孫佳音

（哈爾濱市房地產(chǎn)交易中心 黑龍江 哈爾濱 150000）

提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇

孫佳音

（哈爾濱市房地產(chǎn)交易中心 黑龍江 哈爾濱 150000）

隨著經(jīng)濟(jì)和科技的發(fā)展，我國的各項事業(yè)發(fā)展的速度也在不斷的加快，要做好檔案管理必須將信息技術(shù)引入進(jìn)來，利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。而信息化的來臨，既為檔案管理工作帶來了新的思路和方法，也提出了新的要求。如何加強(qiáng)檔案管理科學(xué)化水平，使檔案管理工作與社會發(fā)展同步，實(shí)現(xiàn)信息資源共享，提高檔案信息利用率成為當(dāng)前檔案管理工作者的重要課題之一。本文通過分析檔案現(xiàn)代化過程中存在的問題，從提高檔案管理科學(xué)化水平的重要性認(rèn)識，探討如何提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑方法選擇。

檔案；管理；科學(xué)化；路徑

檔案管理就是通過對實(shí)體或電子資料與信息實(shí)行統(tǒng)一管理與利用，使用戶能夠按需求查詢，滿足工作、生活、學(xué)習(xí)的需要。當(dāng)前，信息化時代的來臨，電子文件應(yīng)用的增多，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在各行各業(yè)得到廣泛應(yīng)用，在為檔案管理帶來了新的思路與新方法，也為檔案管理工作提出了新的要求。提高檔案管理科學(xué)化水平受到越來越廣泛的關(guān)注，也成為當(dāng)前檔案管理工作者面臨的重要課題之一。

一、檔案管理現(xiàn)代化過程中存在的一些問題

當(dāng)前我國已進(jìn)入知識經(jīng)濟(jì)時代，檔案管理工作必須緊跟時代的發(fā)展，以滿足用戶需求為中心，提高管理科學(xué)化的水平，但不可否認(rèn)，我國檔案管理工作仍存在一定問題。

（一）檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化程度非常低

檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的一個重要條件便是檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的實(shí)現(xiàn)。我國在進(jìn)行檔案管理的時候，其體系比較的復(fù)雜，管理也比較的分散，并且由于歷史等方面的原因在進(jìn)行檔案管理的時候各個單位都各自為政，管理的水平差別也比較的大。部分企業(yè)檔案管理片面重視人員信息備案管理，而對科研實(shí)驗(yàn)記錄管理，具有實(shí)用價值的會議及討論記錄等信息歸檔等沒有重視起來，且時間越長，檔案資料越多，一些跨期較長的項目資料存檔上就可能發(fā)生歸檔資料信息不全等問題，許多富有價值的檔案信息資料沒有有效存檔并加以利用。另外，現(xiàn)在研究出來的軟件沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，這也導(dǎo)致了檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化程度比較的差，數(shù)據(jù)也不夠完整，這對檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)是非常不利的，這種情況也會導(dǎo)致檔案管理低水平以及重復(fù)建設(shè)的情況不斷地出現(xiàn)，檔案管理現(xiàn)代化水平提高非常的緩慢。

（二）檔案管理人員的素質(zhì)比較低下

部分檔案管理人員沒有進(jìn)行過系統(tǒng)的檔案管理相關(guān)知識的學(xué)習(xí)，對檔案管理工作缺乏概念，僅憑個人主觀意愿加以管理，尤其是現(xiàn)代檔案管理方法，科學(xué)管理方式等方面認(rèn)識不清；部分檔案管理機(jī)構(gòu)管理人員對檔案管理工作缺乏足夠的重視程度，使檔案管理水平處于落后的水平。檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)是離不開現(xiàn)代化設(shè)備的，而在使用現(xiàn)代化設(shè)備的時候，相關(guān)的人員素質(zhì)必須比較高，并且觀念比較新。只有檔案管理人員的技術(shù)水平以及知識層次都比較高，在進(jìn)行檔案現(xiàn)代化管理的時候，效果才會比較明顯。但是就目前而言，很多從事檔案管理的工作人員，在進(jìn)行檔案管理的時候采用的依舊是以往落后的知識和方法，這些人員也不具有先進(jìn)的管理知識，自身的技能水平也比較差，無法滿足現(xiàn)代化操作的需要。

（三）檔案管理方式落后，缺乏創(chuàng)新性

當(dāng)前，多數(shù)檔案管理機(jī)構(gòu)仍采用傳統(tǒng)紙質(zhì)文件管理方式，檔案目錄也采取紙質(zhì)文件形式，這為信息檢索帶來一定困難，導(dǎo)致多很有價值的資料很難被主動發(fā)現(xiàn)，并加以有效利用；在管理方式上，還存在手段繁瑣，效率低下等問題，難以實(shí)現(xiàn)資料共享。

（四）檔案管理投入無法滿足現(xiàn)代化管理需要

在進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化的過程中，最大的問題便是經(jīng)費(fèi)比較少。而經(jīng)費(fèi)投入的多少是由領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理現(xiàn)代化的認(rèn)識決定的?，F(xiàn)在很多單位的領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的重要性認(rèn)識都不足，投入的資金也比較少，這些資金根本不足以購買那些現(xiàn)代化的設(shè)備。特別是一些基層單位，進(jìn)行檔案室建設(shè)的時候，條件比較差，安全設(shè)施也不夠到位，檔案室的建設(shè)本身便不夠規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，而檔案室建設(shè)的自動化和數(shù)字化更是不可能的事情，這也給檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展造成了不良影響。

二、提高檔案管理科學(xué)化水平的必要性和重要性

檔案資料包含了大量的信息，以企業(yè)檔案為例，檔案管理包含了企業(yè)內(nèi)部的人事信息及人才儲備信息，還包括重要的會議及談話記錄，這些都對企業(yè)未來發(fā)展起著重要的作用，是企業(yè)從事各項管理工作的基礎(chǔ)。如通過決策者制定決策時所采取的方案資料等，可以了解企業(yè)的經(jīng)營狀況，可明確企業(yè)未來發(fā)展方向；再如企業(yè)人事檔案，是企業(yè)用人、留人、提升人的依據(jù)；企業(yè)的財務(wù)信息可以為企業(yè)下一年度的發(fā)展作財務(wù)預(yù)算提供依據(jù)。

思想決定行動，要提高檔案管理科學(xué)化水平，必須從檔案管理負(fù)責(zé)人開始，從思想上提高對檔案管理工作重要性的認(rèn)識，通過不斷的學(xué)習(xí)，提高檔案管理科學(xué)化對檔案工作的重要性的認(rèn)識。檔案管理工作者要從新的思維重視審視當(dāng)前檔案管理工作理念，采用科學(xué)發(fā)展觀，以此為指導(dǎo)改進(jìn)檔案管理中存在的不足之處；建立檔案管理服務(wù)意識，檔案管理工作不僅是資料整理與歸檔的地方，更是一項服務(wù)性的工作，要切實(shí)作好檔案管理服務(wù)的主動性與預(yù)見性，加強(qiáng)檔案管理人員對當(dāng)前社會發(fā)展、經(jīng)濟(jì)形式的認(rèn)識，全面了解用戶需求，才能更有針對性地為用戶提供服務(wù)；落實(shí)檔案管理工作的安全意識，確保檔案信息公共化但不受侵害，不斷提高檔案管理信息的安全性與完整性；建立檔案管理責(zé)任制，要求各檔案管理部門明確自己的分工與任務(wù)，結(jié)合自身特點(diǎn)，完善崗位工作職責(zé)，以部室主任為領(lǐng)導(dǎo)，各部門采取專人專管的形式，責(zé)任到人，確保檔案管理工作切實(shí)落實(shí)到位。

三、提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑探討

（一）重視檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

在進(jìn)行檔案管理實(shí)踐的時候，想要真正地確保檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的實(shí)現(xiàn)，必須根據(jù)需要制定一系列的實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理的秩序以及效益能夠達(dá)到最佳。這是檔案管理現(xiàn)代化實(shí)現(xiàn)的一個重要手段和前提，若是在進(jìn)行檔案管理的時候僅僅有技術(shù)方面的保證，專業(yè)化以及標(biāo)準(zhǔn)化的程度不夠，那么檔案管理的質(zhì)量以及速度便很難真正的提高，所以在進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化的過程中，必須先進(jìn)行檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化的建設(shè)，這樣才能給檔案管理現(xiàn)代化奠定一個好的基礎(chǔ)。

（二）提高檔案管理人員的素質(zhì)與能力

人是檔案管理工作的主要實(shí)施者與參與者，人員素質(zhì)的高低與檔案管理工作的科學(xué)化水平有著密切的關(guān)系，因此，現(xiàn)階段，要想提高檔案管理工作的科學(xué)化水平，必須做好人員水平的提升。一方面，可吸引專業(yè)的檔案管理工作者加入，加強(qiáng)人才隊伍建設(shè)，使人才結(jié)構(gòu)更為合理。另一方面，通過對現(xiàn)有人才進(jìn)行培訓(xùn)、外派學(xué)習(xí)、在職學(xué)習(xí)及對外交流等方式，全面提升人才的專業(yè)知識水平及技能水平。培訓(xùn)內(nèi)容不僅涉及檔案管理相關(guān)業(yè)務(wù)知識，還應(yīng)開展包括相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、當(dāng)前經(jīng)濟(jì)形式在內(nèi)的其他知識，以豐富并全面提高檔案管理人員知識面與技術(shù)水平。加強(qiáng)人員考核管理制度，使檔案管理人員工作按規(guī)范操作，保持嚴(yán)謹(jǐn)有序的工作態(tài)度，及時歸檔，確保資料全面且完整。

（三）加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)，提高管理水平

提高檔案管理科學(xué)化水平，必須加強(qiáng)硬件及軟件基礎(chǔ)建設(shè)，做好硬件保障才能為有效提高檔案管理科學(xué)化水平提供技術(shù)支持；加強(qiáng)軟件管理，通過電子閱覽室、檔案網(wǎng)站、信息共享平臺等軟件系統(tǒng)的建立，方便用戶對信息的檢索，同時實(shí)現(xiàn)資源共享，提高檔案資料的利用率。合理運(yùn)用各項檔案管理載體，使用現(xiàn)代化技術(shù)手段，不斷完善電子檔案信息內(nèi)容，采用現(xiàn)代檔案網(wǎng)絡(luò)化管理手段，使其更具科學(xué)化水平。

加快檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)進(jìn)程，改變傳統(tǒng)檔案管理模式，加快綜合性檔案室的構(gòu)建，實(shí)現(xiàn)信息、資料統(tǒng)一管理，建立、健全檔案日常管理工作制度，做到專人專責(zé)；加強(qiáng)檔案的移交、審批工作的流程化管理及制度化管理，確認(rèn)審批權(quán)限及移交明細(xì)，使所有文件都能夠有據(jù)可查。做好檔案的動態(tài)管理，特點(diǎn)是資料上發(fā)生變動的，應(yīng)及時加以修正，定期組織管理人員對檔案信息資料進(jìn)行檢閱、規(guī)范與完善，使檔案資料與時俱進(jìn)；加強(qiáng)對檔案管理工作的全面性考核，不斷發(fā)現(xiàn)并糾正管理中存在的問題，保障檔案管理。

（四）強(qiáng)化管理意識，加大對檔案管理現(xiàn)代化的投入

想要真正實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，必須將大量的資金以及先進(jìn)設(shè)備投入進(jìn)來。各級領(lǐng)導(dǎo)也必須真正地意識到檔案管理的地位和重要性，積極推動檔案管理現(xiàn)代化地進(jìn)行。加大對檔案管理現(xiàn)代化資金、設(shè)備方面的投入，在進(jìn)行檔案室設(shè)置的時候，必須做好通風(fēng)、采光、安全以及防潮方面的措施，根據(jù)實(shí)際的需要還可以將電腦、監(jiān)視設(shè)備、空調(diào)等設(shè)備運(yùn)用進(jìn)來，這樣不但能保證檔案的安全，還能確保不出現(xiàn)資料丟失的情況?，F(xiàn)代化的檔案管理與傳統(tǒng)的檔案管理不同，對于設(shè)備和技術(shù)的依賴性較強(qiáng)，在這樣的情況下，給檔案管理部門及時配備相關(guān)的辦公設(shè)備，加強(qiáng)現(xiàn)代技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，能夠有效提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。為此，各級政府應(yīng)加大財政投入的力度，給檔案管理部門提供更多的經(jīng)費(fèi)支持，幫助他們引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備。而現(xiàn)代化技術(shù)及手段在檔案部門的廣泛運(yùn)用，在很大程度上有利于檔案利用工作水平的提高，從而創(chuàng)造出一定的經(jīng)濟(jì)效益。

總之，在新的時期，做好檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)是檔案管理發(fā)展的必然，我們在推動檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的時候，必須真正地認(rèn)識到其中存在的問題，從思想、人員素質(zhì)、管理基礎(chǔ)建設(shè)等方式，深入研究社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平與用戶的實(shí)際需求，采取切實(shí)有效的方式提高檔案管理的科學(xué)化水平，提高檔案管理的質(zhì)量。

1、韓文琳.對提高檔案管理工作科學(xué)化水平的思考.[J].吉林工程技術(shù)師范學(xué)院學(xué)報

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3、王利超.論電子信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用.[J].現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè).2010，11:52-54

4、史輝情.提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇.[J].建材與裝飾.2012，8:106-109

孫佳音，女，2008年9月至今就職于哈爾濱市房地產(chǎn)交易中心，畢業(yè)于哈爾濱工業(yè)大學(xué)，碩士學(xué)歷。