(yè)知識，督促檔案管理人員掌握并應(yīng)用先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備和科學(xué)管理手段，提高檔案工作人員對檔案信息化的認(rèn)識，提高檔案業(yè)務(wù)人員掌握和運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)的技能，以適應(yīng)新技術(shù)發(fā)展的需要。二是引進(jìn)兼具檔案和計(jì)算機(jī)專業(yè)知識的人才。從目前檔案管理實(shí)際情況來看，最為緊缺的是既懂得現(xiàn)代檔案管理基本知識，又懂得計(jì)算機(jī)技術(shù)，掌握網(wǎng)絡(luò)知識，能熟練操作計(jì)算機(jī)，靈活使用檔案管理軟件，勝任文檔存儲、編輯、檢索、利用等工作的實(shí)用操作人才，應(yīng)以此為側(cè)重，實(shí)現(xiàn)檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。