蘇海青

（山東威海經(jīng)濟技術(shù)開發(fā)區(qū)檔案館 山東 威海 264205）

檔案工作的創(chuàng)新與實踐

蘇海青

（山東威海經(jīng)濟技術(shù)開發(fā)區(qū)檔案館 山東 威海 264205）

本文結(jié)合工作實際及檔案管理的現(xiàn)狀，論述了威海經(jīng)濟技術(shù)開發(fā)區(qū)檔案館在檔案管理工作方面的創(chuàng)新及取得的實效。

檔案創(chuàng)新；檔案管理

隨著社會迅速發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的進步，檔案管理的發(fā)展面臨著空前的機遇和嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。規(guī)范化，科學(xué)化，現(xiàn)代化，標(biāo)準(zhǔn)化對檔案工作管理手段、管理方式提出了更高的要求。威海經(jīng)濟技術(shù)開發(fā)區(qū)檔案館結(jié)合檔案管理工作的實際,在創(chuàng)新方面進行了積極探索和實踐，取得了一些成果，使檔案工作的地位不斷提高，作用和影響不斷擴大。

一、聯(lián)系實際，開創(chuàng)檔案管理的新途徑

（一）自行設(shè)計與開發(fā)

“影像檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)”威海經(jīng)濟技術(shù)開發(fā)區(qū)是1992年建區(qū)，2006年以前的影像資料都是紙質(zhì)版的，很多記錄城鄉(xiāng)面貌、自然地貌、居民生活、民俗文化、文物古跡、著名人物和重大活動等影像資料面臨著搶救，而且許多的資料還分散在各個部門及個人等處，為了使影像資料能有一個系統(tǒng)，完整的平臺，檔案館人員配合正在建設(shè)的數(shù)字化檔案館工作，自行設(shè)計建立了威海經(jīng)濟技術(shù)開發(fā)區(qū)影像數(shù)字化管理系統(tǒng)，廣泛收集圖片，并且進行數(shù)字化。全區(qū)各部門、鎮(zhèn)，街等對產(chǎn)生的影像及時上傳，由檔案館管理人員審核后入庫。有局域網(wǎng)的可以根據(jù)需要按圖片、視頻的分類多機瀏覽查看。其中圖片資料分為3級：縮略、中圖、詳圖。縮圖用于檢索，中圖用于查看，詳圖用于打印、印刷等。視頻詳情頁面可以在線播放。系統(tǒng)利用數(shù)據(jù)備份機制，確保所有影像資料更加安全可靠此。此項工作已經(jīng)系統(tǒng)化、常態(tài)化。

1、系統(tǒng)及時挽救了歷史資料2011年始，檔案館了解到大量記錄了建區(qū)以來全區(qū)上下銳意進取、開拓創(chuàng)新的歷史圖片和視頻資料由于保存條件的限制，大部分紙質(zhì)照片已不同程度受損，出現(xiàn)吸潮、粘結(jié)、褪色、變黃等現(xiàn)象，有些底片已無法沖洗。很多資料已屬孤本，隨著時間推移，損壞程度將加大，加工整理將更加困難。搶救工作必須爭分奪秒,如果貽誤時機,將造成重大的經(jīng)濟損失和嚴(yán)重的社會影響。檔案館未雨綢繆,做足準(zhǔn)備,在其他部門單位的配合的幫助下，收集和征集紙質(zhì)圖片5萬余張及錄相2000多分鐘。通過數(shù)字化及時上傳影像檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，搶救性地保護了區(qū)歷史資料，使影像檔案得以“傳承”。

2、系統(tǒng)開創(chuàng)了新的存儲模式此項管理系統(tǒng)是檔案館自行設(shè)計并聯(lián)合力豐電腦有限公司開發(fā)的一套高性能支撐系統(tǒng)。檔案館對建區(qū)以來的產(chǎn)生的紙質(zhì)圖片及底版片進行了掃描，并對掃描后的圖片和2006年后電子版圖片，進行了精心刪選，并分類處理。按照安全、科學(xué)和適用的原則，建立起了完善的影像檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了影像資料統(tǒng)一管理。

3、系統(tǒng)具有先進性與服務(wù)性2012年3月，威海經(jīng)濟技術(shù)開發(fā)區(qū)影像數(shù)字化管理系統(tǒng)在區(qū)管委內(nèi)部局域網(wǎng)正式啟動運行，通過方便快捷的檔案信息網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)檔案信息資源共享。通過該系統(tǒng)，根據(jù)權(quán)限，用戶既可便捷準(zhǔn)確地組合查詢現(xiàn)存圖片和視頻，也可根據(jù)需要多機瀏覽查看，為廣大干部群眾提供更加方便、快捷、準(zhǔn)確地資料查詢服務(wù)。

（二）影像檔案數(shù)字化系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程

影像檔案數(shù)字化管理的實施離不開系統(tǒng)的構(gòu)建，檔案館人員針對本地區(qū)影像分布情況，結(jié)合實際自行設(shè)計，并通過專業(yè)影像檔案數(shù)字化管理軟件，將所有影像資料集中管理，采用數(shù)據(jù)庫的方式，對于每個影像文件賦予屬性，按照部門、時間、地點、人物、事件以及其他特定說明，通過組合查詢，快速、精確地定位到需要查找的資料。

1、高性能支撐系統(tǒng)。系統(tǒng)處理流程：數(shù)據(jù)采集→數(shù)據(jù)錄入→數(shù)據(jù)審核→信息管理→數(shù)據(jù)備份→信息安全→信息服務(wù)。①通過連接磁盤陣列，提高系統(tǒng)的存儲容量。磁盤陣列具有可擴展性，可在線擴容。②系統(tǒng)具有高可靠性。采用的磁盤陣列產(chǎn)品在結(jié)構(gòu)及硬件組成上全冗余設(shè)計，不存在單點故障。③系統(tǒng)應(yīng)具有很好的性能。系統(tǒng)升級不必停機，可在線升級。系統(tǒng)具有良好的開放性，不同廠家產(chǎn)品之間能夠互聯(lián)。存儲產(chǎn)品采用基于瀏覽器的圖形管理界面，維護簡單。

2、開放局域網(wǎng)，實現(xiàn)檔案信息資源共享。按照安全、科學(xué)和適用的原則，分步驟建立完善的內(nèi)部局域網(wǎng)，積極參與政府上網(wǎng)工程，通過方便快捷的檔案信息網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)檔案信息資源共享。密切檔案館與機關(guān)各部門、鎮(zhèn)辦及社會的聯(lián)系，使檔案局域網(wǎng)成為我區(qū)宣傳檔案工作、服務(wù)全區(qū)經(jīng)濟、社會發(fā)展的重要窗口。

3、資料上傳。檔案館對各部門上傳到系統(tǒng)的影像資料會檢查、審核，然后入庫，入庫后的影像資料，除檔案管理人員外，其他任何人都無權(quán)做改動。

4、權(quán)限（瀏覽）的分配。系統(tǒng)可分別定義用戶權(quán)限，一般情況下用戶分三大類，即系統(tǒng)管理用戶、領(lǐng)導(dǎo)級用戶和部門級用戶及瀏覽級用戶。系統(tǒng)管理用戶（檔案館人員）負(fù)責(zé)系統(tǒng)整體數(shù)據(jù)備份，日常維護，系統(tǒng)模塊設(shè)置、用戶定義及用戶權(quán)限設(shè)置等；領(lǐng)導(dǎo)級用戶(工委、管委領(lǐng)導(dǎo))可以對影像檔案隨時瀏覽、下載、打印等；部門級用戶只能負(fù)責(zé)本單位影像的錄入、統(tǒng)計、檢索，每個部門分配兩個帳戶，其中一個帳戶固定專人的操作，負(fù)責(zé)自己部門社會記憶工程圖片及與業(yè)務(wù)有關(guān)的影像的上傳，修改等，并可以實時下載、打印等功能，另外一個帳戶設(shè)為開放級帳戶，可以實時瀏覽與本單位有關(guān)的影像資料，及查詢已經(jīng)開放的影像檔案信息，但不能進行下載、打印、修改和刪除等。無論是哪類用戶，在訪問系統(tǒng)過程中主要是通過嚴(yán)格的身份認(rèn)證技術(shù)來保證系統(tǒng)的安全性。查詢端為查詢用戶提供方便直觀的WEB查詢界面，查詢用戶根據(jù)管理員分配的權(quán)限進行操作。系統(tǒng)將自動記憶查詢?nèi)罩尽?/p>

5、制定數(shù)字化管理規(guī)章制度。根據(jù)數(shù)字檔案特點，制定特定的、完整的、符合實際需要的管理規(guī)章制度。包括硬件的安全管理，也包括軟件的安全管理。硬件方面，應(yīng)嚴(yán)把信息存儲載體質(zhì)量關(guān)，提高電子文件載體的保存壽命，為電子文件的長期保存打好基礎(chǔ)。軟件方面，應(yīng)采用多級權(quán)限和密碼管理等各種安全控制方法，有效地保證系統(tǒng)的保密性，使系統(tǒng)以及系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)不被非法訪問、修改和破壞。如果個別的檔案室需要數(shù)據(jù)服務(wù)器特別指定用戶，可以采用防火墻用戶認(rèn)證及用戶規(guī)則來限制，這樣除了經(jīng)過已認(rèn)證的用戶外，所有本局域網(wǎng)以外的用戶在訪問內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)時都需要通過防火墻進行過濾和篩選，具體使用時可以通過對客戶端IP地址或者網(wǎng)卡的MAC地址進行判斷和識別，以及通過對可疑數(shù)據(jù)包的檢測進行過濾，以保證整個網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全運行。

二、創(chuàng)新思路，推進社會記憶工程建設(shè)

（一）強化措施，全面啟動社會記憶工程。

一是提早組織實施。2006年，在城中村改造和新農(nóng)村建設(shè)伊始，為真實、完整地記錄我區(qū)農(nóng)村向城市、農(nóng)民向市民、村莊向社區(qū)的轉(zhuǎn)變歷程，根據(jù)上級要求，研究出臺了《威海經(jīng)濟技術(shù)開發(fā)區(qū)城鄉(xiāng)記憶工程實施意見》，先期實施城鄉(xiāng)記憶工程。組織宣傳、建設(shè)、市政等相關(guān)部門和各鎮(zhèn)、街道辦事處按責(zé)任分工，廣泛征集、挖掘、拍攝、整理即將逝去或已經(jīng)逝去的村容地貌、自然景觀、人文景觀、民風(fēng)民俗、廠礦企業(yè)等方面的圖片影像資料，初步建立了反映城鄉(xiāng)舊貌新影的“資料信息庫”。二是擴大覆蓋范圍。2008年，按照省、市統(tǒng)一部署，我們?nèi)鎲由鐣洃浌こ?，將中心區(qū)內(nèi)標(biāo)志性建筑、生活小區(qū)、學(xué)校、道路、人文景觀、重點企業(yè)、工業(yè)園區(qū)以及各鎮(zhèn)、街道辦事處所轄各村居村容村貌、自然風(fēng)光、歷史古跡、村委辦公場所、村務(wù)政務(wù)公開欄、文化大院、舊村改造和社會活動等全部納入“社會記憶工程”覆蓋范圍，共分為中心區(qū)全貌、城鄉(xiāng)全貌和社會活動3大類、47項，進一步擴大了社會記憶工程覆蓋面。三是創(chuàng)新工作思路。許多珍貴歷史資料往往藏于民間，必須沉下身子，深入基層挖掘。因此，我們積極創(chuàng)新思路措施，安排人員分期、分批跟蹤調(diào)度全區(qū)41個責(zé)任單位開展工作，定期聯(lián)合鎮(zhèn)辦進村入戶，實地了解村居特色風(fēng)物人情和歷史古跡，街頭巷尾搜集有保存價值的物件資料，想方設(shè)法挖掘有價值的信息，取得了明顯成效。如：聯(lián)合建設(shè)部門搜集整理了建區(qū)以來城市拆遷改造的照片底版、城中村拆遷改造舊景全貌、施工過程和改造后景象照片；聯(lián)合各鎮(zhèn)、辦事處匯總整理了農(nóng)村環(huán)境綜合整治前后對比照片，都具有較好的存史價值。

（二）突出重點，統(tǒng)籌推進社會記憶工程

一是全面收集重大活動。重大活動檔案是檔案資源的重要組成部分，其歷史價值更是不可低估。將重大活動檔案資料收集歸檔工作納入社會記憶工程范疇，同步部署、同步推進。對全區(qū)性重大活動，明確要求相關(guān)部門和單位及時形成完備檔案，安排專人整理。檔案館加強與活動承辦單位溝通對接，及時掌握重大活動進展情況，搞好組織協(xié)調(diào)和督促落實。二是跟蹤記錄重點工程。近年來，相繼組織實施了一系列加快發(fā)展、惠及民生的重大工程，有力地推動了經(jīng)濟社會平穩(wěn)較快發(fā)展。這批重點工程承載著我區(qū)經(jīng)濟社會發(fā)展的最新成果，具有很高的社會記憶價值。將其作為社會記憶工程的重要內(nèi)容，責(zé)成相關(guān)部門全程跟蹤，系統(tǒng)記錄了城中村改造、新農(nóng)村建設(shè)、教育事業(yè)發(fā)展、城建重點工程進展、重點項目推進和工業(yè)園區(qū)建設(shè)進程，保留了重要的檔案資料。三是深入挖掘珍貴人文資料。充分發(fā)揮社會記憶對歷史負(fù)責(zé)、承前啟后的作用，把搶救民間藝術(shù)、民俗文化和文物古跡作為“社會記憶工程”的重中之重，深入挖掘民俗藝術(shù)，真實保留歷史印記。先后對工委管委表彰的兩批特色藝術(shù)之村和17名民間藝術(shù)名人作品以及市級非物質(zhì)文化遺產(chǎn)河?xùn)|村籃子燈舞、歷史遺跡百尺所村舊炮臺等圖片影像資料進行收集歸檔，為后人留下寶貴的精神遺產(chǎn)。

三、影像檔案數(shù)字化系統(tǒng)與社會記憶工程建設(shè)相互支撐成為檔案發(fā)展的新突破

2012年起，各部門單位產(chǎn)生的重大活動及“社會記憶工程”影像信息全部從局域網(wǎng)上傳至影像檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，有效征集、挖掘、拍攝、整理即將逝去或已經(jīng)逝去的村容地貌、自然景觀、人文景觀、民風(fēng)民俗等方面的圖片影像資料，對新農(nóng)村建設(shè)、教育事業(yè)發(fā)展、城建重點工程進展、重點項目推進等重大事件進行了全程跟蹤，民間文化在我區(qū)“活”了起來。截至目前，已有54個單位通過系統(tǒng)上傳圖片和視頻資料，采用圖片40000余張、視頻1000余條，極大地豐富了我區(qū)社會記憶工程資料庫。

有創(chuàng)新才會有突破，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)落后于檔案事業(yè)的發(fā)展，我們只有不斷探索檔案管理的新方法、新舉措，才能使檔案真正發(fā)揮“記錄歷史、傳承文明、服務(wù)社會、造福人民”的重要作用，也才能讓檔案彰顯其本色，展現(xiàn)其風(fēng)采。

[1]劉翠松.論新時期我國高校檔案隊伍建設(shè)[J].湘潭師范學(xué)院學(xué)報(社會科學(xué)版).2006(04）

[2]彭波.論檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)[J].邊疆經(jīng)濟與文化.2006(04）

蘇海青（1970-9），女，漢族，山西省臨汾市人，畢業(yè)于山西大學(xué)圖書館學(xué)專業(yè)，264205，山東省威海市，學(xué)士（1993屆全日制學(xué)士），主要從事檔案工作。