倪文豪

（山東建筑大學(xué) 山東 濟(jì)南 250101）

新形勢下高校科研檔案建設(shè)和管理創(chuàng)新

倪文豪

（山東建筑大學(xué) 山東 濟(jì)南 250101）

本文對當(dāng)前高?？蒲泄芾聿块T在科研檔案建設(shè)存在的現(xiàn)狀進(jìn)行了分析，針對目前高?？蒲泄芾磉^程中科研檔案建設(shè)存在的主要問題，提出了高?？蒲泄芾聿块T加強(qiáng)科研檔案規(guī)范化建設(shè)、創(chuàng)新科研檔案管理的建議。

高校；科研檔案；創(chuàng)新

一、高?？蒲袡n案的規(guī)范化建設(shè)

科研檔案主要指科技工作者在科技創(chuàng)新活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式和載體的文件資料或?qū)嵨?，主要包括文字資料、圖表（紙）、數(shù)據(jù)等，科研檔案能完整地展現(xiàn)一個(gè)單位每一個(gè)科研項(xiàng)目從科研準(zhǔn)備、科學(xué)研究實(shí)驗(yàn)、總結(jié)鑒定、社會(huì)評價(jià)、成果獎(jiǎng)勵(lì)及推廣應(yīng)用全過程的各類材料?？蒲袡n案建設(shè)是高校科研管理部門的重要內(nèi)容之一，將其納入到高?？蒲泄芾淼娜粘Ｐ怨ぷ鞑⑦M(jìn)行規(guī)劃化建設(shè)越來越成為高等學(xué)?？蒲泄芾硭降闹匾疤帷?/p>

科研檔案的規(guī)范化建設(shè)主要包括管理規(guī)范和內(nèi)容規(guī)范。管理規(guī)范是指有專門人員進(jìn)行管理，建設(shè)要有檔案形成、積累和歸檔的規(guī)范程序，規(guī)劃化建設(shè)要納入學(xué)校工作計(jì)劃，科學(xué)管理業(yè)績要與崗位職責(zé)考核相關(guān)聯(lián)；內(nèi)容規(guī)范是指從項(xiàng)目申報(bào)到研究過程中形成各種原始記錄、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)到鑒定驗(yàn)收的各類總結(jié)，到成果的形成、獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)材料以及推廣應(yīng)用過程中設(shè)計(jì)文件、合同、用戶反饋、市場調(diào)查等，缺少任何一個(gè)環(huán)節(jié)都會(huì)影響科研檔案的完整性。

科研檔案不僅僅是高?？蒲谢顒?dòng)的歷史記錄，還是對科技工作者科研創(chuàng)新活動(dòng)評價(jià)的重要客觀依據(jù)，是科技評價(jià)的重要指標(biāo)，是對學(xué)?？蒲谢顒?dòng)總結(jié)規(guī)劃的重要參考，是高校服務(wù)于地方和社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)重要源泉，另外，對科研檔案的科學(xué)化、規(guī)范化建設(shè)也是對高?？蒲泄芾聿块T科研管理規(guī)劃化的重要體現(xiàn)。重視科研檔案的管理和應(yīng)用，加強(qiáng)科研檔案的規(guī)范化、科學(xué)化建設(shè)對提高科研管理水平、充分利用和挖掘科研項(xiàng)目價(jià)值、提高科學(xué)研究水平將起到重要作用。

二、目前高?？蒲袡n案建設(shè)存在問題

1.收集不全

據(jù)了解，對科研檔案的建設(shè)最大問題就是收集不全，體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是項(xiàng)目不全，能收集到的就收集，收集不到的就不管了，特別是一些歷史檔案，殘缺不全；二是科技人員對檔案意識不高，不知道科研檔案的價(jià)值，不知道存留一些科技資料，特別是信息類的東西；三是類別不全，成果材料有，項(xiàng)目材料沒有；成功的經(jīng)驗(yàn)有，失敗的教訓(xùn)沒有；紙質(zhì)的有，實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)卻沒有；圖紙有，實(shí)物沒有；缺少對科研檔案建設(shè)的頂層規(guī)劃，沒有建立科研檔案收集體系。

2.管理不善

科研檔案建設(shè)的重點(diǎn)實(shí)際不在收集，而在管理。管理的難點(diǎn)不在資金，而在人員?？蒲袡n案收集上來，如何管理？沒有科研檔案的管理體系建設(shè)，沒有科研檔案人員培養(yǎng)計(jì)劃，沒有對科研檔案進(jìn)行分類而僅僅是檔案的存放，等于前功盡棄。

3.利用率低

科研檔案有價(jià)值不在于管理，而是如何利用。高校目前對科研檔案建設(shè)普遍還停留在收集和整理上，而對于科研檔案的后期利用還沒有做更多的工作，對科研檔案的利用還僅僅是資料的查詢，對成果的推廣和科研經(jīng)驗(yàn)有分享方面還是零。所以，加強(qiáng)科研檔案利用是科研檔案建設(shè)的根本所在，也是建設(shè)科研檔案管理體系的目的所在。

三、規(guī)范化建設(shè)對管理人員素質(zhì)的新要求

高校檔案管理隊(duì)伍建設(shè)往往不會(huì)提上學(xué)校重點(diǎn)建設(shè)的任務(wù)單上，管理隊(duì)伍呈現(xiàn)“三低一高”現(xiàn)象。即學(xué)歷低、管理能力低、工作效率低、平均年齡高。高校檔案室不是年輕人愿意去的地方，檔案管理人員始終處于被安排的地步。現(xiàn)代高水平大學(xué)建設(shè)要求對高校的每個(gè)崗位都提出新的要求。

1.管理能力

人事檔案、公文檔案、建筑檔案等其他檔案的價(jià)值在于查詢，重點(diǎn)中在于收集，檔案材料要完整、齊全，而科研檔案不同于它們，不是的收集、保管和查詢，科研檔案的價(jià)值體現(xiàn)在于使用，在收集、整理有過程中，要求管理人員要從繁多的科研檔案中發(fā)現(xiàn)有價(jià)值的成果進(jìn)行重點(diǎn)的管理和推介，在后期的科研或成果應(yīng)用中發(fā)揮更大的作用。這就要求管理人員不僅要有將科研檔案收集起來，還要在檔案管理過程中對科研檔案進(jìn)行鑒別和分類管理，甚至于對科研檔案為外部所用。

2.新技術(shù)應(yīng)用能力

目前，科研檔案不再只有紙質(zhì)材料，而是有數(shù)字的、影像的、實(shí)物的等多種形式，存放條件也不再是簡單的櫥柜而要自動(dòng)化管理、信息化管理、安全化管理，大批的新型的設(shè)備或安全裝置投入使用，以傳統(tǒng)的老弱病殘來管理檔案已遠(yuǎn)不能適應(yīng)現(xiàn)代信息社會(huì)對檔案管理的需要，更不用說，存在的本身就是高科技價(jià)值含量的科研檔案。

3.溝通能力

科研檔案在高校檔案工作中應(yīng)當(dāng)占據(jù)相當(dāng)重要的一部分，但很多高校卻都存在收集不全、管理不善、利用率低等諸類問題，這些問題的存在相當(dāng)程度上是因?yàn)楣芾砣藛T溝通能力不夠造成的。一是科技人員對科研檔案的重視程度不夠，對科研檔案管理支持不夠；二是科研檔案工作歷史欠賬太多，大量基礎(chǔ)性工作需要去協(xié)調(diào)、去溝通；三是科研檔案的使用需要管理人員與產(chǎn)學(xué)研單位進(jìn)行溝通聯(lián)系?？蒲袡n案管理人員面對的不再是沒有生命有一堆資料，而是有價(jià)值、有生命，可以指導(dǎo)科技工作者創(chuàng)新，可以產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)價(jià)值和效益的寶貴財(cái)富。

4.專業(yè)能力

高?？蒲袡n案一定程度上代表了一個(gè)學(xué)校的研究水平和能力，是學(xué)校各個(gè)專業(yè)、團(tuán)隊(duì)、研究方向的科研檔案信息的總和。管理人員不僅要有檔案管理方面的能力和水平，還要具備一定的專業(yè)識別能力，能夠?qū)κ占蟻淼母鲗I(yè)的科研檔案進(jìn)行初步的甄別，對其科技價(jià)值、保管需求要有識別能力。否則，會(huì)嚴(yán)重影響科研檔案的利用價(jià)值，而這種影響卻又是隱性的。

四、高?？蒲袡n案管理新模式

隨著時(shí)代的發(fā)展，科研檔案管理人員的觀念也要與時(shí)俱進(jìn)，科研檔案要轉(zhuǎn)化為科研信息，檔案的查詢、利用將轉(zhuǎn)化為信息的交流，交流在場所也不再局限于檔案室，而是網(wǎng)絡(luò)化的、可遠(yuǎn)程的。所以信息的真實(shí)性、內(nèi)容的完整性，管理方式的多樣性對科研檔案規(guī)范化建設(shè)至關(guān)重要，是科研檔案形成、后期的利用的重要基礎(chǔ)和前提。

1.加強(qiáng)科研檔案的現(xiàn)代化管理水平

科研檔案的現(xiàn)代化管理將促進(jìn)科研管理水平的提高，計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用和網(wǎng)絡(luò)化管理用為現(xiàn)階段主要管理手段，也要快速地應(yīng)用到科研檔案的管理中去。新技術(shù)的應(yīng)用拓寬了信息交換的渠道，縮短了信息交換的時(shí)間，科研檔案的管理要順應(yīng)時(shí)代的要求，提高科研檔案的電子化水平，通過網(wǎng)絡(luò)為遠(yuǎn)程查詢和利用科研檔案提供了有利條件。

加強(qiáng)現(xiàn)代化管理水平需要高校加大資金投入，增加硬件建設(shè)，開發(fā)或購置科研檔案管理系統(tǒng)，將收集整理的科研檔案轉(zhuǎn)化為電子化資料分類存放，并為廣大科技工作者和決策者提供網(wǎng)上查詢服務(wù)。

2.不斷拓展科研檔案服務(wù)的方式和途徑

首先，科研檔案服務(wù)要走出檔案室面向廣大科技工作者、走向社會(huì)。科研檔案不再是一個(gè)單位的檔案，要圍繞社會(huì)需求展開科研服務(wù)，無論是管理人員的思想觀念和認(rèn)識，還是利用方式和服務(wù)手段都應(yīng)社會(huì)化，也只這樣，才能充分發(fā)揮科研檔案的價(jià)值，才能走出陰暗的檔案室，走到陽光下面去。如舉辦科研成果展、學(xué)?？蒲袣v程展，召開不定期的科研信息新聞發(fā)布會(huì)、信息交流會(huì)，舉辦科研檔案建設(shè)的討論會(huì)、座談會(huì)、知識講座等，使科研檔案的利用工作和利用方式更貼近科技工作者，更貼近社會(huì)，更符合廣大師生的要求，甚至走出校園，實(shí)現(xiàn)科研檔案服務(wù)的社會(huì)化服務(wù)。

其次，實(shí)現(xiàn)科研檔案服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化。通過實(shí)現(xiàn)科研檔案的數(shù)字化，開啟科研檔案服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)窗口，管理人員要盡快掌握先進(jìn)的科技手段，介入網(wǎng)絡(luò)服務(wù)領(lǐng)域。如實(shí)現(xiàn)科研檔案信息的網(wǎng)上傳送和查閱，實(shí)現(xiàn)科研成果的網(wǎng)上推介，建立與科技工作者的網(wǎng)上交流窗口等等，讓廣大科技工作者真正體會(huì)到科研檔案的真實(shí)存在，改善檔案管理的傳統(tǒng)印象，用科技的手段，以科研檔案服務(wù)為先導(dǎo)，樹立檔案服務(wù)的新形象。

第三，建設(shè)科技服務(wù)的新基地。科研檔案要加強(qiáng)網(wǎng)站建設(shè)，開展科技信息服務(wù)、科技信息咨詢和科技開發(fā)服務(wù)，讓科研檔案室成為科技信息基地，成為科技信息資源的交換中心，讓科研檔案成為宣傳教育中心，建設(shè)成為科普基地，向廣大師生介紹科技工作者取得科研成果，將科研檔案室成為培養(yǎng)科研人才的重要環(huán)節(jié)，成為學(xué)校人才培養(yǎng)的“第二課堂”。

綜上所述，高?？蒲袡n案規(guī)范化建設(shè)需要管理人員不斷提高自身素質(zhì)，銳意進(jìn)取，努力提高科研檔案軟、硬件建設(shè)，不斷拓展科研檔案的服務(wù)新渠道、新方式，讓我們的科研檔案展現(xiàn)新的活力，開啟科研檔案服務(wù)的新局面?？蒲袡n案的規(guī)范化建設(shè)不僅是科研管理水平的體現(xiàn)，也是高校在新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)面前對科研檔案建設(shè)的提出的更高更深層次的要求。

1.吳雪華;如何加強(qiáng)高校科研檔案管理工作[J];玉林師范學(xué)院學(xué)報(bào);2003年02期

2.王莉;新時(shí)期高校檔案收集工作對策研究[J];鎮(zhèn)江高專學(xué)報(bào);2004年02期