孫佳音

（哈爾濱市房地產(chǎn)交易中心 黑龍江 哈爾濱 150000）

提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇

孫佳音

（哈爾濱市房地產(chǎn)交易中心 黑龍江 哈爾濱 150000）

隨著經(jīng)濟(jì)和科技的發(fā)展，我國(guó)的各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的速度也在不斷的加快，要做好檔案管理必須將信息技術(shù)引入進(jìn)來(lái)，利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。而信息化的來(lái)臨，既為檔案管理工作帶來(lái)了新的思路和方法，也提出了新的要求。如何加強(qiáng)檔案管理科學(xué)化水平，使檔案管理工作與社會(huì)發(fā)展同步，實(shí)現(xiàn)信息資源共享，提高檔案信息利用率成為當(dāng)前檔案管理工作者的重要課題之一。本文通過(guò)分析檔案現(xiàn)代化過(guò)程中存在的問(wèn)題，從提高檔案管理科學(xué)化水平的重要性認(rèn)識(shí)，探討如何提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑方法選擇。

檔案；管理；科學(xué)化；路徑

檔案管理就是通過(guò)對(duì)實(shí)體或電子資料與信息實(shí)行統(tǒng)一管理與利用，使用戶(hù)能夠按需求查詢(xún)，滿(mǎn)足工作、生活、學(xué)習(xí)的需要。當(dāng)前，信息化時(shí)代的來(lái)臨，電子文件應(yīng)用的增多，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在各行各業(yè)得到廣泛應(yīng)用，在為檔案管理帶來(lái)了新的思路與新方法，也為檔案管理工作提出了新的要求。提高檔案管理科學(xué)化水平受到越來(lái)越廣泛的關(guān)注，也成為當(dāng)前檔案管理工作者面臨的重要課題之一。

一、檔案管理現(xiàn)代化過(guò)程中存在的一些問(wèn)題

當(dāng)前我國(guó)已進(jìn)入知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案管理工作必須緊跟時(shí)代的發(fā)展，以滿(mǎn)足用戶(hù)需求為中心，提高管理科學(xué)化的水平，但不可否認(rèn)，我國(guó)檔案管理工作仍存在一定問(wèn)題。

（一）檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化程度非常低

檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的一個(gè)重要條件便是檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的實(shí)現(xiàn)。我國(guó)在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，其體系比較的復(fù)雜，管理也比較的分散，并且由于歷史等方面的原因在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候各個(gè)單位都各自為政，管理的水平差別也比較的大。部分企業(yè)檔案管理片面重視人員信息備案管理，而對(duì)科研實(shí)驗(yàn)記錄管理，具有實(shí)用價(jià)值的會(huì)議及討論記錄等信息歸檔等沒(méi)有重視起來(lái)，且時(shí)間越長(zhǎng)，檔案資料越多，一些跨期較長(zhǎng)的項(xiàng)目資料存檔上就可能發(fā)生歸檔資料信息不全等問(wèn)題，許多富有價(jià)值的檔案信息資料沒(méi)有有效存檔并加以利用。另外，現(xiàn)在研究出來(lái)的軟件沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，這也導(dǎo)致了檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化程度比較的差，數(shù)據(jù)也不夠完整，這對(duì)檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)是非常不利的，這種情況也會(huì)導(dǎo)致檔案管理低水平以及重復(fù)建設(shè)的情況不斷地出現(xiàn)，檔案管理現(xiàn)代化水平提高非常的緩慢。

（二）檔案管理人員的素質(zhì)比較低下

部分檔案管理人員沒(méi)有進(jìn)行過(guò)系統(tǒng)的檔案管理相關(guān)知識(shí)的學(xué)習(xí)，對(duì)檔案管理工作缺乏概念，僅憑個(gè)人主觀意愿加以管理，尤其是現(xiàn)代檔案管理方法，科學(xué)管理方式等方面認(rèn)識(shí)不清；部分檔案管理機(jī)構(gòu)管理人員對(duì)檔案管理工作缺乏足夠的重視程度，使檔案管理水平處于落后的水平。檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)是離不開(kāi)現(xiàn)代化設(shè)備的，而在使用現(xiàn)代化設(shè)備的時(shí)候，相關(guān)的人員素質(zhì)必須比較高，并且觀念比較新。只有檔案管理人員的技術(shù)水平以及知識(shí)層次都比較高，在進(jìn)行檔案現(xiàn)代化管理的時(shí)候，效果才會(huì)比較明顯。但是就目前而言，很多從事檔案管理的工作人員，在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候采用的依舊是以往落后的知識(shí)和方法，這些人員也不具有先進(jìn)的管理知識(shí)，自身的技能水平也比較差，無(wú)法滿(mǎn)足現(xiàn)代化操作的需要。

（三）檔案管理方式落后，缺乏創(chuàng)新性

當(dāng)前，多數(shù)檔案管理機(jī)構(gòu)仍采用傳統(tǒng)紙質(zhì)文件管理方式，檔案目錄也采取紙質(zhì)文件形式，這為信息檢索帶來(lái)一定困難，導(dǎo)致多很有價(jià)值的資料很難被主動(dòng)發(fā)現(xiàn)，并加以有效利用；在管理方式上，還存在手段繁瑣，效率低下等問(wèn)題，難以實(shí)現(xiàn)資料共享。

（四）檔案管理投入無(wú)法滿(mǎn)足現(xiàn)代化管理需要

在進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化的過(guò)程中，最大的問(wèn)題便是經(jīng)費(fèi)比較少。而經(jīng)費(fèi)投入的多少是由領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理現(xiàn)代化的認(rèn)識(shí)決定的。現(xiàn)在很多單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)都不足，投入的資金也比較少，這些資金根本不足以購(gòu)買(mǎi)那些現(xiàn)代化的設(shè)備。特別是一些基層單位，進(jìn)行檔案室建設(shè)的時(shí)候，條件比較差，安全設(shè)施也不夠到位，檔案室的建設(shè)本身便不夠規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，而檔案室建設(shè)的自動(dòng)化和數(shù)字化更是不可能的事情，這也給檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展造成了不良影響。

二、提高檔案管理科學(xué)化水平的必要性和重要性

檔案資料包含了大量的信息，以企業(yè)檔案為例，檔案管理包含了企業(yè)內(nèi)部的人事信息及人才儲(chǔ)備信息，還包括重要的會(huì)議及談話(huà)記錄，這些都對(duì)企業(yè)未來(lái)發(fā)展起著重要的作用，是企業(yè)從事各項(xiàng)管理工作的基礎(chǔ)。如通過(guò)決策者制定決策時(shí)所采取的方案資料等，可以了解企業(yè)的經(jīng)營(yíng)狀況，可明確企業(yè)未來(lái)發(fā)展方向；再如企業(yè)人事檔案，是企業(yè)用人、留人、提升人的依據(jù)；企業(yè)的財(cái)務(wù)信息可以為企業(yè)下一年度的發(fā)展作財(cái)務(wù)預(yù)算提供依據(jù)。

思想決定行動(dòng)，要提高檔案管理科學(xué)化水平，必須從檔案管理負(fù)責(zé)人開(kāi)始，從思想上提高對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，通過(guò)不斷的學(xué)習(xí)，提高檔案管理科學(xué)化對(duì)檔案工作的重要性的認(rèn)識(shí)。檔案管理工作者要從新的思維重視審視當(dāng)前檔案管理工作理念，采用科學(xué)發(fā)展觀，以此為指導(dǎo)改進(jìn)檔案管理中存在的不足之處；建立檔案管理服務(wù)意識(shí)，檔案管理工作不僅是資料整理與歸檔的地方，更是一項(xiàng)服務(wù)性的工作，要切實(shí)作好檔案管理服務(wù)的主動(dòng)性與預(yù)見(jiàn)性，加強(qiáng)檔案管理人員對(duì)當(dāng)前社會(huì)發(fā)展、經(jīng)濟(jì)形式的認(rèn)識(shí)，全面了解用戶(hù)需求，才能更有針對(duì)性地為用戶(hù)提供服務(wù)；落實(shí)檔案管理工作的安全意識(shí)，確保檔案信息公共化但不受侵害，不斷提高檔案管理信息的安全性與完整性；建立檔案管理責(zé)任制，要求各檔案管理部門(mén)明確自己的分工與任務(wù)，結(jié)合自身特點(diǎn)，完善崗位工作職責(zé)，以部室主任為領(lǐng)導(dǎo)，各部門(mén)采取專(zhuān)人專(zhuān)管的形式，責(zé)任到人，確保檔案管理工作切實(shí)落實(shí)到位。

三、提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑探討

（一）重視檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

在進(jìn)行檔案管理實(shí)踐的時(shí)候，想要真正地確保檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的實(shí)現(xiàn)，必須根據(jù)需要制定一系列的實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理的秩序以及效益能夠達(dá)到最佳。這是檔案管理現(xiàn)代化實(shí)現(xiàn)的一個(gè)重要手段和前提，若是在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候僅僅有技術(shù)方面的保證，專(zhuān)業(yè)化以及標(biāo)準(zhǔn)化的程度不夠，那么檔案管理的質(zhì)量以及速度便很難真正的提高，所以在進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化的過(guò)程中，必須先進(jìn)行檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化的建設(shè)，這樣才能給檔案管理現(xiàn)代化奠定一個(gè)好的基礎(chǔ)。

（二）提高檔案管理人員的素質(zhì)與能力

人是檔案管理工作的主要實(shí)施者與參與者，人員素質(zhì)的高低與檔案管理工作的科學(xué)化水平有著密切的關(guān)系，因此，現(xiàn)階段，要想提高檔案管理工作的科學(xué)化水平，必須做好人員水平的提升。一方面，可吸引專(zhuān)業(yè)的檔案管理工作者加入，加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，使人才結(jié)構(gòu)更為合理。另一方面，通過(guò)對(duì)現(xiàn)有人才進(jìn)行培訓(xùn)、外派學(xué)習(xí)、在職學(xué)習(xí)及對(duì)外交流等方式，全面提升人才的專(zhuān)業(yè)知識(shí)水平及技能水平。培訓(xùn)內(nèi)容不僅涉及檔案管理相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)，還應(yīng)開(kāi)展包括相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、當(dāng)前經(jīng)濟(jì)形式在內(nèi)的其他知識(shí)，以豐富并全面提高檔案管理人員知識(shí)面與技術(shù)水平。加強(qiáng)人員考核管理制度，使檔案管理人員工作按規(guī)范操作，保持嚴(yán)謹(jǐn)有序的工作態(tài)度，及時(shí)歸檔，確保資料全面且完整。

（三）加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)，提高管理水平

提高檔案管理科學(xué)化水平，必須加強(qiáng)硬件及軟件基礎(chǔ)建設(shè)，做好硬件保障才能為有效提高檔案管理科學(xué)化水平提供技術(shù)支持；加強(qiáng)軟件管理，通過(guò)電子閱覽室、檔案網(wǎng)站、信息共享平臺(tái)等軟件系統(tǒng)的建立，方便用戶(hù)對(duì)信息的檢索，同時(shí)實(shí)現(xiàn)資源共享，提高檔案資料的利用率。合理運(yùn)用各項(xiàng)檔案管理載體，使用現(xiàn)代化技術(shù)手段，不斷完善電子檔案信息內(nèi)容，采用現(xiàn)代檔案網(wǎng)絡(luò)化管理手段，使其更具科學(xué)化水平。

加快檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)進(jìn)程，改變傳統(tǒng)檔案管理模式，加快綜合性檔案室的構(gòu)建，實(shí)現(xiàn)信息、資料統(tǒng)一管理，建立、健全檔案日常管理工作制度，做到專(zhuān)人專(zhuān)責(zé)；加強(qiáng)檔案的移交、審批工作的流程化管理及制度化管理，確認(rèn)審批權(quán)限及移交明細(xì)，使所有文件都能夠有據(jù)可查。做好檔案的動(dòng)態(tài)管理，特點(diǎn)是資料上發(fā)生變動(dòng)的，應(yīng)及時(shí)加以修正，定期組織管理人員對(duì)檔案信息資料進(jìn)行檢閱、規(guī)范與完善，使檔案資料與時(shí)俱進(jìn)；加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的全面性考核，不斷發(fā)現(xiàn)并糾正管理中存在的問(wèn)題，保障檔案管理。

（四）強(qiáng)化管理意識(shí)，加大對(duì)檔案管理現(xiàn)代化的投入

想要真正實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，必須將大量的資金以及先進(jìn)設(shè)備投入進(jìn)來(lái)。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)也必須真正地意識(shí)到檔案管理的地位和重要性，積極推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化地進(jìn)行。加大對(duì)檔案管理現(xiàn)代化資金、設(shè)備方面的投入，在進(jìn)行檔案室設(shè)置的時(shí)候，必須做好通風(fēng)、采光、安全以及防潮方面的措施，根據(jù)實(shí)際的需要還可以將電腦、監(jiān)視設(shè)備、空調(diào)等設(shè)備運(yùn)用進(jìn)來(lái)，這樣不但能保證檔案的安全，還能確保不出現(xiàn)資料丟失的情況。現(xiàn)代化的檔案管理與傳統(tǒng)的檔案管理不同，對(duì)于設(shè)備和技術(shù)的依賴(lài)性較強(qiáng)，在這樣的情況下，給檔案管理部門(mén)及時(shí)配備相關(guān)的辦公設(shè)備，加強(qiáng)現(xiàn)代技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，能夠有效提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。為此，各級(jí)政府應(yīng)加大財(cái)政投入的力度，給檔案管理部門(mén)提供更多的經(jīng)費(fèi)支持，幫助他們引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備。而現(xiàn)代化技術(shù)及手段在檔案部門(mén)的廣泛運(yùn)用，在很大程度上有利于檔案利用工作水平的提高，從而創(chuàng)造出一定的經(jīng)濟(jì)效益。

總之，在新的時(shí)期，做好檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)是檔案管理發(fā)展的必然，我們?cè)谕苿?dòng)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的時(shí)候，必須真正地認(rèn)識(shí)到其中存在的問(wèn)題，從思想、人員素質(zhì)、管理基礎(chǔ)建設(shè)等方式，深入研究社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平與用戶(hù)的實(shí)際需求，采取切實(shí)有效的方式提高檔案管理的科學(xué)化水平，提高檔案管理的質(zhì)量。

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孫佳音，女，2008年9月至今就職于哈爾濱市房地產(chǎn)交易中心，畢業(yè)于哈爾濱工業(yè)大學(xué)，碩士學(xué)歷。