田莉莉

（廣東省地質(zhì)調(diào)查院 廣東 廣州 510080）

地質(zhì)檔案面臨的挑戰(zhàn)機遇及發(fā)展思路探索

田莉莉

（廣東省地質(zhì)調(diào)查院 廣東 廣州 510080）

隨著經(jīng)濟、科技的高速發(fā)展，地質(zhì)檔案管理工作也發(fā)生了變化。計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和普及，為地質(zhì)檔案管理的進步提供了機遇，同時也帶來了更多挑戰(zhàn)。地質(zhì)檔案數(shù)字化、檔案管理信息化過程中所面臨的信息安全問題、檔案封閉、管理制度滯后等都對地質(zhì)檔案管理工作的未來發(fā)展提出了新的要求。

地質(zhì)檔案；發(fā)展現(xiàn)狀；未來發(fā)展

引言

隨著數(shù)字技術(shù)的普及和應(yīng)用，實現(xiàn)地質(zhì)檔案收集和整理的信息化、數(shù)字化，也成為檔案管理工作的重要內(nèi)容。而信息高速傳播過程中產(chǎn)生的信息扭曲、信息泄露等問題，也在制約著檔案的數(shù)字化進程。地質(zhì)檔案涉及眾多機密內(nèi)容，怎樣在有效利用數(shù)字技術(shù)的同時，保證信息的準(zhǔn)確性和保密性，成為現(xiàn)在檔案管理工作亟需思考的問題。

一、當(dāng)前地質(zhì)檔案管理特征

地質(zhì)檔案是指在地質(zhì)調(diào)查研究活動中積累的科技檔案，對區(qū)域地質(zhì)研究、礦產(chǎn)勘探、地質(zhì)資源研究、地質(zhì)災(zāi)害防御等具有重要意義。地質(zhì)檔案內(nèi)容包括調(diào)查活動過程中的原始記錄、報告總結(jié)，以及與之相關(guān)的文獻依據(jù)、指示文件等。隨著計算機技術(shù)的發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)的普及，地質(zhì)檔案也表現(xiàn)出了更多的新特征。

1、地質(zhì)檔案的數(shù)字化

隨著數(shù)字技術(shù)的高速發(fā)展，地質(zhì)檔案也在逐步實現(xiàn)數(shù)字化。傳統(tǒng)紙質(zhì)媒介占用存儲空間大，易受環(huán)境影響，難以查找，不利于地質(zhì)檔案資料的有效利用。而以電子媒介代替紙質(zhì)媒介，能夠有效提高檔案管理效率，為地質(zhì)檔案的傳遞和共享提供有利條件。

2、地質(zhì)檔案管理的信息化

信息化是指以數(shù)據(jù)庫技術(shù)、計算機技術(shù)為基礎(chǔ)，將某一特定研究對象的各要素信息匯總到數(shù)據(jù)庫用于使用者查閱、學(xué)習(xí)、參考和使用的技術(shù)。要實現(xiàn)地質(zhì)檔案管理的信息化，要在地質(zhì)檔案數(shù)字化的前提下，對檔案信息進行匯總，建立相關(guān)專業(yè)數(shù)據(jù)庫?，F(xiàn)階段的地質(zhì)檔案管理的信息化，主要是利用局域網(wǎng)，一方面提高了檔案管理的效率和靈活性，另一方面也保證率檔案信息的安全性。

3、地質(zhì)檔案服務(wù)方式的多樣化

現(xiàn)在的地質(zhì)檔案管理觀念正逐漸發(fā)生改變，管理者由注重資料的采集和整理，轉(zhuǎn)變?yōu)樽⒅刭Y料的共享和有效利用，同時，服務(wù)內(nèi)容的轉(zhuǎn)變也使相應(yīng)的服務(wù)方式變得更加靈活。尤其是隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，在線咨詢、在線查閱等服務(wù)方式也相繼出現(xiàn)。

二、當(dāng)前地質(zhì)檔案面臨的挑戰(zhàn)與機遇

1、國內(nèi)地質(zhì)檔案發(fā)展的時代機遇

當(dāng)前世界正處于和平發(fā)展時期，科學(xué)發(fā)展帶來的技術(shù)進步，不斷推動各個行業(yè)高速發(fā)展。其中地質(zhì)勘探技術(shù)的不斷進步，為地質(zhì)檔案的更新和拓展提供了必要條件；數(shù)字化技術(shù)為檔案整理、儲存提供了便利；計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和普及，為檔案資料的管理、傳遞、共享，節(jié)省了大量人力物力。

2、國內(nèi)地質(zhì)檔案管理存在的問題

科學(xué)技術(shù)的進步為地質(zhì)檔案管理帶來便利的同時，也為其新舊技術(shù)銜接、未來發(fā)展帶來了新的問題。與之相關(guān)殘存的傳統(tǒng)觀念、管理規(guī)定等都在制約著地質(zhì)檔案的管理工作。

（1）檔案資料互相封閉

雖然實現(xiàn)了地質(zhì)檔案的數(shù)字化和檔案管理的信息化，但由于傳統(tǒng)管理辦法的規(guī)定（資料僅限某部門內(nèi)部瀏覽和使用），大量重要資料得不到充分利用。此外，現(xiàn)在的地質(zhì)檔案數(shù)據(jù)庫多為區(qū)域性的，相互之間少有聯(lián)系，信息得不到交流，以致無法實現(xiàn)信息資源的有效利用。

（2）地質(zhì)檔案管理的人才參差不齊

地質(zhì)檔案管理工作人員多為地質(zhì)勘探相關(guān)專業(yè)人員，缺乏檔案管理工作的專業(yè)知識和能力。而專門的檔案管理工作人員，又缺乏地質(zhì)專業(yè)知識，難以對檔案資料進行分類、整理。隨著技術(shù)的進步，新型設(shè)備的加入，對檔案管理技術(shù)要求也發(fā)生重大改變，使得不少傳統(tǒng)的管理人員對新設(shè)備的使用存在困難。

（3）地質(zhì)檔案管理設(shè)備落后

對地質(zhì)檔案管理工作不夠重視，相關(guān)設(shè)備資金投入不足。近十年的檔案資料多以數(shù)字資料為主，但十年前的檔案資料仍以紙質(zhì)資料為主。紙質(zhì)資料年代較久，存放條件較差，沒有進行現(xiàn)代化處理。數(shù)字化資料存放缺乏經(jīng)驗，容易造成資料流失。

（4）地質(zhì)檔案的聲像管理落后

聲像檔案是地質(zhì)檔案的重要組成部分，聲像檔案的收集和整理也是檔案管理工作的重要任務(wù)。隨著現(xiàn)代聲像技術(shù)的進步，新型聲像檔案數(shù)量驟增，但相關(guān)存儲設(shè)備選擇、管理辦法并沒有得到妥善解決。相關(guān)聲像檔案歸檔不規(guī)范、新舊聲像檔案混置等現(xiàn)象嚴重。

三、新時期我國地質(zhì)檔案發(fā)展策略與方向

地質(zhì)檔案是地質(zhì)科學(xué)研究、地質(zhì)環(huán)境保護、礦產(chǎn)資源勘探開發(fā)等眾多行業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)，影響著我國的經(jīng)濟發(fā)展和社會建設(shè)。由此，新時期我國地質(zhì)檔案管理工作要積極引入新技術(shù)、新觀念、新辦法，適應(yīng)時代發(fā)展，完善管理體系。

1、推進地質(zhì)檔案的制度化管理

推進地質(zhì)檔案管理制度化，可以加強各部門間的聯(lián)系，提高工作效率，實現(xiàn)地質(zhì)檔案管理的協(xié)調(diào)性、一致性。根據(jù)地質(zhì)勘探單位內(nèi)各部門實際情況，制定相應(yīng)管理辦法，形成全面、統(tǒng)一的管理制度：統(tǒng)一培訓(xùn)更新工作人員觀念，配備專業(yè)的地質(zhì)檔案管理人員，增設(shè)新型設(shè)備，加強監(jiān)管工作確保地質(zhì)檔案信息準(zhǔn)確、內(nèi)容完整。根據(jù)勘探單位實際情況、現(xiàn)有規(guī)定及各部門工作特點，制定更細致的工作制度。例如，文件材料與聲像材料的整理、歸檔制度，檔案的查詢、使用制度。

2、加強建設(shè)網(wǎng)絡(luò)信息化模式

構(gòu)建地質(zhì)檔案管理的信息化模式，能夠促進地質(zhì)檔案資料的有效利用，推動地質(zhì)相關(guān)專業(yè)的發(fā)展，對經(jīng)濟發(fā)展和社會建設(shè)具有深遠影響。借助現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對地質(zhì)檔案中文字、聲像等多種形式的資料信息進行統(tǒng)一處理，將地質(zhì)檔案集中起來，再經(jīng)過管理人員的后期匯總、整理，建立完整的地質(zhì)檔案數(shù)據(jù)庫等措施的推行，不僅便于地質(zhì)檔案的整理和管理，也有利于地質(zhì)知識的系統(tǒng)化，縮短使用者查詢信息的時間，促進信息的有效利用。

3、加強安全和保密工作

隨著網(wǎng)絡(luò)進入生活、工作的各個領(lǐng)域，網(wǎng)絡(luò)信息安全也逐漸成為社會關(guān)注的熱點。地質(zhì)檔案包括眾多重要信息，在對重要信息進行收集、整理、歸檔時要做好保密工作。第一，加強地質(zhì)檔案管理的安全和保密工作，最重要的是要提高相關(guān)工作人員的信息安全意識，不斷強調(diào)地質(zhì)檔案的重要性。第二，必須重視基礎(chǔ)工作的保密性?；A(chǔ)工作是所有地質(zhì)檔案管理工作的基礎(chǔ)。在數(shù)字化技術(shù)高度發(fā)展的今天，借助相關(guān)軟件完全可以通過基礎(chǔ)工作內(nèi)容聯(lián)系到機密檔案文件。第三，完善監(jiān)管機制。加強對地質(zhì)檔案管理工作過程的監(jiān)管。數(shù)字化時代的監(jiān)管機制不僅包括人為的監(jiān)管，還包括相關(guān)安全軟件的監(jiān)管。第四，規(guī)范檔案借還程序。根據(jù)檔案機密等級進行相應(yīng)的安全設(shè)置，并對借閱者進行說明，確保重要檔案的機密性。

4、專注于地質(zhì)檔案的開發(fā)和利用

地質(zhì)檔案的開發(fā)和利用，是指借助現(xiàn)有的檔案資料，進行更深入的研究探索，擴充和延伸現(xiàn)有的資料內(nèi)容同時，這是檔案管理工作的根本目的。檔案是對過去活動的記錄，是前人的經(jīng)驗總結(jié)，通過對檔案信息的查閱，指導(dǎo)下一步探索活動，才能真正發(fā)揮檔案管理工作的作用。所以地質(zhì)檔案管理工作，不能僅是對檔案的整理、分類、歸檔，還需要對檔案進行精細分類，深入加工，幫助使用者發(fā)現(xiàn)探索目標(biāo)。這不僅需要深厚的專業(yè)知識，更需要耐心和細心。由此，地質(zhì)勘探單位可以成立專門的工作小組對檔案進行審查研究和目錄索引的編制，站在使用者的角度對檔案進行整理，充分發(fā)揮地質(zhì)檔案的參考與指導(dǎo)作用。

5、地質(zhì)檔案服務(wù)的服務(wù)方式和模式的創(chuàng)新

創(chuàng)新地質(zhì)檔案服務(wù)方式和服務(wù)模式，既能豐富和發(fā)展了檔案管理工作，也能促進了地質(zhì)檔案的傳播和有效利用。在地質(zhì)檔案服務(wù)過程中更新服務(wù)觀念，引入新型技術(shù)，為使用者提供的信息查詢渠道，提高檔案查詢效率。例如，在地質(zhì)檔案專業(yè)網(wǎng)站主頁專門開辟在線服務(wù)版塊，方便使用者進行相關(guān)問題的咨詢；對檔案進行整理分類歸檔，便于使用者查詢；在地質(zhì)勘探單位設(shè)置專門的服務(wù)中心，解決使用者的實際問題。另外，一些網(wǎng)絡(luò)安全監(jiān)控軟件的開發(fā)也為檔案的在線查閱提供了可能。此外，通過對不同電子檔案設(shè)置不同權(quán)限，對使用者的IP進行監(jiān)控等方法，也有助于協(xié)調(diào)好檔案的開放和保密工作。

結(jié)語

地質(zhì)檔案管理工作在新時期面臨的挑戰(zhàn)，同時也是其適應(yīng)時代、推動自身發(fā)展的機遇。所以，加強地質(zhì)檔案管理的制度化、信息化建設(shè)，平衡好檔案信息安全和信息開放的關(guān)系，注重檔案的開發(fā)和利用，創(chuàng)新地質(zhì)檔案服務(wù)方式和模式，使地質(zhì)檔案這一資源得到充分利用，為社會創(chuàng)造更多價值。

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