劉 磊

（訥河市人才中心 黑龍江 齊齊哈爾 161300）

如何做好新形勢下人才市場的檔案管理工作

劉 磊

（訥河市人才中心 黑龍江 齊齊哈爾 161300）

檔案管理工作是企業(yè)管理工作的基礎(chǔ)，是企業(yè)信息系統(tǒng)的重要組成部分，是提高企業(yè)工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是維護歷史真實面貌的一項重要工作?？茖W(xué)規(guī)范的管理檔案，是衡量一個企業(yè)業(yè)績與管理水平的重要尺度。

新形勢；人才市場；檔案管理

引言

目前，人才市場的檔案以從各大院校畢業(yè)的學(xué)生檔案居多，它是反映人才綜合素質(zhì)信息的重要載體，也是滿足社會各界需求人才最重要的信息依據(jù)。雖在管理中摸索出了一套適宜自身的檔案管理機制，但還是存在不少問題。

一、新形勢下人才市場檔案管理的要求

1、應(yīng)保證檔案的真實性，提高檔案的公信力。個人的檔案材料事關(guān)個人工作變動，面對嚴峻的就業(yè)形勢，一些在校學(xué)生為了提高自己的競爭實力在檔案中放置虛假證明、虛假優(yōu)秀證書等，還有些高等院校為了提升本校學(xué)生就業(yè)率也會適當(dāng)擴大優(yōu)秀學(xué)生的比率，加大社會活動投入，增加其他社會活動獲獎的機會，使證書未能客觀反應(yīng)應(yīng)聘者的真正實力，故在檔案整理時無論是個人還是學(xué)校均應(yīng)當(dāng)堅持實事求是，提升檔案的可靠性

2、提高人才市場檔案管理的法律地位。完善的法制是社會進步的先決條件和基礎(chǔ)，人才市場的檔案管理工作部門應(yīng)在實踐的基礎(chǔ)上制定具有本部門特色的措施。依據(jù)憲法和現(xiàn)行法律的規(guī)定，人才市場相關(guān)工作人員可以將實踐中遇到的問題以書面文字的形式反映至相關(guān)法制部門，呈報國家有權(quán)機關(guān)，將《人才市場管理規(guī)定》逐步完善，最終實現(xiàn)全國人大立法，提升人才市場檔案管理立法位階，將目前的部門規(guī)章逐步完善提升至法律法規(guī)，使檔案管理有制度保障。

3、全面實現(xiàn)管理的網(wǎng)絡(luò)化和信息化。各省市地方人民政府在進行科學(xué)的進行財政預(yù)算時，適當(dāng)增加在檔案管理方面的支出，鼓勵研究開發(fā)全國聯(lián)網(wǎng)的檔案查詢計算機軟件系統(tǒng)，形成一個人從出生到死亡的完整的檔案共享機制，實現(xiàn)公安系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)、學(xué)校系統(tǒng)、工作系統(tǒng)、社保系統(tǒng)有分工、有合作的檔案管理體系。建立反病毒數(shù)據(jù)庫，做好檔案管理的安全工作，在加強聯(lián)合的同時，不能放棄檔案管理工作最基本的保密性工作的實施

二、當(dāng)前人才市場檔案管理的現(xiàn)狀

1、硬件設(shè)施配置不足。人才市場的檔案管理，特別在經(jīng)濟欠發(fā)達地區(qū)，存在著嚴重的檔案管理硬件投入不足。有的地方止今沒有實現(xiàn)館員辦公室、閱檔室和檔案庫房的“三室”分開，有的沒有未檔案房配置防盜門窗，以及室內(nèi)保持檔案保藏質(zhì)量的去濕機、溫濕度表等硬件設(shè)備。還有的引入了現(xiàn)代化管理手段，如網(wǎng)絡(luò)與電腦，有的建立了數(shù)據(jù)庫，但技術(shù)應(yīng)用大多停留在輔助檔案材料目錄的錄入等簡單方面。

2、管理方式較落后。人才市場在檔案管理上，盡管大多都能按中組部的《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》執(zhí)行，但基本在實際操作上，存在收集歸檔被動不及時，多采用傳統(tǒng)手工操作和簡單分類管理，多數(shù)人才市場未能形成自己的檔案管理實施細則和制度，即便是有建立起數(shù)據(jù)庫的，也沒有及時升級形成同步。因此，在檔案服務(wù)上，顯現(xiàn)的耗時費力，程序繁瑣，方便快捷效果差，難以滿足社會對人才檔案的信息需求。

3、管理人員的工作素質(zhì)較差。由于各地人才市場在館員配置上，大多由其他工種人員兼職擔(dān)任，使其檔案管理人員隊伍嚴重缺乏應(yīng)有的綜合素質(zhì)，“保管員”的角色造成管理操作不規(guī)范，質(zhì)量參差不齊，優(yōu)質(zhì)服務(wù)差等問題，直接影響到工作的嚴肅性和效能，更談不上促進人才市場檔案管理工作改革與發(fā)展的理論探討。

三、進一步完善新形勢下人才市場的檔案管理工作

1、加強檔案管理的現(xiàn)代化配置。針對人才市場檔案管理的配套設(shè)施建設(shè)不足，應(yīng)積極爭取當(dāng)?shù)卣母叨戎匾暸c支持，一方面劃撥資金，投入設(shè)施設(shè)備，實現(xiàn)檔案管理“三室”的分開，引入與應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)手段，如網(wǎng)絡(luò)、電腦等硬件設(shè)施，建立起多種檢索工具，提高檔案信息查找利用。二是科學(xué)編制人才市場檔案專職人員的配備，實行統(tǒng)一管理和調(diào)配，保證其福利待遇收入和職務(wù)晉升，促進其工作積極性。

2、完善管理方式，進行科學(xué)管理。科學(xué)規(guī)范化管理人才市場的檔案管理，是檔案信息資源優(yōu)勢最大發(fā)揮的重要基礎(chǔ)。一是對檔案房的案卷組織定期梳理，本著去糟取精原則，按照相互關(guān)聯(lián)重新組卷保留下的案卷資料，并編寫裝訂成冊，保證案卷頁碼和卷內(nèi)目錄一一對應(yīng)，做到日后調(diào)檔利用方便又及時完成歸檔程序；二是及時填充完善檔案內(nèi)容。要嚴格執(zhí)行《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，結(jié)合本地人才市場實際情況，制定出適宜自身管理的相應(yīng)制度，特別要注意收集人才近期在論文發(fā)表、培訓(xùn)進修和科研成果等體現(xiàn)實踐能力等方面的材料補充進檔案，從而更加全面客觀地反映出人才的綜合素質(zhì)。

3、加強對工作人員的素質(zhì)培訓(xùn)。對人才市場檔案管理工作者須從三個方面加強對綜合素質(zhì)的提升培養(yǎng)。一是加強業(yè)務(wù)知識學(xué)習(xí)，利用多種渠道提高館員的重視度，特別是要做好人才就業(yè)方面的咨詢服務(wù)工作，同時有效批量化操作檔案數(shù)據(jù)庫管理，減少檔案因外放遺失等危險。二是通過內(nèi)部競爭上崗等方式，促進檔案管理工作者主動通過多種渠道加強人事檔案管理知識的自身學(xué)習(xí)，進而針對性開展工作提升服務(wù)能力；三是提高職業(yè)責(zé)任感，檔案管理工作者要在平常工作中多發(fā)現(xiàn)問題，多動腦筋，善于思考，提一些創(chuàng)造革新，促進工作質(zhì)量的有效提升。

四、結(jié)論

總之，人才市場檔案管理工作在新形勢下存在著機遇和挑戰(zhàn)。面對現(xiàn)行存在的問題，國家、社會和個人均應(yīng)全面提升檔案意識，為加快國家檔案管理工作法制進程，全面提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，實現(xiàn)檔案管理工作的信息化和現(xiàn)代化探索適合我國發(fā)展的道路。

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